Kollaborationsplattform: Software

Software für Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe ist die ideale kollaborative Lösung für die Verteilung von oder den Fernzugriff auf digitale Dateien (Dokumente, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, PDFs, Videos usw.). Jeder Beteiligte kann Dokumente in einen Ordner ziehen, um sie zu teilen und zu schützen. File-Sharing-Software bietet oft regelmäßige Backups und Datenverschlüsselung für absolute Sicherheit und Vertraulichkeit.

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Unsere Auswahl von 4 kollaborationsplattform-Software

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Kostenpflichtige Version ab 5,75 € pro Monat

Eine Suite von Produktivitätsanwendungen, die die Zusammenarbeit von Teams verbessert, die Kommunikation vereinfacht und die Arbeitsabläufe optimiert.

Mit verschiedenen Tools wie E-Mail, Kalender, Dokumenten- und Tabellenverarbeitung sowie Video- und Chat-Kommunikation bietet die Software eine benutzerfreundliche und sichere Plattform für die Zusammenarbeit von Teams. Einfache Integration von Drittanbieter-Apps und die Möglichkeit, von überall aus auf Dateien zuzugreifen, sind weitere Vorteile.

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Zusammenarbeit in Echtzeit und reibungslose Teamarbeit

Erweiterte Integration in Google-Services und Apps von Drittanbietern

Cloudbasierte Zugänglichkeit, um von überall aus zu arbeiten

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Kostenpflichtige Version ab 8,00 € pro Monat

Einfache, sichere und schnelle Dateiübertragung.

TransferNow ist eine benutzerfreundliche und zuverlässige Plattform, um große Dateien und Ordner an jeden Ort der Welt zu senden. Die Software bietet eine sichere Übertragung mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine einfache Benutzeroberfläche und schnelle Upload- und Download-Geschwindigkeiten.

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Sicherheit, Einfachheit, Souveränität

Sicheres Senden und Empfangen von Dateien

Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand

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Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement und erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe mit einer leistungsstarken Software.

Die Software ermöglicht eine einfache und schnelle Suche von Dokumenten, automatische Klassifizierung und Versionierung, sowie eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Mit M-Files sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität.

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Fortschrittliches Dokumentenmanagement mit Hilfe von Metadaten

Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Info zu erleichtern

Sichere Cloud-Lösung, die auch als On-Premises-Lösung verfügbar ist

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Sicheres und einfaches Teilen von Dateien mit externen Parteien. Zugriffsrechte können individuell festgelegt werden.

Mit dem File Sharing Tool können Sie vertrauliche Dokumente auf einfache Weise mit externen Parteien teilen und den Zugriff auf diese individuell steuern. Die sichere Datenübertragung und die einfache Bedienung machen die Software zum idealen Werkzeug für die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern.

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Geschwindigkeit

Sicherheit

Benutzerfreundlichkeit

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Kollaborationsplattform Software: Ratgeber

Was ist eine Online-Software für Dateifreigabe und Zusammenarbeit? 

Definition 

Kollaborationsplattformen und Software für das Teilen von Dokumenten und Informationen integrieren wichtige Werkzeuge für den Fernzugriff oder die gemeinsame Nutzung der verschiedenen Dokumente eines Unternehmens. Dies ermöglicht es jedem Mitarbeiter, eine oder mehrere Multimedia-Dateien einzufügen oder aufzunehmen, ohne reisen oder Papierkram mit sich führen zu müssen. Man spricht auch oft von "digitalem Arbeitsplatz".

Wie funktioniert das?

Online-Dateifreigabe-Software bietet im Allgemeinen eine ziemlich große Menge an Speicherplatz. Jedes Mitglied mit Administratorrechten kann beliebig Dateien herunterladen. Es kann sowohl Ordner übertragen als auch ändern. 

Dazu müssen Sie sich zunächst bei einem Anbieter anmelden. Nach Abschluss des Abonnements können Benutzer ihre Dokumente in der Cloud hosten. Mit dieser Technologie haben sie die Möglichkeit, auf ihre Dateien auf mehreren Computern gleichzeitig zuzugreifen. Alles, was nötig ist, ist, dass diese Geräte mit dem Internet verbunden sind. 

Gegenstand der Freigabe können große Dateien wie PDF-Texte, Bilder oder Videos sein. Der verfügbare Online-Speicher ist fast unbegrenzt. 

Was sind die wichtigsten Funktionen einer solchen Kollaborationsplattform? 

Kollaborationsplattformen haben viele Funktionen, von denen die häufigsten wie folgt sind:

Ein virtuelles Whiteboard

Einige Tools stellen ein virtuelles Whiteboard dar. Dies ist ein wesentliches Merkmal für den Gedankenaustausch während beispielsweise einer Videokonferenz. Jeder Teilnehmer kann seine Ideen einbrigen und seine Standpunkte darlegen. Somit ist es nicht notwendig, physisch zu reisen, um gemeinsam konkrete Aktionspläne zu erstellen.  

Ein Arbeitsbereich, der mit einem bestimmten Projekt verknüpft ist

Die File-Sharing-Software beinhaltet ein E-Mail-System, das einen gemeinsamen Diskussionsbereich bietet. Jeder Kanal ist dabei mit einem bestimmten Projekt verknüpft. Nur die Verantwortlichen des aktuellen Projekts haben die Möglichkeit, auf die dort gespeicherten Dateien zuzugreifen. Wenn eines der Mitglieder ein Dokument in der Box hinzufügt oder abruft, erhalten alle betroffenen Mitglieder eine Benachrichtigung per E-Mail z.B., um den Arbeitsablauf in Echtzeit zu verfolgen. 

Synchronisation von Dateien 

Alle in der Software gespeicherten Ordner werden mit dem Konto des Benutzers synchronisiert. So kann er überall auf seine Dateien zugreifen, sie freigeben und ändern. Mit diesen Tools ist die Übertragung schnell erledigt, so dass der Administrator sofort von einem mit einem anderen Terminal verbundenen Terminal aus arbeiten kann. 

Wer verwendet Software für Kollaboration und Dateienfreigabe? 

Kollaborationsplattformen und Software für die virtuelle Zusammenarbeit sind für alle Unternehmen und Verbände gedacht, die nach kollaborativen Web-Tools suchen, um die interne und externe Kommunikation ihres Teams zu verbessern und Zeit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Vorhaben jeder Art zu sparen. Es ist auch für alle Strukturen und Personen gedacht, die eine Anwendung suchen, die Dateien unabhängig vom Format synchronisieren und jederzeit freigeben kann.

Warum sollte man für ein Unternehmen eine Online-Dateifreigabe-Software verwenden? 

Vorteile 

  • Mit dieser Art von Tool können Sie über Online-Speicherplatz verfügen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass die Postfächer voll sind. 
  • Dank dieser Software können große Dateien schnell per Drag & Drop versendet werden. Gleiches gilt für das Herunterladen von Dateien, den Dateitransfer und die gemeinsame Nutzung und den Austausch zwischen den Mitarbeitern. Es ist so ein effizientes Werkzeug für das Aufgabenmanagement. 
  • Diese Anwendungen sparen Zeit bei der Ausführung eines Projekts. Da alle Dokumente online verfügbar sind, ist es nicht mehr notwendig, ständig an Sitzungen teilzunehmen. Mit einer Internetverbindung kann alles gemacht werden, einschließlich einer Webkonferenz. 
  • Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Dokumente, was Fehlkommunikation und Fehler verhindert.
  • Das Tool beinhaltet eine Schnittstelle zur Rechteverwaltung. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Verschlüsselungscode. Vertrauliche Dokumente sind für andere Mitglieder nur dann zugänglich, wenn die verantwortliche Person die Weitergabe dieser Dateien zulässt und entsprechende Lese- und Zugriffsrechte vergibt.

Nachteile

  • Einige kostenlose Kollaborationsplattformen enthalten nur Basismodule, die die Arbeitszeit verlangsamen könnten, anstatt sie zu beschleunigen.   

Wie wählt man eine File-Sharing-Software aus? 

  • Datensicherheit: Es ist wichtig, dass online aufgezeichnete Dateien durch ein hochrangiges Sicherheitsprotokoll geschützt sind. Es ist daher ratsam, den Herausgeber nach dem Grad der Datensicherheit zu fragen. 
  • Speichervolumen: Die meisten dieser Online-Software bieten unbegrenzten Speicherplatz gegen Gebühr. Dies ermöglicht es, große Dateien aufzubewahren und gleichzeitig Hardwarebeschränkungen zu vermeiden. 
  • Ausführungszeit: Wenn die Synchronisation der Dokumente Zeit in Anspruch nimmt, muss der Benutzer warten, bevor er durch seine verschiedenen Dateien blättern kann. Damit der Prozess vollständig interaktiv ist, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Software so effizient wie möglich ist.
  • Kosten: Der Preis der Software muss den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Einige Tools werden kostenlos angeboten, so dass Sie einige grundlegende Funktionen nutzen können. Eine vollständigere kostenpflichtige Version wird jedoch empfohlen, wenn es viele Benutzer geben wird.

Beispiele

Hierunter ein paar Beispiele von Kollaborationsplattformen:

Kollaborationsplattform Software: FAQ

Eine Filesharing-Software ermöglicht es Benutzern, Dateien von einem Computer auf einen anderen zu übertragen. Dies geschieht durch die Erstellung einer Verbindung zwischen den Computern und der Übertragung von Daten über diese Verbindung. Die meisten Filesharing-Software verwenden das Peer-to-Peer-Netzwerkprotokoll, das die Dateiübertragung zwischen Benutzern ermöglicht.

Bei der Suche nach einer Filesharing-Software sollten Sie auf Funktionen wie Sicherheit, Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Plattformkompatibilität achten. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass die Software Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, z.B. die Möglichkeit, große Dateien zu übertragen oder die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern zu ermöglichen.

Filesharing ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Dateien schnell und einfach zwischen Mitarbeitern und Abteilungen zu teilen. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und die Arbeitsabläufe beschleunigen. Darüber hinaus können Sie durch die Verwendung von Filesharing-Software Ihre Speicherkosten senken, indem Sie Dateien in der Cloud speichern und freigeben.

Es gibt viele Optionen für Filesharing-Software auf dem Markt, darunter Dropbox, Google Drive, OneDrive und Box. Jede dieser Optionen bietet verschiedene Funktionen und Vorteile, so dass es wichtig ist, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, um die beste Option auszuwählen.

Es gibt viele kostenlose Optionen für Filesharing-Software, darunter Google Drive, Dropbox Basic und Microsoft OneDrive Basic. Diese Optionen bieten grundlegende Funktionen zum Teilen von Dateien und können eine gute Wahl für Unternehmen sein, die ein begrenztes Budget haben oder die Software nur gelegentlich nutzen.