In drei Schritten zur optimalen Scrum Retrospektive

Von Patrizia Renten
Am 19. Mai 2021 aktualisiert, ursprünglich im Februar 2021 veröffentlicht
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Jeder gut organisierte Prozess, braucht Kontrollpunkte oder Check-Ups, sie sind unerlässlich, um agil zu handeln und Fehler im Prozess und damit sein Scheitern zu vermeiden, das ist in der Scrum Methode die Sprint Retrospektive.

Regelmäßige Status-Updates sind in jedem Bereich des Berufsalltags notwendig, so auch im Projektmanagement.

Überwältigt von tausend Aktivitäten, kann es schnell passieren, dass man entscheidende Aspekte der Aufgaben aus den Augen verliert oder nicht kundenorientiert handelt.

Die Fähigkeit, Aufgaben und das Vorgehen, in die sie eingebunden sind, effektiv zu managen, ist eine wichtige Fähigkeit im Alltags- und Berufskontext. Deshalb ist Projektmanagement ein Softskill, der nicht vernachlässigt werden sollte.

Projektmanagement kann als Überwachung eines Projekts im Hinblick auf die Einhaltung der gesetzten Ziele definiert werden. Diese sind:

  • Produktvorgaben
  • Einteilung des verfügbaren Budgets
  • Einhaltung der vorgegebenen Zeitpläne

Deshalb nimmt Reflexion in diesem Bereich einen besonderen Stellenwert ein.

Projektmanagement sieht den Einsatz verschiedener Tools zur Überwachung der aktiven Verfahren vor. Eine davon ist die Sprint Retrospektive. In diesem Artikel wird dieses Konzept im Detail erklärt und auch ein Überblick über das Vorgehen dieses iterativen Prozesses gegeben.

Was ist die Sprint Retrospektive?

Definition

Die Sprint Retrospektive gehört zu den verschiedenen Scrum Meetings und ist das letzte Treffen eines Sprints im Scrum Verfahren. Es handelt sich im Wesentlichen um ein Treffen oder einen Workshop von begrenzter Dauer.

Während der Sprint Retrospektive kommen das Entwicklungsteam zusammen, um sich zum gerade beendeten Sprint auszutauschen. Es wird der Status der User Story mit Blick auf das Backlog geklärt, Probleme, die während der Arbeit aufgetaucht sind, besprochen und Lösungen gemeinsam gesucht. Allerdings werden auch positive Punkte geteilt und Lob und Anregungen ausgetauscht. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Produktivität und die Zusammenarbeit im Team zu erhöhen.

Der Zweck der Sprint Retrospektive ist es, die positiven Aspekte und negativen Komponenten zu kategorisieren, die während des vergangenen Sprints aufgetreten sind. Dieser Prozess dient dazu, im nächsten Sprint das Scrum Management optimieren zu können, sodass das Endprodukt alle Anforderungen erfüllt.

In der Sprint Retrospektive soll auch eruiert werden, wie die Verbesserungsmaßnahmen konkret umgesetzt werden. Daher ist ein intensives Gespräch erwünscht und ein konstruktiver Dialog wird gefördert. Kritik und Zweifel werden reportet und Ratschläge sind willkommen.

Sprint Retrospektive© infinity

Die Sprint Retrospektive in der Scrum Methode

Die Sprint Retrospektive ist ein Meeting, das Teil des Scrum Frameworks ist. Die Scrum Methode besteht aus mehreren Iterationen, die im Scrum Guide beschrieben werden. Im Normalfall werden vier davon durchgeführt. Die Retrospektive ist die letzte Phase einer Iteration im Sprint.

Die vier Scrum Events sind:

Diese Events strukturieren die Sprints und geben den Iterationen einen Rahmen.

Sie lassen sich auch beschreiben als Sprint Planung, tägliches Update über den Projektverlauf, abschließende Meetings mit den Stakeholdern und finale Bewertung und Analyse des Produktes.

Obwohl es sich um ein Scrum Event handelt, kann die Sprint Retrospektive auch bei anderen Projektmanagement-Methoden als regelmäßiges Feedback-Werkzeug für das Projektteam genutzt werden.

Organisation

Die Sprint Retrospective ist eine Möglichkeit für das Scrum Team den gerade beendeten Sprint zu analysieren. Der Sprint wird in seiner Gesamtheit bewertet und anhand des Product Backlogs und der Definition-of-Done, sowie dem Fortschritt im Hinblick auf das Scrum Goal analysiert.

In der Sprint Retrospektive spricht der Scrum Master mit den Mitgliedern des Projektteams (Scrum Team Members) und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Beziehungen, Abläufe, Werkzeuge und Dynamiken des zurückliegenden Sprints zu reflektieren. Die verschiedenen Erfahrungen aus der Umsetzung der Tasks, positive UND negative, werden gesammelt und diskutiert.

Ziel

Der Zweck dieser Methodik ist es, das Sprint-Konzept auf Basis der Erkenntnisse des letzten Sprints für den nächsten Produktentwicklungszyklus weiterzuentwickeln und zu verbessern. Dank dieses iterativen Prozesses ist es auch möglich, die Kollaboration im Team zu verbessern und den Grad der Zusammenarbeit mit den Stakeholdern zu erhöhen. Das bietet die Möglichkeit zur kontinuierlichen Verbesserung.

Teilnehmer

Das Scrum Meeting findet am Ende eines jeden Sprints mit den gesamten Mitgliedern des Scrum Teams statt (DevOps Engineer oder Entwickler, Scrum Master und Product Owner).

Die Teilnehmer müssen bereits mit der Methode vertraut sein, die während des Meetings verwendet wird. Außerdem muss die Vorgehensweise für jeden klar und verständlich sein. Natürlich ist es wichtig, dass sich jedes Teammitglied der Bedeutung dieser Abschlussbesprechung bewusst ist und sie ernst nimmt.

Der Scrum Master fungiert als Mediator und Moderator und lenkt das Meeting.

Der Scrum Master muss gerade in diesem Zusammenhang ein gewisses Talent dafür haben, mit Meinungsverschiedenheiten und sogar Konflikten umzugehen. Es kann schnell passieren, dass das gesamte Team sich in Debatten verliert, da in dieser besonderen Phase des Scrum Frameworks der Meinungsaustausch wichtig ist.

Dauer

Laut Scrum Guide ist es ratsam, für einen 4-wöchigen Sprint eine Time Box, d.h. eine Begrenzung der Meeting-Dauer, von 3 Stunden zu nutzen. Wenn Sprints kürzer sind, sollte die Besprechungsdauer der Retrospektive entsprechend verkürzt werden.

Als Faustregel kann man 5-10 Minuten Redezeit pro Teammitglied einplanen.

Sprints© agile

Vorgehen

Schritt 1: Vorbereitung

Die Sprint Retrospektive ist ein Meeting, das drei Ergebnisse erfordert:

1. Feedback zum gesamten Sprint, der gerade abgeschlossen wurde;

2. Verbesserungsvorschläge zum Fortschritt des Teams;

3. Die Planung der vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen.

Damit ein Scrum Meeting stattfinden kann, sollte also gerade ein Sprint abgeschlossen worden sein, der zum Gegenstand der Analyse und Austausch des Teams wird.

Es muss ein Überblick über den vorangegangenen Sprint vorhanden sein, z.B. in Form einer Backlog-Präsentation.

Dann ist es notwendig, dass sich der Scrum Master vor Beginn des Meetings auf die Ziele der Sprint Retrospektive festlegt. Auch wenn das Scrum Meeting Zeit für Gespräche zur Verfügung stellt, ist es gut, Grenzen zu setzen, um sicherzustellen, dass der Meinungsaustausch nicht zu lange dauert.

Daher ist es sinnvoll, einen Leitfaden für das Treffen zu erstellen. Darin sollten Pausen, ein Hinweis auf die benötigten Unterlagen, Verhaltensregeln, die während der Besprechung einzuhalten sind, usw. enthalten sein.

Schritt 2: Durchführung

Der Sprint muss in all seinen Komponenten analysiert werden, d.h. Produkt, verwendete Werkzeuge, implementierte Verfahren, Interaktionen und beteiligte Personen.

Es ist notwendig, dass die Daten und Eckpunkte des Sprints visualisiert werden und für alle Teammitglieder nachvollziehbar sind. Dies kann durch die Präsentation des Sprint Backlogs erreicht werden.

Die Präsentation kann durch andere Hinweise und Informationen der Teilnehmer ergänzt werden, wie z.B. persönliche Notizen der Sitzungsteilnehmer, Concept Maps usw. Die Teammitglieder sollten also Ihre erarbeiteten Informationen über den Sprint zur Verfügung zu stellen.

Es ist ratsam, eine Vorlage mit Fragen zu entwerfen, die der Scrum Master jedem Teammitglied vorlegen kann. Beispiele hierfür könnten sein:

  • Wie haben Sie sich bei diesem Sprint gefühlt?
  • Was fiel Ihnen leicht und was fiel Ihnen schwer?
  • Welche Probleme traten während des Arbeitsprozesses auf?
  • Was kann verbessert werden?
  • Was sollte man am besten weglassen oder komplett ändern?
  • Was hat gut funktioniert?

Diese recht allgemein formulierten Fragen können natürlich auch spezifiziert und angepasst werden.

In der Regel entwickelt sich das Meeting in Form einer Gruppendiskussion, die durch den Scrum Master moderiert wird. Zum Sammeln von Feedback können aber auch andere Methoden verwendet werden, wie z. B. Brainstormings. Eine Mind-Map kann als visuelle Unterstützung verwendet werden.

Unabhängig von der gewählten Methode zur Interaktion ist es gut, darauf zu achten, dass sich jeder am Gespräch beteiligt. In einer Arbeitsgruppe kommt es nämlich oft vor, dass es eher schüchterne und introvertierte Persönlichkeiten gibt, die weniger geneigt sind, sich zu einzubringen. Hier muss der Scrum Master eingreifen: Er hat die Aufgabe, auch die zurückhaltenden Mitglieder zur Teilnahme zu motivieren.

Eine weitere Aufgabe des Scrum Masters ist es, zu lange Aussagen oder Austausche zu kürzen und die Diskussion auf wesentliche Themen zu beschränken.

Schritt 3: Ergebnis

Nachdem alle Informationen gesammelt und Feedbacks eingeholt sind, kann ein Ergebnis aus der Retrospektive abgeleitet werden.

Um die Sprint Retrospektive ausgewogen zu gestalten, sollte eine Abstimmung durchgeführt werden. In dieser Phase gibt das Team sein Urteil zu den Verbesserungsvorschlägen ab, die während des Treffens entstanden sind.

Ein Gespräch ist nämlich nur dann effektiv, wenn konkrete Handlungsempfehlungen aus den Hinweisen der Teammitglieder abgeleitet werden können.

Dies wird als sogenanntes "Must-Do" festgehalten und im kommenden Sprint umgesetzt.

Ein Beispiel für ein Must-Do ist Folgendes:

  • Hinweis: Der Sprint wurde auf ein zu kurzes Zeitfenster eingestellt.
  • Must-Do: Der nächste Sprint wird eine längere Dauer haben.

Fazit

Der Zweck der Sprint Retrospektive ist es, den Arbeitsprozess des Teams innerhalb des Sprints zu beurteilen. Dieses Scrum Meeting ist nützlich, um kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen im Projektmanagement betreiben zu können.

Der Fokus der Sprint Retrospektive liegt auf der Qualität des Sprints und ihr Zweck ist die Zusammenarbeit des Teams zu optimieren, um einen optimalen Ablauf sicherzustellen.

Das Scrum Meeting ist also schlussendlich dafür da, die Produktivität zu steigern.

Worauf warten Sie also noch? Optimieren sie Ihre Prozesse und produzieren Sie optimale Lösungen mit Scrum und gut organisierten Retrospektiven!

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