Was ist die Archivierung? - Einführung in die Praxis

Was ist die Archivierung? Kurz gesagt ist die Archivierung die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen, die heutzutage in elektronischer Form geregelt wird.

Aber wie sollte sie eingesetzt werden? Wer ist dafür verpflichtet? Und wie lange muss aufbewahrt werden?

appvizer führt Sie in die Datenarchivierung ein und bietet am Ende des Artikels sogar Werkzeuge zur Archivierung Ihrer Dokumente an.

Die (digitale) Archivierung umfasst alle Maßnahmen, Werkzeuge und Methoden, die zur Erfassung, Identifizierung, Auswahl, Klassifizierung und Aufbewahrung elektronischer Informationen auf einem revisionssicheren Medium dienen, das die Integrität der Daten garantieren kann.

Ziel ist es, Daten zu verwerten und sie im Laufe der Zeit zugänglich zu machen, sei es zur Information oder als Beweismittel (insbesondere bei rechtlichen Verpflichtungen oder Streitigkeiten). Alle Unternehmer sind in der Tat zur Archivierung verpflichtet.

Die archivierte Unterlage gilt außerdem als eingefroren und kann daher nicht geändert werden. Die Archivierungsdauer unterliegt gesetzliche Vorschriften.

Alles was Sie über die revisionssichere Archivierung wissen müssen wird in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) verfasst. Diese Richtlinien basieren auf den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Mit der wachsenden Digitalisierung der Prozesse mussten jedoch weitere Richtlinien hinzugefügt werden. Die elektronische, bzw. digitale Archivierung, wird nämlich in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) weiter festgestellt.

Um Unterlagen in elektronischer Form konform zu archivieren, müssen folgende Prinzipien der GoBD zur Revisionssicherheit respektiert werden.

• Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen ausreichend geschützt werden, damit die Buchführung ordnungsgemäß bleibt.
• Elektronische Archivsysteme sind gegen Verlust zu sichern.
   
• Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
   
• Hardware, Software oder organisatorische Maßnahmen können das Prinzip der Unveränderbarkeit gewährleisten.
   
• Änderungen können vorgenommen werden, wenn sie erkennbar bleiben.

Das Archivierungsverfahren ist geltend, wenn folgende Ordnungsmäßigkeitskriterien während das ganze Archivierungsprozess eingehalten werden:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Unternehmen müssen jede Geschäftsvorfälle durch einen Beleg nachweisen.
   
• Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos dokumentiert werden. Vollständigkeit muss durch eine Kombination technischer und organisatorischer Kontrollen (z.B. Plausibilitätskontrollen der Daten, Lückenanalyse, Erfassungskontrolle, usw.) realisiert werden.
   
• Richtigkeit: Damit Unterlagen revisionssicher archiviert werden, müssen sie mit dem Originalbeleg in gesetzlich bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung sein.
   
• Zeitgerechtheit: Jede Geschäftsvorfälle müssen zeitnah nach ihrer Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch erfasst werden.
   
• Ordnung: Das Kriterium zur Ordnung verlangt eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
   
• Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen nicht verändert werden. Sollte es Änderungen geben, müssen diese festgestellt werden.

• Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst und nicht ohne Nachweise verändert werden.
   
• Tabellendaten und deren Historisierung und Programme sind zu speichern.
   
• Gebuchte Geschäftsvorfälle müssen in ihrer zeitlichen Reihenfolge dargestellt werden.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen können als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden. Die Kopie der Daten muss mit dem Originaldokument übereinstimmen und dürfen vor Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

Um Dokumente zu archivieren, müssen Unternehmer unterschiedliche Aufbewahrungsfristen je nach Unterlage- oder Datentyp respektieren.

Aus steuerlicher Sicht gibt es eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergabe abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe.

Andererseit gibt es eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Lageberichte,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanzen,
• Jahresabschlüsse,
• zum Verständnis der Buchhaltung erforderliche Arbeitsanweisungen,
• Buchungsbelege,
• sonstige Organisationsunterlagen.

Dokumente als PDF-Format oder in der Cloud zu speichern, wäre ein Fehler, da die Revisionssicherheit Ihrer Unterlagen nicht mehr gewährleistet werden kann, und nämlich aus verschiedenen Gründen:

• Unterlagen als PDF-Dateien oder auf einem Cloud-Server sind zu manipulierbar;
   
• Für das Finanzamt reicht es nicht aus, ein Dokument bloß zu speichern, da die Aufbewahrungsfristen nicht kontrollierbar sind;
   
• Die Vollständigkeit könnte verletzt sein, da manche Dateien gelöscht werden können, was anschließend Lücken schaffen könnte.

Um die Konformität der GoBD zu gewährleisten, müssen Sie ein professionelles Archivierungssystem einsetzen. Manche Buchhaltungssoftware bieten allerdings ein solches System. Elektronische Unterschriften sind außerdem eine Lösung, die die Konformität Ihrer Unterlagen garantieren können.

Wir haben für Sie zwei Software ausgewählt, die eine GoBD-konforme Archivierung gewährleisten.

Mit Lexware archivierung sind Sie in der Lage Ihre elektronische Dokumente GoBD-konform zu archivieren. Das Programm archiviert außerdem automatisch Ihre Emails. Und falls Sie schon Lexware buchhaltung benutzen, kann die Archivierung in wenigen Klicks ermittelt werden, da Lexware archivierung Ordnerstrukturen automatisch erkennt und synchronisiert.

Billomat ist in erster Linie eine Buchhaltungssoftware, die Sie per einfachen Knopfdruck zur DATEV-Schnittstelle verbinden kann. Sie vereinfacht die Rechnungsstellung und automatisiert das Mahnwesen. Mit dieser Software können Sie all Ihre Belege managen und archivieren. Und über die Billomat-App sind Sie in der Lage, Ihre Belege auch von unterwegs zu managen und abzufotografieren.

Die Archivierung ist für alle Unternehmen von großer Bedeutung, kann aber leider nicht irgendwie durchgeführt werden.

Elektronische Informationen müssen nämlich die GoBD-Konformität gewährleisten. Eine Abweichung von dieser Vorschrift könnte die Rechtskraft Ihrer Unterlagen problematisch sein.

Dafür existieren Archivsysteme, Buchhaltungssoftware und digitale Unterschriften, um Sie bei dieser Aufgabe zu helfen.