5W Methode: Definition, Beispiele und Vorlage

Von Patrizia Renten
Am 12. Mai 2021 aktualisiert, ursprünglich im Januar 2021 veröffentlicht
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Das Akronym 5W bezeichnet eine einfache und effektive Methode für die kontextuelle Analyse einem gegebenen Problem. Manchmal wird sie auch 5-Why-Methode oder nur Why-Methode genannt. In Unternehmen kennt man den Begriff aus dem Projektmanagement, besonders gern genutzt wird die 5W Methode im Lean Management und bei der Projektplanung

Sie hilft dabei, sich die richtigen Fragen zu stellen, um die Wurzel des Problems zu verstehen und es effektiv zu lösen. 5W hilft die tatsächliche Ursache zu finden, indem zuerst die Antwort auf grundlegenden Fragen gefunden wird. Dies ermöglicht es Lösungsansätze abzuleiten und umzusetzen. Aus diesem Grund wird sie auch im Englischen als Root-Cause-Analysis bezeichnet.

Außerdem ermöglicht es allen Mitarbeitern in Teams die gleiche Sichtweise auf eine Maßnahme zu bekommen und nicht vom Thema abzuweichen. So machen sie sich keine unnötige Arbeit und handeln mit System!

Wir werden in diesem Artikel sehen, wie die 5W Methode in einem beruflichen Kontext angewendet werden kann und vor allem, wie man sie nutzen kann. Appvizer bietet Ihnen am Ende dieses Artikels eine Vorlage zum kostenlosen Download an! 

5W Methode: Definition

5W ist ein Akronym und steht für 5x "Warum", oder für "Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Warum?". 5W ist eine Analysemethode, bei der die grundlegenden Eigenschaften einer Situation hinterfragt werden, z.B. sinkende Verkaufszahlen oder ein Problem in der Produktion durch einen fehlerhaften oder fehlenden Prozeß. Die Antworten auf diese einfachen Fragen liefern essentielle Fakten zum Problem.

Wenn die Fragen beantwortet wurden, erhält man eine umfassende und eindeutige Darstellung eines Problems oder eines Kontextes. Oft wird dadurch bereits die eigentliche Ursache des Problems gefunden, ganz ohne weitere Analysen!

💡 Alternative: Das Ishikawa-Diagramm, oder Ursache-Wirkungs-Diagramm. Mit einer solchen Darstellung können Haupt- und Nebenursachen eines Problems identifiziert und eine Lösung gefunden werden.

Vorteile der 5W Methode?

Die Vorteile der 5W Methode hängen vom Anwendungsfall ab. Hier sind ein paar konkrete Beispiele, um die Vorteile dieser Methode zu verdeutlichen:

Kundenbeziehungen

Im Rahmen einer Kundenbeziehung können Sie sich mit 5W in die Lage der potenziellen Kunden oder Kundinnen versetzen, um die richtigen Produkte oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt anzubieten. Durch die 5 Ws lässt sich folgendes über die Kunden oder Kundinnen herausfinden:

  • ihre Ziele,
  • ihre Bedürfnisse,
  • der Kontext, der ihre Entscheidung beeinflussen wird (Budget, Zeitpunkt, usw.).

Wenn die Methode richtig angewendet wird und die daraus resultierenden Aktionen zur Kundengewinnung oder -bindung gut umgesetzt werden, erhalten Sie folgendes Ergebnis:

  • bessere Konversionsrate,
  • niedrigere Kundenakquisitionskosten,
  • weniger benötigte Personalressourcen für Kundenakquise, usw.

Verbessern Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement mit der richtigen CRM Software.

Teambesprechungen

Im Rahmen eines internen Meetings ermöglicht 5W, dass alle Mitarbeiter ein Thema verstehen und die gleiche Sichtweise darauf bekommen.

Nehmen wir als Beispiel eine Besprechung, die aufgrund eines Umsatzeinbruchs angesetzt wurde. Die Frage, die es zu beantworten gilt, ist hier: Welche Maßnahmen zur Steigerung des Umsatzes können implementiert werden?

Der erste Schritt nach 5W ist also die Umkehrung der Frage. Vor dem Lösungsansatz ist es nötig, sich dem Kontext bewusst zu werden. Dieses Beispiel erläutert das typische Vorgehen:

  • Wer: Der Business-Analyst stellt gesammelte Daten vor.
  • Wie (Präsentationsmethode): Dashboard verbunden mit der Management-Software.
  • Was ist das Problem: Rückgang des Umsatzes.
  • Wo: in 3 Filialen in der Region München.
  • Wann: in den letzten 15 Tagen.
  • Wie viel: 30.000 €
  • Warum: Holzprodukte wurden weniger verkauft als in den 15 Tagen zuvor.

Nach Klärung dieser Fragen, ist es einfacher der wahren Ursache des Problems auf den Grund zu gehen und eine Strategie zu entwickeln. In diesem Fall vielleicht Rabatte oder eine neue Marketingkampagne.

Produktmarketing und UX-Design

Die Erstellung eines Produkts kann ohne Kundenkontakt erfolgen, wenn Sie den Bedarf genau kennen. Wenn dies nicht der Fall ist (meistens), dann müssen Sie sich selbst und auch Ihre potenziellen Käufer mit den 5 W-Fragen genau analysieren.

Marketing

Im Marketing wird die 5-W-Methode häufig verwendet, um die Effizienz von Aktionen zu verbessern. Sie wird oft implementiert, wenn die KPIs (Key Performance Indicator) enttäuschend sind. Das liegt meistens daran, dass Marketingaktionen und -kampagnen nicht an die Zielgruppe angepasst sind.

Kommunikation

Ähnlich wie beim Marketing erlaubt Ihnen die 5W Methode, sich mit Ihrer Zielgruppe vertraut zu machen. In diesem Bereich ist es häufig üblich, eine Tabelle mit mehreren Spalten für jeden Zieltyp zu erstellen. Um eine Zielgruppe besser einschätzen zu können helfen Kunden-Prototypen, sogenannte Personas, oder Buyer Personas.

Personenprofile© blog.comexplorer.com

Projektleitung

Die 5W Methode wird im Projektmanagement verwendet, um ein Problem an hochrangige Projektbeteiligte (Senior Management, Auftraggeber, etc.) zu melden und die nötigen Informationen weiterzugeben. In diesem Fall erleichtern die 5 Ws die Weitergabe von notwendigem Wissen und vermeiden Missverständnisse.

Anwendung der 5W Methode & Vorlage

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele und Erweiterungen, um Ihre W-Fragen zu konkretisieren:

Wer?

  • Wer kennt den Kontext?
  • Wer ist der Auftraggeber für dieses Produkt? Wer wird es benutzen?
  • Wer übernimmt die Leitung des Projekts?

Was?

  • Was genau ist das Problem?
  • Welches Produkt oder welche Dienstleistung?
  • Woran wird bereits gearbeitet?

Wo?

  • Wo tritt das Problem auf?
  • Wo sind die Informationen zu finden?

Wann?

  • Wann trat das Problem auf?
  • Seit wann besteht es? etc.

Wie?

  • Wie wird das Produkt genutzt/gekauft?
  • Wie kam es zu dem Problem?

Wie viel? Optionales Kriterium

  • Wie viel Geld ist im Spiel?
  • Wie viele Nutzer sind betroffen?

Warum?

  • Was hat den Umsatzrückgang verursacht?
  • Warum bevorzugen die Nutzer die Version A gegenüber der Version B?

Damit Sie die Methodik anwenden können, finden Sie hier eine anpassbare und kostenlose Excel-Vorlage:

Fazit

Die 5W Methode ermöglicht es, eine genaue Darstellung eines Ereignisses, eines Problems, eines Kontextes zu erstellen, um ein kommerzielles Ziel (z.B. Verkauf) oder eine Problemlösung zu erreichen.

Es handelt sich um eine einfache, effektive und vor allem bewährte Methodik, die in einer Vielzahl von Bereichen eingesetzt werden kann.

Die Methode manuell durchzuführen kann aber lange dauern und fehleranfällig sein. Deshalb ist es ratsam Online Projektmanagement-Tools zu nutzen, die es erlauben, das Verständnis eines bestimmten Problem zu automatisieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

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