Software für das Projektmanagement

Projektmanagement-Softwares sind Tools zur Organisation und Planung. Sie ermöglichen eine Planung der Aufgaben und Missionen, die bei einem neuen Projekt entstehen. Sie erleichtern die Organisation aller zeitlichen Ressourcen und des Budgets.

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Was ist eine Projektmanagement Software?

Definition

Eine Projektmanagement-Software ist ein Tool zur Planung der Aufgaben, die in Verbindung mit einem Projekt entstehen. Sie bezieht zudem finanzielle und zeitliche Ressourcen in die Projektverwaltung mit ein. Die Software kann außerdem zur Organisation von Teamarbeit in allen Abteilungen (Marketing, Sales, F&E...) sowie anderen Arbeitsmethoden benutzt werden.

Wie funktioniert ein solches Programm?

Eine Projekt Management Software ist auf verschiedene Arbeitsmethoden zugeschnitten (Agile Scrum, PMBOK,  kritischer Pfad, PERT usw.). Das Programm bietet zudem ein Arbeitsumfeld (Framework), um bestimmte Abschnitte eines Projektes unter angepassten Bedingungen zu erledigen. Softwaretools für das Projektmanagement sind geschaffen, um die Produktivität eines Teams zu steigern, indem sie die Arbeit durch die Automatisierung der Organisation vereinfachen.

Der Großteil der modernen Softwarelösungen kann gleichzeitig auch als Kollaborationswerkzeug für die Verbesserung der Zusammenarbeit eingesetzt werden. Diese bietet die Möglichkeit, Synergien zwischen Projektteilnehmern (Projektleiter, Ingenieure, Kunden usw.) zu schaffen und die dadurch eingesparten Ressourcen an anderer Stelle effizient einzusetzen.

Welche Funktionen hat ein Project Management (PM) Tool?

Je nach Anbieter, Produkt und Version reicht der Funktionsumfang dieser Tools vom einfachen Freeware Planer bis zum All-In-One Softwarepaket für die Verwaltung ganzer Projektportfolios:

  • Aufgabenmanagement: Erstellung, Zuordnung und Priotisierung von Aufgaben;
  • Zeitplaner: Einschätzen der für die Arbeitsschritte benötigten Zeit und Timesheets, um die zeitlichen Ressourcen einzuplanen;
  • Gantt Diagramm: Eine Grafik, die es erlaubt, den Fortschritt eines Projektes zu überwachen und zu antizipieren. Sie dient zudem zur Visualisierung von Meilensteinen;
  • Planung und Übersicht der Aktivitäten: Einteilen eins Projektes in kleinere Abschnitte, Koordination der zugeteilten Aufgaben, Erstellung eines realistischen Zeitplans;
  • Kostenmanagement: Materialkauf, Personalkosten und Warnung bei drohender Budgetüberschreitung;
  • Teamarbeit und Steuerung der Informationsflüsse: Teilen von Daten, Problemwarnungen, Tracking;
  • Dashboard und Reporting, um die Überwachung des Projektes effizient zu steuern und Ergebnisse und Projekterfolg zu verfolgen;
  • Portfoliomanagement;
  • Abrechnung eines Projektes oder der für einen Kunden aufgewendeten Zeit;
  • Dokumenten-Management: Teilen von Dokumenten in einem Web-Interface sowie Zentralisation aller Ordner und Dateien;
  • Roadmap: Liste aller geplanten Deadlines;
  • Management des Workflows in einem Projekt;

Finden Sie alle unsere Tipps, Vergleiche von Software und Whitebooks über das Projektmanagement in Unternehmen.

An wen richtet sich eine Projektmanagement Software?

Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, Termine zu verwalten und Budgets genau zu verfolgen. Jedes Organisationsmitglied hat Zugang zu den Informationen, die es benötigt, um die ihm anvertraute Mission zu erfüllen. Rechnungen und Bestände werden Ihnen mit wenigen Klicks präsentiert und der Fortschritt der Vorgänge ist jederzeit einsehbar. Die Projektmanagement-Software ist daher für jede Art von Kleinbetrieben und KMUs geeignet:

Unternehmen mit Fokus auf Projektarbeit

Um seine Organisation agiler zu gestalten, kann jedes Unternehmen im Projektmodus arbeiten. Agilität ermöglicht es, die Produktivität aller Mitarbeiter zu steigern und das Unternehmen in die Lage zu versetzen, sich schnell auf Veränderungen einzustellen. In diesem Fall reichen kollaborative Aufgabenverwaltungs- oder einfache Planungstools aus, um die Arbeit in Teams zu organisieren.

Organisieren Sie die Arbeit Ihres Projektteams, indem Sie den Austausch von Dateien erleichtern und Remote Messaging-Tools für die Kommunikation verwenden. Projektmanagement-Software liefert Ihnen zentralisierte Informationen, bietet optimales Dokumentenmanagement und schnellen Zugriff auf Dashboards und Berichte.

Verwaltung von IT-Projekten

Projektmanagement-Software ermöglicht es IT-Unternehmen, Entwicklungsprozesse effektiv zu steuern und ihren Kunden die angegebenen Lieferzeiten zu garantieren. Sie gewährleistet eine hohe technische Qualität und reagiert schnell auf eventuelle Störungen.

Monitoring interner Projekte

Viele Unternehmen wählen für ihren Einstieg in das Online-Projektmanagement den Remote-Mode für ihr Team, also die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Diese ist in webbasierten Projektmanagement-Tools oder SaaS-Angeboten inbegriffen. Projektmanager profitieren von diesem strategischen Werkzeug vor allem im Hinblick auf das Projektportfoliomanagement, das Ressourcenmanagement und die Echtzeitüberwachung interner Projekte.

Die Vorteile einer Software für agiles Projektmanagement

Ein Monitoring-Tool in Verbindung mit der Agile-Methodik ist ein echtes Plus für Ihre Firma. Hier sind einige erweiterte Funktionen und Module, die diese Anwendungen Ihnen zur Verfügung stellen und die für Ihr tägliches Berufsleben unerlässlich werden:

Vorteile

  • Zeitersparnis: schneller Zugriff auf Informationen und Dokumente;
  • Verwaltung per Gantt-Chart: Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Phasen und Meilensteine des Projekts über die Zeit hinweg zu visualisieren;
  • Genaue Berichterstattung: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf Berichte, um die Unternehmens- und Finanzdaten zu verfolgen;
  • Möglichkeit der Nutzung von verschiedenen Geräten aus: Ob im Geschäftstreffen oder unterwegs, Sie können das Programm von Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone aus abrufen. Die Software aktualisiert sich auf allen Geräten gleichzeitig;
  • Kollaborativer Arbeitsbereich: Einfacher und schneller Austausch mit allen Beteiligten, anstatt E-Mails zu kopieren. Ihre Produktivität wird durch kollaborative Online-Projektverwaltung optimiert;
  • Sicherer Speicherplatz: Legen Sie Dateien auf Ihrem Online-Speicher ab, damit alle an Ihrem Vorhaben beteiligten Personen sicher darauf zugreifen können;
  • Risikomanagement: Überwachung von Budgetabweichungen oder Verzögerungen bei zu erbringenden Leistungen;
  • Großer Speicherplatz für alle Dateien und Anhänge;
  • Schnelle Aufgabenzuweisung zwischen Nutzern;
  • Die meisten Werkzeuge sind DSGVO-konform.

Nachteile

  • Viele Projektmanagementprogramme sind eigentlich "nur" Aufgabenmanager;
  • Der Abschluss eines Projektmanagement-Kurses mit einer Einführung in die Methodik ist eine wesentliche Voraussetzung;
  • Die Bereitstellung eines neuen Tools kann komplex sein;

Wie wähle ich das richtige Tool?

Einige Softwarelösungen stehen nur zum Herunterladen bereit, andere sind im SaaS-Modus als Webanwendungen verfügbar. Excel ist aufgrund seiner eingeschränkten Funktionen für das Projektmanagement ungeeignet und daher zu vermeiden.

Auswahlkriterien

  • Integration: Synchronisation mit Dropbox, Google Drive, CRM, Buchhaltungssoftware, ERP, Bestandsmanagement und anderer Bürosoftware;
  • SaaS (Full Web) oder im Premise-Modus (Windows, Mac OS);
  • Ergonomie: Einfache Bedienung, intuitive Benutzeroberfläche;

Projektmanagement: Freeware & Open Source

  • Redmine: ein Open Source Tool, das in Ruby entwickelt wurde und auf eine MySQL-Datenbank zurückgreift;
  • Asana: ein kostenloser Aufgabenmanager, der perfekt für Start-Ups und selbstständige Unternehmer geeignet ist;
  • Trello: intuitiver Tool mit der Möglichkeit, ein Kanban Board zu erstellen.

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