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Ein Business Process Management (BPM) Tool ist ein Planungs- und Organisationstool, das es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsabläufe elektronisch zu modellieren. Ein BPM ist von großer Hilfe, um die operative und funktionale Effizienz (Know-How) des Unternehmens zu entwickeln. Jeder Einsatz von BPM ist einzigartig, er hängt von der Organisation, der Situation und den Zielen des Unternehmens ab.

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BPM: Kaufberater

Was ist BPM Tool? Unsere Definition

Ein Business Process Management (BPM) Tool, oder Modellierungstool, ist eine Softwarelösung, die Ihnen bei dem Design, der Modellierung, Durchführen und Kontrolle von komplexen Geschäftsabläufen hilft und Sie als Manager bei allen Schritten des Prozessmanagements unterstützt.

Ein solches Tool ermöglicht außerdem die Analyse und Optimierung der vom Unternehmen implementierten Geschäftsprozesse zur Verbesserung seiner Kommunikation, und somit seiner Leistung. Als Ergebnis der digitalen Transformation ist der Einsatz eines BPM ein echter Gewinn für ein Unternehmen.

Wie funktioniert ein Modellierungstool, bzw. BPM?

Das Prozessmanagement zielt darauf ab, Aufgaben zu automatisieren, die wenig Mehrwert darstellen und menschlichen Fehlern ausgesetzt sein können.

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Maßnahmen, die Mitarbeiter durchführen müssen, um ihre Ziele zu erreichen. Jeder Prozess kann auf unterschiedliche Weise unterteilt werden und seine Optimierung kann schwierig zu erreichen sein. BPM ermöglicht die schnelle und intuitive Computermodellierung all dieser Prozesse. Konkret stellt BPM alle Prozesse in den Mittelpunkt des Unternehmens und erstellt eine Abbildung des Unternehmens.

Der Einsatz einer BPM Software vermeidet Anomalien. Sie bietet auch Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse an sich zu verbessern.

Ein BPM Tool stellt überdies sicher, dass alle implementierten Prozesse den Kundenbedürfnissen am besten entsprechen. Es analysiert und passt seine Prozesse und Arbeitsabläufe regelmäßig an die von ihm identifizierten Einschränkungen an.

Content-Management und Prozessmodellierung sparen Zeit. Das Unternehmen wird im Wettbewerb effizient, reaktiv und kraftvoll. Indem Sie jeden Schritt Ihrer Prozesse detailliert beschreiben, erhalten die Partner die Qualität der Zusammenarbeit.

Was sind die Hauptmerkmale einer BPM Software?

Bevor Sie sich für eine BPM Software Suite für das elektronische Dokumentenmanagement entscheiden, ist es notwendig, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu definieren. BPM Tools haben einige wesentliche Funktionen:

Modellierung mit Abbildung der einzelnen Prozesse

Anhand der Standardnotation BPMN (Business Process Model and Notation) können Sie die Schritte und Verwaltungsregeln, die einen Geschäftsprozess charakterisieren, detailliert beschreiben. Die Modellierung mit BPMN Diagrammen ermöglicht ein besseres Management der Akteure und ihrer Rollen. All dies ermöglicht es, die durchgeführte Prozessabbildung zu transponieren und die verschiedenen Automation Workflows jedes Prozesses zu modellieren.

Zudem verfügen BPM Tools über Automatisierungsregeln, die auf alle Workflows angewendet werden können. Es ist daher notwendig, dass die automatischen Aktionen vorhanden sind und dass es auch die Änderungen in Echtzeit gibt, um die Produktivität zu steigern.

Fähigkeit zur Integration

Es ist eine wesentliche Funktion, die von allen Unternehmen genutzt wird. Eine gute BPM Plattform sollte in der Lage sein, mit allen Informationssystemen zu kommunizieren, um Prozesse auszuführen. (z. B. automatisches Senden von Benachrichtigungen an Kunden bei Auftragserteilung oder Auslösen eines Ereignisses nach der Validierung eines Formulars). Das BPM kann mit einer HR-Software, einem ERP oder CRM kompatibel sein. Diese Fähigkeit zur Integration mit anderen Anwendungen ermöglicht Produktivitätssteigerungen.

Wer nutzt ein BPM Tool?

Angesichts der Bedeutung des Projektmanagements in allen Unternehmen ist der Einsatz von Tools, die in Synergie mit den Informationstechnologien arbeiten, unerlässlich. BPM ist ein System, das regelmäßig zur Integration aller Funktionen des Unternehmens eingesetzt wird. Das Tool hat die Besonderheit, eine globale Sicht auf die Architektur des Unternehmens zu vermitteln.

Das Prozessmanagement enthält viele Werkzeuge, die es zu einer Lösung machen, die nicht für sehr kleine Unternehmen geeignet ist. BPM ist tatsächlich ein Managementansatz, der mit Hilfe von Mapping zeigt, wie ein Unternehmen arbeitet. Jedes Unternehmen, das viele Interaktionen zwischen verschiedenen Abteilungen zu bewältigen hat, kann diese Software nutzen. Ein BPM Tool entspricht somit die Anforderungen von Großunternehmen.

Warum ein BPM Tool in Unternehmen einsetzen?

Vorteile

Die Modellierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz dieser Managementsoftware reduziert menschliche Fehler und optimiert Aufgaben mit hoher Wertschöpfung. BPM Tools sind so ein wirklich starker Managementhebel für Unternehmen und kommen unter anderem mit den folgenden Vorteilen einher:

  • Unbestreitbare Zeitersparnis: Alle Elemente befinden sich an der gleichen Stelle und sind in wenigen Sekunden einsehbar. Der BPM-Ansatz ermöglicht es Ihnen, den Lebenszyklus von Prozessen durch einfaches Drag & Drop von Objekten zu modellieren: Schritte, Ereignisse, Bedingungen, logische Verknüpfungen. Diese Tools machen die Darstellung der Wertschöpfungskette einer Organisation extrem einfach. Es ist zudem kein Code erforderlich. Sobald die Prozesse erstellt sind, führen die Anwendungen sie aus. Diese Software ist daher direkt mit dem Informationssystem des Unternehmens verknüpft.
  • Bessere Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Geschäftsprozessdokumenten: Einfachere Speicherung und effizienteres Dokumentenmanagement. Klare Transparenz von Entscheidungen und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
  • Ein sehr schneller Return on Investment: Dieser Managementansatz stellt die Effizienz jeder Maßnahme sicher, die von der Geschäftsprozessmanagement-Software umgesetzt wird. Schnell werden die Ziele erreicht, die Kundenbeziehungen verbessert, die Produktivität gesteigert und das Wachstum schnell sichtbar.
  • Sofortige Erkennung von Fehlfunktionen und besseres Risikomanagement: BPM Tools bieten eine ganze Reihe von Kontrollen, um die Konstrukteure über einen möglichen Prozessausfall zu informieren: ungeplante Fälle, Datenfehler, etc. Diese Prozessüberwachung ermöglicht es uns, uns in einem kontinuierlichen Verbesserungsansatz zu positionieren, von dem sowohl Kunden als auch interne Dienstleister täglich profitieren.
  • Ohne Folgendes zu vergessen: Eine stärkere Einbindung des Teams durch einen klaren Prozessansatz und ein einfacherer Austausch bei der Zusammenarbeit sowie die einfachere Kommunikation mit Partnern steigern die Effizienz der Abläufe in Ihrem Unternehmen. Hinzu kommt die Reduzierung der Produktionskosten für jeden Prozess. Auch die Möglichkeit, von automatischen Updates zu profitieren, ist ein klarer Vorteil einer Cloud BPM.

Nachteile

  • Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter bei der Einführung neuer Tools gut unterstützt werden.
  • Open Source BPM Software enthält nicht immer die Funktionen, die für den perfekten Einsatz von Geschäftsprozessmanagement notwendig sind.

Wie wählt man ein BPM Tool aus?

  • Skalierbarkeit der Lösung
  • Datensicherheit
  • Umfang des vom Softwareentwickler angebotenen Supports
  • Ergonomie
  • Automatische Aktualisierung
  • Kosten: variabel je nach Anbieter (von kostenlos bis Preis auf Anfrage)

Welche Modellierungstools gibt es? Ein Überblick: