Ein Lastenheft erstellen: Definition, Vorgehensweise und Beispiele

Wie kann man ein Lastenheft erstellen? Wir geben Ihnen alle Tipps, um Ihr eigenes Lastenheft zu entwickeln, und eine Vorlage, an der Sie sich orientieren können.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist bei der Projektplanung der erste wichtige Schritt zu einem erfolgreichen Projekt. Es ermöglicht Ihnen, im Nachhinein an Effizienz zu gewinnen, die Umrisse des Projekts zu zeichnen, Schwierigkeiten vorauszusehen und Fehler zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Lastenheft ist, wozu es verwendet wird und wie Sie selbst ein Lastenheft erstellen können.

Ein Lastenheft ist ein Dokument, das den Rahmen für ein Projekt definiert. Laut DIN 69901-5 beinhaltet der Begriff Lastenheft "die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrags".

Solche funktionale Anforderungen können zum Beispiel Einschränkungen, Termine und das Budget einschließen.

Das Lasten- und Pflichtenheft kann intern oder extern verwendet werden und wird im Falle einer Unterschrift vertraglich bindend. Bei Ausschreibungen ist ein Lastenheft verpflichtend.

Ein Lastenheft und Pflichtenheft ermöglicht:

• Ihre Ziele zu definieren und die für das Erreichen der Projektziele notwendigen Elemente zu bestimmen;
• die Prioritäten des Projekts zu definieren;
• dem externen Dienstleister zu helfen, die zu erbringenden Leistungen zu verstehen;
• das Budget und die Fristen zu bestimmen.

Konkret dient der Inhalt eines Lastenheftes als Grundlage für eine detaillierte Planung und Steuerung des Projekts.

Bevor mit dem Verfassen des Lastenheftes begonnen wird, müssen die funktionalen Anforderungen festgelegt werden. Dafür muss zunächst der Bedarf identifiziert werden und dieser dann in Funktionalitäten übersetzt werden.

Das folgende Schema hilft bei der Definition des Bedarfs indem folgende Fragen beantwortet werden:

• Für wen ist das Produkt oder die Dienstleistung nützlich? Es ist der Endbenutzer.
• Worauf wirkt es ein? Wir sprechen hier über die Umgebung.
• Welches Ziel hat das Produkt oder die Dienstleistung? Dies ist der Bedarf.

Das funktionale Lastenheft dient dazu, die Umrisse eines Projekts zu zeichnen. Es erlaubt, die Bedürfnisse zu definieren, die das zukünftige Produkt in Bezug auf die Funktionalitäten erfüllen muss.

Es wird dann zur Grundlage für die technischen Spezifikationen herangezogen, die die funktionalen Anforderungen in technische Spezifikationen übersetzen.

Das technische Lastenheft beschreibt den technischen Teil des Projekts. Es übersetzt die funktionalen Bedürfnisse in technische Anforderungen und erklärt die verschiedenen Rahmenbedingungen.

Dieses Dokument ist für die Arbeit der Entwickler unerlässlich, um angemessene technische Lösungen zu entwickeln.

Funktionale und technische Spezifikationen befinden sich oft im selben Gesamtdokument, können aber auch getrennt verfasst werden.

Ein Lastenheft enthält zum Beispiel:

1. Präsentation des Unternehmens,
2. Präsentation des Projekts,
3. Zielgruppe,
4. Konkurrenz,
5. Grafische und ergonomische Gestaltung,
6. Budget,
7. Fristen,
8. Funktionale Anforderungen,
9. Technische Anforderungen,
10. Anhang.

Das folgende 10-Stufen Modell kann als Lastenheft-Vorlage verwendet werden. Laden Sie unsere kostenlose und völlig anpassbare Word Vorlage hier herunter:

Dieses Lastenheft Beispiel ist selbstverständlich entsprechend Ihrem Projekt und dessen Komplexität anzupassen.

Dieser erste Teil ermöglicht eine kurze Beschreibung des Unternehmens, damit der externe Dienstleister die Identität seines Kunden versteht:

• Tätigkeitsbereich,
• Kerngeschäft,
• Flagship-Produkte oder -Dienstleistungen,
• Ansprechpartner.

Hier genügen die wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen, um in ein paar Zeilen den Geschäftszweck (das "warum") verständlich zu machen.

Welche Bedürfnisse müssen erfüllt werden? Warum sind sie entstanden und wie? Wem wird die Lösung helfen? Hier geht es darum, die Zusammenhänge des Projekts verständlich zu machen, damit alle Beteiligten die Probleme verstehen und so gut wie möglich darauf eingehen können.

Ein Projekt kann unterschiedliche Absichten und Ziele verfolgen. Deshalb ist es wichtig, sie zu kennen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Ein gutes Ziel ist ein SMARTes Ziel:

• Spezifisch (klar definiert),
• Messbar (quantifizierbar),
• Ausführbar (notwendige Ressourcen vorhanden),
• Realistisch (relevant),
• Temporär definiert (setzen Sie eine Frist)

Betrifft das Projekt ein bestimmtes Unternehmen, eine Unternehmensgruppe oder eine Filiale? Ist die Auswirkung regional, abteilungsbezogen, national oder international? Ist die Verwendung mehrerer Sprachen erforderlich? Welche sind die beteiligte Parteien?

Hier können Sie bereits bestehende Elemente einfügen, die für die Realisierung nützlich sind: frühere Versionen, Mock-ups, Präsentationsunterlagen, Domain-Name usw.

Wenn Sie das Ausmaß des Projekts kennen, können Sie fundierte und angemessene Entscheidungen treffen. Je nach Traffic Volumen oder der Anzahl der angebotenen Produkte können beispielsweise unterschiedliche E-Commerce Plattformen angeboten werden.

Je genauer Sie Ihre Zielgruppe beschreiben können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie auch wirklich erreichen. Diese Aufgabe ist nicht einfach, doch umso wichtiger, um viel Zeit in der Entwicklung zu sparen.

Beschreiben Sie Ihre Marketing Persona, d.h. das fiktive Profil Ihres idealen Kunden, möglichst genau:

• Vorname,
• Alter,
• persönliche Situation,
• Beruf,
• Gehalt,
• Interessensbereiche
• Fragen, aufgetretene Probleme, Schwierigkeiten,
• Zitate aus geschriebenen oder gesprochenen Sätzen, Art des Vokabulars, usw.

Um diese Informationen zu erhalten, können Sie:

• Ihren Kunden Fragen stellen;
• Informationen von Ihren Prospects analysieren;
• Forumsdiskussionen über die angetroffenen Probleme lesen;
• genauere Informationen in Kontakt- oder Download-Formularen erfassen.

Um sich erfolgreich auf dem Markt zu positionieren, müssen Sie Ihre Mitbewerber kennen:

• direkte Konkurrenten
• indirekte Konkurrenten
• ihre Stärken und Schwächen,
• Differenzierungsmerkmale Ihres Unternehmens im Vergleich zur Konkurrenz

Um Ihre Positionierung zu stärken, bieten Sie etwas grundlegend Neues an oder etwas, das der Konkurrenz ähnelt, die Bedürfnisse der Zielgruppe jedoch besser erfüllt.

Dieser Teil ist sinnvoll, wenn Sie bereits graphische Richtlinien haben und diese für das Projekt beibehalten wollen oder ein neues Design erstellen möchten, das mit dem existierenden übereinstimmen soll.

Sie können die folgenden Elemente hervorheben:

• Logo,
• Schriftart,
• Farben,
• usw.

Die Angabe eines geschätzten Gesamtbudgets ermöglicht es den potentiellen Dienstleistern, ihre Kostenvoranschläge auszuführen.

Achten Sie darauf, das Budget nicht zu unterschätzen und stellen Sie sicher, dass es mit Ihren Anforderungen übereinstimmt.

Bestimmen Sie die Frist für das Projekt.

Wie beim Budget sollten Sie den Zeitaufwand für die einzelnen Elemente nicht unterschätzen und realistisch sein.

💡Gut zu wissen: der Liefertermin kann in einer Angebot oder einer Rechnung festgehalten werden und wird damit verbindlich.

Bei komplexen Projekten macht es Sinn, mehrere Zwischenziele festzulegen und einen Zeitplan in Form eines Gantt-Diagramms vorzuschlagen.

Der funktionale Teil der Spezifikation zielt darauf ab, die Anforderungen in Funktionalitäten zu übersetzen.

Je mehr Sie diesen Teil detaillieren, desto weniger werden die Funktionalitäten der Interpretation unterliegen und desto näher werden die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen.

Beschreiben Sie jede Funktion wie folgt:

• Titel,
• Ziel,,
• Beschreibung,
• Unterfunktionen,
• Bedingungen und Regeln für das Geschäft,
• Prioritätsgrad

Wenn Ihr Projekt eine Website oder eine mobile Anwendung betrifft, schlagen Sie eine Website Struktur vor:

• Kategorien,
• Unterkategorien,
• Navigation
• Organisation: (Gitter-, lineare-, Netz- oder Baumstruktur).

Listen Sie hier die verschiedenen Arten von Inhalten auf, die enthalten sein können, wie z.B.:

• Blog-Beiträge,
• Videos,
• Bilder,
• Dokumente zum Herunterladen.

Sie können Einzelheiten zur Darstellung und Verwaltung dieser Daten angeben.

Der technische Teil der Dokumentation besteht darin, zu beschreiben, wie die Funktionalitäten dem geäußerten Bedarf entsprechend umgesetzt werden sollen.

Es enthält die technischen Anforderungen, Wünsche und Rahmenbedingungen des Projekts.

Im Folgenden finden einige Beispiele für technische Anforderungen:

• Online-Zahlungsmethoden,
• Hosting-Lösung,
• Server-Architektur,
• Wahl der Plattform oder des CMS,
• Verwaltungs-Tools,
• Integrationsvorgaben,
• Computersprache,
• Datenschutz-Management,
• Wartung,
• Migration,
• Browser-Kompatibilität,
• usw.

Legen Sie hier alle Dokumente ab, die für das Verständnis und die Umsetzung des Projekts nützlich sind, z. B. Wireframes, Mockups, Entwürfe usw.

Das Lastenheft gibt Ihrem Projekt einen Rahmen. Es ermöglicht, Ihre Bedürfnisse und Ziele zu reflektieren zu formalisieren und zu kommunizieren.

Es hilft den verschiedenen Projektbeteiligten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Lösungen anzubieten, welche die Bedürfnisse erfüllen.

Die Anforderungen an ein Projekt können sich weiterentwickeln, weil externe Einflüsse die Situation verändern oder weil es schwierig ist, Ihre Bedürfnisse vollkommen präzise zu formulieren.

Deshalb ist es nützlich, Projekte mithilfe von agilen Methoden zu erarbeiten, um so früh wie möglich ein MVP (Minimum Viable Product) zu präsentieren und während des Projekts reaktiv bleiben zu können.