Spesen: Software

Softwaretools für die Spesenabrechnung sind Software im Bereich Finanzen und Buchhaltung, die Ihnen eine unternehmensinterne Übermittlung aller beruflichen Kosten ermöglichen. Sie erlauben damit eine zügige Spesenabrechnung.

Berufsuniversum :
Finanzen und Buchhaltung
Organisation und Planung
Personalmanagement
Kundenmanagement und Vertrieb
Marketing
IT-Service
Kollaboration
Kommunikation
Bauwesen
Bildung
Freizeit
Dienstleistungen
Analyse
Vereine und Organisationen
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Technologie
Recht
Gesundheit
Finanzen
Kategorie :
Spesen
Buchhaltung
Fakturierung
Abo-Verwaltung
Payment Gateway
Risk Management
Cash Register
Trading
Finanzverwaltung
Automatisierung von Debitorenkonten

Unsere Auswahl von 13 spesen-Software

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Kostenpflichtige Version ab 5,10 € pro Monat

Automatisiertes Ausgabenmanagement für Unternehmen jeder Größe. Verwalten Sie effizient Reisekosten, Spesen und Belege.

N2F bietet eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die es Benutzern ermöglicht, Ausgaben schnell und einfach zu erfassen und zu genehmigen. Die Software automatisiert auch den Prozess der Erstattung von Ausgaben und bietet umfassende Berichterstattungsfunktionen.

Unsere Analyse über N2F lesen Vorteile von N2F

Smart Scan (OCR), Ergonomie und einfache Bedienung

Rechtssichere Archivierung

Mobile/Web App designt für KMU, Mittelstand & Firmengruppen

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Kostenpflichtige Version ab 199,00 € pro Monat

Effiziente Zahlungsabwicklung für Unternehmen. Unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden. Sicherheit und Zuverlässigkeit.

Wallester ist eine benutzerfreundliche Zahlungsgateway-Software, die Unternehmen bei der Verarbeitung von Zahlungen unterstützt. Es bietet eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, Debitkarten und digitale Geldbörsen. Die Software ist sicher und zuverlässig und bietet eine schnelle und effiziente Zahlungsabwicklung.

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300 virtuelle Karten GRATIS

Keine Aufladegebühr, keine Servicegebühr

Mehrere Währungen verfügbar - EUR, USD, CZK, RON, SEK, NOK, HUF

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Preis auf Anfrage

Optimieren Sie Ihre Ausgabenverwaltung mit einer benutzerfreundlichen Software. Verfolgen Sie Ausgaben, erstellen Sie Berichte und verwalten Sie Rechnungen einfach und schnell.

Mit der Expense-Management-Software können Sie Ausgaben automatisch erfassen und kategorisieren, um eine präzise Kontrolle zu gewährleisten. Sie können auch benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows und Integrationsmöglichkeiten nutzen, um die Effizienz zu steigern.

Unsere Analyse über Silae Expense lesen Vorteile von Silae Expense

Echtzeit, datengesteuert, API-Integration

Archivierung mit rechtlichem Wert

Beste OCR auf dem Markt, Deep Learning AI-Technologie

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Kostenpflichtige Version ab 8,00 € pro Monat

Verwalten Sie Ihre Geschäftsausgaben effizient mit einer benutzerfreundlichen SaaS-Software für die Kostenkontrolle.

Die Software bietet eine automatische Erfassung von Ausgaben, eine schnelle Genehmigung von Rechnungen und eine einfache Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.

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Kostenpflichtige Version ab 5,00 € pro Monat

Verwalten Sie Ihre Ausgaben effizient und übersichtlich mit einer Software zur Ausgabenverwaltung. Behalten Sie den Überblick über Ihre Belege und Rechnungen.

Mit der Software zur Ausgabenverwaltung haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen, z.B. die automatische Erfassung von Belegen oder die Möglichkeit, Ausgaben mit Kollegen zu teilen. So sparen Sie Zeit und minimieren Fehler.

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Automatisierte Ausgabenerfassung dank OCR+ Technologie

Gesetzeskonforme, digitale Archivierung Ihrer Daten

Webbasierte, mobile Lösung (Web, Android, iOS, Windowsphone)

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Ausgaben einfach und effizient mit unserer Software für Ausgabenmanagement. Behalten Sie den Überblick über Ihre Belege und erstellen Sie mühelos Berichte.

Unsere Software für Ausgabenmanagement erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Verfolgen Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit, scannen Sie Belege mit Ihrem Smartphone und lassen Sie die Software automatisch die Daten erfassen. Erstellen Sie Berichte mit einem Klick und sparen Sie Zeit und Mühe.

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Kostenpflichtige Version ab 9,00 € pro Monat

Verwalten Sie Ausgaben einfach und schnell. Automatische Erfassung von Belegen und Kategorisierung der Ausgaben.

Mit der Expense-Management-Software können Sie Ausgaben in Echtzeit verfolgen und genehmigen. Erhalten Sie detaillierte Berichte und integrieren Sie sie nahtlos in Ihre Buchhaltungssoftware. Sparen Sie Zeit und minimieren Sie Fehler.

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Preis auf Anfrage

Automatisierung der Buchhaltung durch integrierte Funktionen wie Kreditkartenintegration und Belegerkennung.

Payhawk bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die die Buchhaltung automatisiert. Die integrierten Funktionen wie die Kreditkartenintegration und die Belegerkennung erleichtern die Verwaltung von Ausgaben und reduzieren manuelle Aufgaben.

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Alle Firmenausgaben auf einem Blick

3% Cahsback auf jeder Zahlung

Gebaut für internationales Wachstum

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Kostenpflichtige Version ab 5,00 € pro Monat

Verwalten Sie Ihre Ausgaben effizient! Organisieren, überwachen und genehmigen Sie Reise- und Spesenabrechnungen mit einem benutzerfreundlichen Tool.

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Kosten mit einer automatisierten Lösung für die Verwaltung von Ausgaben. Verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit, erstellen Sie Berichte und integrieren Sie Daten nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem.

Unsere Analyse über Spesenfuchs lesen Vorteile von Spesenfuchs

Webbasierte Lösung für Desktop, Tablet und Smarphone

Digital statt Papierchaos und Zettelwirtschaft

Server in Deutschland

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Verwalten Sie Ihre Ausgaben effektiv mit einer benutzerfreundlichen Software, die Ihnen hilft, Ausgaben zu verfolgen, Genehmigungen zu verwalten und Rechnungen zu bezahlen.

Die Software bietet eine einfache Möglichkeit, Ausgaben zu kategorisieren und Berichte zu generieren, um Ausgaben zu kontrollieren und Budgets zu verwalten. Sie können auch Zahlungen automatisieren und die Integration mit anderen Tools bietet nahtlose Erfahrung.

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Echtzeit-Datenzugriff

100%ige online Zahlungsabwicklung

Prozessautomatisierung

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Verwalten Sie Ihre Reisekosten effizient. Verfolgen Sie Ausgaben, erstellen Sie Berichte und verwalten Sie Genehmigungen.

Mit diesem Tool können Sie Ausgaben schnell und einfach erfassen und kategorisieren. Sie können Berichte generieren, um die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter zu überwachen und Genehmigungen für Ausgabenverläufe verwalten. Dieses Tool ist ideal für Unternehmen jeder Größe, die eine effektive Möglichkeit suchen, ihre Reisekosten zu verwalten.

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Reisekosten einfach und effizient. Automatisierte Prozesse, digitale Belege und einfache Abrechnung sparen Ihnen Zeit und Geld.

Mit der Software können Sie alle Reisekosten online erfassen, genehmigen lassen und automatisch abrechnen. Die Integration von digitalen Belegen und Fahrtenbuch erleichtert die Verwaltung zusätzlich. Dank automatisierter Prozesse können Sie Zeit sparen und Fehler minimieren.

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Reisekosten einfach und effizient. Erfassen Sie Belege, erstellen Sie Berichte und verwalten Sie Budgets mit einem Klick.

Mit der Expense Management Software können Sie Ihre Reisekosten nahtlos verwalten. Nutzen Sie die automatische Belegerkennung und die Integration mit Buchhaltungssoftware. Behalten Sie den Überblick über Budgets und genehmigte Ausgaben.

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Spesen Software: Ratgeber

Was ist eine Spesen Software für die Reisekostenabrechnung?

Definition

Reisekostenabrechnungssoftware sowie Spesen Software ermöglichen Ihnen die Automatisierung der Erfassung, Verarbeitung und Erstattung von Geschäftskosten, die Ihre Mitarbeiter auf Dienst-/ Geschäftsreisen generieren. Die Ressourcenplanung für Dienstreisen wird optimiert und digitalisiert. Zudem kann ein solche Personalmanagement Software Rückerstattungsansprüche für berufliche Mehrkosten intern wie extern an einen zuständigen Manager oder Buchhalter weiterleiten.

Die Ansprüche werden dann geprüft und die Spesenabrechnung wird mit der Rückerstattung des Betrages beendet. Ein digitales System ist der entscheidende Schritt um Ihre Buchhaltung dauerhaft zu vereinfachen!

Wie funktioniert eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Webbasierte Lösungen für das Spesenmanagement, die auf dem SaaS-Modell (Cloud-Dienst) basieren, arbeiten mithilfe von zwei integrierten Bereichen.

Erstens ermöglicht ein HR Portal oder eine mobile Anwendung für das Smartphone und Tablet, Ihren Kollegen die anfallenden Spesen zu registrieren:

  • Ausfüllen eines Formulars zur Rückerstattung von Reisekosten,
  • Hinzufügen von Belegen und Nachweisen (Foto von Rechnungen und Karten),
  • Übermitteln des Antrages an den Verantwortlichen im Unternehmen.

Der zuständige HR Mitarbeiter wiederum greift auf eine Anwendung zurück, um die übermittelten Anträge zu bearbeiten:

  • Über einen Webbrowser oder ein mobiles Gerät greift er auf ein Dashboard zu, das Ihm eine Übersicht über alle Aufwände und Spesen bietet.
  • Nach und nach prüft er die Anfragen, akzeptiert sie oder lehnt sie ab.

Eine akzeptierte Spesenanfrage leitet automatisch die Rückerstattung der Reisekosten an den Mitarbeiter ein und die Eintragung der Überweisung in das Buchführungssystem des Unternehmens.

Der Mitarbeiter wird dann automatisch über die Entscheidung seines Vorgesetzten informiert.

Welche Hauptfunktionen hat eine Software für die digitale Reisekostenabrechnung?

Auf dem Markt finden sich viele Personalmanagement-Werkzeuge. Je nach Anbieter variiert der Umfang Ihrer Services jedoch.

Eine solche Software bietet:

  • Eingabe aller Verpflegungs- und Reisekosten,
  • Überprüfung der Belege und Quittungen,
  • Bearbeitung von Anfragen zur Aufwandsentschädigung,
  • Genehmigung der Rückerstattung,
  • Ausgabenmanagement für alle Zahlungen,
  • Archivierung der Abrechnungen.

Unternehmenssoftware für das Spesenmanagement (wie N2F, Rydoo oder Expensify) werden immer mehr mit mobilen Apps ergänzt, mit denen Fotos von Rechnungen zum Rückerstattungsantrag hinzugefügt werden können. Manager können mit Hilfe dieser Apps zudem jederzeit und überall auf die Kostenverfolgung und Finanzverwaltung zugreifen. Einige Unternehmensanwendungen bieten durch die optische Zeichenerkennung (OCR-Technologie) sogar eine automatische Vervollständigung des Erstattungsantrags durch die Erkennung von Schlüsselwörtern und Zahlen auf der Rechnung an.

Weitere Funktionen erlauben Ihnen, viel Zeit bei Ihren Verwaltungsprozessen und Spesenabrechnungen zu sparen:

  • Reisekostenmanagement (Pauschalen und Währungen, Kosten für Aufträge usw.),
  • Export von Buchungen (CSV, PDF),
  • Erkennung von Bankdaten,
  • Offline-Funktionen bei mobilen Apps usw.

Auf dem Dashboard der Anwendung können Sie auf Berichte sowie Grafiken und Anzeigen zur Performance zurückgreifen, um die Ausgaben für das Unternehmen zu kontrollieren (sortiert nach Kategorie, Art, etc.).

Wer benötigt ein Tool zur Spesenabrechnung?

Selbstständige Unternehmer, Startups, mittelständische Unternehmen sowie KMUs benötigen nicht zwingend eine HR-Lösung speziell für den Bereich Spesen. Standard-Funktionen einer Buchhaltungssoftware wie das Speichern der Buchungen, Notieren auf dem Lohn- oder Stundenzettel oder die Übermittlung an den Buchhalter genügen bei der relativ geringen Anzahl an Dienstreisen.

Größere Organisationen sind jedoch daran interessiert, ein Softwareprodukt speziell für das Spesenmanagement zu haben. Es ermöglicht es dem Personalwesen und der Finanzabteilung, Zeit zu sparen und Produktivität zu steigern.

Warum sollte man eine Software zur Spesenabrechnung verwenden?

Reisekosten-Tools vereinfachen das dröge Management von Spesen. Es kommt indirekt allen Abteilungen im Unternehmen zugute. Trotzdem gibt es neben zahlreicher Pluspunkte natürlich auch einige Nachteile.

Vorteile

  • Es ist nicht mehr nötig, mit Zetteln und Papier zu hantieren, da alle Abrechnungen digitalisiert sind und mit einer intuitiven und personalisierten Anwendung papierlos verwaltet werden
  • Alle wichtigen Daten zu Reisen sind automatisch festgehalten (Datum, Ort, Kunde, Projekt, Fahrtenbuch usw.)
  • Sie bearbeiten alle Erstattungsanträge und erleichtern Ihrer Finanzabteilung so die mit der Rückerstattung und Auswertung verbundenen Arbeitsprozesse.
  • Die Anwendung hilft bei der Digitalisierung und Virtualisierung im Unternehmen.
  • Sie rationalisieren und optimieren eine Vielzahl von Aufgaben und gestalten das Personalmanagement effizient.
  • Die Software ist vernetzbar mit Tracking-Tools zur Zeiterfassung, dem Dienstreisen-Management und anderen Anwendungen für die geschäftliche Mobilität, beispielsweise im Außendienst.
  • Das Programm sichert die Überprüfbarkeit und Rückverfolgung der Spesen und sonstigen Verpflegungskosten.
  • Die Anwendung von Geschäftsregeln und Richtlinien der Ausgabenpolitik für das Reisemanagement wird erleichtert.

Nachteile

  • Mitarbeiter müssen alle Ihre Käufe und Aufwendungen in Erstattungsanträge eintragen. In einer großen Firma kann der Manager schwer bei vielen eingehenden Anträgen relevante Rückerstattungen nur schwer herausfiltern und priorisieren.
  • Die Software muss mit den meisten anderen Business-Apps kompatibel sein, um leistungsfähig zu sein: Fakturierungssoftware, ERP-Systeme, Projektmanagement Software, Buchhaltungssoftware und andere Management-Software. Einige Firmen verfügen bereits über eine vollständige HRMS-Lösung über eine unabhängige Software, mit der es evtl. Schwierigkeiten bei der Integration geben kann.

Wie wählt man die passende Reisekosten-Software aus?

Wählen Sie die beste Software für das Reisemanagement, um die Bedienung für alle Mitarbeiter so einfach wie möglich zu halten:

  • Die Mitarbeiter müssen ihre Erstattungsanträge und Spesen schnell und einfach eingeben können. Sie müssen außerdem die Höhe der Mehrkosten einsehen können. Ein intuitives und benutzerfreundliches Portal, in dem Eingaben leicht konfigurierbar sind, ist hierfür eine Voraussetzung.
  • Die buchhalterische Verwaltung muss die Anträge schnell bearbeiten können. Sie muss die Erstattungen jeden Monat ausgleichen und die Erstellung der Buchungsdaten automatisieren können, ohne sie erneut eingeben zu müssen.

Die Kosten für ein Tool zur Spesenabrechnung gilt es ebenfalls zu berücksichtigen. Diese variieren normalerweise mit der Zahl der User oder der Anzahl der zu bearbeitenden Spesenabrechnungen.

Der neueste Trend: Die Spesenkarte

Einige Anbieter wie zum Beispiel Spendesk oder Payhawk revolutionieren die Spesenabrechnung, indem sie die meisten Prozesse mit der Einführung einer Firmenkreditkarte überspringen.

Es handelt sich um eine digitale Lösung, welche die genannten Funktionen umfasst, aber zusätzlich noch eine virtuelle oder physische Kreditkarte anbietet, die an die Mitarbeiter ausgegeben wird.

Die Mitarbeiter müssen dann selber keine Zeit mehr für die Abrechnung aufwenden. Sie zahlen direkt mit der Business-Karte und bleiben immer in ihrem verfügbaren Limit. Der Kreditrahmen wird vom Manager festgelegt, der die Ressourcen des Unternehmens zudem besser im Blick hat und eine vollständige Kostenkontrolle genießt.

Um mehr über die Verwaltung von Reisekosten zu erfahren, lesen Sie unsere Tipps über das Spesenmanagement.

SAP, HrWorks und Lexware sind bekannte Hersteller, doch hier finden sie die Software die wirklich zu Ihnen passt:

Spesen Software: FAQ

Eine Ausgabenverwaltungssoftware automatisiert den gesamten Prozess der Ausgabenverwaltung, von der Erfassung von Quittungen bis zur Erstellung von Berichten. Sie kann auch mit Kreditkarten oder Bankkonten integriert werden, um die Verwaltung von Ausgaben weiter zu vereinfachen.

Zu den wichtigen Funktionen gehören die Möglichkeit, Ausgaben automatisch zu kategorisieren, Berichte zu erstellen, Mehrwertsteuer automatisch zu berechnen und Integrationen mit anderen Tools wie Buchhaltungssoftware oder Reisebuchungstools.

Eine Ausgabenverwaltungssoftware hilft Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen, indem sie den manuellen Prozess der Ausgabenverwaltung automatisiert und die Genauigkeit von Ausgabenberichten erhöht. Es hilft auch bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und der Kontrolle von Betrug.

Es gibt viele Optionen auf dem Markt, darunter Concur, Expensify und Rydoo. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Es gibt kostenlose Optionen wie Wave, Zoho Expense und GnuCash. Diese Optionen haben jedoch weniger Funktionen als kostenpflichtige Lösungen und sind möglicherweise nicht so robust wie die kostenpflichtigen Optionen auf dem Markt.