Software für die Projektsteuerung: Tools und Methoden für ein leistungsstarkes Projektmanagement

Software für Projektsteuerung: Tools für ein leistungsstarkes Projektmanagement

Was macht gute Projektmanagement-Tools aus? Wofür werden sie verwendet und welchen Nutzen können sie für Ihr Unternehmen bringen? Alle Unternehmen haben Projekte zu verwalten. Um sicherzustellen, dass dies auf die bestmögliche Art geschieht und dass die Endergebnisse erfolgreich sind, ist es empfehlenswert, auf die Unterstützung von Software für die Projektsteuerung zu bauen.

Die Nachfrage von Unternehmen nach Projektmanagement steigt vor dem Hintergrund der Globalisierung und Digitalisierung von Jahr zu Jahr. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen mit leistungsfähiger Projektmanagement-Software ausgestattet sind, um höchste Qualität der Projekte und ihrer Ergebnisse zu gewährleisten.

In diesem Artikel finden Sie einen Vergleich der besten Software für die Projektsteuerung - Tools, mit denen die Verwaltung Ihrer Projekte zum Kinderspiel wird und deren zweiter Vorname „Leistungssteigerung“ ist.

Inhalt:

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Was ist ein Projektmanagement-Tool?

Definition

Ein Projektmanagement-Tool ist eine Software, die Sie bei der Kontrolle und Verwaltung Ihrer Projekte sowohl aus strategischer als auch aus operativer Sicht unterstützt. Vom Aufgabenmanagement mit Gantt-Diagramm bis hin zu Ressourcenmanagement, Koordination und Kommunikation liefert diese Art von Werkzeug eine Breite an Funktionen für die erfolgreiche Projektorganisation.

Kollaborative Arbeit treibt Ihre Projekte voran

Der Markt für Projektmanagement-Software ist groß. Um Ihnen ein einzigartiges Erlebnis zu bieten, heben einige Tools die Zusammenarbeit im Team als Quelle für Produktivität und Leistung hervor. Alle Projektbeteiligten können parallel auf ein solches Online-Tool zugreifen: Kommunikation, Informations- und Dokumentenaustausch werden vereinfacht.

Mobilität bringt Ihre Projekte weiter

Einige Tools zeichnen sich durch die Flexibilität und Mobilität aus, die sie den Nutzern bieten. Web- bzw. cloudbasierte Software as a Service (SaaS) ermöglicht den Zugriff auf das Programm von jedem Webbrowser oder Smartphone aus und einige Softwareentwickler bieten darüber hinaus eine mobile Anwendung an. Sie sind unterwegs und benötigen dringend Informationen zu Ihrem Projekt? Sie können alles Relevante sofort auf Ihrem mobilen Endgerät abrufen und Ihre Projekte jederzeit verwalten, wo immer Sie gerade sind.

Best Practices für das Management von Projekten

Um effizient und leistungsstark an einem Vorhaben arbeiten zu können, sind einige bewährte Methoden erforderlich:

  • Agil arbeiten: Durch die Klassifizierung Ihrer Aufgaben nach „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“ vereinfachen Sie Ihr Projektmanagement. Die Kanban-Methode beispielsweise eignet sich für 80% der Projekte, die in Unternehmen durchgeführt werden (IT, Marketing, Kommunikation, etc.).

  • Effektiv kommunizieren, um besser zusammenzuarbeiten: Einige Lösungen beinhalten beispielsweise kollaboratives Messaging, Chats oder sind mit Ihrer Mailbox verbunden. Das Ziel? Begrenzen Sie die Anzahl der von Ihnen verwendeten Softwaretools und zentralisieren Sie alles in derselben Umgebung, um Zeit und Mühe zu sparen.

  • Informationen zentralisieren: Sammeln Sie alle Daten und Dokumente zu Ihren Projekten in einem einzigen Tool, damit Sie nie wieder etwas vergessen und schnell finden, was Sie brauchen.

  • Projektkennzahlen analysieren, um den Fortschritt über verschiedene Dashboards zu verfolgen: Sie bekommen eine sehr visuelle Darstellung darüber, wie die Aufgaben voranschreiten, welche Ressourcen in einem Projekt mobilisiert werden, ob das Budget eingehalten wird oder nicht, usw.

Die beste Freeware für Ihre Projektsteuerung

OpenProject

OpenProject ist die führende Open-Source-Software für das Projektmanagement. Die grundlegende Community-Version dieser Anwendung ist kostenlos (und extrem umfangreich) und ermöglicht Ihnen dank flexibler Aufgabenboards, Strukturpläne und Features für die Zeitplanung, Kostenverfolgung und Budgetierung eine innovative Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Teams.

OpenProject Projektmanagement

OpenProject überzeugt vor allem durch:

  • Agiles Projektmanagement: Von Kanban bis Scrum ist alles drin

  • Integriertes Produktmanagement mit globalem Überblick über den gesamten Lebenszyklus

  • Überwachung des Projektfortschritts dank anpassbarer Zeitleiste, Roadmap, Abgleich der geplanten und tatsächlich verbrauchten Ressourcen, KPI-Überblick usw.

  • Integriertes Bugtracking und Workflow-Management

LibrePlan

Auch LibrePlan ist ein bekanntes Open-Source-Tool für das kollaborative Projektmanagement. Diese Software umfasst vor allem eine Breite an Funktionen für die Projekt- und Ressourcenverwaltung. Dabei stehen Ihnen Werkzeuge für die Projekt- und Aufgabenstrukturierung (Unteraufgaben, Beziehungen, Vorlagen usw.), die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Zeiterfassung zur Verfügung. 

Open-Source Projektverwaltung mit LibrePlan

Diese quelloffene Lösung integriert unter anderem die folgenden Funktionen:

  • Parallele Verwaltung mehrerer Projekte

  • Ressourcenzuweisung nach vordefinierten Kriterien für jeden Schritt im Projekt

  • Gemeinsame Agenden und Dashboards für die globale Übersicht über Ihre Projekte

  • Budgetmanagement und Kostenkontrolle pro Aufgabe und pro Projekt

  • Berichtsfunktionen für Zulieferer

Grenzen kostenloser Tools

Kostenlose Testversion... und dann?

Viele Softwareanbieter bieten nur eine kostenlose 15- oder 30-tägige Testversion ihrer Software an. Seien Sie also vorsichtig und verwechseln Sie nicht eine solche kostenlose Testphase mit einer gänzlich kostenlosen Lizenz. Testversionen sind sehr nützlich, um herauszufinden, ob eine Anwendung Ihren Bedürfnissen entspricht, aber wenn Sie eigentlich nach einer echten Freeware suchen, können Sie nach diesen 30 Tagen unter Umständen böse überrascht werden und sind enttäuscht, dass Sie das für Sie passende Tool anschließend nicht mehr frei verwenden können!

Eingeschränkter Funktionsumfang

Kostenlose Lösungen bieten weniger Funktionen als ihre kostenpflichtigen Pendants. Jede Funktion erfordert Forschung und Entwicklung seitens des Anbieters, was natürlich mit Kosten verbunden ist. Daher ist es üblich, dass einige erweiterte Funktionen in einer kostenlosen Variante nicht verfügbar sind und als gegen Entgelt zubuchbare Option angeboten werden.

Begrenzte Anwendungsmöglichkeiten

Freeware ist innerhalb eines klar definierten Umfangs verfügbar, einschließlich einer bestimmten Anzahl von Benutzern, über die hinaus die Lösung kostenpflichtig wird. Dies mag z.B. für Selbstständige, Start-Ups und Kleinunternehmen ausreichend sein, aber für größere Unternehmen - in der Regel mit mehr als zehn Benutzern - müssen Sie sich mit professionellen (und damit kostenpflichtigen) Lösungen auseinandersetzen.

Professionelle und kostenpflichtige Tools

Meistertask

Meistertask ist eine intuitive Kollaborationssoftware für die Arbeit an Projekten. Mit Meistertask können Sie Ihre Arbeit übersichtlich planen, strukturieren und organisieren. Da sich bei dieser Projekt-Software alles ums Teamwork dreht, wird vor allem der interne Informationsaustausch gefördert, Dokumente und Daten zentralisiert sowie Status und Aufgabenverläufe in Echtzeit aktualisiert, sodass alle Teammitglieder jederzeit wissen, welches Projekt auf welchem Stand gerade ist.

Meistertask Projektsteuerung

Meistertask hilft Ihnen bei der Projektumsetzung - unter anderem durch die folgenden Funktionen:

  • Einstellung von Aufgabenabhängigkeiten (Unteraufgaben, blockierende Aufgaben usw.)

  • Projektpläne von A biz Z: Verantwortlichkeiten, Budget, Fälligkeitstermine und Ergebnisse

  • Integrationen unter anderem zu Slack, GitHub, Zendesk oder Zapier

  • Förderung von Innovation und Produktivität dank Tools für das Mind-Mapping

  • Kostenlose Version für einfache Projekte und Aufgabenverwaltung

Smartsheet

Smartsheet ist eine skalierbare Plattform für das Projekt- und Aufgabenmanagement. Ursprünglich als weitergedachtes Tabellenprogramm entwickelt, integriert diese Anwendung derzeit Tools für die Zusammenarbeit, Dokumentenfreigabe, Projektverwaltung, Aufgabenautomatisierung und vieles mehr, was Ihnen zu mehr Leistung und besserer Produktivität verhilft.

65 % der Smartsheet-Anwender profitieren von einer stärkeren teamübergreifenden Zurechenbarkeit und Beteiligung.

Smartsheet-Nutzerumfrage

Smartsheet zeichnet sich unter anderem aus durch:

  • Verschiedene Ansichtsmodi (Kalender, Gantt-Diagramme, Karten und Tabellenblätter)

  • Umfangreiches und übersichtliches Ressourcenmanagement sowie Budget-Tracking

  • Globale Projekt-Dashboards für eine gründliche Strategieplanung 

  • Wachsende Auswahl an flexibel zubuchbaren Erweiterungen (z.B. tiefgehende Analysetools)

  • Schnittstellen beispielsweise zu Google Drive, Dropbox, Jira oder Salesforce

Wrike

Wrike ist ein weltweit bei bereits über 18 000 Unternehmen (von KMUs bis Großkonzernen) beliebtes und sehr flexibles Tool für das Online-Projektmanagement. Die Planung und Steuerung Ihrer Projekte wird dank Features für das Prioritätenmanagement, die Ressourcenverwaltung sowie die interne Kommunikation automatisiert und kollaborativ gestaltet. Die meisten Elemente sind zudem hochgradig individualisierbar, sodass sich das Tool perfekt an Ihre Bedürfnisse anpasst.

Projektmanagement mit Wrike

Die Stärken von Wrike:

  • Zeiterfassung und Budgetverfolgung

  • Email-Synchronisierung, die die Übertragung von Aufgaben direkt aus Ihrem Postfach ermöglicht

  • Dokumentenmanagement und vorgefertigte, anpassbare Projektvorlagen

  • Umfangreiches Projekt- und Teamreporting

  • Live-Aktivitätsstream für den Echtzeit-Überblick über den Projektfortschritt

  • Kostenlose Version für bis zu 5 Nutzer

Projekte schnell und übersichtlich planen und steuern

Eine gute Projektsteuerung, die zu Leistungssteigerung und Prozessoptimierung führt, erfordert die besten Werkzeuge. Kostenlose Programme sind dafür prinzipiell ein guter Ausgangspunkt - insbesondere für Selbstständige oder Kleinunternehmen - aber ihre Grenzen sind leider schnell erreicht... vor allem aus funktionaler Sicht. Abhängig von Ihrem Unternehmen, Ihrer Organisation und Ihren Bedürfnissen kann der Erwerb einer professionellen Software daher oft eine langfristig bessere Investition darstellen.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit der Projektplanung und -steuerung gemacht? Haben Sie Tipps oder Produktempfehlungen für das Management von Projekten? Berichten Sie uns gerne!

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