Dematerialisierung: Softwarevergleich für das papierlose Büro

Was ist eine Online-Dematierialisierungs- bzw. Desktop-Publishing-Software?

Definition

Desktop-Publishing-Software bzw. Software für die Dematerialisierung oder Digiatlisierung ist ein automatisiertes Werkzeug, das entwickelt wurde, um das Dokumentenmanagement weniger zeitaufwändig zu gestalten. Diese Art von Anwendung zielt darauf ab, das Kundenerlebnis durch die Optimierung der angebotenen Dienstleistungen zu verbessern. Diese höhere Qualität wird durch Funktionalitäten gewährleistet, die in der Lage sind, Dokumente aller Art in relativ kurzer Zeit zu gestalten.

Wie funktioniert das?

Desktop-Publishing-Software kann Kopien und Multimedia-Dateien in veröffentlichbare Layouts wie Zeitungen, Zeitschriften, Broschüren, Flugblätter und Bücher umwandeln.

Vollständige Layouts können von einer Website heruntergeladen oder exportiert und auf Papier oder ähnlichen Materialien gedruckt werden.

Benutzer können vorkonfigurierte Vorlagen verwenden oder Seiten von Grund auf neu erstellen und einzelne Seiten bearbeiten, um die Anforderungen jedes Projekts zu erfüllen.

Desktop-Publishing-Tools können mit Zeichen- oder Fotobearbeitungswerkzeugen integriert werden und werden in der Regel von Redakteuren und Layoutern innerhalb eines Unternehmens verwendet.

Vollständige Layouts können von einer Website heruntergeladen oder exportiert und auf Papier oder ähnlichen Materialien gedruckt werden.

Was sind die Hauptfunktionen der Software für Dematerialisierung und Desktop Publishing?

Dokumente formatieren

Vor der Verteilung eines Dokuments müssen die für die Produktion verantwortlichen Abteilungen die Form definieren, in der es veröffentlicht wird: PDF, XML, E-Mail usw. Die Software ermöglicht es, Dokumente ohne den Einsatz anderer Werkzeuge in die gewünschte Form zu bringen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumente in großen Mengen zu bearbeiten, ohne Fehler oder Inkompatibilitäten zu riskieren.

Vorschau von Dokumenten

Die Software ermöglicht die Visualisierung der formatierten Informationen vor ihrer Veröffentlichung. Wie bei der Bearbeitung von Papieranzeigen druckt die Software eine einzelne Kopie lokal, so dass der Manager die Produktion beurteilen kann. Wenn das Ergebnis ihn nicht zufrieden stellt, kann er das Dokument mit den von der Software angebotenen Funktionen retuschieren. Auf letzterer können die zu modifizierenden Dokumente mit Vorschlägen zur Verbesserung des Inhalts platziert werden.

Das endgültige Layout der Dokumente

Um das Layout der Veröffentlichungen zu optimieren, bietet die Software die Integration von Texten, Bildern, dynamischen Farben usw. basierend auf bereits zuvor verwendeten Modellen an. Ziel ist es, veröffentlichbare Dokumente mit dem gleichen Rahmendesign zu haben.

Wer nutzt Online-Desktop-Publishing-Software?

Generell ist die Online-Desktop-Publishing-Software für alle Unternehmen gedacht, die eine große Anzahl von Dokumenten produzieren, sei es standardisierte Briefe oder Buchausgaben. Diese Softwarepakete sind weitgehend für IT-Abteilungen gedacht, um ein einfaches und komfortables Desktop-Publishing und die Dematerialisierung Ihrer Veröffentlichungen zu ermöglichen. Dennoch sind sie auch für einige Banken, Versicherungen und Kommunikationsdienste geeignet. Kurz: für alle Organisationen, die eine Lösung zur Vereinfachung und Beschleunigung der Dokumentenerstellung suchen.

Warum sollte man Online-Desktop-Publishing-Software verwenden?

Vorteile

Der Einsatz von Desktop-Publishing-Software ermöglicht es einem Unternehmen, das Budget für das Dokumentenmanagement deutlich zu reduzieren.
Er gewährleistet erhöhte Geschwindigkeit bei der Ausführung von Aufgaben
Diese Art von Anwendung reduziert die Kosten, die mit der Erstellung der verschiedenen Dokumente verbunden sind.
Sie ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch.
Dokumente können personalisiert werden, ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
Software für das Desktop Publishing reduziert die Bearbeitungszeit von Dokumenten.
So können Sie Dokumente in verschiedenen Formaten gleichzeitig erstellen, ohne das gesamte Team zu monopolisieren.
Es ist ein All-in-One-Tool zur Vereinfachung des Mail-Managements und der elektronischen Verwaltung.

Nachteile

Einige wesentliche Funktionen werden von kostenloser Software nicht angeboten.

Wie wählt man eine Online-Desktop-Publishing-Software aus?

Da die Wahl der Desktop-Publishing-Software einen erheblichen Einfluss auf das Dokumentenmanagement eines Unternehmens haben wird, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen.

Ausführungsgeschwindigkeit: Die Software muss effizient sein, um eine große Anzahl von Dokumenten in kürzester Zeit zu produzieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der Kommunikationsmanager alle Dateien, die er benötigt, zeitnah zur Verfügung hat.
Flexibilität: Vor der Auswahl einer Software ist es ratsam, sich über die Möglichkeiten des Hinzufügens von Modulen zu informieren. Obwohl die zu Beginn gewählten Funktionen ausreichend erscheinen, ist eine Software, die verbessert werden kann, ein Werkzeug, das eine bessere Leistung ermöglicht.
Ein Werkzeug wie ein Safe: Dematerialisierungssoftware muss unerschütterliche Sicherheit bieten. Mit anderen Worten, sie muss für die Archivierung und Verteilung aller Unternehmensdokumente sowie für deren Sicherheit verantwortlich sein.
Kosten: Um die Wahl teurer Software zu vermeiden, die letztendlich den Cashflow des Unternehmens beeinflussen könnte, ist es notwendig, den tatsächlichen Bedarf Ihrer Organisation zu ermitteln. Kleine und mittlere Unternehmen werden mit den Funktionalitäten einer freien oder erschwinglichen Software zufrieden sein können während große Unternehmen ein professionelles Tool benötigen, das eine große Anzahl von Dateien verarbeiten kann.