Digitaler Safe: Dokumente mit Beweiskraft sicher archivieren

Digitale Tresore bzw. Safes sind IT-Lösungen, mit denen Dokumente, Daten, Passwörter und andere sensible Dateien in hochsicheren Clouds gesichert, abgerufen und archiviert werden können.

Alle archivierten Dokumente haben einen hohen Beweiswert.

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Schützen Sie Ihre Dokumente in einem E-Safe

Was ist eine elektronische Online-Safe-Software?

Definition

Ihre wichtige Dokumente benötigen ein sicherer Speicherort? Ein digitaler bzw. elektronischer Safe ist ein automatisiertes Werkzeug, das verschiedene Funktionen integriert, einschließlich der Speicherung wichtiger Daten und sensibler Dokumente. Die Sicherheit der Dateien wird durch Passwörter gewährleistet, wie bei einem physischen Safe. Einige dieser Dokumente können nach Ermessen des Verwahrers einem vertrauenswürdigen Dritten zur Verfügung gestellt werden. 

Wie funktioniert das?

In der Praxis dient ein digitaler Safe für die Aufbewahrung von Dokumenten aller Art: Rechnungen, Diplome, Ausweise usw. Diese Ordner werden auf einem nahezu unbegrenzten Speicherplatz gesichert, so dass der Benutzer alle aufzubewahrenden vertraulichen Ordner automatisch klassifizieren lassen kann, ohne sie manuell sortieren zu müssen. 

Dieser Online-Service bietet freien Zugriff auf alle Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind. Die Software gewährleistet die Zentralisierung von E-Mails in einem einzigen sicheren Speicher, so dass der Benutzer von jedem Terminal aus auf alle seine Dateien zugreifen kann. In den meisten Fällen ist nur eine Internetverbindung erforderlich.

Was sind die Hauptmerkmale eines digitalen Safes im SaaS-Modus?

Die Funktionen der Software für elektronische Archivierung unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter. Dennoch sind einige von ihnen unerlässlich: 

Dokumente einfach abrufen

Sobald die Software konfiguriert ist, ruft sie automatisch alle Dokumente ab, die in sie integriert werden sollen. Dies können zum Beispiel Rechnungen oder Verwaltungsdokumente, die per Mail verschickt werden. Alle diese Daten werden dann in einem Online-Bereich gespeichert.  

Rückverfolgbarkeit von Aktionen 

Die Verwendung eines digitalen Tresors ermöglicht es, zu erkennen, wann und von wem ein Dokument abgelegt wurde. Dies ist ein wesentliches Merkmal, um Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern zu vermeiden. Diese Art von Software ermöglicht die Rückverfolgbarkeit aller Aktionen, die am Archiv durchgeführt werden: Hinzufügen, Löschen, Ändern usw. Zu diesem Zweck wird für jeden Vorgang eine elektronische Signatur verwendet. 

Dokumentenschutz 

Ein digitaler Schließfach ist eine Software, das entwickelt wurde, um jede Art von Datei zu schützen. Es ermöglicht dem Benutzer, je nach Bedarf ein Passwort für jedes Dokument oder einen bestimmten Ordner zu erhalten. Dieses Passwort wird als Schlüssel verwendet, um das Lesen von Dateien zu verhindern oder zu autorisieren. 

Wer verwendet einen digitalen Safe?

Dematerialisierung und digitale Transformation betreffen vor allem Unternehmen. Eine digital sichere Software eignet sich daher besonders für Unternehmer und Manager einer großen Firma wie einer Bank.

Diese Art von Tool ist auch für Einzelpersonen und Unternehmen gedacht, die eine Lösung zur sicheren Speicherung ihrer digitalen Dateien suchen. Es ist ein Werkzeug, das entwickelt wurde, um das elektronische Dokumentenmanagement praktisch zu gestalten.

Warum einen digitalen Safe verwenden? 

Vorteile

  • Er verhindert den Verlust von Dokumenten im Falle eines Vorfalls: Diebstahl, Feuer, Computer-Hacking, etc.
  • Er befreit den Benutzer von Papierkram und Platzproblemen.
  • Er macht es einfach, Dateien zu finden, indem Sie ein Schlüsselwort in die interne Suchmaschine eingeben.
  • Die Software gewährleistet die Datensicherheit und -integrität.
  • Sie können Dokumente jederzeit zu Hause am Computer hochladen und sichern.

Nachteile

  • Obwohl Software manchmal kostenlos angeboten wird, ist es selten, dass sie den Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens gänzlich entspricht. In diesem Fall müssen Sie zusätzlich bezahlen, um die erforderlichen Dienstleistungen zu erhalten. 

Wie wählt man einen digitalen Safe aus? 

  • Softwarezuverlässigkeit: Die Speicherung von Daten erfordert ein hohes Maß an Sicherheit, abhängig von der Größe der Dateien. Es wäre besser, eine Software zu wählen, die Dienstleistungen anbietet, die den Anforderungen des Unternehmens oder der Person, die ihre Dateien schützen möchte, entsprechen.  
  • Dokumentenarchivierung: Diese Art von Software wird verwendet, um nahezu unbegrenzten Speicherplatz und ein Werkzeug bereitzustellen, das die Suche nach archivierten Daten erleichtert. Die Speicherkapazität ist daher ein zu berücksichtigendes Kriterium. Gleiches gilt für die Klassifizierung von Dokumenten, die methodisch und verständlich sein muss. 
  • Zuverlässigkeit des Dienstleisters: Da es sich um einen Safe handelt, ist es wichtig zu wissen, wem das Unternehmen seine Dokumente anvertraut. Wo werden die digitalen Daten gehostet? Gibt es eine Garantie, dass diese Daten reversibel sind? Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Anbieter von Archivierungsdiensten über eine gültige Lizenz und Zertifizierung verfügt. 
  • Kosten: Die Bedürfnisse eines Einzelunternehmers sind nicht vergleichbar mit denen eines großen Unternehmens. Die Wahl der Software hängt daher von den Bedürfnissen und Anforderungen des Anwenders ab. Je effizienter die Software, desto teurer wird sie. Einige Modelle können sogar individuell angepasst werden, was einen großen Einfluss auf den Preis hat. 

Einige Beispiele für digitale Safes Software

Yousign gewährleistet digitale Unterschriften für die Sicherung Ihrer Dokumente.

Mit Sell&Sign können Sie Ihre Dokumente sicher verwalten, signieren und speichern.

SecureSafe speichert Ihre Dokumente in einem E-Safe.

Trend: Der digitale Gehaltszettel

Mit dem Erscheinen der elektronischen Gehaltsabrechnung sind neue IT-Lösungen entstanden, die ihre Verteilung und Archivierung vereinfachen sollen: digitale Zahlungssafes. 

Interoperabel mit der Lohnbuchhaltungssoftware und dem HRIS ruft die digitale Safe Gehaltsabrechnung monatliche Gehaltsabrechnungen für alle Mitarbeiter ab:

  • Es archiviert sie in einem sicheren Bereich.
  • Es verteilt sie automatisch an alle Mitarbeiter per E-Mail.

Ergänzende Lösungen für Digitaler Safe

Archivierung

Backup

Application Monitoring

Log Management

IT Service Management (ITSM)

Passwort Manager

Wireframe

Managed Services

Identity & Access Management (IAM)

IT-Security

IT-Automatisierung

DevOps