Sprint Planning — gut geplant ist halb fertiggestellt

Was wird als nächstes gemacht? Genau das fragen sich die Mitglieder eines Projektteams gezwungenermaßen ab und zu, während das Projekt fortschreitet, einige Aufgaben erledigt werden andere auftauchen und man so seinem Ziel jeden Tag etwas näher kommt. Deshalb ist es wichtig sich regelmäßig die Zeit für das Sprint Planning zu nehmen, um sich einen Überblick über die bereits erledigten Aufgaben zu verschaffen und sich die Reihenfolge der zukünftigen Tasks zu überlegen. So kann man schließlich eine genaue Planung vornehmen und sicherstellen, dass das Projekt in der gewünschten Zeit fertiggestellt wird.

Der Scrum-Guide gibt die Eckpunkte der Scrum Methode vor. Er legt zum Beispiel die Rollen fest, die für ein Scrum-Projekt gebraucht werden (Scrum Master, Scrum Team, Product Owner) und außerdem die Veranstaltungen, sogenannte Scrum Meetings, die durchgeführt werden müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine dieser verpflichtenden Veranstaltungen ist das Sprint Planning.

Im Scrum-Guide ist beschrieben, dass das Sprint Planning den vierwöchigen Sprint einleitet, indem es die Arbeit festlegt, die während des Sprints durchgeführt werden soll. Es wird das Ziel festgelegt, das durch den kommenden Sprint erreicht werden soll.

Um ein erfolgreiches Sprint Planning durchzuführen, muss der Backlog gut organisiert sein. Die Product Backlog Items basieren auf den User Stories, die zu Beginn des Projekts geschrieben wurden und bilden die Basis aller Tasks und Sub-Tasks, die noch zu erledigen sind. Ist der Backlog leer, ist das Projekt vollendet.

Der Product Owner stellt sicher, dass die Teilnehmer darauf vorbereitet sind, die wichtigsten Product Backlog-Elemente zu besprechen und wie sie auf das Produktziel abzielen.

Im Scrum-Framework werden alle Aktivitäten in sogenannte Timeboxen eingeteilt, um den Ereignissen oder Aktivitäten eine feste Länge oder maximale Dauer zu geben. Das Ziel von Timeboxing ist es, die Zeit, die einer Aktivität gewidmet wird, zu definieren und zu begrenzen. Scrum verwendet Timeboxing für alle Scrum-Ereignisse und als Werkzeug, um offene oder mehrdeutige Aufgaben zu konkretisieren. Denn indem einem Ereignis eine maximale Dauer zugeteilt wird, wird ihm gleichzeitig eine Priorität zugeteilt. Je kürzer die Zeit für einen bestimmten Task, desto weniger wichtig für das Endergebnis ist dieser Task im Normalfall.

Das Sprint Planning ist auf maximal acht Stunden für einen einmonatigen Sprint begrenzt. Bei kürzeren Sprints ist die Veranstaltung in der Regel kürzer.

1. Der Product Owner präsentiert die User Stories und schlägt vor, wie das Produkt im aktuellen Sprint seinen Wert und Nutzen erhöhen könnte.
2. Das gesamte Scrum Team arbeitet dann zusammen, um ein Sprint Goal zu definieren.
3. Während der Diskussion mit dem Product Owner wählen die Entwickler Elemente aus dem Product Backlog aus, die in den aktuellen Sprint aufgenommen werden sollen.
4. Für jedes ausgewählte Product-Backlog-Element planen die Entwickler die Arbeit, die erforderlich ist, um ein Inkrement zu erstellen, das die Definition of Done erfüllt.

Die Auswahl, wie viel innerhalb eines Sprints abgeschlossen werden kann, kann eine Herausforderung sein. Je mehr die Entwickler jedoch über ihre vergangene Leistung, ihre bevorstehende Kapazität und ihre Definition of Done wissen, desto genauer werden sie in ihren Sprint-Prognosen sein.

Die Teilnehmer des Sprint Plannings sind in jedem Fall die Teilnehmer des Scrum Teams: der Scrum Master, der Product Owner und das Entwicklungsteam. Jedes Mitglied des Teams ist ein sogenannter DevOps Engineer, je nach Art des Projektes hat er oder sie ein anderes Profil (Entwickler:in, Architekt:in, Designer:in usw.). Abhängig vom Projektfortschritt und den zu lösenden Problemen, können auch externe Berater oder Stakeholder beim Sprint Planning anwesend sein.

Die Organisation und Planung des Sprint-Planning Meetings liegt in der Verantwortung des Scrum Master. Er legt den Termin fest und lädt die benötigten Teilnehmer ein. Er muss außerdem sicherstellen, dass die unverzichtbaren Teilnehmer auch wirklich teilnehmen und wenn es unvermeidbar ist, Termine verschieben. Der Scrum Master definiert die Tagesordnungspunkte des Meetings und bereitet den Rahmen des Meetings vor. Er sorgt dafür, dass alle Materialien, die benötigt werden, vorhanden sind, zum Beispiel das Scrum-Board, Post-Its, Flipcharts, Bildschirme oder Beamer.

Den wichtigsten Teil bei der Vorbereitung eines Sprint Planning nimmt der Product Owner ein. Seine Aufgaben vor dem Meeting sind Folgende:

• Aktualisierung und zugänglichmachen des Backlog für die anderen Teilnehmer
• User Stories für die nächsten Sprints ausarbeiten
• User Story Kriterien und Prioritäten festlegen
• Präsentation der User Stories vorbereiten

Zuerst präsentiert der Product Owner die User Stories, die als nächstes bearbeitet werden sollen und die Items im Backlog mit der höchsten Priorität. Er stellt sicher, dass alle Anwesenden den Product Backlog verstehen. Diese Präsentation bildet die Basis für das Planning und ist unumgänglich. Nach der Präsentation kann das Team die nächste User Story auswählen und die zu bearbeitenden Tasks in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.

Nun wird gemeinsam ein Sprint Goal definiert, das kommuniziert, warum der Sprint für die Stakeholder wertvoll ist. Das Sprint Goal muss vor dem Ende des Sprint Planning fertiggestellt sein, normalerweise beschreibt es die Fertigstellung einer User Story.

Die User Stories werden in Subtasks zerlegt, die innerhalb eines Tages fertigstellbar sind und den größten Wert für das Endprodukt schaffen. Wie das gemacht wird, liegt im alleinigen Ermessen der Entwickler. Niemand sonst kann einschätzen, wie sie den Wert der Product Backlog-Elemente steigern können.

Schließlich kann das Team das genaue Vorgehen gemeinsam planen. Es wird eingeschätzt, wie lange jeder einzelne Task dauern wird. Das ist nicht immer einfach, weshalb es bei Scrum einige hilfreiche Methoden wie Planning Poker oder Swimlane Sizing gibt.

Zur besseren Übersichtlichkeit werden die Aufgaben auf dem Scrum Board in die Spalte “To-Do” geschrieben.

Die wichtigste Frage, die es im Sprint Planning Meeting zu beantworten gilt ist: Was soll am Ende fertig sein?

Dieses Ziel zu definieren, ist wichtig für den Erfolg des Projektes, da die Mitarbeiter am effizienteste Arbeiten, wenn sie ein gemeinsames Ziel vor Augen haben und verstehen, warum sie einen Task erledigen.

Das Ziel des Sprint Planning ist es also, das Team in die richtige Richtung zu führen und zu gewährleisten, dass das Endprodukt allen Anforderungen entspricht.

Wie führen Sie Ihre Plannings durch? Teilen Sie Ihre besten Tipps in den Kommentaren!