6 Schritte, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen und seine Aufgaben zu verwalten, ohne einen Meilenstein zu verpassen
Das Gantt-Diagramm ist das unverzichtbare Projektplanungsinstrument für jeden Projektleiter, so viel Hilfe bietet es.
Aber wie erstellt man es? Welches Tool sollten Sie für Ihr Geschäft verwenden? Unser gutes altes Excel oder eine spezielle Software? 🤔
Keine Sorge, wir haben alle Schlüssel, um Ihnen bei der Erstellung des Diagramms zu helfen. Damit Sie sich in Ihren Aufgaben und Terminen zurechtfinden und Ihre Fristen einhalten können, führen wir Sie durch 7 Schritte, um Ihr Gantt-Diagramm zu erstellen und Ihr Projekt zum Erfolg zu führen - mit einer kostenlosen Vorlage als Bonus!
Was ist ein Gantt-Diagramm? Definition
Das Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, in dem grafisch dargestellt wird :
- die verschiedenen Aufgaben (auf der Ordinate),
- und ihre Ausführungsdauer (auf der Abszisse) entsprechend der gewählten Zeiteinheit: Tage, Wochen, Monate usw.
Ergebnis: Jedes Element wird durch einen horizontalen Balken materialisiert.
💡 Während es in den 1890er Jahren von dem polnischen Ingenieur Karol Adamiecki erfunden wurde, verwenden wir heute die Version, die einige Jahre später von dem Amerikaner Henry Gantt unten erstellt wurde. 👇
Was ist der Zweck eines Gantt-Diagramms?
Für den Projektleiter ermöglicht es, auf einen Blick zu erfassen :
- die verschiedenen geplanten Aufgaben,
- den Beginn, das Ende und die geschätzte Dauer jeder einzelnen Aufgabe,
- die möglichen Überschneidungen von Aufgaben,
- die Abhängigkeiten zwischen bestimmten Aufgaben,
- den Beginn und das Ende des gesamten Projekts,
- mögliche Risiken, die bei der Planung von Aufgaben umgangen werden sollten.
Kurz gesagt: Er vermittelt einen Gesamtüberblick über das Projekt, um die Roadmap festzulegen, und hilft dem Projektleiter, das Projekt zu planen und dann unter optimalen Bedingungen zu steuern.
Wie erstellt man ein Gantt-Diagramm in 7 Schritten?
Schritt 1: Definieren Sie den Projektumfang.
In der Vorprojektphase, bevor Sie loslegen, müssen Sie sich im Klaren sein über :
- das oder die Ziele Ihres Projekts,
- den Zeitplan: Fragen Sie sich zu Beginn, ob Sie einen geplanten Liefertermin haben,
- die verfügbaren Ressourcen, insbesondere das Projektteam,
- die erwarteten Liefergegenstände, die dabei helfen, die Meilensteine des Projekts festzulegen.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben und Meilensteine.
- Beginnen Sie damit, Ihr Projekt in Hauptaufgaben zu unterteilen: Das sind die großen Meilensteine Ihres Projekts.
- Bestimmen Sie die Hauptmeilensteine, die den Projektfortschritt markieren: Abgabe des Deliverables, Validierung usw.
- Listen Sie für jede Hauptaufgabe die zu erledigenden Unteraufgaben auf.
Meilensteine (engl. milestones ) stellen wichtige Meilensteine im Projekt dar, z. B. Zwischenziele, die erreicht werden müssen. Sie unterteilen Ihr Projekt in große Phasen mit wichtigen Ereignissen und dienen als Orientierungshilfe bei der Steuerung.
💡 Welche Granularität sollte man für die Unterteilung in Teilaufgaben wählen? Je nach Umfang Ihres Projekts sind Sie allein in der Lage, dies zu definieren.
Unser Tipp: Seien Sie genau genug, um die Aufgaben bestmöglich innerhalb des Teams zu verteilen und das Projekt durch die Fertigstellung von Aufgaben voranschreiten zu sehen, aber nicht zu genau, da sonst die Gefahr besteht, dass Sie sich in der Menge der Aufgaben verlieren.
Schritt 3: Schätzen Sie die Dauer der Aufgaben.
- Für einige Aufgaben haben Sie bereits eine bestimmte Frist, wenn es sich dabei z. B. um die Abgabe eines Deliverables handelt. Sie wissen also, wie lange sie dauern wird.
- Bei anderen Aufgaben schätzen Sie die Dauer anhand der Einheit, die Ihnen für Ihr Projekt am genauesten erscheint (Stunden, Tage, Wochen, Monate).
👉 Wie schätzt man die Dauer einer Aufgabe? Verlassen Sie sich zum Beispiel auf :
- auf die Schwierigkeit der zu erledigenden Aufgabe,
- dem erforderlichen Koordinations- und Kommunikationsbedarf: Der Austausch zwischen den Beteiligten kann die Fertigstellung einer Aufgabe verlangsamen,
- die Validierungsschritte: Erwarten Sie z. B. nicht, dass Ihr Management in der Lage ist, eine Entscheidung sofort zu validieren, sobald sie getroffen wurde; dies kann je nach deren eigener Agenda einige Zeit dauern.
Die Aufgaben sollten dann in chronologischer Reihenfolge zeitlich eingeteilt werden mit :
- ihrem Startdatum,
- ihrem Enddatum,
- und ihrer Dauer.
Jede Aufgabe wird als horizontales Rechteck dargestellt, ähnlich wie ein Fortschrittsbalken.
Schritt 4: Erstellen Sie Abhängigkeiten.
Stellen Sie Verbindungen zwischen den Aufgaben Ihres Projekts her, um ihre logische Abfolge zu definieren. Beispiel: Die Durchführung einer Aufgabe "Benutzerbedürfnisse sammeln" und ihr Abschluss werden den Start der nächsten Aufgabe "User Story verfassen" bedingen.
Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten:
- Start zu Start: Eine Aufgabe kann nur gestartet werden, wenn die vorherige Aufgabe gestartet wurde;
- Start zu Ende: Eine Aufgabe kann nur beendet werden, wenn die vorherige Aufgabe begonnen hat ;
- Ende zu Anfang: Eine Aufgabe kann nur starten, wenn die vorherige beendet ist ;
- Ende zu Ende: Aufgaben müssen zur gleichen Zeit beendet werden.
💡 Helfen Sie sich mit einem PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique). Es "bereitet" das Gantt-Diagramm vor, indem es für jeden Schritt ein frühestes und ein spätes Datum festlegt. Außerdem zeigt es den kritischen Pfad auf: die optimale Abfolge von Aufgaben, um Ihr Projekt bis zum Fälligkeitsdatum abzuschließen.
Schritt 5: Planen Sie die Aufgaben.
Für jede Aufgabe haben Sie bereits ein Startdatum, ein Enddatum und/oder eine Dauer. Sie müssen sie "nur noch" in Ihrem Projektplan platzieren.
Überschneiden sich mehrere Aufgaben und Sie wissen nicht, wie Sie sie priorisieren sollen? Nutzen Sie eine Eisenhower-Matrix, um die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe zu bestimmen.
Schritt 6: Weisen Sie die Personalressourcen zu.
Letzter Schritt: Weisen Sie jeder Aufgabe eine/n Verantwortliche/n zu. Schätzen Sie die Arbeitsmenge, die jeder Person zugewiesen wird, um die Aufgaben entsprechend ihrer Verfügbarkeit auszubalancieren. So hat jedes Mitglied des Projektteams seinen eigenen Zeitplan und weiß, wie es seine Aufgaben priorisieren muss.
Unser spezieller Artikel teilt mit Ihnen Tipps für eine gute Verwaltung der Projektressourcen.
Schritt 7: Verfolgen und passen Sie den Gantt im Laufe des Projekts an.
Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt der Aufgaben. Vergleichen Sie die Fortschrittsbalken mit den geplanten Startterminen. Gibt es eine Verzögerung? Eine kaputte Abhängigkeit? Sie müssen schnell handeln, um einen Dominoeffekt zu vermeiden.
Passen Sie Ihr Diagramm an, sobald sich die Dauer einer Aktivität ändert , eine Ressource nicht verfügbar ist oder ein neuer Meilenstein auftaucht.
Sie können auch eine Spalte "% Fortschritt" hinzufügen oder ein Projektmanagement-Tool verwenden, das die Daten automatisch aktualisiert. Es ist visueller, einfacher und Ihr Team spart viel Zeit.
Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel: Unsere kostenlose Vorlage!
Excel ist ein gutes Werkzeug, um mithilfe eines gestapelten Balkendiagramms ein einfaches Gantt-Diagramm für ein kleines Projekt zu erstellen. Es ist viel praktischer als Word oder PowerPoint!
Machen Sie sich keine Sorgen, es selbst zu erstellen, Appvizer hat eine kostenlose Excel-Gantt-Vorlage erstellt, die sofort einsatzbereit ist :
Sie müssen nur noch Ihre Aufgaben und deren Fälligkeitstermine eintragen! Beachten Sie jedoch, dass Excel kein kollaboratives Werkzeug ist, dass seine Pflege aufwendig sein kann (bei der kleinsten Änderung eines Termins muss die Datei für alle Beteiligten aktualisiert werden) und dass seine Lesbarkeit mit zunehmender Größe des Projekts abnimmt.
Welche Software für Gantt-Diagramme sollten Sie verwenden?
Kostenlose Software für Gantt-Diagramme
Um leistungsfähiger und agiler zu werden, sollten Sie sich für kostenlose Online-Software für Gantt-Diagramme entscheiden:
- Elegantt, eine Erweiterung von Trello,
- Teamgantt,
- Ganttpro.
Einige Nachteile sind dennoch zu beachten: Bei den kostenlosen Angeboten können Sie nicht von einem unbegrenzten Verlauf oder der Synchronisation mit Ihren Kalendern profitieren. Die beiden letztgenannten Tools sind außerdem auf eine bestimmte Anzahl von Nutzern beschränkt.
Unsere Auswahl an Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Gantt beherrschen können.
Software zur Erstellung eines Gantt-Diagramms gibt es in Hülle und Fülle. Von der einfachen Aufgabenverwaltung bis hin zur Verwaltung von Projektportfolios: Es gibt alle Optionen, Sie müssen nur das Richtige für sich finden!
⚒️ Hier ist unsere Auswahl an Software für das Projektmanagement :
- Beesbusy setzt auf einfache Einrichtung und Nutzung und bietet seinen Nutzern "Wann"-, "Wer"- und "Was"-Ansichten, die bei der Entscheidungsfindung helfen.
- In Fitnet Manager kann der Manager auf einen Blick die gesamte Planung der Mitarbeiter im Hinblick auf den Projektfortschritt einsehen und beurteilen.
- monday.com setzt auf Zusammenarbeit und zentralisiert in einer übersichtlichen und spielerischen Oberfläche alle Projektinformationen mit einer anpassbaren Gantt-Ansicht.
- In Planzone werden die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben in Echtzeit im Zuge der Projektentwicklung aktualisiert und heben das Aufgabendiagramm hervor.
- Proggio bietet eine dynamische, leicht zu erlernende und visuell ansprechende Lösung, die die Bedürfnisse des Unternehmens von der Planung bis zur Ausführung abdeckt.
- Sciforma umfasst besonders gut die Anforderungen der agilen oder Prince2-Methoden, bei denen das Gantt-Diagramm für das Projektmanagement eine wichtige Rolle spielt.
Einige Tools gehen noch einen Schritt weiter und bieten maßgeschneiderte Funktionen zur Integration des Gantt-Diagramms, aber auch anderer Methoden oder Tools (z. B. Mindmap oder Kanban). Sie sind ideal, um sehr große Projekte zu verwalten und sich mit anderen Tools zu integrieren.
⚒️ Besonders hervorzuheben sind:
- SuitePro G by IQar,
- Wrike,
- z0 Gravity.
3 Beispiele für die Verwendung des Gantt-Diagramms.
Ein Gantt-Diagramm eignet sich nicht nur für große Unternehmen oder Ingenieure. Es ist ein starker Verbündeter in allen Bereichen, in denen das Projektmanagement eine Schlüsselrolle spielt. Hier sind einige Beispiele, die Sie inspirieren sollen 👇.
Beispiel 1: Marketingprojekt
Stellen Sie sich eine Kampagne zur Produkteinführung vor. Sie müssen das Verfassen von Inhalten, das Drehen eines Videos und das Hochladen auf die Website und in soziale Netzwerke koordinieren. Jede Aufgabe hat eine :
- Dauer,
- ein Startdatum,
- eine Abhängigkeit,
- ein dediziertes Team.
Der Gantt wird hier zu Ihrem Kontrollzentrum 🧭.
Beispiel 2: Eventmanagement
Um eine Messe oder eine Konferenz zu organisieren, müssen Sie alles planen:
- Raumbuchung,
- Kommunikation,
- Logistik,
- Planung der Referenten ...
Mithilfe der Grafik können Sie jeden Schritt und jeden Meilenstein visualisieren und behalten Ihr Timing Tag für Tag unter Kontrolle.
Beispiel 3: Bauwesen
Im Baugewerbe ist es unmöglich, ohne ein gutes Planungsinstrument zu jonglieren. Hier wird das Gantt-Diagramm zum Kitt des Projekts und ermöglicht die Verwaltung :
- Koordination der Gewerke,
- Einhaltung von Normen,
- Lieferung der Materialien...
So vermeiden Sie Verzögerungen und Überschneidungen zwischen Arbeitsgruppen.
🧠 Egal, in welcher Branche Sie tätig sind: Sobald mehrere Aktivitäten zeitlich aufeinander folgen müssen, ist der Gantt Ihr bester Verbündeter.
Unsere neuesten Tipps zur Verwendung des Gantt-Diagramms.
5 Best Practices
Um das Beste aus einem Gantt-Diagramm herauszuholen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Verwenden Sie einen einfachen und lesbaren Farbcode: grün für abgeschlossene, blau für laufende und grau für zukünftige Aufgaben;
- Geben Sie die Version der Planung an: "Version vom 28.07." oder "Letzte Aktualisierung am ...", um Doppelarbeit zu vermeiden;
- lassen Sie Meilensteine (oft durch Rauten dargestellt) anzeigen, auch wenn sie keine Dauer haben ;
- fügen Sie eine Spalte "Status" hinzu: "nicht gestartet", "in Arbeit", "abgeschlossen", "zu überprüfen", ... ;
- passen Sie die Grafik an Ihr Arbeitsumfeld an: Abteilungen, Teams, Prioritäten ... jedes Projekt ist einzigartig.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
Niemand will einen Gantt, der wie ein zeitgenössisches Kunstwerk aussieht. Folgende Fehler sollten Sie vermeiden:
- überladen Sie Ihr Diagramm nicht: Zu viele Elemente töten die Lesbarkeit, konzentrieren Sie sich also auf die Schlüsselaufgaben ;
- übertreiben Sie es nicht mit starren Abhängigkeiten: Ihre Planung muss sich mit der Arbeit verändern können ;
- ignorieren Sie nicht die Leerlaufzeiten: Freigabe, Lieferung oder nur ein Tag Pause ;
- vermeiden Sie zu starre Werkzeuge: Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, Ihren Gantt zu verwalten, als Ihr Projekt voranzutreiben, stimmt etwas nicht;
- Lassen Sie Ihren Gantt nicht brachliegen.
Das Gantt-Diagramm in Kürze
Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist das Gantt-Diagramm für jedes gute Projekt absolut notwendig - und damit es auch so bleibt. ☝️
Mit unseren Tipps, Schritt-für-Schritt-Methoden und den richtigen Werkzeugen in der Hand haben Sie alle Schlüssel in der Hand, um dieses Diagramm in Ihre Abläufe zu implementieren.
Also, sind Sie vom Gantt-Diagramm für Ihre Projekte begeistert?