Wie können Sie Ihr Projekt mithilfe der WBS-Struktur in Aufgaben unterteilen?

Sind Sie ein Projektmanager und suchen nach einer Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu strukturieren, um Ihr Projekt zu planen? Stützen Sie sich auf die WBS-Methode (Work Breakdown Structure)!

Die Zerlegung der zu erledigenden Arbeit in Liefergegenstände und Unteraufgaben hilft Ihnen, Ihr Projekt in einem übersichtlichen und bezifferbaren Organigramm zu organisieren.

Aber wie zerlegt man ein Projekt? Und wie erstellt man einen guten Projekt-WBS? Methode in 4 Schritten, Beispiele und Werkzeuge finden Sie in diesem Artikel!

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WBS: Definition und Ziele

Die WBS-Methode ist eine Technik des Projektmanagements, bei der ein Mutterprojekt in untergeordnete Aufgaben zerlegt wird, die wiederum in Unteraufgaben unterteilt sind. Das Ziel ist es, :

• das Projekt zu strukturieren,
• seine Architektur in ihrer Gesamtheit zu identifizieren,
• die Gesamtheit der erwarteten Deliverables und der zu erledigenden Aufgaben zu visualisieren.

💡 Das WBS, auch Projektstrukturplan ( Project Task Structure) oder SDP (Project Slicing Structure) genannt, entstand aus dem PMBOK-Leitfaden des Project Management Institute.

Das WBS kann verschiedene Formen annehmen:

• ein Organigramm, die am weitesten verbreitete Form des WBS,
• ein Mindmap,
• eine Liste,
• ein Plan.

7 Vorteile des WBS

• Sehr visuell: Auf einen Blick sieht man die gesamte zu leistende Arbeit, die Prioritäten und Dringlichkeiten, und man verringert das Risiko, beim Voranschreiten des Projekts unvorbereitet getroffen zu werden.
• Als Ergänzung zum Gantt-Diagramm hilft es den Teams, die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben besser zu erkennen.
• Hervorragendes Kommunikationsmedium für die verschiedenen Beteiligten und baut beim Kunden eine Vertrauensbasis auf.
• Der Projektmanager verwendet den WBS, um das Gesamtbudget des Projekts auf die zugrunde liegenden Einheiten zu verteilen.
• Verbessertes Risikomanagement: Erkennen Sie auf einen Blick Fehlfunktionen, d. h. unvollständige oder fehlerhafte Zweige.
• Erkennen Sie mögliche Verzögerungen in der Planung. Wurde ein Deliverable nicht rechtzeitig fertiggestellt? Dann ist es einfacher zu reagieren, um die Auswirkungen auf übergeordnete Einheiten desselben Zweigs zu begrenzen.
• Bessere Verteilung der Anstrengungen innerhalb der Teams: Die Projekt-Roadmap ist klarer, es wird einfacher, bei Schwierigkeiten, die während des Projektmanagements auftreten, nachzujustieren.

Beispiel für ein WBS

Die folgende Abbildung zeigt Ihnen ein visuelles Beispiel für einen WBS. Es zeigt :

• das Projekt als Ganzes, auch Mutterprojekt genannt ;
• Das Projekt ist in Teilprojekte unterteilt, die als Unteraufgaben bezeichnet werden;
• die wiederum in Unterlieferanten unterteilt sind, die auch als Unteraufgaben bezeichnet werden, je nach dem Grad der Granularität, der für die Komplexität der einzelnen Aufgaben erforderlich ist...

... und so weiter, bis die dem Organigramm zugrunde liegenden Einheiten von den Teams so weit wie möglich beherrscht werden können: Die auf der untersten Ebene aufgeführten Aufgaben, die als " Arbeitspakete" oder " Arbeitseinheiten" bezeichnet werden, müssen dann nicht mehr aufgeteilt werden.

Wie wird ein Projekt nach der WBS-Methode aufgegliedert?

Schritt 1: Definieren Sie das zu liefernde Projekt.

Beginnen Sie oben in der Gliederung, einer Makroansicht Ihres Projekts. Legen Sie die Umrisse des gesamten und fertigen Projekts fest, das Sie Ihrem Kunden ausliefern müssen.

Dieser Schritt gibt Ihnen die Richtung vor und verleiht jeder der nachfolgenden Aufgaben einen Sinn.

Beispiel: Ein Projekt zur Erstellung einer Website für ein lokales Unternehmen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Hauptlieferungen.

Identifizieren Sie dann die Hauptlieferungen, die sich direkt unterhalb des fertigen Projekts befinden. Jedes Deliverable markiert den Fortschritt des Projekts und trägt zu seiner Vervollständigung bei.

In unserem Beispiel sind die Hauptlieferungen oder untergeordneten Aufgaben:

1. die Analyse des Kundenbedarfs,
2. die Definition und Validierung des Projektumfangs,
3. die Planung des Projekts,
4. das Design der Website,
5. die Entwicklung der Website,
6. die Testphase,
7. die Online-Schaltung,
8. die Wartung.

Schritt 3: Teilen Sie die Deliverables in Unterdeliverables auf.

Unterteilen Sie schließlich jedes Deliverable in Sub-Deliverables oder Unteraufgaben.

Unser Rat 👉 Teilen Sie die Unteraufgaben in feinere Granularitätsstufen auf, bis die Arbeitspakete der letzten Stufe ausreichend bezifferbar und beherrschbar sind, sowohl aus Sicht des Budgets als auch aus Sicht der Personalressourcen.

Nehmen wir unser Beispiel wieder auf. Die untergeordnete Aufgabe "Website-Design" umfasst eine Vielzahl von Unteraufgaben, z. B. :

1. die Struktur der Website auf der Grundlage des Bestehenden und der hinzuzufügenden Neuerungen festlegen,
2. Layouts für jeden Seitentyp erstellen,
3. über die Navigation der Website nachdenken,
4. eine Grafikcharta erstellen, um die visuelle Kohärenz der Website zu gewährleisten usw.

Schritt 4: Füllen Sie das WBS-Wörterbuch aus.

Hat nichts mit dem lieben Robert zu tun! Das WBS-Wörterbuch ist ein Dokument, das den Inhalt jedes Arbeitspakets auflistet. Jedes Arbeitspaket hat einen Eintrag, der Folgendes umfasst:

• den Verantwortlichen,
• die Liefergegenstände,
• die Kosten,
• die Fristen und Termine,
• die zu erledigenden Hauptaufgaben,
• alle anderen relevanten Informationen, die bei der Durchführung des Loses helfen.

Dieses Wörterbuch ist für Sie nützlich, wenn Sie das Bezugssystem des Projekts mit der WBS-Struktur und dem Lastenheft festlegen.

Wie erstellt man einen guten WBS? Unsere Tipps zur Verwendung

Regel Nr. 1: Befolgen Sie die 100 %-Regel.

Die 100 %-Regel anzuwenden bedeutet, ein Mutterprojekt als Ganzes zu betrachten, das alle seine "Kinder" enthält.

Ein Satz von Unterlieferanten muss immer die gesamte Arbeit anzeigen, die für den Liefergegenstand der nächsthöheren Ebene erforderlich ist.

Umgekehrt darf die Summe der Einheiten nicht mehr als 100 % dieser obersten Ebene ausmachen: Die WBS-Methode schließt alle Aufgaben aus, die nicht für das Projekt relevant sind.

Illustration der 100 %-Regel :

Regel Nr. 2: Vermeiden Sie Überschneidungen!

Achten Sie beim Aufbau Ihres WBS darauf, dass jede Einheit exklusiv ist und nicht mehrfach in verschiedenen Zweigen vorkommt.

Durch die Vermeidung von Überschneidungen bewahrt Sie diese Regel davor, dass die Zuständigkeiten der Teams für die Ausführung der Aufgaben unklar sind.

Regel Nr. 3: Bestimmen Sie die richtige Feinheit der Aufteilung.

Wie wird sie bestimmt? Verbinden Sie mit jedem Arbeitspaket die Schätzung :

• der Zeit, um es auszuführen,
• der damit verbundenen Kosten,
• der zu seiner Durchführung erforderlichen Ressourcen.

Diese Regel hilft Ihnen bei der Genauigkeit Ihrer Aufteilung: Wenn sich ein Liefergegenstand als sehr genau bezifferbar erweist, benötigt er a priori keine weiteren Verzweigungen.

Regel Nr. 4: Suchen Sie nicht nach der Symmetrie in der WBS-Struktur.

Dieser Grundsatz ergibt sich aus dem vorherigen: Nicht jeder Zweig Ihres WBS muss die gleiche Anzahl von Ebenen aufweisen, da die Tiefe der Gliederung endet, sobald sich die unterste Einheit als ausreichend bezifferbar erweist.

Daher kann die endgültige Form Ihres WBS " asymmetrisch" sein.

Regel Nr. 5: Zielen Sie auf Ergebnisse statt auf Maßnahmen ab.

Am besten ist es, das Projekt in Form von Ergebnissen zu betrachten und nicht in Form von organisatorischen oder funktionalen Elementen.

Unser Rat 👉 Definieren Sie Ihre verschiedenen Einheiten in Form von Ergebnissen und nicht in Form von Aktionen, die zu deren Erreichung durchgeführt werden müssen. Auf diese Weise gewinnen Sie mehr Flexibilität bei der Ausführung der einzelnen Aufgaben.

Beispiel für ein WBS-Organigramm auf der Grundlage von Deliverables :

Wählen Sie das richtige Werkzeug: Excel oder eine spezielle Software?

Um Ihr WBS zu erstellen, reicht manchmal ein einfaches Blatt Papier, ein Whiteboard oder auch Post-its. Diese Werkzeuge sind praktisch in der Phase des Brainstormings oder des Ideenaustauschs ... stoßen aber schnell an ihre Grenzen.

👉 Wenn Ihr Projekt einfach ist (wenige Liefergegenstände, wenige Beteiligte), können Sie durchaus Excel für Ihren WBS verwenden. Beispiele für WBS-Strukturen zum Anpassen und Anpassen finden Sie im Internet.

👉 Bei mittleren bis großen Projekten oder wenn die Teams verstreut sind, erweist sich die Verwendung von Software als entscheidend, um :

• die visuelle Qualität des WBS aufzubauen und vor allem zu verstärken - eine der wichtigsten Voraussetzungen für seine Effektivität,
• jegliche Änderungen am Schema viel einfacher zu verwalten,
• Ihrem Projekt eine Dimension der Zusammenarbeit und Agilität hinzuzufügen.

🛠️ Welche Software sollte man wählen, um ein gutes WBS zu erstellen?

• Die Vorteile von Lucidchart :
  • eine leicht zu erlernende und intuitive Benutzeroberfläche,
  • eine einfache Drag-and-Drop-Bedienung,
  • Anpassung des erstellten Organigramms mit Ihren eigenen Deliverables,
• Die Vorteile von monday.com:
  • ein visuelles und intuitives Tool,
  • ein anpassbares Tabellensystem zur Verwaltung Ihrer Aufgaben und Unteraufgaben,
  • Sichtbarkeit der Fälligkeitstermine für jedes Deliverable.
• Vorteile von Gladys:
  • ein anpassbares Dashboard, um das Projektwetter, die aufgewendete Zeit pro Person, pro Aufgabe und pro Projekt zu verfolgen,
  • eine einfache, sehr gepflegte und web-adaptive Oberfläche (die sich an jeden Bildschirmtyp anpasst),
  • eine kollaborative Plattform mit Tools, die auf Ihr Projektmanagement zugeschnitten sind (Gantt, Kanban, Mindmap usw.).

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Selbst beim besten Willen kann eine schlecht durchdachte WBS-Struktur in Ihrer Organisation für Unruhe sorgen. Hier sind die häufigsten Fallen, die es zu umgehen gilt.

1. Verwechslung von Aufgaben und Lieferungen
Man kann es nicht oft genug wiederholen: Das WBS basiert auf den Deliverables, nicht auf den Projektaufgaben.
Ein Aufgabenorganigramm (WBS) führt detailliert auf, was zu tun ist.
Der WBS gibt an, was geliefert werden muss.
Es ist eine Aufschlüsselung nach Ergebnissen , nicht nach Aktionen.

2. Erstellen Sie unnötige Ebenen.
Eine zu granulare WBS-Struktur kann das Projektmanagement verlangsamen. Jede Ebene muss einen echten Nutzen haben. Wenn Sie bis zur "Ebene 12.3.2.bis" gehen müssen, ist es an der Zeit, den Fuß vom Gas zu nehmen.

3. Vergessen Sie die 100 %-Regel.
Jedes Element des WBS muss 100 % der auf seiner Ebene zu erledigenden Arbeit ausmachen. Nicht 80 %, nicht 120 %, sondern 100 %. Alles andere ist irrelevant.

4. Kopieren und Einfügen ohne nachzudenken
Ein Beispiel, das man online gefunden hat, ist verlockend. Aber jedes Projekt ist einzigartig. Ein vorgefertigtes WBS kann zur Falle werden, wenn es nicht Ihre wahren Ziele oder Ressourcen widerspiegelt.

5. Beziehen Sie das Team nicht mit ein.
Die Teammitglieder sollten an der Aufschlüsselung des Projekts beteiligt sein. Sie haben oft einen besseren Überblick über die zu leistende Arbeit, vor allem in bestimmten Phasen.

6. Vergessen, das WBS zu aktualisieren.
Ein Projekt ist immer in Bewegung. Und Ihre WBS-Struktur muss mithalten. Wenn sie starr bleibt, verliert sie ihren Nutzen für die Echtzeitüberwachung.

7. Auf ein geeignetes Werkzeug verzichten.
Ein WBS in Excel zu erstellen, warum nicht. Aber wenn das Projekt größer wird, wird ein Projektmanagement-Tool schnell unverzichtbar. Es hilft Ihnen dabei, :

• die Ebenen zu visualisieren,
• die Elemente zuzuweisen,
• die Nachverfolgung zu gewährleisten.

Die Zeit nach dem WBS

Die WBS-Methode gibt Ihnen zu Beginn eines Projekts einen Überblick über die Struktur des Projekts und den Kurs, den Sie einschlagen müssen, um es zu verwirklichen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Ihnen andere, ergänzende Werkzeuge zur Verfügung stehen, um die Mängel des WBS auszugleichen. Zum Beispiel PERT- und Gantt-Diagramme, um Fristen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erkennen.

Rüsten Sie sich mit den richtigen Werkzeugen aus, um an Flexibilität und Agilität zu gewinnen, aber auch, um später bei der Projektsteuerung Zeit zu sparen.

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FAQs zur WBS-Methode

Was ist ein WBS im Projektmanagement?

WBS, oder Work Breakdown Structure, ist eine hierarchische Zerlegung eines Projekts in aufeinanderfolgende Lieferungen. Jedes Element der Struktur entspricht einer erwarteten Lieferung, nicht einer Aufgabe. Das Ergebnis ist eine klare Vorstellung davon, was auf welcher Ebene und von wem produziert werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen WBS und Gantt?

Die Struktur WBS unterteilt das Projekt in Liefergegenstände. Das Gantt-Diagramm hingegen organisiert die Aufgaben zeitlich. Ersteres strukturiert den Inhalt der Arbeit, letzteres plant die Phasen und ihre Dauer. Sie ergänzen sich gegenseitig. Und nein, es ist kein Kampf Gantt vs. WBS: Sie arbeiten Hand in Hand.

Sollte man WBS für alle Projekte verwenden?

Nicht unbedingt. Wenn Sie einen Team-Apéro oder einen Büroumzug organisieren, müssen Sie nicht gleich die WBS-Struktur hervorholen. Sobald es aber mehrere Liefergegenstände, verschiedene Ressourcen und ein strukturiertes Projektmanagement gibt, wird der WBS zu einem wertvollen Verbündeten. Selbst kleine, komplexe Projekte profitieren davon.

Wie viele Ebenen braucht man in einem WBS?

Es gibt keine magische Zahl. In der Regel reichen drei bis fünf Ebenen aus. Das Ziel ist nicht, ein Gaswerk zu errichten, sondern eine klare, lesbare und nützliche Struktur für die Überwachung der Arbeit zu haben. Zu viele Details töten die Organisation.

Kann man einen WBS agil erstellen?

Ja, aber mit Flexibilität. In einem agilen Projekt kann die WBS-Struktur verwendet werden, um die großen Ziele oder die erwarteten Leistungen pro Sprint oder Phase abzubilden. Man verwendet sie dann wie einen Kompass, nicht wie eine starre Karte.