Dematerialisierung: Software

Softwarelösungen für das Desktop Publishing und die Dematerialisierung von Dokumenten umfassen alle IT-Services, die für die Bearbeitung von Dokumenten in großen Mengen erforderlich sind. Sie beziehen sich auf Print- sowie digitale Kommunikationsmedien und sind für Unternehmen mit hohem Druckaufkommen gedacht, für die die z.B. die Veröffentlichung von Papieranzeigen, standardisierten Briefen (Direct Mail), die Veröffentlichung von Büchern, etc. auf der Tagesordnung stehen.

Berufsuniversum :
Kommunikation
Organisation und Planung
Personalmanagement
Kundenmanagement und Vertrieb
Finanzen und Buchhaltung
Marketing
Kollaboration
IT-Service
Bauwesen
Technologie
Bildung
Freizeit
Industrie
Analyse
Kategorie :
Dematerialisierung
Social Media Management
VoIP

Unsere Auswahl von 2 dematerialisierung-Software

Effizientes Dokumentenmanagement für jedes Unternehmen. Schneller Zugriff auf alle Dokumente, einfache Suche und Bearbeitung.

Mit der Software können Unternehmen ihre Dokumentenflut einfach und effizient organisieren. Der schnelle Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht eine schnelle Bearbeitung und dank der einfachen Suche können benötigte Dokumente schnell gefunden werden.

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Professionelles Desktop-Publishing-Tool für anspruchsvolle Layouts mit intuitiver Bedienung und umfangreichen Funktionen.

Mit dem Desktop-Publishing-Tool können Sie schnell und einfach professionelle Layouts erstellen. Die intuitive Benutzeroberfläche und umfangreichen Funktionen ermöglichen es Ihnen, anspruchsvolle Designs zu gestalten. Ob Flyer, Broschüren oder Magazine - mit diesem Tool haben Sie alles im Griff.

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Dematerialisierung Software: Ratgeber

Was ist eine Online-Dematierialisierungs- bzw. Desktop-Publishing-Software?

Definition

In der heutigen Ära der digitalen Transformation ist eine Desktop-Publishing-Software bzw. Dematerialisierungssoftware ein automatisiertes Werkzeug, das entwickelt wurde, um das Dokumentenmanagement weniger zeitaufwändig zu gestalten. Diese Art von Anwendung zielt darauf ab, das Kundenerlebnis durch die Optimierung der angebotenen Dienstleistungen zu verbessern. Diese höhere Qualität wird durch Funktionalitäten gewährleistet, die in der Lage sind, Dokumente aller Art in relativ kurzer Zeit zu gestalten.

Wie funktioniert das?

Desktop-Publishing-Software oder ein sogenanntes DMS (Dokumentenmanagementsystem) kann Kopien und Multimedia-Dateien in veröffentlichbare Layouts wie Zeitungen, Zeitschriften, Broschüren, Flugblätter und Bücher umwandeln.

Vollständige Layouts können von einer Website heruntergeladen oder exportiert und auf Papier oder ähnlichen Materialien gedruckt werden.

Benutzer können vorkonfigurierte Vorlagen verwenden oder Seiten von Grund auf neu erstellen und einzelne Seiten bearbeiten, um die Anforderungen jedes Projekts zu erfüllen.

Desktop-Publishing-Tools können mit Zeichen- oder Fotobearbeitungswerkzeugen integriert werden und werden in der Regel von Redakteuren und Layoutern innerhalb eines Unternehmens verwendet.

Vollständige Layouts können von einer Website heruntergeladen oder exportiert und auf Papier oder ähnlichen Materialien gedruckt werden.

Was sind die Hauptfunktionen der Software für Dematerialisierung und Desktop Publishing?

Dokumente formatieren

Vor der Verteilung eines Dokuments müssen die für die Produktion verantwortlichen Abteilungen die Form definieren, in der es veröffentlicht wird: PDF, XML, E-Mail usw. Die Software ermöglicht es, Dokumente ohne den Einsatz anderer Werkzeuge in die gewünschte Form zu bringen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumente in großen Mengen zu bearbeiten, ohne Fehler oder Inkompatibilitäten zu riskieren.

Vorschau von Dokumenten

Die Software ermöglicht die Visualisierung der formatierten Informationen vor ihrer Veröffentlichung. Wie bei der Bearbeitung von Papieranzeigen druckt die Software eine einzelne Kopie lokal, so dass der Manager die Produktion beurteilen kann. Wenn das Ergebnis ihn nicht zufrieden stellt, kann er das Dokument mit den von der Software angebotenen Funktionen retuschieren. Auf letzterer können die zu modifizierenden Dokumente mit Vorschlägen zur Verbesserung des Inhalts platziert werden.

Das endgültige Layout der Dokumente

Um das Layout der Veröffentlichungen zu optimieren, bietet die Software die Integration von Texten, Bildern, dynamischen Farben usw. basierend auf bereits zuvor verwendeten Modellen an. Ziel ist es, veröffentlichbare Dokumente mit dem gleichen Rahmendesign zu haben.

Wer nutzt Online-Desktop-Publishing-Software?

Generell ist die Online-Desktop-Publishing-Software für alle Unternehmen gedacht, die eine große Anzahl von Dokumenten produzieren, sei es standardisierte Briefe oder Buchausgaben. Diese Softwarepakete sind weitgehend für IT-Abteilungen gedacht, um ein einfaches und komfortables Desktop-Publishing und die Dematerialisierung Ihrer Veröffentlichungen zu ermöglichen. Dennoch sind sie auch für einige Banken, Versicherungen und Kommunikationsdienste geeignet. Kurz: für alle Organisationen, die eine Lösung zur Vereinfachung und Beschleunigung der Dokumentenerstellung suchen.

Warum sollte man Online-Desktop-Publishing-Software verwenden?

Vorteile

  • Der Einsatz von Desktop-Publishing-Software ermöglicht es einem Unternehmen, das Budget für das Dokumentenmanagement deutlich zu reduzieren.
  • Er gewährleistet erhöhte Geschwindigkeit bei der Ausführung von Aufgaben
  • Diese Art von Anwendung reduziert die Kosten, die mit der Erstellung der verschiedenen Dokumente verbunden sind.
  • Sie ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch.
  • Dokumente können personalisiert werden, ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
  • Software für das Desktop Publishing reduziert die Bearbeitungszeit von Dokumenten.
  • So können Sie Dokumente in verschiedenen Formaten gleichzeitig erstellen, ohne das gesamte Team zu monopolisieren.
  • Es ist ein All-in-One-Tool zur Vereinfachung des Mail-Managements und der elektronischen Verwaltung.

Nachteile

  • Einige wesentliche Funktionen werden von kostenloser Software nicht angeboten.

Wie wählt man eine Online-Desktop-Publishing-Software aus?

Da die Wahl der Desktop-Publishing-Software einen erheblichen Einfluss auf das Dokumentenmanagement eines Unternehmens haben wird, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen.

  • Ausführungsgeschwindigkeit: Die Software muss effizient sein, um eine große Anzahl von Dokumenten in kürzester Zeit zu produzieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kommunikationsmanager alle Dateien, die er benötigt, zeitnah zur Verfügung hat.
  • Flexibilität: Vor der Auswahl einer Software ist es ratsam, sich über die Möglichkeiten des Hinzufügens von Modulen zu informieren. Obwohl die zu Beginn gewählten Funktionen ausreichend erscheinen, ist eine Software, die verbessert werden kann, ein Werkzeug, das eine bessere Leistung ermöglicht.
  • Ein Werkzeug wie ein Safe: Dematerialisierung Software muss unerschütterliche Sicherheit bieten. Mit anderen Worten, sie muss für die Archivierung und Verteilung aller Unternehmensdokumente sowie für deren Sicherheit verantwortlich sein.
  • Kosten: Um die Wahl teurer Software zu vermeiden, die letztendlich den Cashflow des Unternehmens beeinflussen könnte, ist es notwendig, den tatsächlichen Bedarf Ihrer Organisation zu ermitteln. Kleine und mittlere Unternehmen werden mit den Funktionalitäten einer freien oder erschwinglichen Software zufrieden sein können während große Unternehmen ein professionelles Tool benötigen, das eine große Anzahl von Dateien verarbeiten kann.

Die besten kostenlosen und Open-Source-Dematerialisierung-Software

  • Ephesoft
  • Treepad
  • HelpNDoc

Die bekanntesten professionellen Editing-/Dematerialisierung-Software

Für große Unternehmen

  • Kotobee Author
  • Docubase
  • Novaxel

Für KMUs

Dematerialisierung Software: FAQ

Eine Desktop-Publishing-Software ermöglicht es Benutzern, professionell aussehende Dokumente zu erstellen, indem sie Text, Bilder und Grafiken kombiniert. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Layout-Tools, Schriftarten, Farben und Vorlagen, um das Design zu verbessern.

Bei der Suche nach einer geeigneten Desktop-Publishing-Software sollten Sie auf Funktionen wie Layout-Tools, Typografie, Import und Export von Dateiformaten, Bildbearbeitung und Vorlagen achten. Auch die Möglichkeit zur Zusammenarbeit und das Vorhandensein von Cloud-Services sind wichtige Faktoren.

Desktop-Publishing bietet viele Vorteile für Unternehmen. Es ermöglicht die Erstellung von professionell gestalteten Marketingmaterialien, wie Flyer, Broschüren oder Katalogen, die das Markenimage und die Sichtbarkeit verbessern können. Es spart auch Zeit und Geld im Vergleich zur Auslagerung von Designarbeiten.

Adobe InDesign ist eine der besten Desktop-Publishing-Softwareoptionen auf dem Markt. Es bietet eine breite Palette von Funktionen, einschließlich Layout-Tools, Schriftarten, Vorlagen und kreativer Cloud-Zusammenarbeit. Andere Optionen sind QuarkXPress, Affinity Publisher und Scribus.

Wenn Sie eine kostenlose Desktop-Publishing-Software suchen, können Sie Programme wie Lucidpress, Canva oder Scribus ausprobieren. Diese bieten zwar nicht alle Funktionen der kostenpflichtigen Software, sind aber immer noch leistungsfähige Werkzeuge für den Einstieg in die Desktop-Publishing-Praxis.