Anwesenheit: Software

Die Zeiterfassungs- oder Anwesenheitsnachverfolgungssoftware ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit zu wissen, welche Mitarbeiter anwesend, abwesend oder verspätet sind. Diese Personalmanagement-Tools automatisieren unter anderem die Bearbeitung der Arbeitszeitblätter Ihrer Mitarbeiter, gewährleisten die Rückverfolgbarkeit der Anwesenheit und die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen hinsichtlich der Tages- und Wochenarbeitszeit.

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Unsere Auswahl von 7 anwesenheit-Software

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Kostenpflichtige Version ab 3,50 € pro Monat

HR-Management-System für effizientes Personalmanagement. Automatisierte Workflows, Mitarbeiterdaten, Urlaubsplanung, Arbeitszeitmanagement und mehr.

Die Software bietet eine umfassende Personalmanagement-Lösung für Unternehmen jeder Größe. Durch die Automatisierung von Workflows und die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten können HR-Prozesse effizienter gestaltet werden. Die Urlaubsplanung und das Arbeitszeitmanagement werden vereinfacht und die Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Daten.

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Keine Einrichtungsgebühren

Einfache Konfiguration ohne langes Onboarding

Exzellenter und schneller Kundenservice

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Erfassen Sie Anwesenheitsdaten einfach und effizient mit unserer Software. Behalten Sie den Überblick über Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter.

Unsere Software ermöglicht es Ihnen, Berichte zu generieren und Daten zu exportieren, um sie in anderen Systemen zu verwenden. Sie können auch automatische Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Sie immer über Abwesenheiten informiert sind.

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Verfolgen Sie problemlos die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter mit dieser SaaS-Software. Behalten Sie Überblick über Urlaubsanträge, Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

Mit dieser Software können Sie Abwesenheiten und Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen, automatische Erinnerungen einrichten und Berichte erstellen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Verwaltungsaufwand.

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Verfolgen Sie problemlos die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Planen Sie ihre Arbeitszeit und Urlaube im Voraus.

Mit der Software können Sie Abwesenheiten und Arbeitszeiten verwalten, Urlaubsanträge genehmigen, und Berichte generieren. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Planung und die Integration mit anderen Tools ist möglich.

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Kostenpflichtige Version ab 1,80 € pro Monat

HR Management System to streamline personnel management. Shift planning, vacation management, and time tracking in one tool.

Staffomatic by EASYPEP allows for efficient HR management. The software simplifies shift planning, vacation management, and time tracking, all while increasing employee satisfaction.

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Einfach

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Verfolgen Sie die Anwesenheit Ihrer Schüler einfach und effizient. Behalten Sie den Überblick über Anwesenheitsstatistiken und benutzerdefinierte Berichte.

Edusign ermöglicht es Ihnen, Anwesenheitsinformationen in Echtzeit zu erfassen und zu verfolgen. Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um die Anwesenheitsdaten in Ihrem Klassenzimmer zu analysieren und zu verwalten.

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Unterzeichnung in 3 Sekunden

Automatisierung der Verwaltung von Anwesenheitslisten

Zeit- und Kostenersparnis durch schnelles Scannen per QR-Code

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Verfolgen Sie die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter mit unserer Software. Automatisierte Berichterstellung und Integration mit HR-Systemen.

Unsere Software bietet eine einfache Methode zur Verfolgung der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter. Sie können automatisierte Berichte erstellen und die Software in Ihr vorhandenes HR-System integrieren. Sparen Sie Zeit und verbessern Sie die Effizienz Ihrer Personalabteilung.

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Anwesenheit Software: Ratgeber

Was ist eine Anwesenheitssoftware?

Definition

Die Software für Zeiterfassung oder Anwesenheitsverfolgung ist eine professionelle Lösung, die die Kontrolle und Überwachung der Anwesenheit und Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter (nach Person, Standort, Abteilung usw.) ermöglicht.

Sie können die Arbeitszeitblätter Ihrer Mitarbeiter jederzeit vor Ort und zu Hause einsehen. 

  • Anwesende, abwesende oder verspätete Mitarbeiter;
  • Verfügbare und beschäftigte Mitarbeiter.

Wie funktioniert Software für Anwesenheitsverfolgung?

Synchronisiert mit Ihrer Zeituhr stellt Ihnen diese HR-Software Daten über die Ankunft, Abfahrt und Pause Ihrer Teams bereit:

  • RFID-Anwesenheitscheck mit einem Chip auf einer Stechuhr;
  • Biometrischer Anwesenheitscheck;
  • Computer-Anwesenheitscheck: IP oder manuell;
  • Anwesenheitscheck per Smartphone oder Tablet über eine mobile Anwendung;
  • usw.

Jeder Mitarbeiter wird durch ein Arbeitsblatt identifiziert, das die Informationen seines Arbeitsvertrags (Arbeitszeiten, etc.) zentralisiert und mit den Daten Ihrer Arbeitszeituhr ergänzt. 

Sie haben ein Administratorkonto, um die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu sehen und Anomalien zu verwalten:

  • Unregelmäßiges Einchecken;
  • Arbeitszeiten außerhalb der geplanten Stunden;
  • Fehlendes Einchecken;
  • Überschreitung der maximalen Anzahl der Arbeitsstunden;
  • Nicheinhaltung der Pausenzeit;
  • usw.

Einige Werkzeuge verfügen über ein Mitarbeiterportal, auf dem Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich erfassen können.

Werkzeuge zur Arbeitszeiterfassung und -verfolgung verarbeiten automatisch die Arbeitszeitblätter Ihrer Mitarbeiter und leiten sie an Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungstool oder Ihren Buchhalter weiter.

Was sind die Hauptfunktionen einer Software für Arbeitszeitverfolgung?

Die Funktionalitäten dieser Instrumente können wir chronologisch diskutieren: von der Erstellung von Mitarbeiterprofilen bis zum Personalmanagement.

Verwaltung der verschiedenen Mitarbeiterprofile

Im Tool hat jeder Mitarbeiter eine Datei mit Informationen über die "typische" Woche:

  • Theoretische Start- und Endzeiten;
  • Tägliche Pausenzeit.

Sie können Regeln für die Berechnung der Mitarbeiter- oder Kategoriearbeitszeit definieren:

  • Eine Start- und Endzeit und ein automatischer Countdown der Essens- oder Pausenzeit.
  • Systematische Erfassung jeder Arbeitsunterbrechung per Chip.
  • Etc.

Solche Werkzeuge integrieren außerdem komplexe Arbeitsabläufe (2*8, 3*8) und Feiertage.

Überwachung der Mitarbeiterpräsenz

Wenn Sie über eine Arbeitszeituhr verfügen, synchronisiert sich die Anwesenheitssoftware mit Ihrer Zeituhr (Chip, Button oder einem anderen Steuergerät), Sie haben ein Dashboard, auf dem Sie in Echtzeit die anwesenden, abwesenden und verspäteten Personen einsehen können.

Die Arbeitszeitblätter werden automatisch bearbeitet und an Ihr Personalabrechnungstool gesendet. Das Tool berücksichtigt die verschiedenen Arten von Stunden: bezahlte Stunden, Überstunden, Abwesenheiten, Teilzeit, Modulation, Nachtstunden, Sonntags- und Feiertagszuschläge, etc.

Mit einigen Tools können Sie Ihre Mitarbeiter auch unterwegs geolokalisieren.

Wenn Ihr Anwesenheits-Tool über ein Mitarbeiterportal verfügt, können Ihre Mitarbeiter ihre wöchentliche Anwesenheitszeit online erfassen, verschiedenen Projekten zuordnen und Kommentare hinzufügen. Ein für jeden Mitarbeiter spezifisches Dashboard fasst die geleisteten und die verbleibenden Stunden zusammen und benachrichtigt sie, wenn sie mit der Erfassung ihrer Arbeitszeitblätter zu spät kommen. 

Wenn Ihr Tool kein HR-Portal hat, werden standardmäßig Stundenzettel generiert, die Sie manuell ändern können.

Ein Werkzeug für das Personalmanagement

Als Administrator verfügen Sie über einen grafischen Kalender, um die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit oder zeitversetzt anzuzeigen. 

Ein interaktives Dashboard zentralisiert alle Leistungsindikatoren, die sich auf die Anwesenheit von Personen beziehen:

  • Anwesenheit, Abwesenheit, Verspätung von Einzelpersonen oder Teams;
  • Bedürfnisse bestimmter Teams;
  • Arbeitszeit-Anomalien: Verzögerung, Abwesenheit, Vergesslichkeit, etc.;
  • Verfügbarkeit der Mitarbeiter.

Mit einem einzigen Klick können Sie benutzerdefinierte Analyseberichte erstellen, exportieren und freigeben:

  • Auftragskalkulationsberichte zur Messung der Leistung einer Person pro Aufgabe;
  • Projektberichte (erwartete Zeit vs. tatsächliche Zeit), um die an Ihre Kunden gesendete Rechnung zu begründen.

Diese Instrumente entsprechen dem Arbeitsgesetz. Sie werden benachrichtigt, wenn ein Mitarbeiter oder ein Personalleiter gegen gesetzliche Verpflichtungen verstößt (sofern im Tool nicht anders angegeben):

  • Tägliche Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden;
  • Pause nicht eingehalten;
  • usw.

Vereinfachung administrativer Aufgaben des Personalwesens

Personalmanagement-Tools sind oft in den Softwarepaketen für das Personalwesen enthalten. Einige Anbieter bieten jedoch offene, unabhängige Lösungen an, die mit Ihrem HRIS interoperabel sind:

  • Mit Ihrem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement-Tool, um Abweichungen zu vermeiden oder Abwesenheiten als Urlaub zu erfassen;
  • Mit dem Zeitmanagement-Tool zur Synchronisation der Software mit der Mitarbeiterplanung;
  • Mit Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnunssoftware zur Automatisierung der Abrechnung von Arbeitszeitblättern und der Erstellung von Gehaltsabrechnungen.

Wer nutzt Software zur Verfolgung von Arbeitszeiten?

Diese HR-Softwarepakete sind stellenübergreifend

  • Mitarbeiter erfassen oder speichern ihre Wochenarbeitszeit;
  • Personalverantwortliche und Teamleiter überprüfen die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter;
  • Human Resources Manager (HRDs) visualisieren Leistungsindikatoren und steuern die Mitarbeiter.

Solche Instrumente werden hauptsächlich in größeren Organisationen eingesetzt, die formale Kontroll- und Überwachungsverfahren einrichten müssen. Große Einzelhandelsunternehmen, Krankenhäuser oder Call-Center sind hierfür gute Beispiele.

Aber auch sehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können mit diesen Managementlösungen eine Rückverfolgbarkeit der für jedes Projekt aufgewendeten Zeit erreichen.

Warum eine Anwesenheitssoftware nutzen?

Tools zur Zeiterfassung verbessern Ihr Personalmanagement: Sie wissen in Echtzeit, wer anwesend ist, wer abwesend ist und wer zu spät kommt. Die Anwedungen haben jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

  • Anwesenheits-, Abwesenheits- und Verspätungsverfolgung in Echtzeit;
  • Überwachung des Projektfortschritts, Differenz zwischen Plan- und Ist-Zeit;
  • Synergien mit anderen HRIS-Elementen: administrative Vereinfachung des zeitaufwändigen Personalmanagements;
  • Rückverfolgbarkeit der Arbeitszeit im Falle einer Kontrolle durch das Arbeitsaufsichtsamt;
  • Reduzieren Sie die Kosten für verlorene Minuten, manuelle Datenerfassung im Abrechnungstool, Eingabefehler usw.;
  • Erhöhte Produktivität der Mitarbeiter, die wissen, dass sie kontrolliert werden;
  • Einhaltung der Gesetze.

Nachteile

  • Die Verwendung einer Zeitschaltuhr zusätzlich zum Anwesenheits-Tool ist unerlässlich, um eine genaue und automatische Verfolgung zu erzielen.
  • Zu strenge Präsenzregeln können von den Mitarbeitern als Quelle von Spannungen und Missverständnissen wahrgenommen werden.
  • Ein Personalverantwortlicher kann durch übermäßige Benachrichtigungen bei nur geringen Abweichungen überfordert sein.

Anwesenheit Software: FAQ

Anwesenheitsverfolgungssoftware arbeitet, indem sie Daten von verschiedenen Quellen wie biometrischen Scannern oder Zeiterfassungskarten sammelt und verarbeitet, um präzise Aufzeichnungen der Anwesenheit von Mitarbeitern zu erstellen. Die Software kann auch auf mobilen Geräten verwendet werden, um Remote-Mitarbeiter zu verfolgen.

Bei der Auswahl einer Anwesenheitsverfolgungssoftware sollten Sie auf Funktionen wie benutzerfreundliche Schnittstellen, Integration mit anderen Systemen, Berichterstellung und automatische Berechnung von Urlaubstagen achten. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die Software mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens kompatibel ist.

Eine Anwesenheitsverfolgungssoftware kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit von Mitarbeitern führt und es Ihnen ermöglicht, Abwesenheiten und Verzögerungen zu minimieren. Es kann auch zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität beitragen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen erleichtern.

Es gibt viele Anbieter von Anwesenheitsverfolgungssoftware auf dem Markt, darunter TimeTac, Time-Attend und Zoho People. Die beste Option hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Art der Arbeit, die Ihre Mitarbeiter ausführen, und der Integration mit anderen Systemen.

Es gibt verschiedene kostenlose Anwesenheitsverfolgungssoftware-Optionen auf dem Markt, darunter Clockify, Toggl und Hubstaff. Diese Optionen bieten zwar möglicherweise nicht alle Funktionen der kostenpflichtigen Alternativen, können jedoch für kleinere Unternehmen oder Startups eine gute Option sein.