Ein Projektstrukturplan erstellen: Strukturieren Sie die Aufteilung Ihres Projektes!

Wie kann man schnell und einfach ein Projektstrukturplan erstellen?

Eine im Projektmanagement häufig verwendete Technik, die Methode des Projektstrukturplans ist die vollständige Darstellung oder Zerlegung der Arbeit. Sie hilft somit, alle Elemente und Liefergegenstände zu identifizieren und zu definieren, die bei der Organisation eines Projektes berücksichtigt werden müssen.

Häufig in Form eines Organigramms dargestellt, die Methode des Projektstrukturplans (PSP) erleichtert alle Prozesse des Teammanagements und der Projektplanung. Sie ist wesentlich für die Planung Ihrer Aktivitäten und die Festlegung Ihres voraussichtlichen Budgets auf präzise und persönliche Art und Weise.

Aber wie strukturiert man ein Projekt mit dem Projektstrukturplan?

Dieser Artikel verdeutlicht das Funktionieren dieser Methode, und gibt Ihnen die notwendige Tipps und Tools, die Sie für die Erstellung des PSPs benötigen.

Der Projektstrukturplan oder PSP (englisch: Work Breakdown Structure, WBS) basiert auf den Methoden der NASA. 1987 wurde es vom Project Management Institute entwickelt, mit Hilfe des Referenzwerkes PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um es auf die ganze Geschäftswelt anzuwenden.

Die PSP-Methode zielt darauf ab, die Arbeit in mehrere hierarchisch angeordnete Ebenen zu unterteilen, um das Projekt zu strukturieren und seine Architektur zu identifizieren. Auf diese Weise visualisieren und verstehen die Projektleiter alle zu erbringenden Leistungen und Aufgaben, ohne etwas zu vergessen.

Der PSP kann verschiedene Formen annehmen:

• ein Organigramm (die häufigste Form des PSP),
• eine Mind Map,
• eine Liste,
• ein Plan.

Aber unabhängig davon, für welche Form man sich entscheidet, die PSP-Methode muss folgendes zeigen:

• das gesamte Projekt, das auch als “Mutterprojekt” bezeichnet wird;
• welches sich in Teilprojekten unterteilt;
• die sich auch selbst in Teilaufgaben untergliedern, und zwar je nach dem Grad der Granularität, der für die Komplexität der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist;
• und so weiter, bis die Einheiten an der Basis des Organigramms möglichst überschaubar sind: Die Aufgaben an der untersten Ebene, sogenannte "Arbeitspakete" oder "Arbeitseinheiten", müssen dann nicht mehr aufgeschlüsselt werden.

Hier ein Beispiel für einen PSP:

Die PSP-Methode bietet zahlreiche Vorteile, und deswegen wird sie so häufig im Projektmanagement benutzt:

👉 Das Werkzeug hilft sehr viel bei der Visualisierung. So können Sie in einem Augenblick die Gesamtheit der zu erledigenden Tätigkeiten berücksichtigen, so dass Sie im Verlauf des Projektes nicht überrascht werden.

👉 Diese Projektstrukturierung hilft auch den Teams, die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben besser zu erkennen.

👉 Der Projektstrukturplan unterstützt außerdem die Kommunikation über den Projekt zwischen den verschiedenen Interessengruppen, und schafft ein Klima des Vertrauens mit dem Kunden.

👉 Der Projektmanager verwendet den PSP auch zur Verteilung des gesamten Projektbudgets an die zugrunde liegenden Einheiten. Auf diese Weise legt er die Gesamtbudgets von jeder Abteilung oder jedem Bereich des Unternehmens fest.

👉 Der PSP unterstützt den Projektleiter bei der Einschätzung möglicher Verspätungen. Eine Leistung wurde nicht rechtzeitig fertiggestellt? Mit einem PSP ist es einfacher zu reagieren und man verhindert Auswirkungen auf höhere Einheiten in derselben Branche.

👉 Schließlich wird dank dieser hierarchischen Struktur die Verteilung der Ressourcen innerhalb der Teams optimiert, und Schwierigkeiten, die während des Projektmanagements auftreten, werden leichter angepasst.

Möchten Sie den Projektstrukturplan testen? Nun wollen wir sehen, wie man es in die Praxis umsetzt und vor allem, welche Regeln zu beachten sind.

Verschiedene Arten von Gliederungen für Projektstrukturpläne existieren. Die am häufigsten verwendete Gliederungsform ist die funktionsorientierte Gliederung. Daneben gibt es andere Möglichkeiten, sein Projektstrukturplan zu gliedern, wie z.B. die objekt- oder die phasenorientierte Gliederung.

Die funktionsorientierte Gliederung stellt Funktionsbereiche wie IT, Marketing, Fertigung oder Vertrieb als Strukturierungelemente des Projektes und Arbeitspakete ("Budget definieren" werden als Aufgaben gekennzeichnet.

Bei der objektorientierten Gliederung werden eine Vielzahl von Objekten, bzw. Einzelteile oder Komponente des Projektes, als Strukturierungselemente oder als Teilprojekte des ganzes Projekt genutzt.

In einem phasenorientierten Projektstrukturplan werden verschiedene Phasen des Projektes dargestellt, wie z.B. die Projektdefinition, die Projektplanung, die Projektdurchführung oder das Controlling. Diese Gliederungsform wird häufig bei Entwicklungsprojekten eingesetzt.

Um Ihren Projektstrukturplan zu erstellen, müssen Sie Ihr Projekt Schritt für Schritt gestalten:

Definieren Sie die Konturen des gesamten und vollständigen Projektes, den Sie Ihrem Kunden liefern müssen.

Dann identifizieren Sie die wichtigsten Leistungen direkt unter dem vollständigen Projekt.

Schließlich unterteilen Sie jede Teilaufgabe in Arbeitspaket, bis die Arbeitspakete der letzten Ebene ausreichend quantifizierbar (in Bezug auf das Budget und Ressourcen) und kontrollierbar sind.

Obwohl der oben beschriebene Prozess einfach erscheint, wird er nur dann richtig funktionieren, wenn Sie eine Reihe von Regeln und Prinzipien befolgen.

Kurz gesagt sind Projektstrukturplan-Codierungen (PSP-Codes) Gliederungsnummern, die Sie auf Teilprojekten und Arbeitspaketen anwenden und bearbeiten können, um sie an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können Ihr eigenes, individuelles Gliederungsschema auf das Projekt anwenden, oder dem folgenden alphanumerischen Beispiel folgen:

• Teilprojekt 1: PR0.1, PR0.2, PR0.3, PR0.4, etc.
• Teilprojekt 2: PR1.1, PR1.2, PR1.3, PR1.4, etc.
• Teilprojekt 3: PR2.1, PR2.2, PR2.3, PR2.4, etc.

Die Teilaufgaben müssen immer die gesamte erforderliche Arbeit für das übergeordnete Teilprojekt anzeigen.

Die Summe der Einheiten darf nicht mehr als 100 % der höheren Stufe ausmachen: Die PSP-Methode schließt alle Leistungen aus, die nicht das Projekt betreffen.

Darstellung der 100%-Regel:

Beim Aufbau Ihres Projektstrukturplans beachten Sie, dass jede Einheit exklusiv ist und sich nicht mehrfach in verschiedenen Branchen überschneidet.

Dies könnte eine Verwirrung über die Zuständigkeiten jeder Teams verhindern.

Es kann schwierig sein, die Genauigkeit für Ihren PSP zu bestimmen.

Um Ihnen zu helfen, sollten Sie das folgende Grundprinzip beachten: Jede Einheit muss mit einer Schätzung des Arbeitsaufwands, der Kosten und der erforderlichen Ressourcen verbunden sein.

Diese Regel wird Ihnen bei der Genauigkeit Ihrer Aufgliederung helfen: Wenn ein Liefergegenstand mit hoher Genauigkeit quantifizierbar ist, erfordert es a priori keine zusätzlichen Auswirkungen.

Der Beste Weg, um das Projekt zu verstehen, ist wenn man ihn in Bezug auf die Ergebnisse und nicht auf organisatorische oder funktionale Elemente betrachtet.

Deswegen empfehlen wir, dass Sie Ihre verschiedenen Einheiten in Bezug auf Liefergegenstände oder Leistungen definieren, und nicht in Bezug auf Maßnahmen. Auf diese Weise gewinnen Sie an Flexibilität bei der Ausführung der einzelnen Aufgaben.

Beispiel für ein PSP-Flussdiagramm, das auf den Ergebnissen basiert:

Zum Aufbau Ihres PSP benötigen Sie manchmal nur ein einfaches Blatt Papier, eine Tafel oder sogar Post-its. Die Verwendung von solchen Materialien ist besonders nützlich, um Ideen von verschiedenen Interessengruppen zu sammeln und die Aufgabenliste während der Brainstorming-Sitzungen festzulegen. Mit einer passenden Projektstrukturplan-Vorlage, wie z.B. mit Excel, kann ein Projektstrukturplan mit wenigen Ressourcen gestartet werden.

Dennoch wird es bei großen Projekten oder bei verteilten Teams interessant, eine Software zu verwenden, die es erlaubt, die visuelle Qualität des PSP aufzubauen und vor allem zu verstärken.

Darüber hinaus macht die Software im Falle einer Neuanpassung jede Änderung des Schemas viel einfacher und agiler.

Mit der Software Lucidchart können Sie Ihren PSP visuell aufbauen.

Dank einer intuitiven Schnittstelle hilft Ihnen diese Software bei der Erstellung Ihres Organigramms: Drag & Drop der Formen in den Arbeitsbereich, dann können Sie diese Formen mit Ihren Liefergegenständen ergänzen (Sie können Ihre Daten aus einer CSV-Datei importieren). Sie müssen nur noch Ihr Diagramm so formatieren, wie Sie es wünschen.

Lucidchart fördert außerdem die Zusammenarbeit: Arbeiten Sie mit anderen in Echtzeit an Ihrem Projektstrukturplan oder teilen Sie einfach Ihre Erfolge dank Werkzeugen wie Slack!

monday.com unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihres PSP und Ihrer Aufgaben im Allgemeinen.

Dank eines Systems anpassbarer Boards verwalten Sie Ihre Aufgaben und Teilaufgaben mit einem visuellen und intuitiven Werkzeug. Sobald Sie Ihre Liefergegenständen identifiziert haben, weisen Sie jedem von ihnen die notwendigen Ressourcen und Budget zu.

Aber das Projektmanagement-Tool geht noch weiter, indem es Aspekte der Zeitlichkeit integriert (was sind die Fristen für meine Leistungen?) und verschiedene Ansichten aus Ihren Boards, wie z.B. ein Gantt-Diagramm, anbietet. So sind Sie bis zum Ende des Projektes völlig begleitet.

Die PSP-Methode scheint letztlich der wesentlichste Schritt beim Start eines Projektes zu sein. Sie bleibt jedoch nicht die einzige Unterstützung, auf die sich der Projektleiter verlassen muss. Für wichtige und zeitbefristete Leistungen ist es immer angenehmer, Tools wie Gantt oder PERT Diagramme zu verwenden. Wir empfehlen deswegen die Verwendung von Projektmanagement-Software, da sie Flexibilität und Agilität dem Projektleiter bieten, und Gantt oder PERT Methoden integrieren.

Dank dieser Tools gibt es keine bösen Überraschungen mehr für den Projektleiter und für alle Akteure des Unternehmens im Allgemeinen.

Und Sie, wie planen Sie Ihre Projekte? Welche Software verwenden Sie? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in Kommentaren mit!