definition background7 Schritte für eine unfallfreie Projektsteuerung

7 Schritte für eine unfallfreie Projektsteuerung

Von Jérémy HasenfratzAm 25.08.21

Eine genaue Projektsteuerung ist unerlässlich, um den Fortschritt zu kontrollieren und den Erfolg zu gewährleisten.

Sie haben zuvor Ihr Projekt definiert, geplant und die geeignete Projektmanagement-Methode gewählt. Welche Etappen sind für eine einwandfreie Projektkontrolle zu beachten? Welche Instrumente stehen den Projektleitern zur Verfügung?

Dieser Artikel wird Sie durch den Prozess führen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt reibungslos verläuft. Sind Sie bereit, Ihr Projekt zu starten? Steigen Sie ein und los geht’s!

Was bedeutet Projektsteuerung? - Definition

Um es einfach auszudrücken, hilft die Projektsteuerung dabei:

  • den Umfang des Projekts genau zu kennen,
  • das Projekt anhand vorher festgelegter KPIs zu überwachen,
  • den Projektfortschritt durch die Erfüllung von Aufgaben und Meilensteinen sowie die Lieferung von Ergebnissen zu gewährleisten,
  • den Projektzeitplan anzupassen und “Soll” und “Ist” Abweichungen zu kontrollieren,
  • der Finanzplan zu kontrollieren, indem es an Unvorhergesehenes angepasst wird,
  • ein Projektteam zu leiten und ein optimales Ressourcenmanagement zu sichern,
  • im Falle von Risiken zu reagieren, sich anzupassen und geeignete Entscheidungen zu treffen.

💡 Die Steuerung eines Projekts findet zu Beginn der Durchführungsphase des Projekts statt, wenn das Projekt bereits geplant und budgetiert ist und die Spezifikationen festgelegt sind. Sie unterscheidet sich von anderen wichtigen Phasen des Projektmanagements, nämlich:

Aufgaben des Projektleiters

Welche Rolle spielt der Projektleiter bei der Projektsteuerung?

Der Projektleiter ist vor allem für die Koordinierung und Organisation zuständig, aber er hat auch andere Aufgaben:

  • eine klare und umfassende Sicht auf das Projekt, um die Fortschritte zu überwachen, indem er immer den Soll mit dem Ist vergleicht,
  • die Fähigkeit, unvorhergesehene Ereignisse zu antizipieren und sich anzupassen, damit der Abschluss des Projekts nicht gefährdet wird,
  • Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsfreudigkeit, um sicherzustellen, dass der Projektplan eingehalten wird,
  • die Beherrschung von Projektmanagementmethoden und -instrumenten für ein präzises und angemessenes Management,
  • die Fähigkeit, die Personalressourcen des Projekts zu verwalten und die Zusammenarbeit zu fördern.

In 7 einfachen Schritten Projekte steuern

Es geht darum, alle in der Projektplanung festgelegten Projektkomponenten zu verfolgen.

1. Definition der Indikatoren

Diese Etappe ist wichtig, um Ihre Kriterien zu priorisieren: Ist die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse eine Priorität? Oder würden Sie lieber Ihr Budget überschreiten, um eine Verspätung zu vermeiden?

💡 Jedes Projekt hat seinen eigenen Kontext: Die Prioritäten ändern sich von einem Projekt zum nächsten und damit auch die Indikatoren für die Verwaltung Ihres Projekts. Wie können Sie diese KPIs genau kontrollieren? Wir beantworten diese Frage weiter unten.

2. Kontrolle der Projektplanung und des Aufgabenmanagements

Kommt das Projekt wie in der Planung der Aufgaben vorgesehen voran? Bei der Festlegung des Projektumfangs wurden eventuell Aufgaben vergessen: In der Durchführungsphase gibt es noch eine Gelegenheit, sie zu planen und Ihren Zeitplan anzupassen.

💡 Meistens geht es darum, die Prioritäten neu zu setzen: Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben je nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Auftraggeber verschoben oder gestrichen werden können.

3. Anpassung der Personalressourcen

Muss die Aufteilung der Personalressourcen auf die einzelnen Aufgaben oder Teilaufgaben überprüft werden? Hatten Sie vor, zu viele oder zu wenige Ressourcen für eine Aufgabe zu haben? Müssen Sie mehr Personal einstellen?

💡 Projektsteuerung bedeutet, reaktiv und fähig sein, fehlende Ressourcen zu ersetzen, damit ihre Unverfügbarkeit keine allzu großen Auswirkungen auf den Projektfortschritt hat.

4. Kontrolle des Budgets und der Rentabilität des Projekts

Wie bei den Personalressourcen kann es vorkommen, dass die vor Projektbeginn erstellte Budgetprognose einige Kosten nicht berücksichtigt. In der Realität werden Sie mit Sicherheit damit zu tun haben: Trotz Ihrer Risikoanalyse werden einige unvorhergesehene Ereignisse zu einer Überschreitung des Budgets führen.

Aber keine Panik! Richten Sie Grenzwerte und Warnungen ein: Sie werden sofort gewarnt, wenn Sie Ihr geplanter Finanzplan nicht einhalten, und können entsprechend reagieren.

💡 Darüber hinaus hilft die Festlegung und Verfolgung von Finanzindikatoren bei der Kontrolle der Rentabilität des Projekts. Eine unerwartete Ausgabe kann Ihr Projekt aufwerten, was sich nicht unbedingt negativ auf Ihre Marge auswirkt. Wenn jedoch das Budget zu oft überschritten wird, ist die Rentabilität des Projekts gefährdet.

5. Bilanz regelmäßig ziehen

Verfolgen Sie regelmäßig die verfügbaren Daten. Ohne dies wird Ihr Projektmanagement nicht effektiv sein, da Sie keine Kontrolle mehr darüber haben.

💡 Verwenden Sie realistische Daten: Zu optimistische (um nicht verzerrte zu sagen) Zahlen entsprechen nicht der Realität des Projekts und erschweren eine genaue Kontrolle.

6. Entscheidungen zur Neuorientierung des Projektmanagements treffen

Gibt es bei Ihren KPIs eine Abweichung zwischen Soll und Ist? Sie müssen jetzt handeln! Ob Korrektur- oder Präventivmaßnahmen, Ihre Aufgabe als Projektsteuerer besteht darin, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um das Team in die richtige Richtung zu führen.

💡 Ein Fehler, ein Lieferengpass eines Unterauftragnehmers, ein technisches Problem oder einfach Aufgaben, die länger dauern als erwartet... Nicht abwarten und reagieren: Auch hier ist die Anpassungsfähigkeit des Projektleiters der Schlüssel, um Projekte erfolgreich zu steuern.

7. Zentralisierung und Aktualisierung der Steuerungsdokumente

Vermeiden Sie Unklarheiten und behalten Sie Ihr Projekt mit einer aktuellen Dokumentation jederzeit im Blick:

  • Roadmap
  • Gantt-Diagramm,
  • Flussdiagramm der Ressourcen,
  • Ressourcenplanung,
  • Finanzplan,
  • Verfahren- und Validierungsabläufe, usw.

Der Projektleiter steuert sein Projekt mit einer Vielzahl von nützlichen Dokumenten, die den Kurs vorgeben. Aber auch andere Beteiligte benötigen Zugang zu bestimmten Informationen, um die Kommunikation zu erleichtern. Eine gute Organisation ist daher unerlässlich.

Die Projektsteuerung an einer Projektmanagementmethode anpassen

Scrum, Kanban, DSDM... Je nachdem, welche Projektmanagementmethode Sie anwenden, unterscheiden sich die Verwaltung und die Priorisierung der KPIs.

Die agile Methode zum Beispiel basiert auf Iterationen (Sprints) mit kurzen Fristen. Die Methodik erfordert daher eine sehr strenge Kontrolle und eine häufige Analyse der KPIs, um eventuelle Abweichungen vorhersehen und eventuelle Verzögerungen im Zeitplan des Projekts korrigieren.

Projektsteuerung ist für Sie kein Geheimnis mehr

Ein Projekt steuern kann für Anfänger entmutigend sein, aber in Wirklichkeit brauchen Sie keine Angst vor Misserfolgen zu haben, wenn Sie die oben beschriebenen Projektstufen befolgen! Methode und Strenge sind Ihre besten Freunde: Ein aktuelles Dashboard mit relevanten Indikatoren kann nur Ihrem Projekt helfen.

​​Warum entscheiden Sie sich nicht für eine Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen? Sie k��nnen bestimmte Aufgaben automatisieren, Ihre Projektleitung vereinfachen und viel Zeit sparen. Sie müssen nur noch das beste Projektmanagement-Tool finden!

Transparenz ist ein zentraler Wert für Appvizer. Als Medienunternehmen ist es unser Ziel, unseren Lesern nützliche und qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern und gleichzeitig Appvizer zu ermöglichen, davon zu leben. Deshalb laden wir Sie ein, unser Vergütungssystem zu entdecken.   Mehr erfahren

Die besten Tools für Sie

Software backgroundEin erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern
Software
2. März 2023
Die besten Projektsteuerung Tools im Vergleich
Wie gelingt eine gute Projektsteuerung? Wir zeigen Ihnen bewährte Methoden für das Projektmanagement und die besten kostenlosen und professionellen Projektsteuerungstools.
Definition backgroundProjektmanagement - klassisch oder agil? Was passt zu Ihnen?
Definition
22. Juni 2021
Projektmanagement - klassisch oder agil? Was passt zu Ihnen?
Wie wählen Sie also die für Sie passende Projektmanagement Methodik aus? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung der Methode des klassischen Projektmanagement (insbesondere die Wasserfall-Methode und den V-Zyklus). Wir erklären die Besonderheiten und ihre Unterschiede zur bekanntesten agilen Methode: Scrum.
Tipp backgroundEin erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern
Tipp
12. Mai 2021
Ein erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern
Ein gutes Projektteam ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der über den Verlauf eines Projektes oder einer Produktentwicklung entscheidet. Deshalb ist die Zusammenstellung des Teams eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss, bevor das Projekt wirklich starten kann.
Definition backgroundProjektdefinition: erster Schritt zum Erfolg Ihres Projekts
Definition
29. März 2021
Projektdefinition: erster Schritt zum Erfolg Ihres Projekts
Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist die Erstellung einer relevanten Projektdefinition. Aber wie macht man das? Finden Sie es in diesem Artikel heraus! Sie werden Informationen darüber bekommen, was eine Projektdefinition ist und welchen Zweck sie erfüllt.
Tipp backgroundProjektmanagement - Flexibel und effizient zusammenarbeiten
Tipp
22. Februar 2021
Projektmanagement - Flexibel und effizient zusammenarbeiten
Projektmanagement (PM) ist eine Arbeitsmethode bei der das Team kollaborativ und übergreifend arbeitet. Projektmanagement Methoden basieren auf einer horizontalen Hierarchie, um Flexibilität und Effizienz in die Verwaltung der Arbeit zu bringen. Jeder Mitarbeiter kennt seine Rolle und seine Aufgaben.
Definition backgroundDas ideale Scrum-Team für einen effizienten Sprint
Definition
17. Februar 2021
Das ideale Scrum-Team für einen effizienten Sprint
Was ist ein Scrum-Team? Die Definition ist einfach: Es handelt sich um eine organisierte Gruppe von Personen, die an der Realisierung eines Projekts teilnehmen und dabei den Prinzipien des Scrum-Frameworks folgen. Arbeiten Sie selbst im Team an Projekten und möchten mehr über die Anwendung der Scrum-Methodik in Ihrem Team erfahren?
Software backgroundprojektmanagement-software-vergleich
Software
20. September 2021
Projektmanagement-Software 2021 im Vergleich: Die 4 besten PM-Tools im Überblick
Sich mit einer effektiven Softwarelösung auszustatten, ist entscheidend, um das Projektmanagement richtig gestalten zu können. In diesem Artikel werden wir einen Projektmanagement-Software-Vergleich anstellen mit dem Ziel, Ihnen die besten Softwarelösungen für die Projektsteuerung bekannt zu machen.