Projektmanagement - Flexibel und effizient zusammenarbeiten

Definition und Anwendung

Was ist ein Projekt?

Es ist wichtig, zuerst genau zu verstehen, wodurch ein Projekt definiert wird.

Ein Projekt umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die zur Realisierung eines einzigartigen Produkts oder einer Dienstleistung beitragen, und zwar für einen begrenzten Zeitraum. Es bringt Ressourcen (Personal, Material usw.) zusammen, um auf Anfrage eines Kunden oder Auftraggebers bestimmte Ergebnisse zu liefern. Der Umfang, die Fristen und das Budget müssen im Vorfeld festgelegt und während des gesamten Projekts eingehalten werden.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein Modell zur Organisation und Verwaltung von fachübergreifenden und kollaborativen Projekten. Projektmanagement umfasst nach DIN 69901 die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts.

Es bringt Menschen aus verschiedenen Abteilungen oder von außerhalb des Unternehmens zusammen, um über einen begrenzten Zeitraum und mit einem bestimmten Budget an demselben Projekt oder Auftrag zu arbeiten. Diese Menschen können ihre gesamte Zeit diesem gemeinsamen Projekt widmen oder parallel dazu an anderen Aufgaben tätig sein.

Projektmanagement erfordert eine spezifische Methodik und einen organisatorischen Rahmen, der mit der Ernennung einer projektleitenden Person beginnt. Diese Person wird das gesamte Projekt als Ganzes überwachen.

So funktioniert Projektmanagement

Wie kann man isolierte Branchen-Silos aufbrechen? Wie können wir alle Mitarbeiter dazu bringen, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, ohne sich in zeitraubenden und kontraproduktiven hierarchischen oder operativen Prozessen zu verlieren?

Das Projektmanagement schafft einen effizienten Rahmen für den reibungslosen Austausch und die Entscheidungsfindung, während es der Zusammenarbeit einen zentralen Platz einräumt. Hier sind die wichtigsten Grundlagen des Projektmanagements zusammengefasst:

• Die Herausforderung besteht darin, eine Arbeitsgruppe zu strukturieren und Mitarbeiter, die Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen, um ein gemeinsames Projekt zu versammeln.
  
  
• Ziel ist es, das Projekt als Ganzes zu steuern und auf die Projektanforderung reaktiv und kooperativ zu reagieren.
  
  
• Der Funktionsmodus ist bereichsübergreifend: Das Management ist auf die Organisation ausgerichtet, mit weniger hierarchischen Verbindungen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Regeln, Akteure und Aufgaben im Projekt werden im Vorfeld festgelegt, um die Phasen, Termine, das Budget usw. reibungsloser zu gestalten.
  
  
• Schließlich kann das Projektmanagement in einer kollaborativen Projektmanagement-Software zentralisiert werden, um dem Team zu ermöglichen, in jeder Phase zu reagieren, Risiken zu antizipieren, Arbeitslasten anzupassen, usw.

Der Schlüssel zum Erfolg des Projekts

Ein:e verantwortungsvolle:r Projektleiter:in

Die für die Überwachung des gesamten Projekts zuständige Person ist von Anfang bis Ende des Projekts involviert. Von der Zusammenstellung des Teams bis zur Aufgabenverteilung, einschließlich der Festlegung von Terminen, der Teamleitung und der Überwachung des Projektfortschritts.

Sie wird zwischen mehreren Aktionen jonglieren müssen:

• den Teams einen Rahmen geben und Autonomie zulassen,
• planen und ausführen,
• strukturieren und für Flexibilität sorgen,
• kommunizieren und Entscheidungen treffen, um voranzukommen,
• soziale Kompetenz aufweisen,
• Kosten identifizieren,
• Raum für Kreativität schaffen...

... ein echter Drahtseilakt!

Die wichtigsten Qualitäten guter Projektleiter:innen sind Führungsqualitäten, Zuhören, Managementfähigkeiten und klare Kommunikation, um Vertrauen aufzubauen und Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund zur Zusammenarbeit zu ermutigen.

Genaue Vorgaben

Das Lastenheft enthält einen genauen Plan:

• Die Rolle und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen sind klar definiert.
• Ziele, Themen, Strategie und operative Umsetzung (Termine, Aufgaben) werden festgelegt.
• Das Gesamtverständnis des Projekts sollte im Vorfeld durch alle Beteiligten überprüft werden.

Die 5 oder 7W Methode

Hier ist ein Trick, um sich an alles zu erinnern:

• Was (Aktionen festlegen);
• Wer (Mitarbeiter benennen);
• Wo (Orte, Bereiche definieren);
• Wann (planen Sie die Schritte rechtzeitig);
• Wie (Mittel und Methoden organisieren und planen);
• Wie viel (legen Sie das Budget fest);
• Warum (zeichnen Sie die Ziele auf).

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Gründe für Projektmanagement

Das Arbeiten mit Projektmanagement hat viele Vorteile, unter anderem:

• Verbesserung der Produktivität Ihrer Teams: Mitarbeiter, die Verantwortung erhalten und in ihren Aufgaben wertgeschätzt werden, sind motivierter, was durch die kollaborativen Eigenschaften, die das Teilen und den konstruktiven Austausch fördern, noch verstärkt wird;
  
  
• die Erhöhung des Wert des Humankapitals: durch die Interaktionen zwischen den Fachleuten im Unternehmen lernt jeder dazu und vervollständigt sein Know-how: Arbeitsmethoden und Standpunkte werden ausgetauscht, Erfahrungen und Fachwissen werden geteilt, bereits erprobte fachliche Argumente werden vorgeschlagen, usw;
  
  
• das Erreichen oder sogar Übertreffen des erwarteten Qualitätsniveaus: Die durch die Teamarbeit geschaffene Dynamik bietet einen unschätzbaren Wert für das Unternehmen: Sie stimuliert die kollektive Intelligenz;
  
  
• Förderung von Innovation und Kreativität unter den Teammitgliedern, die dazu gebracht werden, ihre Fähigkeiten bei funktionsübergreifenden Themen einzusetzen. Sie stärken damit ihre Anpassungsfähigkeit;
  
  
• Projektmanagement als permanentes Lernwerkzeug einsetzen: Mit Herausforderungen konfrontiert, können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten entwickeln. Außerdem gewinnen sie an Selbstständigkeit und Flexibilität.

In diesem multidisziplinären Kontext vervielfacht sich der Nutzen für die Gruppe als Ganzes.

6 Schritte zur Verbesserung Ihres Projektmanagements

Schritt 1: Studienphase

Es ist wichtig, mit einer Bestandsaufnahme der dem Projekt vorausgehenden Komponenten zu beginnen, um die Art des Projekts, die Bedeutung seiner Umsetzung für das Unternehmen und die erwarteten Gewinne zu verstehen.

So sind Sie in der Lage, klare Ziele zu formulieren, die Machbarkeit des Projekts zu untersuchen, den Bedarf zu spezifizieren und die zu erledigenden Aufgaben aufzulisten. Auf diese Weise entwickeln Sie die beste Lösung, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 2: Auswahl der Ressourcen

Mit der Bestimmung der für das Projekt verantwortlichen Person müssen auch die personellen Ressourcen nach ihren technischen Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit ausgewählt werden, aber auch nach ihrer Fähigkeit, in einem kollaborativen Ansatz zu arbeiten.

Es ist die Aufgabe von Projektmanager:innen, als Bindeglied zwischen den verschiedenen Akteuren im Projekt zu fungieren und sicherzustellen, dass jeder die Funktion der anderen Teammitglieder kennt.

Schritt 3: Aufgabenplanung

Ihr Projekt wird sich in einer Abfolge von Aufgaben verwirklichen, die vor dem Projektabschluss zu erledigen sind. Anstatt eine strikte Liste von Aufgaben zu erstellen, können Sie alle Hauptziele (die zu Meilensteinen werden) und die zugehörigen Unterziele auflisten. Ihre Vision wird konkreter und weniger eingeschränkt sein. In der Tat kann ein Ziel auf verschiedene Arten erreicht werden, und es ist das erreichte Ergebnis, das zählt.

Sobald die Prioritäten festgelegt sind, schreiben Sie die konkreten Ziele in einem Zeitplan auf und setzen Fristen. Der gewählte Zeitplan sollte mit allen Teammitgliedern geteilt werden und bei unvorhergesehenen Ereignissen, wie z. B. Verzögerungen oder einem unerwarteten Mangel an Ressourcen, leicht angepasst werden können.

Schritt 4: Wissensaustausch

Als Projektleiter:in sind Sie dafür verantwortlich, dass der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Teammitgliedern gewährleistet ist. Wenn Sie selbst über Fähigkeiten oder Kenntnisse verfügen, die für das Projekt wichtig sind, zögern Sie nicht, einen Mitarbeiter zu schulen, der in Ihrer Abwesenheit bestimmte Aufgaben übernimmt, oder zu delegieren, wenn es notwendig ist.

Schritt 5: Kommunikation mit allen Beteiligten

Um effektiv und transparent voranzukommen, ist die Kommunikation natürlich unerlässlich. Zum einen kommunizieren Sie mit den Projektinhaber:innen oder den Auftraggeber:innen des Projekts, um diese über den Projektfortschritt zu informieren. Auf der anderen Seite fungieren Sie als Bindeglied zwischen den verschiedenen Teammitgliedern und versuchen, den Austausch möglichst reibungslos zu gestalten.

Um noch weiter zu gehen, können Sie eine Teamkultur aufbauen, indem Sie zum Beispiel eine "standardisierte" Kommunikation etablieren: Stellen Sie sicher, dass alle die gleiche Sprache sprechen (keine allzu spezifischen Abkürzungen oder Geschäftsjargon) und die gleichen Arbeitsabläufe verwenden.

Schritt 6: Problemlösung

Kollaboratives Projektmanagement kann für diejenigen, die mit dieser Methodik weniger vertraut sind, eine gewisse Skepsis hervorrufen. Damit sich alle anpassen können, haben Projektleiter:innen eine unterstützende Funktion, damit die Regeln von allen verstanden und angewendet werden.

Zusätzlich zu den möglichen Konflikten zwischen Ihren Mitarbeitern können auch andere Probleme auftreten: eine Verzögerung bei einem Lieferanten, die längere und unvorhergesehene Abwesenheit einer der Mitarbeiter:innen, eine geänderte Kundenanforderung usw. All diese Situationen erfordern, dass Sie Lösungen finden und den Zeitplan mit seinen neuen Prioritäten neu anpassen.

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Die Kunst des Projektmanagements

Werden Sie von Ihrem Management oder Vorstand mit einem Projekt beauftragt? Als Projektkoordinator:in sind Sie für die Überwachung und Förderung des reibungslosen Ablaufs des Projekts verantwortlich.

Projektmanagement bietet zwar einen geeigneten methodischen Rahmen und viele Vorteile, um funktionsübergreifende Themen im Unternehmen anzugehen, aber es erfordert mehr als nur Managementfähigkeiten. Sie müssen in der Lage sein, Mitarbeiter um eine gemeinsame Mission zu vereinen und eine Harmonisierung der Abläufe anzustreben.

Unsere Tipps für Ihre Rolle als Moderator:in und Projektmanager:in:

• mobilisieren Sie Ihr Team, indem Sie ihnen zuhören und ihre Ideen sammeln;
• vereinheitlichen Sie die Vorgehensweisen zwischen den verschiedenen Abteilungen, die an dem Projekt arbeiten;
• schlagen Sie Kapital aus der Projekterfahrung, indem Sie eine Auswertung erstellen, um das gesamte Unternehmen zu bereichern und sicherzustellen, dass das während des Projekts erworbene Wissen erhalten bleibt.

Wählen Sie schließlich eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die sich an Ihre Arbeitsabläufe anpasst, um Projekte und Teams zu verwalten und kooperatives Arbeiten, Ressourcenmanagement, Kommunikation und Dokumentenmanagement zu erleichtern.

Sind Sie nun bereit, in den Projektmanagement-Modus zu wechseln?