HR Management System Software: Ratgeber
Was ist eine HR-Management Software?
Definition
Ein Informationssystem für das HR-Management, auch Human-Resources-Management-System (HRMS) genannt, ist eine Software für die Verwaltung sämtlicher Prozesse der Personalabteilung in Ihrem Unternehmen. Sie umfasst unter anderem Tools für das Recruitment, die Weiterbildung, die Lohnabrechnung oder das Management der Verwaltung.
Anbieter von Personalmanagement-Software wie Personio, Persis, Rexx oder BITE ermöglichen eine Verwaltung des Workforce Management, indem sie die Automatisierung der damit verbundenen Prozesse ermöglichen. All dies geschieht unter der Berücksichtigung aller geltenden rechtlichen Bestimmungen.
Wie funktioniert eine HR-Software?
Ein Software as a Service (SaaS) Personalmanagement-System bietet vielseitige Tools, deren Funktionsumfang je nach Anbieter variiert:
- Management von Verwaltungsaufgaben: Urlaubsanfragen, Lohnbuchhaltung, Spesenabrechnung, Zeitplanung, Arbeitsberichte etc.
- Karrieremanagement: Personaldossiers, Aktualisierung der Personalinformationen, interne Versetzungen, Leistungsmanagement, Weiterbildungsanträge etc.
- Verwaltung interner Prozesse: Vermerke, jährliche Personalgespräche, interne Richtlinien etc.
Weitere Anforderungen, die präziser auf spezielle Anforderungen von Unternehmen eingehen, finden sich in der Form von Modulen, die sich in ein HR-System integrieren lassen:
- Management von Stellenausschreibungen, Einstellungen und Karrieren,
- Spesenabrechnung,
- Ressourcenplanung und Verwaltung von Aktivitäten,
- Abwesenheitsmanagement.
Welche Hauptfunktionen hat eine HR-Software?
Management der Personalverwaltung
Ein HR-Management System funktioniert wie eine CRM-Anwendung, die auf den Personalbereich angewandt wird. Sie verfügt über zahlreiche Funktionen.
Ihnen steht eine Personalkartei zur Verfügung, die alle Informationen über Mitarbeiter papierlos zentralisiert und zusammenfasst. Lebensläufe, Posten oder Kompetenzen können in dieser digitalen Personalakte eingetragen und jederzeit aktualisiert werden.
Hinzu kommt das Dokumentenmanagement oder ein elektronischer Tresor, um auf Verträge oder Lohnzettel Ihrer Mitarbeiter zuzugreifen.
Mit diesen Sofwaretools können sie außerdem die Arbeitszeit für bestimmte Aufträge und die Einsatzplanung Ihrer Kollegen managen:
- Vorgefertigte Stundenzettel berücksichtigen Werktage und Feiertage, um so die Arbeitszeit einfach und schnell und einfach zu berechnen.
- Das Gehaltsabrechnungssystem übernimmt die Lohnverarbeitung und das Vergütungsmanagement.
- Die individuelle Planung oder die Teamplanung können leicht eingetragen und an alle Beteiligten versendet werden.
- Das Aktivitäten-Zeitmanagement (Aufgabe, Projekt, Mission, intern oder extern) kann durch eine HR-Lösung gewährleistet werden.
Mit dieser digitalen Lösung vereinfachen Sie außerdem die Bearbeitung von Fehltagen, Abwesenheiten, Krankschreibungen und Urlaubsanträgen. Jeder Angestellte erhält Zugang zu einem Self-Service-Portal, auf dem er seine Stundenzettel einsehen und Anträge übermitteln kann. Letztere werden automatisch versendet und können anschließend von einem Personalmanager bearbeitet werden. Eine akzeptierte Anfrage wird dem Antragsteller automatisch angezeigt und in der Arbeitsplanung berücksichtigt.
Spesenabrechnung
Eine HR-Software bietet den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, Ihre Spesen einzutragen (Verpflegungs- und Reisekosten). Dies kann entweder von Hand oder indem Sie ein Foto der Rechnung und Belege hochladen, erfolgen. Letzteres wird durch die Verwendung der OCR-Technologie auf einer mobilen App ermöglicht.
Die Erstattungsanträge werden automatisch an die Personalabteilung übermittelt. Ein angenommener Antrag löst automatisch die Rückerstattung der entstandenen Kosten aus.
Recruiting und Bewerbermanagement
Im Bereich E-Recruitment integriert Personal-Software ein Bewerber-Tracking-System und erleichtert das Sourcing auf Social Media wie LinkedIn oder in einer Lebenslaufdatenbank. Mit Bewerbermanagement Software können Sie potenzielle neue Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien filtern (Kenntnisse und Kompetenzen) und erhalten eine sortierte Auswahl der passendsten Bewerber.
Wird ein Kandidat ausgewählt, bietet die Software die:
- Automatische Benachrichtigung über ein Bewerbungsgespräch sowie die
- Vorbereitung des Gesprächs: Erstellen Sie neue Fragebögen oder wählen Sie passende Fragen aus.
Beschäftigungs- und Kompetenzplanung
Nach dem Bewerberverfolgung ermöglicht die Personalmanagement-Software die Verwaltung der Kompetenzen Ihrer Belegschaft:
- Definition der Aufgaben des Postens und Fertigkeiten des Angestellten,
- Evaluation des Humankapitals und Identifikation von Bedarf,
- Planung und Verwaltung der Personalfortbildung.
In der Beschäftigungs- und Kompetenzplanung ist auch das Talent-Management inbegriffen. Es ermöglicht zum Beispiel die Erstellung individueller Evaluierungsgespräche und die Ausarbeitung von Karriereplänen.
Personalplanung
Ein Dashboard ermöglicht Ihnen eine globale Übersicht über eine Reihe von Performance-Indikatoren, die wichtig für den Personal-Bereich sind:
- Soziale Bilanz und Personalentwicklung: Recruitment, Mitarbeiterzahl, Art der Beschäftigung (befristet oder unbefristet);
- Anzahl der Fehltage und ihre langfristige Entwicklung;
- Reporting der Mitarbeiterzufriedenheit;
- Evaluierung des individuellen Potenzials und der Leistung der Mitarbeiter sowie die Identifikation von Schlüsselpersonen und Talenten.
Von Ihrem Interface aus können Sie automatische Berichte erstellen, die Ihnen helfen, die Kosten für ein bestimmtes Projekt zu visualisieren und zu rechtfertigen. Sie können ausgehend vom Modul für die Zeiterfassung auch Reportings über die aufgewendete Arbeitszeit erstellen.
Wer benutzt eine Software für das Personalwesen?
Früher oft für HR Abteilungen großer Unternehmen gedacht, passt sich HR-Software heutzutage auch an die Bedürfnisse und Anforderungen HR Manager kleine und mittelständische Unternehmen an, die durch ihren Einsatz Zeit gewinnen und ihre Produktivität im Mitarbeitermanagement steigern.
Die Internationalisierung ist ein entscheidender Aspekt in der Unternehmensentwicklung, der ebenfalls mit einer Human Ressources Software angegangen werden kann. Recruiting-Projekte und Personalmanagement können der Kultur und der Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes angepasst werden.
Warum sollte man eine HR-Software benutzen?
HRM-Systeme ermöglichen es, Management und Personalsteuerung im Unternehmen zu rationalisieren. Natürlich haben sie jedoch auch einige Schwächen.
Vorteile
- Alle personenbezogenen Daten werden in einem Programm zentralisiert, so dass es weniger Fehler aufgrund von mehrmaliger Dateneingaben gibt.
- Kompatibilität mit Modulen, die zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und so die Zeit freihalten, um sich auch die strategische Personalsteuerung zu konzentrieren.
- Manager wie Mitarbeiter profitieren von der Zeitersparnis.
- Relevante Daten werden automatisch in der Cloud gesichert.
- Die Software beachtet rechtliche Vorschriften und internationale Regeln des Personalmanagements.
- API ermöglicht es, eine Buchhaltungs- oder Lohnsoftware zu integrieren, um die Arbeitnehmervergütung zu automatisieren.
Nachteile
- Externalisierung von sensiblen Unternehmensdaten an Dritte.
- Risiko, bestimmte strategische Informationen für alle User sichtbar zu machen.
- Webbasierte Tools sind zwar konfigurierbar, können in Bezug auf die unternehmensspezifischen HR-Prozesse aber zu unflexibel sein.
Um alles über die Automatisierung im Bereich Personalmanagement zu erfahren, entdecken Sie unsere Tutorials und Guides.
HR-Software Vergleich
Es gibt eine große Anzahl von HR Software Anbietern auf dem Markt. Unser Vergleich hilft Ihnen, die passende HR Software-Lösung für Ihren Bedarf zu finden, egal ob als Cloud Software oder On Premise. Hier sind drei Beispiele für HR Software.
KiwiHR hat eine HR Software entwickelt, die speziell an KMU angepasst ist. Die moderne HR Software unterstützt KMU dabei, ihr Personalwesen effizienter zu gestalten.
Recruitee ist eine intuitiv zu bedienende Rekrutierungssoftware. Sie hilft Ihrem Unternehmen, Bewerber zu managen, Prozesse zu automatisieren und die besten Talente zu rekrutieren.
Personio ist eine komplette Personalverwaltungssoftware, die sich dank ihres modularen Aufbaus genau an Ihre Bedürfnisse anpasst. Von Stellenausschreibungen über Talent Pools bis hin zu Lohn- und Gehaltsmanagement, steht Ihnen Personio in allen Situationen zur Seite.
