Scrum Board: Überwachen Sie Ihren Projektfortschritt!

von Virginia Fabris, am 30.03.21
Scrum Board

Die Planung und Organisation eines Projekts ist in der Unternehmensführung von zentraler Bedeutung. Der Planungsprozess kann jedoch etwas kompliziert sein, obwohl er für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens unerlässlich ist.

Es ist daher besonders nützlich zu wissen, wie man Werkzeuge und Techniken beherrschen kann, die eine gute Projektplanung ermöglichen und die erlauben, die verschiedenen Phasen der Projekte unter Kontrolle zu halten.

Unabhängig von seiner Größe lässt sich jedes Projekt in kleinere Einheiten unterteilen, die eine effiziente Projektentwicklung und eine feinere Nacharbeit vom Team ermöglichen. Doch wie lässt sich diese Aufteilung so realisieren, dass sie für das gesamte Team sichtbar und abrufbar ist?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen ein nützliches Instrument vor, mit dem Sie Ihnen ein effizientes Projektmanagement sicherstellen können: das Scrum Board.

Bevor wir uns diesem Konzept nähern, ist jedoch eine kleine Einführung notwendig.

Was ist Scrum?

Um besser zu verstehen, was ein Scrum Board ist, müssen wir zuerst seinen Anwendungshintergrund erklären. Das Scrum Board wird nämlich innerhalb des Scrum Kontextes benutzt… Aber was ist Scrum?

Scrum ist eine agile Methodik, die es erlaubt, Projekte iterativ zu entwickeln. Durch diese agile Methode ist es möglich, Zeit für die Planung, den Sprint und viele andere Aktivitäten zu sparen, um sich besser auf die Produktentwicklung konzentrieren zu können.

Durch das Scrum-Framework kann man, das Projekt in viele Arbeitsblöcke, sogenannte Sprints, aufzuteilen, um eine funktionalere Herangehensweise an die Projektrealisierung zu ermöglichen.

Scrum besteht aus einer Reihe von:

In diesem Artikel werden wir uns insbesondere auf Sprint und Backlog beziehen. Lassen Sie uns diese Konzepte spezifizieren.

Ein Sprint ist ein Zeitraum, der typischerweise zwischen einer und vier Wochen liegt. Während dieser Zeit muss das Team einem Kunden ein Projektinkrement präsentieren. Das Backlog hingegen ist eine Liste mit allen Aufgaben, die innerhalb des Sprints erledigt werden müssen.

Scrum ist also eine Methode, die agilen Teams hilft, komplexe Projekte zu managen und ein Inkrement des Produkts zu realisieren.

Aber was ist der Zweck des Scrum Boards innerhalb des Scrum Frameworks?

Das Scrum Board ermöglicht die Visualisierung dessen, was während des durch die Scrum Methode realisierten Entwicklungszyklus passiert.

Sehen wir uns dieses Konzept einmal im Detail an.

Was ist ein Scrum Board?

Ins Deutsche als Scrum Aufgabentafel übersetzbar, ist das Scrum Board, oder Scrum Taskboard, eine visuelle Darstellung der Arbeit, die ein Scrum-Team zu erledigen hat. Das Scrum Board ist auch anderweitig definierbar, als eine visuelle Anzeige, die den Fortschritt eines Projekts durch einen physischen Träger oder eine virtuelle Unterstützung verfolgt.

Das Scrum Board besteht praktisch aus einem physischen bzw. virtuellen Whiteboard, auf dem der Fortschritt des Sprints von der Entstehung bis zum Abschluss notiert wird. Es sollte als Hilfsmittel dienen, um den aktuellen Stand des Sprints sichtbar zu machen.

Was für ein Ziel verfolgt das Scrum Board?

Der Zweck des Scrum Boards ist es, die Organisation von Projekten und deren Management in den Bereichen Softwareentwicklung, Marketing, Business, HR usw. zu vereinfachen.

In der Tat ist durch das Scrum Board möglich, die verschiedenen Aufgaben der Arbeitsgruppe zu isolieren und zu organisieren, sowie jede Aufgabe durch ihren Lebenszyklus genau zu überwachen.

Wie ist ein Scrum Board organisiert?

Das Scrum Board ist in eine Tafel, die konkret durch einen Aufbau in Spalten realisiert wird. Jede Spalte entspricht einer Kategorie, die den Fortschritt eines Projekts über einen bestimmten Zeitraum (Sprint) widerspiegelt.

In seiner einfachsten Form zeigt ein Scrum Board in jeder Spalte bzw. Kategorie eine Liste der Aufgaben (Backlog). Diese zu erledigenden Aufgaben werden auf Post-it-Zettel, die „User Stories“ genannt werden, geschrieben und an der Tafel geklebt.

Die typische Unterteilung der Spalten bzw. Kategorien eines Scrum Boards sieht folgendermaßen aus:

  • User Stories bzw. Backlog: Dieser Bereich zeigt die Liste aller User Stories, das heißt aller Aufgaben, im Backlog des aktuellen Sprints.
  • To do: In dieser Spalte werden die Aufgaben angezeigt, die noch nicht gestartet wurden.
  • Work in Progress (WIP): Diese Kategorie zeigt Aufgaben an, die gerade ausgeführt bzw. überarbeitet werden.
  • Done: entspricht in der Regel der letzten Spalte auf der rechten Seite. Hier sind die erledigten Aufgaben zu sehen.

Neben diesen grundsätzlichen Kategorisierungen kann das Scrum Board jedoch durch die Verwendung zusätzlicher Kategorien weiter unterteilt werden. Es können zum Beispiel die folgenden eingefügt werden:

  • Not started;
  • Specified;
  • Verify, usw.

☝Unabhängig von der Anzahl und der Natur der gewählten Kategorisierungen ist es immer notwendig, die Spalte dem „Done“ zu widmen. Dies zeigt in der Tat den Abschluss jedes Ziels an und ist erforderlich, um den Übergang zum nächsten Sprint zu ermöglichen.

Zusammenfassend

Grafisch stellt ein Scrum Board zunächst alle Aufgaben, die auszuführen sind, in der Spalte ganz links dar. Wenn das Scrum-Team in seiner Arbeit fortschreitet, werden die Aufgaben also nach und nach von links nach rechts verschoben. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, werden alle durchgeführten Aufgaben in der Spalte ganz rechts angezeigt.

So kann ein Scrum Board in der Mitte eines Sprints aussehen:

Scrum Board

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Nach Abschluss eines Sprints muss der Scrum Master eine Sprint Retrospective durchführen. Die Sprint-Retrospektive ist eine Sitzung, in der der Gesamtfortschritt bewertet wird. Sie hat den Zweck, die Angemessenheit der erzielten Ergebnisse zu testen.

In diesem Zusammenhang ist das Scrum Board sehr nützlich, um ein unmittelbares Feedback über den Status des Projekts zu erhalten. Tatsächlich ist ein Sprint dann erfolgreich, wenn jede User Story in der Tabelle ganz rechts (done) des Task Boards platziert ist.

Scrum Board: Beispiele

Eine grundlegende Unterscheidung zwischen den Scrum Boards ist die folgende: Scrum Boards auf physischem Träger und Scrum Boards auf virtueller Unterstützung.

Scrum Boards auf physischem Träger

Die Scrum Boards auf physischem Träger waren die ersten, die im Projektmanagement eingesetzt wurden. Am Anfang waren sehr improvisiert und rudimentär und werden sie immer noch oft auf einem Whiteboard erstellt.

Diese Art von Scrum Board funktioniert am besten für kleinere oder lokale Teams. Im letzteren Fall verursacht nämlich die manuelle Durchführung von Updates keinen wesentlichen Zeitverlust.

Der Vorteil von physischen Scrum Boards ist, dass sie eine Frontalkommunikation ermöglichen. Dies kann zum Teambuilding und zur Stärkung der Team-Verantwortlichkeit beitragen.

So könnte ein Scrum Board mit physischer Unterstützung während eines Sprints aussehen:

Scrum Board

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Scrum Boards auf virtueller Unterstützung

Wenn Sie es bevorzugen, gibt es eine Alternative zum physischen Scrum Board: das Scrum Board auf virtueller Unterstützung oder Online-Scrum-Board. Diese letzte Möglichkeit bietet mehrere Vorteile, wie zum Beispiel einen höheren Anpassungsgrad, Live-Updates und größere Flexibilität.

Diese Art von Scrum Board ist tendenziell besonders vorteilhaft für schnell arbeitende Teams, die vor allem in der Softwareerstellung und Softwaretechnologie tätig sind. Dieses Board ist auch vorzuziehen, wenn Remote-Team-Members anwesend sind oder wenn externe Stakeholder den Fortschritt des Projekts persönlich überwachen möchten.

Das Online-Scrum-Board hat zusätzliche Funktionen im Vergleich zum physischen Scrum Board. Dazu gehören: die Möglichkeit, automatische Erinnerungen hinzuzufügen, die Archivierung von Dokumenten, ein hoher Grad an Anpassung, die Fernüberwachung des Arbeitsfortschritts, Freigabeeinstellungen, Änderungshistorie.

Vorteile des Scrum Boards

Das Scrum Board ist ein zugängliches, benutzerfreundliches und hochdynamisches Instrument. Seine Anwendung in einem Projektmanagement-Kontext kann von großem Vorteil sein.

Unter anderem bietet ein Scrum Board eine besondere Sicherheit im Bereich:

  • Der Transparenz → Sie können jederzeit überwachen, was passiert;
  • Der Aktualität → Sie können Informationen mit dem Team in Echtzeit austauschen;
  • Der Klarheit → Sie verfügen über eine klare strukturierte Arbeit, die als wichtigen Bezugspunkt für den Fortschritt Ihres Projekts zu gelten ist;
  • Der Unabhängigkeit → Sie können Scrum Boards von jedem Gerät (Smartphone, Tablet und PC) ausnutzen;
  • Der Zusammenarbeit → Durch Scrum Boards wird die Kommunikation mit dem Team und die Zusammenarbeit zwischen seinen Mitgliedern gefördert;
  • Der Updates → Es wird durch Scrum Boards fördert die iterative Entwicklung, da es Termine und Fristen setzen und eventuell ein Erinnerungssystem aktivieren kann.
  • Dem Fokus → erhöht den Konzentrationsgrad des Teams auf Aufgaben.

Darüber hinaus erleichtert das Scrum Board die Identifizierung von Ineffizienzen innerhalb des Entwurfsprozesses. Außerdem ermöglicht es eine gerechtere Verteilung der Aufgaben und der Arbeitslast innerhalb des Teams.

Scrum Board: ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement

Da es für alle Mitglieder des Projektteams jederzeit zugänglich ist, ist das Scrum Board ein zuverlässiger Bezugspunkt.

Durch den Einsatz eines Scrum Boards können alle Zweifel über den Projektfortschritt ausgeräumt werden. Es ist auch einfacher, Probleme oder Faktoren, die Verzögerungen verursachen (Impediment Backlog), zu identifizieren und zu beseitigen. Das Scrum Board ermöglicht es Projektteams, wieder in den Zeitplan zu kommen und keine Verzögerungen anzusammeln.

Letztlich hilft das Scrum Board dabei, die Aufgaben und die Gesamtarbeit richtig einzuteilen und zu verwalten. Darüber hinaus macht es durch die Bereitstellung aktueller Berichte und Diagramme bzw. Karten (wie zum Beispiel das Burndown Chart oder das Burnup Chart), sowie durch die Schätzung der Backlog-Elemente (Poker Planning) die Arbeit des Projektteams transparent.

Deshalb ist es wichtig, mit diesem iterativen Instrument umzugehen: Es fördert die richtige Verwaltung Ihrer Projektmanagement-Abteilung!