ERP: Management Software und Systeme zur Unternehmenssteuerung

Eine ERP Lösung (Enterprise Resource Planning) ist eine Software zur Organisation und Planung, die sich aus meheren Funktionsmodulen zusammensetzt. Alle Module teilen dieselbe Datenbank für den Bereich Produktion, Logistik, HR, Buchhaltung und Vertrieb.

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Was ist eine ERP-Software?

Definition

Digitale Lösungen für den Bereich ERP (Enterprise Resource Planning) sind Programme, die eine Rationalisierung von Unternehmensprozessen erlauben. Sie ermöglichen es, Informationen besser zu überblicken, verschiedene Aufgaben zu planen, Waren zu überwachen (Produkte, Artikel, Lagerbestände), sowie Lieferanten und Zwischenhändler zu managen. Der grundlegende Unterschied zwischen einer ERP-Software und anderer Managementlösungen ist die Benutzung einer gemeinsamen Datenbank für alle Untermehmensbereiche. Die Zentralisierung aller Daten und ihre Auswertung durch verschiedene ERP-Module ermöglicht die Steuerung von verschiedensten Aktivitäten in Unternehmen (Lager, Lieferanten, Rechnungsstellung, Kundenmanagement, Rechnungswesen usw).

ERP-Systeme gewährleisten ein einheitliches und kohärentes Management aller Informationssysteme im Unternehmen.

Wie funktioniert eine ERP-Software?

Traditionelle ERP-Systeme bauen in der Regel Produktmanagement-Systemen auf. ERP-Anwendungen werden vor allem von Unternehmen ausgewählt, die im Vertrieb von Gütern aktiv sind. Diese wollen vor allem ihre Informationen zentralisieren und das interne Informationssystem vereinfachen, um so Ressourcen zu sparen. Ein ERP-System setzt sich aus Modulen zusammen, die jeweils verschiedene Abteilungen ansprechen, so wie es auch klassische Software tut:

  • Vertriebsmanagement,
  • Einkaufsmanagement,
  • Produktionsmanagment und Steuerung der Logistikkette,
  • Projektmanagement,
  • Verwaltung der Kundenbeziehungen,
  • Lagermanagement,
  • Steuerung von Lohnzahlungen,
  • Personalplaner,
  • Buchhaltungsmangement und Finanzsteuerung.

Diese Module sind in der ERP-Lösung integriert und beruhen alle auf derselben zentralisierten Datenbank. ERP-Softwaresysteme müssen genau parametrisiert sein, um auf die individuellen Prozesse und Eigenheiten jedes Unternehmens zugeschnitten zu sein. Deshalb fordern sie die an der Einrichtung und Installation beteiligten Personen häufig zu einer kontinierlichen und gemeinsamen Optimierung auf.

Seit dem Jahr 2005 kommen zunehmend ERP-Softwarelösungen auf den Markt, die flexibler und agiler sind. Sie bieten folgende Vorteile:

  • Kleinere Investitionen zu Beginn,
  • Weniger technischer Aufwand bei gleichem Funktionsumfang,
  • Wesentliche Verbesserung des ROI,
  • Bessere Möglichkeiten zur Weiterentwicklung,
  • Bessere Bedienbarkeit und kollaborative Funktionen dank der Cloud ERP.

Die Funktionen und Module eines ERP-Systems

Ein ERP-Werkzeug fasst alle funktionellen Module zusammen, indem es dieselbe Datenbank benutzt. Durch diese gemeinsame Basis können die einzelnen Unternehmensbereiche harmonisch miteinander funktionieren. Die einzelnen Modulanwendungen greifen also wie Legosteine ineinander.

Die Architekur einer ERP-Lösung unterscheidet Finanzmodule, Logistikmodule und Elemente für den Onlinehandel. Das Finanzmodul wiederum ist in 5 Untermodule eingeteilt und ermöglicht dadurch ein Management entsprechend der Unternehmensleitlinien. Des Weiteren steuert das System die analytische und generelle Buchhaltung, sowie das Investitionsmanagement, Personalmanagment, Spesen und alles im Bereich Lohnzahlung und Arbeitszeit. Für die Nutzung dieses Moduls sind vertiefte Kenntnisse im Bereich Buchführung nötig.

Das Logistikmodul wird für das Managment der Käufe und Verkäufe und insbesondere auch für das Lagermanagment benutzt, das für Unternhmen oft große Kosten verursacht. Dieses Element ermöglicht es, auch Kundenbestellungen und Lieferungen zu managen und zu überwachen. Trotzdem sollte man natürlich den größten Trumpf dieses Moduls nicht vergessen: Die Optimierung des Workflows. Auch die präzise Verwaltung von Qualitätskontrollen und Abrechnungen ist ein Pluspunkt von ERP-Lösungen, die alle Abhilfemaßnahmen koordinieren und einleiten. Im Berich Onlinehandel oder E-Commerce bieten sie zudem ein online Vertriebssystem an. Offiziell fällt das Logistikmodul in die Kategorie der Customer Relationship Management (CRM) Software. Das Element ermöglicht außerdem die Erstellung von Statistiken zu jeder Art von Datenbank. Außerdem ist es möglich, ein Reporting-Tool zu integrieren.

Welche Unternehmen benutzen ERP-Software?

Die Verwendung einer digitalen Lösung für die Unternehmenssteuerung ist unumgänglich, wenn man den heute enorm hohen Stellenwert des E-Business in vielen Unternehmen betrachtet. Eine ERP-Anwendungen sind deshalb sehr nützlich und bieten einen Weg, alle Funktionen eines Unternhemens in ein System zu integrieren. Unabhängig von der Unternehmensgröße hat die Software die Eigenschaft, Anwendungen um das interne Informationssystem herum zu erstellen, sodass jeder Bereich der Firma in einem ERP-Modul zusammengefasst wird. Nicht alle Programmelemente sind abhängig von anderen Modulen, aber alle teilen sich eine gemeinsame Datenbank. Eine solche Ressourcenplanungssoftware ist auch ein Motor für den interenen Workflow. Deshalb werden eingegebene Daten in einer ERP-Software umgehend in das passende Subtool abgespeichert und stehen je nach Programmierung anderen Modulen gleichzeitig zur Verfügung. ERP-Systeme bauen auf einer Oracle-Datenbank auf und basieren oft auf einem Client/Server Modus. Sie ist außerdem mit Anwendungen der Mircosoft Office Pakete wie PowerPoint und Excel kompatibel. Letzeres Tool wird im Zusammenhang mit dem ERP oft zum Import und Export von Daten genutzt. 

Warum sollte man ein ERP-System benutzen?

Das Ziel eines ERP-Systems ist die Automatisierung der Arbeitsprozesse und Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Von  Bestandsverwaltung über Produktion und Vertriebsmanagement bis zur Lohnzahlung können Sie mit entsprechenden Modulen alle Unternehmensfunktionen integrieren und somit rationalisieren. ERP-Produkte beruhen auf dem Prinzip einer gemeinsamen Datenbank, in der alle Informationen Ihres Unternehmens gespeichert werden. Genauer gesagt: Ein Händler, der einen Sale in seier Online-App einträgt, wird automatisch im ERP registriert. Dieser Sale wirkt sich dann automatisch auf die Lagerhaltung, die Buchhaltung und das Umsatzjournal aus. Vergrößern Sie so die Effektivität und Leistung des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen.

Vorteile

Die neue Generation von ERP-Systemen, die nicht mehr dem On-Premise-Modell folgt, sondern auf dem SaaS-Prinzip (Software as a Service) basiert, passt sich an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen an, indem sie folgende Funktionen anbietet:

  • Benutzerfreundliches Interface,
  • Jederzeit und überall Zugang von mobilen Engeräten aus,
  • Funktionen zur Zusammenarbeit (Dokumente können beispielsweise geteilt werden),
  • Verwertung der Daten durch Marketing- und Vertriebsfunktionen,
  • Daten müssen nicht mehrmals eingegeben werden (direkte Synchronisierung mit allen Softwarebestandteilen).

Nachteile

Die Grenzen der ERP-Systeme für mittelständischen Unternehmen/KMUs sind folgende:

  • Der Aufbau ist oft nicht flexibel und konfigurierbar genug.
  • Die Einführung einer ERP ist teuer und komplex
  • Die Auswertung der Daten ist oft unzureichend.

Wie sollte man das passende ERP-System auswählen?

Kriterien

  • Einrichtungsaufwand,
  • Möglichkeiten zur Weiterentwicklung,
  • Ergonomie,
  • Zusammenspiel von Anwendung, Anwender und IT-Manager.

Bekannte ERP-Software für Start-Ups, Selbstständige und KMUs

Der Markt für traditionelle ERP-Softwaresysteme wird hauptsächlich von SAP, Oracle und PeopleSoft abgedeckt, die sich zu dritt 50% des Marktes teilen.

Hier sind noch weitere bekannte ERP-Anbieter: Sage Cloud100, abas ERP, SelectLine Software, Weclapp, Microsoft Dynamics 365, Myfactory, 3S ERP.

Ergänzende Lösungen für ERP

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Business Process Management (BPM)

Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssystem (IPS)

Field Service Management

Lagerbestand

PIM

Sicherheitsplanung

Inventar

Quality Management

Business Management

Supply Chain Management

Facility Management

Lagerverwaltung

Business Performance Management (BPM)

Inventory Management

Maintenance Management

Terminplanung

Project Portfolio Management (PPM)

Governance, Risk & Compliance (GRC)

Workflow

Barcodes, Labels und Etiketten

Computer-Aided Design

Material Resource Planning (MRP)

Production Scheduling

Resource Management

Requirements Management

Arbeitsplanung