Urlaubsplaner-Software

Die oftmals schwierige Organisation von Abwesenheit und Urlaubstagen in Unternehmen kann durch eine Software für die Urlaubsplanung erleichtert werden. Vergleichen Sie Software für das Personalmangement, oder spezialisierte Software für die Uralubsverwaltung, um Fehltage, Abwesenheit und Urlaubszeiten zu managen und zu überwachen.

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Was ist eine Software zur Urlaubsplanung?

Definition

Eine Urlaubsplaner-Software vereinfacht die Planung und Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen Ihrer Angestellten. Ihre hauptsächlichen Merkmale sind die:

  • Urlaubsplanung für jeden Mitarbeiter, Verwaltung der Urlaubsanfragen,
  • Verwaltung der Urlaubskonten und Arbeitszeiterfassung in Echtzeit (beispielsweise eine Übersicht über verbleibende Uralubstage pro Monat oder Jahr) sowie
  • Vorausplanendes Management der bezahlten Urlaubstage und Export der Daten an eine Lohnsoftware oder Synchronisierung mit der Gehaltsliste.

Die Urlaubsverwaltung ist ein wichtiger Baustein im Personalmanagement. Die oftmals komplizierte Organisation kann mit der passenden Online-Software erheblich vereinfacht werden!

Wie funktioniert ein Urlaubsplaner?

Ein cloud-basierter Urlaubsplaner ermöglicht allen Nutzern einen direkten Zugriff auf die integrierten Verwaltungsfunktionen. Dieser Zugriff kann vom klassischen Browser oder einem mobilen Endgerät wie Tablet oder Smartphone aus erfolgen.

Jeder Mitarbeiter besitzt einen Onlinezugang und eine personalisierte Benutzeroberfläche (Interface), um seine Anträge zu verwalten:

  • Der Mitarbeiter füllt Antragsformulare für Urlaubstage aus und leitet sie an den zuständigen Manager weiter.
  • Dieser gleicht die Anfragen mit der Produktions- oder Unternehmensplanung ab. Dann entscheidet er, ob der Urlaubsantrag bewilligt werden kann.
  • Die Personalmanager und andere zuständige HR-Mitarbeiter passen die Anwendung an und verwalten die Belegschaft.

Welche Funktionen hat ein Urlaubsplaner?

Automatisches Urlaubsmanagement

Um ihr Urlaubskonto jederzeit und überall verwalten zu können, haben alle Mitarbeiter via Webbrowser oder App einen Zugang zur Anwendung.

Sie greifen auf einen interaktiven Kalender zu, der die Urlaubszeiten der Kollegen sowie Ferien und Feiertage nach Bundesland anzeigt. Fehlzeiten werden kategorisiert (Überstundenausgleich, Elternzeit, Mutterschutz oder bezahlter Urlaub) und dem Nutzer wird angezeigt, ob seine Anfrage bestätigt, abgelehnt oder kommentiert wurde.

Ausgehend von diesen Informationen planen die Mitarbeiter ihren Urlaub.

  • Sie können das Anfangs- und Enddatum des Urlaubs festlegen sowie
  • Einen Antrag ausfüllen, der den Namen, die Dauer, die Art der Fehlzeit und eventuell einen entsprechenden Kommentar enthält.
  • Den Antrag wird anschließend an ihren Vorgesetzten übermittelt.

Der Personalmanager erhält eine automatische E-Mail mit dem Antrag auf Urlaub oder Abwesenheit. Diese E-Mail enthält neben der Anfrage auch eine Übersicht über das Zeit- oder Urlaubskonto des Angestellten sowie den Dienstplan der Abteilung zum betroffenen Zeitpunkt.

Der Urlaubsplaner synchronisiert angenommene Anträge anschließend automatisch mit dem Urlaubssaldo des Mitarbeiters. Auf einem Dashboard können dann alle Informationen eingesehen werden:

  • Zeitkonto mit Status des Antrags: eingeplant, angenommen, zu prüfen usw.;
  • Anträge in Bearbeitung, die noch abgelehnt werden können;
  • Verlauf der Urlaubs- und Fehltage.

Verwalten der Urlaubsplanung: Das HR-Portal

Personalmanagern steht ein besonderes Portal zur Verfügung, um alle Anträge zu bearbeiten, die von ihren Mitarbeitern gestellt wurden:.

  • Die Anträge werden einzeln in einer Listenansicht mit Angabe über  Art, Dauer und Kommentare dargestellt.
  • Ein interaktiver Kalender erlaubt die Beobachtung der Unternehmensplanung zum Zeitpunkt der Antragsstellung.
  • Die Ablehnung oder die Bestätigung des Urlaubssantrags erfolgt per einfachem Mausklick. Der betroffene Mitarbeiter erhält dann automatische ine Benachrichtigung.

Natürlich können auch Personalmanager selbst auf der Plattform Urlaub beantragen. Sie genehmigen die Anfrage dann entweder selbst oder leiten den Antrag ihrerseits an einen Vorgesetzten weiter.

Die Belegschaft verwalten: Das Administrator-Portal

Der Personalchef hat dank eines personalisierten Dashboards Berichte und Performance-Indikatoren im Blick und kann die Angestellten so besser verwalten. Druch die laufende Protokollierung und Berechnung hat er zum Beispiel Zugriff auf:

  • Dauer, Häufigkeit und Gründe wiederkehrender Urlaube;
  • Die Anzahl der Fehltage;
  • Zusammensetzung der Fehltage nach Art, Ursache usw.

Als Administrator kann der Personalchef die Anwendung anpassen, um sie mit den Unternehmensrichtlinien für Urlaub und Fehltage in Einklang zu bringen. Er kann

  • Bestimmte Arten von Urlaubs- oder Fehltagen hinzufügen, bearbeiten und löschen;
  • Besondere Perioden und Präferenzen für die Teamplanung wie Schulferien oder für Abwesenheit gesperrte Wochen definieren;
  • Spezifische Bewilligungsraten für Urlaubsanträge hinzufügen.

Urlaubsplaner sind sehr anpassungsfähig. Dank ihnen können sie einfach alle Verträge und Fehltage verwalten. Die Arbeitszeiterfassung zentralisiert Daten über Arbeitsstopps, Ferienzeiten, Feiertage, Teilzeitarbeit oder Home Office.

Vereinfachen Sie die Urlaubsverwaltung

Urlaubsplaner passen sich sehr gut an das Personalmanagement einer Firma an. Abwesenheiten werden automatisch an die Lohnabrechnungssoftware übertragen, um monatliche Lohnzettel zu erstellen.

Falls der Urlaubsplaner inkompatibel mit anderen intern verwendeten Programmen ist, besteht die Möglichkeit, Daten in gängigen Formaten zu exportieren (PDF, Excel usw.).

Wer verwendet Software zur Urlaubsplanung?

Ein Urlaubsplaner kann von allen Unternehmen jeder Größe verwendet werden: KMUs, Konzerne, internationale Unternehmen, Betriebe der öffentlichen Verwaltung und viele mehr.

Unternehmensinterne Nutzer von Programmen zur Urlaubsverwaltung können in drei verschiedene Typen eingeteilt werden:

  • Mitarbeiter, die Urlaub beantragen;
  • Manager, welche die Anträge bearbeiten;
  • Personalchefs, welche die Abteilung und die Belegschaft managen.

Bei kleinen Unternehmen spielt die Unterscheidung zwischen Manager und Personalchef häufig keine Rolle. 

Warum sollte man eine Software zur Urlaubsplanung verwenden?

Softwaretools für das Personalmanagement vereinfachen die oft aufwändige und zeitraubende Verwaltungsarbeit. Ein IT-Programm hat jedoch auch stets einige Schwachstellen.

Vorteile

  • Struktur im Urlaubsmanagement;
  • Weniger Bearbeitungsfehler als bei der papierbasierten Bearbeitung;
  • Verfügbare Statistiken zum Download;
  • Zeitgewinn und bessere Produktivität der Manager;
  • Möglichkeit, Urlaubs- und Fehltage in internationalen und interkulturellen Unternehmen zu verwalten. 

Nachteile

  • Verwenden Sie eine Anwendung online, so ist eine dauerhafte und gute Internetverbindung nötig.
  • Gute Kompatibilität mit anderen Personalmanagement-Softwares ist ein Muss, kann die Auswahl an nutzbaren Anwendungen aber einschränken. Unter Umständen kann nur die vom Hersteller der erworbenen Software vorgeschlagene Lösung verwendet werden, selbst wenn sie nicht all Ihre Bedürfnisse erfüllt.

Wie sollte man einen Urlaubsplaner aussuchen?

Die Wahl ist hier aufgrund der nötigen Anpassung an individuelle Unternehmensstrukturen nicht immer einfach. Suchen Sie ein Programm für das Urlaubsmanagement, das folgende Kriterien erfüllt: 

  • Die Benutzeroberfläche sollte leicht bedienbar und intuitiv sein.
  • Mobile Apps sollten vorhanden sein, um ein effektives Management auch dann zu gewährleisten, wenn Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen sind.
  • Die Kompatibilität mit anderer Personalverwaltungssoftware muss gegeben sein.
  • Die Gesamtkosten der jeweiligen Lösung sollten vorher bestimmt werden: Der Preis hängt normalerweise von der Anzahl der Nutzer ab.

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