HR-Management Systeme für die Personalverwaltung

Ein HR-Management System ist eine Personalmangement-Software, die Ihnen die Steuerung aller Elemente im Personalwesen ermöglicht: Recruitment, Onboarding, Mitarbeiterplanung, Fehlzeiten, Weiterbildungen usw.

Mit HR-Systemen sparen Sie Zeit bei der Bearbeitung von administrativen Aufgaben und eröffnen gleichzeitig neue strategische Möglichkeiten in Ihrem HR-Management.

Die beliebteste HR-Management-Software

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HR Software der neuen Generation für KMU

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Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

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Software für Personal- und Talentmanagement

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Personalsoftware für mittlere und größere Unternehmen

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Personalmanagement für KMUs

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Personalverwaltungssoftware, Reisekostenabrechnung

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Software für Bewerber- und Personalmangement

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Personalmanager für kleine und mittelständische Unternehmen

Was ist eine HR-Management Software?

Definition

Ein Informationssystem für das HR-Management, auch Human-Resources-Management-System (HRMS) genannt, ist eine Software für die Verwaltung aller Arbeitsprozesse der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen. Sie umfasst unter anderem Tools für das Recruitment, die Weiterbildung, die Lohnabrechnung oder das Management der Verwaltung.

Anbieter von Personalmanagement-Software wie Personio, Persis, Rexx oder BITE ermöglichen eine Verwaltung des Workforce Management, indem sie die Automatisierung der damit verbundenen Prozesse ermöglichen. All dies geschieht unter der Berücksichtigung aller geltenden rechtlichen Bestimmungen.

Wie funktioniert eine HR-Software?

Ein SaaS Personalmanagement-System bietet vielseitige Tools, deren Funktionsumfang je nach Anbieter variiert:

  • Management von Verwaltungsaufgaben: Urlaubsanfragen, Lohnbuchhaltung, Spesenabrechnung, Zeitplanung, Arbeitsberichte etc.
  • Karrieremanagement: Personaldossiers, Aktualisierung der Personalinformationen, interne Versetzungen, Leistungsmanagement, Weiterbildungsanträge etc.
  • Verwaltung interner Prozesse: Vermerke, jährliche Personalgespräche, interne Richtlinien etc.

Weitere Anforderungen, die präziser auf spezielle Anforderungen von Unternehmen eingehen, finden sich in der Form von Modulen, die sich in ein HR-System integrieren lassen:

  • Management von Stellenausschreibungen, Einstellungen und Karrieren,
  • Spesenabrechnung,
  • Ressourcenplanung und Verwaltung von Aktivitäten,
  • Abwesenheitsmanagement.

Welche Hauptfunktionen hat eine HR-Software? 

Management der Personalverwaltung

Eine Software für das Management der Humanressourcen funktioniert wie eine CRM-Anwendung, die auf den Personalbereich angewandt wird.

Ihnen steht eine Personalkartei zur Verfügung, die alle Informationen über Mitarbeiter papierlos zentralisiert und zusammenfasst. Lebensläufe, Posten oder Kompetenzen können in dieser Personalakte eingetragen und jederzeit aktualisiert werden.

Hinzu kommt das Dokumentenmanagement oder ein elektronischer Tresor, um auf Verträge oder Lohnzettel Ihrer Mitarbeiter zuzugreifen.

Mit diesen Sofwaretools können sie außerdem die Arbeitszeit für bestimmte Aufträge und die Einsatzplanung Ihrer Kollegen managen:

  • Vorgefertigte Stundenzettel berücksichtigen Werktage und Feiertage, um so die Arbeitszeit einfach und schnell zu berechnen.
  • Das Gehaltsabrechnungssystem übernimmt die Lohnverarbeitung und das Vergütungsmanagement.
  • Die individuelle Planung oder die Teamplanung können leicht eingetragen und an alle Beteiligten versendet werden.
  • Das Aktivitäten-Zeitmanagement (Aufgabe, Projekt, Mission, intern oder extern) kann durch eine HR-Software gewährleistet werden.

Mit dieser digitalen Lösung vereinfachen Sie außerdem die Bearbeitung von Fehltagen, Abwesenheiten, Krankschreibungen und Urlaubsanträgen. Jeder Angestellte erhält Zugang zu einem Self-Service-Portal, auf dem er seine Stundenzettel einsehen und Anträge übermitteln kann. Letztere werden automatisch versendet und können anschließend von einem Personalmanager bearbeitet werden. Eine akzeptierte Anfrage wird dem Antragsteller automatisch angezeigt und in der Arbeitsplanung berücksichtigt.

Spesenabrechnung

Eine HR-Software bietet den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, Ihre Spesen einzutragen (Verpflegungs- und Reisekosten). Dies kann entweder von Hand oder indem Sie ein Foto der Rechnung und Belege hochladen, erfolgen. Letzteres wird durch die Verwendung der OCR-Technologie auf einer mobilen App ermöglicht.

Die Erstattungsanträge werden automatisch an die Personalabteilung übermittelt. Ein angenommener Antrag löst automatisch die Rückerstattung der entstandenen Kosten aus.

Recruiting

Im Bereich E-Recruitment integriert Personal-Software ein Bewerber-Tracking-System und erleichtert das Sourcing auf LinkedIn oder in einer Lebenslaufdatenbank. Sie können potenzielle neue Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien filtern (Kenntnisse und Kompetenzen) und erhalten eine sortierte Auswahl der passendsten Bewerber.

Wird ein Kandidat ausgewählt, bietet die Software die:

  • Automatische Benachrichtigung über ein Bewerbungsgespräch sowie die
  • Vorbereitung des Gesprächs: Erstellen Sie neue Fragebögen oder wählen Sie passende Fragen aus.

Beschäftigungs- und Kompetenzplanung

Nach dem Bewerberverfolgung ermöglicht die Personalmanagement-Software die Verwaltung der Kompetenzen Ihrer Belegschaft:

  • Definition der Aufgaben des Postens und Fertigkeiten des Angestellten,
  • Evaluation des Humankapitals und Identifikation von Bedarf,
  • Planung und Verwaltung der Personalfortbildung.

In der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist auch das Talentmanagement inbegriffen. Es ermöglicht zum Beispiel die Erstellung individueller Evaluierungsgespräche und die Ausarbeitung von Karriereplänen.

Personalplanung

Ein Dashboard ermöglicht Ihnen eine globale Übersicht über eine Reihe von Performance-Indikatoren, die wichtig für den Personal-Bereich sind:

  • Soziale Bilanz und Personalentwicklung: Recruitment, Mitarbeiterzahl, Art der Beschäftigung (befristet oder unbefristet);
  • Anzahl der Fehltage und ihre langfristige Entwicklung;
  • Reporting der Mitarbeiterzufriedenheit;
  • Evaluierung des individuellen Potenzials und der Leistung der Mitarbeiter sowie die Identifikation von Schlüsselpersonen und Talenten.

Von Ihrem Interface aus können Sie automatische Berichte erstellen, die Ihnen helfen, die Kosten für ein bestimmtes Projekt zu visualisieren und zu rechtfertigen. Sie können ausgehend vom Modul für die Zeiterfassung auch Reportings über die aufgewendete Arbeitszeit erstellen.

Wer benutzt eine Software für das Personalwesen?

Früher oft für große Unternehmen gedacht, passt sich HR-Software heutzutage auch an die Bedürfnisse und Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen an, die durch ihren Einsatz Zeit gewinnen und ihre Produktivität im Mitarbeitermanagement steigern.

Die Internationalisierung ist ein entscheidender Aspekt in der Unternehmensentwicklung, der ebenfalls mit einer HR-Software angegangen werden kann. Recruiting-Projekte und Personalmanagement können der Kultur und der Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes angepasst werden.

Warum sollte man eine HR-Software benutzen?

HRM-Systeme ermöglichen es, Management und Personalsteuerung im Unternehmen zu rationalisieren. Natürlich haben sie jedoch auch einige Schwächen.

Vorteile

  • Alle Personaldaten werden in einem Programm zentralisiert, so dass es weniger Fehler aufgrund von mehrmaliger Dateneingaben gibt.
  • Kompatibilität mit Modulen, die zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und so die Zeit freihalten, um sich auch die strategische Personalsteuerung zu konzentrieren.
  • Manager wie Mitarbeiter profitieren von der Zeitersparnis.
  • Daten werden automatisch in der Cloud gesichert.
  • Die Software beachtet rechtliche Vorschriften und internationale Regeln des Personalmanagements.
  • API ermöglicht es, eine Buchhaltungs- oder Lohnsoftware zu integrieren, um die Arbeitnehmervergütung zu automatisieren.

Nachteile

  • Externalisierung von sensiblen Unternehmensdaten an Dritte.
  • Risiko, bestimmte strategische Informationen für alle User sichtbar zu machen.
  • Webbasierte Tools sind zwar konfigurierbar, können in Bezug auf die unternehmensspezifischen HR-Prozesse aber zu unflexibel sein.

Um alles über die Automatisierung im Bereich Personalmanagement zu erfahren, entdecken Sie unsere Tutorials und Guides. 

Ergänzende Lösungen für HR Management System

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