Anwesenheit: Software

Anwesenheit Software: Ratgeber

Was ist eine Anwesenheitssoftware?

Definition

Die Software für Zeiterfassung oder Anwesenheitsverfolgung ist eine professionelle Lösung, die die Kontrolle und Überwachung der Anwesenheit und Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter (nach Person, Standort, Abteilung usw.) ermöglicht.

Sie können die Arbeitszeitblätter Ihrer Mitarbeiter jederzeit vor Ort und zu Hause einsehen. 

• Anwesende, abwesende oder verspätete Mitarbeiter;
• Verfügbare und beschäftigte Mitarbeiter.

Wie funktioniert Software für Anwesenheitsverfolgung?

Synchronisiert mit Ihrer Zeituhr stellt Ihnen diese HR-Software Daten über die Ankunft, Abfahrt und Pause Ihrer Teams bereit:

• RFID-Anwesenheitscheck mit einem Chip auf einer Stechuhr;
• Biometrischer Anwesenheitscheck;
• Computer-Anwesenheitscheck: IP oder manuell;
• Anwesenheitscheck per Smartphone oder Tablet über eine mobile Anwendung;
• usw.

Jeder Mitarbeiter wird durch ein Arbeitsblatt identifiziert, das die Informationen seines Arbeitsvertrags (Arbeitszeiten, etc.) zentralisiert und mit den Daten Ihrer Arbeitszeituhr ergänzt. 

Sie haben ein Administratorkonto, um die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu sehen und Anomalien zu verwalten:

• Unregelmäßiges Einchecken;
• Arbeitszeiten außerhalb der geplanten Stunden;
• Fehlendes Einchecken;
• Überschreitung der maximalen Anzahl der Arbeitsstunden;
• Nicheinhaltung der Pausenzeit;
• usw.

Einige Werkzeuge verfügen über ein Mitarbeiterportal, auf dem Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich erfassen können.

Werkzeuge zur Arbeitszeiterfassung und -verfolgung verarbeiten automatisch die Arbeitszeitblätter Ihrer Mitarbeiter und leiten sie an Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungstool oder Ihren Buchhalter weiter.

Was sind die Hauptfunktionen einer Software für Arbeitszeitverfolgung?

Die Funktionalitäten dieser Instrumente können wir chronologisch diskutieren: von der Erstellung von Mitarbeiterprofilen bis zum Personalmanagement.

Verwaltung der verschiedenen Mitarbeiterprofile

Im Tool hat jeder Mitarbeiter eine Datei mit Informationen über die "typische" Woche:

• Theoretische Start- und Endzeiten;
• Tägliche Pausenzeit.

Sie können Regeln für die Berechnung der Mitarbeiter- oder Kategoriearbeitszeit definieren:

• Eine Start- und Endzeit und ein automatischer Countdown der Essens- oder Pausenzeit.
• Systematische Erfassung jeder Arbeitsunterbrechung per Chip.
• Etc.

Solche Werkzeuge integrieren außerdem komplexe Arbeitsabläufe (2*8, 3*8) und Feiertage.

Überwachung der Mitarbeiterpräsenz

Wenn Sie über eine Arbeitszeituhr verfügen, synchronisiert sich die Anwesenheitssoftware mit Ihrer Zeituhr (Chip, Button oder einem anderen Steuergerät), Sie haben ein Dashboard, auf dem Sie in Echtzeit die anwesenden, abwesenden und verspäteten Personen einsehen können.

Die Arbeitszeitblätter werden automatisch bearbeitet und an Ihr Personalabrechnungstool gesendet. Das Tool berücksichtigt die verschiedenen Arten von Stunden: bezahlte Stunden, Überstunden, Abwesenheiten, Teilzeit, Modulation, Nachtstunden, Sonntags- und Feiertagszuschläge, etc.

Mit einigen Tools können Sie Ihre Mitarbeiter auch unterwegs geolokalisieren.

Wenn Ihr Anwesenheits-Tool über ein Mitarbeiterportal verfügt, können Ihre Mitarbeiter ihre wöchentliche Anwesenheitszeit online erfassen, verschiedenen Projekten zuordnen und Kommentare hinzufügen. Ein für jeden Mitarbeiter spezifisches Dashboard fasst die geleisteten und die verbleibenden Stunden zusammen und benachrichtigt sie, wenn sie mit der Erfassung ihrer Arbeitszeitblätter zu spät kommen. 

Wenn Ihr Tool kein HR-Portal hat, werden standardmäßig Stundenzettel generiert, die Sie manuell ändern können.

Ein Werkzeug für das Personalmanagement

Als Administrator verfügen Sie über einen grafischen Kalender, um die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit oder zeitversetzt anzuzeigen. 

Ein interaktives Dashboard zentralisiert alle Leistungsindikatoren, die sich auf die Anwesenheit von Personen beziehen:

• Anwesenheit, Abwesenheit, Verspätung von Einzelpersonen oder Teams;
• Bedürfnisse bestimmter Teams;
• Arbeitszeit-Anomalien: Verzögerung, Abwesenheit, Vergesslichkeit, etc.;
• Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Mit einem einzigen Klick können Sie benutzerdefinierte Analyseberichte erstellen, exportieren und freigeben:

• Auftragskalkulationsberichte zur Messung der Leistung einer Person pro Aufgabe;
• Projektberichte (erwartete Zeit vs. tatsächliche Zeit), um die an Ihre Kunden gesendete Rechnung zu begründen.

Diese Instrumente entsprechen dem Arbeitsgesetz. Sie werden benachrichtigt, wenn ein Mitarbeiter oder ein Personalleiter gegen gesetzliche Verpflichtungen verstößt (sofern im Tool nicht anders angegeben):

• Tägliche Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden;
• Pause nicht eingehalten;
• usw.

Vereinfachung administrativer Aufgaben des Personalwesens

Personalmanagement-Tools sind oft in den Softwarepaketen für das Personalwesen enthalten. Einige Anbieter bieten jedoch offene, unabhängige Lösungen an, die mit Ihrem HRIS interoperabel sind:

• Mit Ihrem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement-Tool, um Abweichungen zu vermeiden oder Abwesenheiten als Urlaub zu erfassen;
• Mit dem Zeitmanagement-Tool zur Synchronisation der Software mit der Mitarbeiterplanung;
• Mit Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnunssoftware zur Automatisierung der Abrechnung von Arbeitszeitblättern und der Erstellung von Gehaltsabrechnungen.

Wer nutzt Software zur Verfolgung von Arbeitszeiten?

Diese HR-Softwarepakete sind stellenübergreifend: 

• Mitarbeiter erfassen oder speichern ihre Wochenarbeitszeit;
• Personalverantwortliche und Teamleiter überprüfen die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter;
• Human Resources Manager (HRDs) visualisieren Leistungsindikatoren und steuern die Mitarbeiter.

Solche Instrumente werden hauptsächlich in größeren Organisationen eingesetzt, die formale Kontroll- und Überwachungsverfahren einrichten müssen. Große Einzelhandelsunternehmen, Krankenhäuser oder Call-Center sind hierfür gute Beispiele.

Aber auch sehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können mit diesen Managementlösungen eine Rückverfolgbarkeit der für jedes Projekt aufgewendeten Zeit erreichen.

Warum eine Anwesenheitssoftware nutzen?

Tools zur Zeiterfassung verbessern Ihr Personalmanagement: Sie wissen in Echtzeit, wer anwesend ist, wer abwesend ist und wer zu spät kommt. Die Anwedungen haben jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

• Anwesenheits-, Abwesenheits- und Verspätungsverfolgung in Echtzeit;
• Überwachung des Projektfortschritts, Differenz zwischen Plan- und Ist-Zeit;
• Synergien mit anderen HRIS-Elementen: administrative Vereinfachung des zeitaufwändigen Personalmanagements;
• Rückverfolgbarkeit der Arbeitszeit im Falle einer Kontrolle durch das Arbeitsaufsichtsamt;
• Reduzieren Sie die Kosten für verlorene Minuten, manuelle Datenerfassung im Abrechnungstool, Eingabefehler usw.;
• Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter, die wissen, dass sie kontrolliert werden;
• Einhaltung der Gesetze.

Nachteile

• Die Verwendung einer Zeitschaltuhr zusätzlich zum Anwesenheits-Tool ist unerlässlich, um eine genaue und automatische Verfolgung zu erzielen.
• Zu strenge Präsenzregeln können von den Mitarbeitern als Quelle von Spannungen und Missverständnissen wahrgenommen werden.
• Ein Personalverantwortlicher kann durch übermäßige Benachrichtigungen bei nur geringen Abweichungen überfordert sein.