Kollaboration: Software

Kollaboration Software: Ratgeber

Was ist eine Software zur internen Zusammenarbeit?

Collaboration Software: Definition

Eine Kollaborationssoftware oder Collaboration Software ist ein hybrides Werkzeug, das die intern verwendeten Kommunikations- und Kollaborationstools in einem virtuellen Arbeitsbereich zusammenführt.

Diese Software ist online zugänglich und beinhaltet:

• Projekverwaltung
• Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM)
• Unternehmenssozialnetzwerk (CSR)
• Sofortnachrichten (Chat)
• Videokonferenzen
• Wissensmanagement, Blog, Communities
• Ko-Kreationsplattform, partizipative Innovation
• Gemeinsame Agenda
• usw.

Wie funktioniert eine Plattform für interne Zusammenarbeit?

Softwareanbieter bieten eine kollaborative Plattform an, die mit den Farben des Unternehmens (Logo, Farben, benutzerdefinierte Webschnittstelle, URL usw.) angepasst ist und Informationen auf sicheren Servern (intern oder im Angebot enthalten) zentralisiert.

Jeder Benutzer greift online auf die Cloud und den persönlichen Arbeitsbereich seines Unternehmens zu, um Informationen anzuzeigen oder zu veröffentlichen:

• Verfolgen Sie Ihren Newsfeed mit Nachrichten, erhaltenen Anfragen, Unternehmensnachrichten und Projekten.
• Zugriff auf ein Projekt oder eine Aktivität: Erstellen, Validieren, Kommentieren einer Aufgabe, Einsicht in ein Dokument usw.
• Dokumente online stellen und teilen 
• Senden Sie eine private Nachricht an einen Kollegen oder nehmen Sie an einer Diskussionsrunde teil.
• Mitwirken bei Ausschreibungen für Ideen
• Formulare (Urlaub, Abwesenheit, Erstattung) ausfüllen und an den Personalverantwortlichen senden.

Die Plattform ist modular aufgebaut und besteht aus einem anpassbaren Feature-Paket.

Diese Software ist interoperabel mit gängigen kollaborativen Tools:

• Dropbox,
• Slack,
• Asana,
• Trello,
• Salesforce,
• Wimi,  
• Google Drive,
• Onedrive,
• monday.com,
• Github, etc.

Was sind die Hauptfunktionen einer Kollaborationssoftware?

Drei wesentliche Elemente lassen sich unterscheiden:

• Das soziale Netzwerk des Unternehmens (CSR)
• Der kollaborative Arbeitsbereich nach Projekt oder Aktivität
• Der persönliche Bereich, der für jeden Mitarbeiter spezifisch ist.

Das soziale Netzwek des Unternehmens

Diese Webplattformen haben die Grundlagen eines klassischen sozialen Netzwerks (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.) und wenden diese auf das Unternehmen an:

• Austausch von Informationen, Dokumenten, Ereignissen usw. auf einer virtuellen Wand 
• Instant Messaging (schriftlich, Audio, Video) mit Intranet-Mitgliedern
• Audio- und Videoanrufe (Videokonferenz, Webkonferenz mit Bildschirmteilung möglich)
• Profil der Netzwerkmitglieder
• Diskussionsseiten, Foren, Blogs, Blogs
• Etc.

Der kollaborative Arbeitsbereich

Alle Funktionalitäten des Projektmanagements sind in einem Tool zur internen Kollaboration enthalten, um nicht mit mehreren Softwareprogrammen jonglieren zu müssen: 

• Aufgaben- und Teilaufgabenmanagement: Name, Beschreibung, Manager, Termin, Kommentare, automatische Benachrichtigung (Manager und Abonnenten), wiederkehrende Aufgaben, etc. 
• Verwaltung der Zugriffsrechte der Mitglieder auf die verschiedenen Elemente des Projekts (Mitarbeiter oder Gäste: Kunden, Lieferanten, Partner): schreibgeschützt, Änderungen, kein Zugriff
• Instant Messaging: privat oder öffentlich, individuell oder kollektiv
• Dokumentenmanagement nach Projekten
• Suchleiste
• Vorläufige Planung, Fortschrittsindikatoren, gemeinsamer Kalender, etc.
• Organisation von Meetings und Einladung von Teilnehmern
• Projektbericht

Ein kollaboratives Portal ist jedem Projekt zugeordnet.

Diese Instrumente werden nicht nur im Projektmanagement und in der internen Kommunikation eingesetzt, sondern auch im Wissensmanagement, bei partizipativen Innovationen und bei der Ko-Kreation. Aufforderungen zur Einreichung von Ideen (zu einem Thema oder Problem) können erstellt und innerhalb des Unternehmens verbreitet werden:

• Alle Mitarbeiter können Ideen vorschlagen und die Plafftorm für das Brainstorming nutzen: ihre Meinung zu Vorschlägen abgeben, neue inspirieren.
• Die Administratoren visualisieren die Ideen im Newsfeed des Projekts, führen ein erstes Screening durch und untersuchen die relevanten Ideen.
• Am Ende der Kampagne wird ein Leistungsbericht erstellt und an die Call-Teilnehmer verschickt, um sie über neue innovative Projekte zu informieren.

Das persönliche Portal

Jeder Mitarbeiter hat ein Benutzerkonto, um auf seinen persönlichen Bereich und die verschiedenen Funktionen des Tools zuzugreifen: 

• Ein Nachrichten-Feed mit der Möglichkeit, Informationen zu filtern und zu kommentieren, die erscheinen.
• Sofortnachrichten
• RSS-Feed-Aggregator automatisiert die organisatorische Überwachung
• Zugang zu Kooperationsbereichen: Projekt, Aktivität, Vorschlagsbox, etc.
• Eine persönliche und teamorientierte Agenda
• Etc.

Das Tool synchronisiert sich auch mit der verschiedenen intern verwendeten Software:

• E-Mail-Programm zur Bearbeitung von E-Mails von der Plattform aus.
• Die Wissensdatenbank des Unternehmens: ein Laufwerk oder EDV-Tool (kann in die Lösung integriert werden). 

Einige Tools bieten zusätzliche organisatorische Funktionen: 

• Verwaltung von Mitarbeiteranfragen (Kündigungen, Rechnungen, Urlaub usw.) und Übermittlung an den Vorgesetzten (Veröffentlichung im Newsfeed der betroffenen Person)
• Verwaltung von Arbeitszeitblättern
• Software-Hub

Wer verwendet Software zur Kooperation und Kollaboration?

Plattformen für interne Kooperation sind vollständige und vielseitige kollaborative Werkzeuge, die für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Intermediären und großen Konzernen interessant sind.

Sie zentralisieren Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge: projektbezogen und projektübergreifend (partizipative Innovation, Newsletter, etc.). Sie werden von allen Abteilungen genutzt.

Die Bedeutung des Projektmanagement-Tools erleichtert es agilen Organisationen oder Organisationen, die regelmäßig im Projektmodus arbeiten, diese Werkzeuge zu nutzen: Unternehmen, Start-ups, Firmen, Designbüros, Webagenturen, etc.

Auch Universitäten und Schulen sind an diesen Tools interessiert, die ihren Studierenden virtuelle Räume bieten.

Warum eine Kollaborationssoftware nutzen?

Kollaborative Software vereinheitlichen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge. Sie haben jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

• Kein Jonglieren mehr mit E-Mail-Programm, Live-Chat, Aufgabenmanager, EDV-Tool und CSR.
• Kollaboratives Management von innovativen Projekten, die zu radikalen Innovationen führen. 
• Weniger intern versendete E-Mails
• Die Zentralisierung der Informationen durch das Projekt führt zu einem vereinfachten Projektmanagement, mehr Effizienz und höherer Produktivität.
• Vorhandensein eines kollaborativen Arbeitsbereichs, der jedem Projekt zugeordnet ist.
• Nähe zu Mitarbeitern, die über ein Messaging und ein soziales Netzwerk verfügen, um Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten.

Nachteile

• Wird die Plattform als SaaS angeboten, kann die damit einhergehende Abhängigkeit der Plattform zum Problem werden, wenn der Dienst nicht verfügbar ist. Hier wäre eine On-Premise Software die Lösung.
• Die soziale Dimension des Tools kann die Mitarbeiter ablenken, die auf der Suche nach den neuesten Nachrichten sein wollen.
• Instant Messaging kann eine Stressquelle sein zwischen den Mitarbeitern, die auf eine sofortige Antwort warten, und Mitarbeitern, die ihre Nachrichten gelegentlich überprüfen.