7 Schritte für eine unfallfreie Projektsteuerung

Eine genaue Projektsteuerung ist unerlässlich, um den Fortschritt zu kontrollieren und den Erfolg zu gewährleisten.

Sie haben zuvor Ihr Projekt definiert, geplant und die geeignete Projektmanagement-Methode gewählt. Welche Etappen sind für eine einwandfreie Projektkontrolle zu beachten? Welche Instrumente stehen den Projektleitern zur Verfügung?

Dieser Artikel wird Sie durch den Prozess führen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt reibungslos verläuft. Sind Sie bereit, Ihr Projekt zu starten? Steigen Sie ein und los geht’s!

Um es einfach auszudrücken, hilft die Projektsteuerung dabei:

• den Umfang des Projekts genau zu kennen,
• das Projekt anhand vorher festgelegter KPIs zu überwachen,
• den Projektfortschritt durch die Erfüllung von Aufgaben und Meilensteinen sowie die Lieferung von Ergebnissen zu gewährleisten,
• den Projektzeitplan anzupassen und “Soll” und “Ist” Abweichungen zu kontrollieren,
• der Finanzplan zu kontrollieren, indem es an Unvorhergesehenes angepasst wird,
• ein Projektteam zu leiten und ein optimales Ressourcenmanagement zu sichern,
• im Falle von Risiken zu reagieren, sich anzupassen und geeignete Entscheidungen zu treffen.

💡 Die Steuerung eines Projekts findet zu Beginn der Durchführungsphase des Projekts statt, wenn das Projekt bereits geplant und budgetiert ist und die Spezifikationen festgelegt sind. Sie unterscheidet sich von anderen wichtigen Phasen des Projektmanagements, nämlich:

• die Projektdefinition,
• die Projektplanung,
• das Projektcontrolling,
• der Projektabschluss.

Welche Rolle spielt der Projektleiter bei der Projektsteuerung?

Der Projektleiter ist vor allem für die Koordinierung und Organisation zuständig, aber er hat auch andere Aufgaben:

• eine klare und umfassende Sicht auf das Projekt, um die Fortschritte zu überwachen, indem er immer den Soll mit dem Ist vergleicht,
• die Fähigkeit, unvorhergesehene Ereignisse zu antizipieren und sich anzupassen, damit der Abschluss des Projekts nicht gefährdet wird,
• Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsfreudigkeit, um sicherzustellen, dass der Projektplan eingehalten wird,
• die Beherrschung von Projektmanagementmethoden und -instrumenten für ein präzises und angemessenes Management,
• die Fähigkeit, die Personalressourcen des Projekts zu verwalten und die Zusammenarbeit zu fördern.

Es geht darum, alle in der Projektplanung festgelegten Projektkomponenten zu verfolgen.

Diese Etappe ist wichtig, um Ihre Kriterien zu priorisieren: Ist die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse eine Priorität? Oder würden Sie lieber Ihr Budget überschreiten, um eine Verspätung zu vermeiden?

💡 Jedes Projekt hat seinen eigenen Kontext: Die Prioritäten ändern sich von einem Projekt zum nächsten und damit auch die Indikatoren für die Verwaltung Ihres Projekts. Wie können Sie diese KPIs genau kontrollieren? Wir beantworten diese Frage weiter unten.

Kommt das Projekt wie in der Planung der Aufgaben vorgesehen voran? Bei der Festlegung des Projektumfangs wurden eventuell Aufgaben vergessen: In der Durchführungsphase gibt es noch eine Gelegenheit, sie zu planen und Ihren Zeitplan anzupassen.

💡 Meistens geht es darum, die Prioritäten neu zu setzen: Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben je nach Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Auftraggeber verschoben oder gestrichen werden können.

Muss die Aufteilung der Personalressourcen auf die einzelnen Aufgaben oder Teilaufgaben überprüft werden? Hatten Sie vor, zu viele oder zu wenige Ressourcen für eine Aufgabe zu haben? Müssen Sie mehr Personal einstellen?

💡 Projektsteuerung bedeutet, reaktiv und fähig sein, fehlende Ressourcen zu ersetzen, damit ihre Unverfügbarkeit keine allzu großen Auswirkungen auf den Projektfortschritt hat.

Wie bei den Personalressourcen kann es vorkommen, dass die vor Projektbeginn erstellte Budgetprognose einige Kosten nicht berücksichtigt. In der Realität werden Sie mit Sicherheit damit zu tun haben: Trotz Ihrer Risikoanalyse werden einige unvorhergesehene Ereignisse zu einer Überschreitung des Budgets führen.

Aber keine Panik! Richten Sie Grenzwerte und Warnungen ein: Sie werden sofort gewarnt, wenn Sie Ihr geplanter Finanzplan nicht einhalten, und können entsprechend reagieren.

💡 Darüber hinaus hilft die Festlegung und Verfolgung von Finanzindikatoren bei der Kontrolle der Rentabilität des Projekts. Eine unerwartete Ausgabe kann Ihr Projekt aufwerten, was sich nicht unbedingt negativ auf Ihre Marge auswirkt. Wenn jedoch das Budget zu oft überschritten wird, ist die Rentabilität des Projekts gefährdet.

Verfolgen Sie regelmäßig die verfügbaren Daten. Ohne dies wird Ihr Projektmanagement nicht effektiv sein, da Sie keine Kontrolle mehr darüber haben.

💡 Verwenden Sie realistische Daten: Zu optimistische (um nicht verzerrte zu sagen) Zahlen entsprechen nicht der Realität des Projekts und erschweren eine genaue Kontrolle.

Gibt es bei Ihren KPIs eine Abweichung zwischen Soll und Ist? Sie müssen jetzt handeln! Ob Korrektur- oder Präventivmaßnahmen, Ihre Aufgabe als Projektsteuerer besteht darin, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um das Team in die richtige Richtung zu führen.

💡 Ein Fehler, ein Lieferengpass eines Unterauftragnehmers, ein technisches Problem oder einfach Aufgaben, die länger dauern als erwartet... Nicht abwarten und reagieren: Auch hier ist die Anpassungsfähigkeit des Projektleiters der Schlüssel, um Projekte erfolgreich zu steuern.

Vermeiden Sie Unklarheiten und behalten Sie Ihr Projekt mit einer aktuellen Dokumentation jederzeit im Blick:

• Roadmap
• Gantt-Diagramm,
• Flussdiagramm der Ressourcen,
• Ressourcenplanung,
• Finanzplan,
• Verfahren- und Validierungsabläufe, usw.

Der Projektleiter steuert sein Projekt mit einer Vielzahl von nützlichen Dokumenten, die den Kurs vorgeben. Aber auch andere Beteiligte benötigen Zugang zu bestimmten Informationen, um die Kommunikation zu erleichtern. Eine gute Organisation ist daher unerlässlich.

Scrum, Kanban, DSDM... Je nachdem, welche Projektmanagementmethode Sie anwenden, unterscheiden sich die Verwaltung und die Priorisierung der KPIs.

Die agile Methode zum Beispiel basiert auf Iterationen (Sprints) mit kurzen Fristen. Die Methodik erfordert daher eine sehr strenge Kontrolle und eine häufige Analyse der KPIs, um eventuelle Abweichungen vorhersehen und eventuelle Verzögerungen im Zeitplan des Projekts korrigieren.

Ein Projekt steuern kann für Anfänger entmutigend sein, aber in Wirklichkeit brauchen Sie keine Angst vor Misserfolgen zu haben, wenn Sie die oben beschriebenen Projektstufen befolgen! Methode und Strenge sind Ihre besten Freunde: Ein aktuelles Dashboard mit relevanten Indikatoren kann nur Ihrem Projekt helfen.

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