Projektorganisation: So funktioniert's! Definition, Arten & Tools

Projektorganisation: Die beste Software im Vergleich

Projektorganisation: Top Tools im Vergleich

Tools für die Projektorganisation: Worum handelt es sich dabei? Welchen Vorteil können Sie für Ihr Unternehmen bringen?

Unternehmen zeigen ein wachsendes Interesse am Thema Projektmanagement. In einem kompetitiven Umfeld wird die effektive Durchführung von Projekten und Optimierung von Arbeitsprozessen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Eine Software für die autonome Projektorganisation kann deshalb ein entscheidender Faktor für hochwertige Projekte und gute Ergebnisse sein.

In diesem Artikel finden Sie grundlegende Informationen zur Organisation von Projekten. Entdecken Sie außerdem einen Vergleich von Management-Tools für Projekte. Sie können Ihre Performance entlang des gesamten Arbeitsprozesses verbessern und ein effektives Qualitätsmanagement für Ihre Vorhaben ermöglichen.

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Was ist Projektorganisation? Definition

Der Begriff Projektorganisation bezeichnet ein

System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

Im Gegensatz zur fortlaufenden Organisation eines Unternehmens oder einer Abteilung hat die Projektorganisation einige besondere Merkmale. Ein Projekt ist zeitlich begrenzt. Es stellt eine einmalige Aktion dar, hat ein bestimmtes Ziel und einen klaren finanziellen und personellen Rahmen.

Die organisatorische Struktur eines Projekts ist abhängig von Projektumfang, geplanten Projektphasen, Kapazitäten des Unternehmens und Dauer des Projekts. Dies kann im Projektstrukturplan zusammengefasst werden.

Formen der Projektorganisation

Reine Projektorganisation

Die reine Projektorganisation wird vor allem bei großen Projekten eingesetzt. Der Projektleiter hat die volle Verantwortung und viele Befugnisse. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens werden speziell für dieses Vorhaben aus Ihrer ursprünglichen Abteilung ausgegliedert. Das Vorhaben ist für die eine begrenzte Zeit eine Abteilung oder eine eigene Gesellschaft, also ein projektorientiertes Unternehmen.

Diese Art der Organisation kann schematisch wie folgt dargestellt werden:

Reine Projektorganisation Schema

©️ appvizer

Stablinienorganisation

Die Stablinienorganisation bietet sich vor allem für kleine Projekte an. Es werden keine Mitglieder aus den Abteilungen herausgepickt, sondern einzelne Aufgaben der jeweiligen Abteilung zugewiesen. Der Projektleiter hat lediglich eine Beratungsfunktion und kann sich auf die Unternehmensleitung berufen. Der Name “Stablinie” zielt auf die Verbindung zwischen Unternehmensleitung und Abteilungsleitung ab. Die beiden Elemente des Unternehmens organisieren und verhandeln das Vorhaben.

Die Stablinienorganisation lässt sich anhand der folgenden Abbildung darstellen:

Stablinienorganisation Schema

©️ appvizer

Matrix Projektorganisation

Bei der Matrixorganisation überlagern sich die Befugnisse von Abteilungsleitung und Projektleitung. Abteilungsleiter behalten weiterhin die Oberhand über ihre Mitarbeiter, die auch während des Projekts in den Abteilungen bleiben. Die Projektleiter haben in dieser Organisationsstruktur allerdings auch im Rahmen des Projekts die disziplinarische Weisungsbefugnis. SIe können Aufgaben an Projektmitarbeiter verteilen.

Wie der Name schon sagt, lässt sich diese Organisationsart als Matrix darstellen:

 

Matrixorganisation Schema

©️ appvizer

Tipps: Wie organisieren Sie ein Projekt?

Um effizient im Projektmodus zu arbeiten, sollten Sie einige Aspekte beachten, um die Gesamtleistung Ihrer Projektmitarbeiter zu erhöhen:

  • Agiles Projektmanagement: Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach “ausstehend”, “in Bearbeitung” und “erledigt” und vereinfachen Sie so Ihr Projektmanagement. Die Kanban Methode folgt genau diesem Muster. Sie passt auf rund 80% aller Projekte im Unternehmen (IT-Projekte, Marketing, Kommunikation, etc.)
  • Effiziente Kommunikation, um besser zusammenzuarbeiten: Einige Lösungen enthalten einen Messenger oder sind mit Ihrem E-Mail Konto verbunden. Die Anzahl von Tools, die Sie verwenden, kann reduziert werden und alles in ein einheitliches Umfeld integriert werden.
  • Zentralisieren von Informationen: Verwalten Sie alle Dateien und Daten Ihres Projektes in derselben Anwendung. So vergessen Sie nichts und finden alle benötigten Daten schnell wieder.
  • Analysieren Sie Ihr Projekt und den Fortschritt mithilfe von Indikatoren auf einem Dashboard. Sie können Budgetierung vornehmen und einfach feststellen, ob Deadlines eingehalten werden oder welche Ressourcen evtl. fehlen.

Vergleich: Software für die Projektorganisation

Wrike

Die Management-Software Wrike ist eine simple und anwenderfreundliche Plattform für das Projektmanagement. Sie bietet ein passendes Umfeld für Entwickler, Marketing-Abteilungen, Kreative und Designer.

Das Tool ermöglicht zudem eine Organisationsform mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Tafeln. Die kostenlose Einstiegsversion ist für maximal 5 Nutzer geeignet.

Wrike Apps & Integrationen

ⒸWrike

monday.com

monday.com ist eine Cloud-basierte Projekt- und Teammanagement-Software, die sich leicht an Ihre branchenspezifischen Bedürfnisse anpasst. Mit seinem ansprechenden Design ist das Tool sehr intuitiv und bietet verschiedene Ansichten für Ihre Aufgaben, wie z.B. Kanban-, Gantt-Diagramm-, Karten- oder Zeitleisten-Ansicht.

DE workload marketing workload

Ⓒmonday.com

Meistertask

Meistertask ist eine umfangreiche Anwendung für die Projektverwaltung und -organisation. Ihre Vorhaben können Sie dabei in den unterschiedlichsten Ansichten wie Kanban oder als Aufgabenliste visualisieren. Für jeden Geschmack ist etwas dabei.

 

Screenshot Projektmanagement mit Meistertask

ⒸMeistertask

Taskworld

Genießen Sie dank der Taskworld-Timeline eine gute Übersicht über Ihre Projekte. Sie ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts Ihrer Aufgaben im Projektzeitplan. Verschiedene Dashboards und bunte Tags helfen Ihnen, alles im Blick zu behalten.

Die Lösung betont besonders die Zusammenarbeit und interne Kommunikation. Sie erleichtert diese mit Kanban-Boards und einem integrierten Messenger, den Sie auch an Ihr Postfach anbinden können.

Taskworld Screenshot - Projektübersicht im Dashboard

ⒸMeistertask

Teamleader

Teamleader erleichtert die administrative Arbeit von Unternehmern und ermöglicht die Koordinierung verschiedenster Arbeitsprozesse. Neben den Modulen CRM, Kontaktmanagement, Zeiterfassung sowie Leadmanagement bietet es einen Aufgaben- und Projektplaner.

Warum wir daran arbeiten: Die neue Rechnungsübersicht von Teamleader

ⒸTeamleader

Projekte so individuell wie Sie: Auf Ihr Unternehmen kommt es an!

Die perfekte Organisation für ein Projekt zu definieren, ist keine leichte Aufgabe. Denn jedes Vorhaben, jedes Projektteam und jedes Unternehmen weist spezifische Eigenschaften, Bedürfnisse, Einschränkungen und Strukturen auf.

Eine generelle Standardisierung ist nur sehr eingeschränkt möglich. Ein Bewusstsein über diese individuellen Aspekte ist essenziell für eine erfolgreiche Projektorganisation und Durchführbarkeit der Projektarbeit.

Die Planung, Ausarbeitung und Entwicklung einer Idee kann mithilfe von unterstützender Management-Software für die Projektverwaltung erleichtert werden.

Ihre Projektleiter und alle anderen Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind werden es Ihnen danken! Probieren Sie es selbst aus!

Aktualisierter Artikel, ursprünglich veröffentlicht im Juni 2019

 

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