Terminplanung: Software

Terminplanung Software: Ratgeber

Unser Guide zum Thema Online-Terminplaner

Verwenden Sie eine Tabellen-Software, um Ihre Termine zu erstellen, und eine Agenda, um Ihre Termine aufzuzeichnen? Erleichtern Sie sich den Alltag durch die Wahl einer professionellen Terminplaner-Software! 

Was ist eine Terminplanungssoftware?

Ein gemeinsamer Terminplaner ist besonders komplett und bietet Ihnen eine präzise Übersicht über Ihre kollaborativen Projekte. Es ist nicht einfach, alle Informationen zu berücksichtigen, um ein gutes Personalmanagement, aber auch eine angemessene Verteilung der Arbeitsbelastung zu gewährleisten. 

Mit der Entscheidung für einen Online-Terminplaner haben Sie permanenten Zugriff auf Ihre Agenda sowie - dank einer langfristigen Planungsfunktion - auch auf eine echte Projektmanagement-Software. Die Daten werden zentralisiert und mit den gewünschten Mitarbeitern geteilt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu planen, um Ihre Teams über Änderungen an den Zeitplänen des jeweils anderen auf dem Laufenden zu halten. 

Welche Funktionen sollte Ihr Online-Terminplaner haben? 

Sie werden von den umfangreichen Funktionen einer Terminplanungssoftware begeistert sein. Versuchen Sie, die Softwarelösung zu wählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Es ist auch nicht notwendig, einen Terminplaner zu wählen, der zu komplizierte oder für Sie überflüssige Funktionen integriert. Überprüfen Sie daher, ob er die folgenden Funktionen hat:

• Drag and Drop: Mit wenigen Klicks erstellen Sie einen Zeitplan mit den entsprechenden Aufgaben und Beteiligten. 
• Eine konfigurierbare Schnittstelle: Die Software muss sich an Ihre Bedürfnisse anpassen und einfach zu bedienen sein. Intuitiv wird sie zu einem unverzichtbaren Managementinstrument. 
• Anpassbare Kalender und Formulare.
• Die Anwendung von Filtern und verschiedenen Ansichten zur Erleichterung der Suche (wöchentlich, täglich, monatlich oder nach Material- oder Personalfiltern).
• Periodizität: Wiederkehrende Aufgaben müssen durch die Automatisierung einer Liste von Aufgaben und deren Informationen nicht mehr manuell erstellt werden. 
• Transparenz über den Zeitaufwand Ihrer Mitarbeiter, aber auch die schnelle Umsetzung des Arbeitsplanes für eine präzise Projektverfolgung. 
• Warnungen und Benachrichtigungen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, ohne auf eine Bestätigung einer Änderung des Zeitplans zu warten.
• Import und Export: Ihre Pläne müssen ausgedruckt, per E-Mail übertragen oder unter anderen Managementlösungen oder Office Automation Suiten verwendet werden können. 
• Barrierefreiheit auf verschiedenen Medien: Von Ihrem PC, Mac oder Smartphone aus. Sie können Ihren Terminplaner überall einsetzen. 
• Aufgabenhistorie: Wer hat welche Aufgabe angelegt? Wer hat die Änderungen vorgenommen und zu welchem Zeitpunkt? Diese Funktionen können vor allem dann sehr interessant sein, wenn viele von Ihnen im Planungsmanagement arbeiten. 
• Maßgeschneiderte Zusammenfassungen und Berichte: Visualisieren Sie die Rentabilität Ihrer Teams und bewerten Sie das Risikomanagement am besten, indem Sie schnell reagieren. 

Und was sind die Vorteile eines gemeinsamen Terminplaners für Ihr Unternehmen? 

Projektmanagement- und Zeitplanungssoftware ist für Unternehmen, die viele Aufgaben bewältigen oder große Teams haben (Vertriebsmanagement, Projektmanagement....), fast unerlässlich. Hier sind einige der Vorteile von Online-Terminplanern und Aufgabenmanagern:

• Eine deutliche Zeitersparnis: Sie sehen sofort alle gewünschten Zeitpläne.
• Gutes Ressourcenmanagement, aber auch von Fähigkeiten: Sie wissen, welche Geräte oder Materialien wofür eingesetzt werden, welcher Mitarbeiter zur Verfügung steht oder welche Aufgabe die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter auf sich zieht. 
• Eine Prognose für die kommenden Wochen oder Monate, um die besten Entscheidungen und die relevantesten Maßnahmen treffen zu können. 
• Gutes Produktionsmanagement mit einer langfristigen Vision. 
• Erhöhte Mobilität ermöglicht auch die Terminerstellung von unterwegs aus.
• Ein Management-Tool, das an die geschäftlichen Rahmenbedingungen angepasst und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechend konfiguriert werden kann.
• Erleichterte Kommunikation mit Ihren Partnern und Mitarbeitern während der Zusammenarbeit an Projekten.
• Eine perfekte Organisation Ihres Zeitplans, um jeden Tag Zeit zu sparen und unnötige Aufgaben sowie Zeitfresser zu vermeiden. 
• Eine echte Steigerung der Produktivität im Alltag.
• Reduzierung von Unternehmensfehlern durch Echtzeittransparenz und automatische Updates.
• Einfaches Management von Nichtverfügbarkeiten, Urlaubsverteilung oder schneller Reaktion auf krankheitsbedingte Abwesenheit.

Kostenlose oder kostenpflichtige Terminplaner? 

Natürlich neigen wir dazu, zu glauben, dass kostenlose Terminplaner ausreichen und dass es nicht notwendig ist, in gute Projektmanagement-Tools zu investieren. Dennoch ist zu beachten, dass die meisten der kostenlosen Planungstools in ihrem Funktionsumfang recht eingeschränkt sind.

Softwareentwickler stellen Ihnen kostenlose Versionen der Planungstools zur Verfügung, bieten aber auch fortgeschrittenere Versionen gegen Gebühr an. Diese können Ihnen wirklich Komfort im Alltag bieten und Ihre Entscheidungen erleichtern. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, ob Sie sich für eine erweiterte Version einer Terminplanungs-Software entscheiden oder nicht. Für den Test von Softwarelösungen gibt es kostenlose Testversionen. Zögern Sie nicht, sie zu testen!