Wer ist dafür zuständig? Die Verantwortungsmatrix zur Definition von Verantwortlichkeiten

Wer macht was in einem Projekt? Was sind die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten? Entdecken Sie die Verantwortungsmatrix und verwalten Sie Ihre Projekte mit Ruhe und Übersicht mit unserer Vorlage zum herunterladen.

Der Erfolg Ihrer Projekte hängt von einem guten Management und einer klaren Vorstellung von den Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure ab. Es ist für jeden Manager und insbesondere für den Projektleiter wichtig, eine Übersicht über die Rollen zu definieren, um die Aufgabenverteilung zu optimieren und Zeitverluste zu vermeiden.

Um den verschiedenen Herausforderungen des Projektmanagements gerecht zu werden, erweist sich die Verantwortungsmatrix als ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen.

Die Verantwortungsmatrix oder RACI-Methode ist ein Instrument zur organisatorischen Strukturierung, das Aktivitäten abbildet und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten definiert. Die Verantwortungsmatrix erfüllt mehrere Aufgaben:

• die visuelle Darstellung: "wer macht was",
• den Umfang des Projekts abgrenzen,
• das Aktionsfeld definieren und strukturieren.

Die Abkürzung RACI kommt aus dem englischen und steht für:

• Responsible (verantwortlich),
• Accountable (zuständig),
• Consulted (beraten),
• Informed (informiert).

Die Verantwortlichkeitsmatrix löst geläufige Probleme des Projektmanagements, wie beispielsweise Doppelarbeiten, unbearbeitete Aufgaben und träge Entscheidungsprozesse. Mit dieser Methode entscheidet nicht unbedingt die Person, die an der höchsten Stelle in der Hierarchie steht, sondern die Person, die am besten dafür geeignet und positioniert ist. So werden Entscheidungsprozesse verkürzt und Ihr Unternehmen effizienter und produktiver gestaltet.

Es werden alle Aufgaben identifiziert und einer verantwortlichen Person zugewiesen. Außerdem wird ermittelt, ob Bedarf besteht, weitere Personen eingreifen zu lassen oder zu informieren. Dies wird für jede Phase des Prozesses erarbeitet, um schließlich die Gesamtziele zu erreichen.

Diese Gesamtvision macht es auch möglich:

• eine Nachbearbeitung der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten,
• jegliche Art von Vergessen oder Zerstreuung zu vermeiden,
• auf einfache Weise ein Erinnerungssystem einzurichten, das im Teammanagement unverzichtbar ist.

Wie wird eine Verantwortungsmatrix erstellt?

Gemäß den Managementprinzipien der RACI-Methode müssen Prüfer, Experten, Manager und Projektleiter eine mitarbeiterübergreifende Liste erstellen, um die Rollen und Prozesse des Projekts zu definieren.

Um eine Verantwortungsmatrix zu erstellen, ist es daher notwendig:

• die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten, die mit dem Projekt verbunden sind, in Zeilen aufzulisten;
• alle einzelnen Mitarbeiter oder Instanzen in den Spalten aufzulisten.

An jedem Kreuzungspunkt werden dann ein oder mehrere Buchstaben des RACI-Systems zugewiesen, die jeweils eine bestimmte Rolle bezeichnen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Verantwortungsmatrix:

Der*die Projektleiter*in:

1. Definiert das Projekt, für das Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden müssen,
   
   
2. identifiziert:

• alle Beteiligten, sowohl intern als auch extern;
• RACI-Rollen für jede der Aufgaben;
• Aufgaben, für die es keine verantwortliche Person gibt;
• Verantwortungen, die sich überschneiden (eine verantwortliche Person und die beratende Person können nicht ein und dieselbe Person sein).

Er*sie kann die RACI-Tabelle dann vertikal und horizontal auswerten, um:

• zu prüfen, ob die Verteilung der Abläufe und Aufgaben ausgewogen ist;
• Überschneidungen und Lücken zu beseitigen, indem problematische Rollen und Zuständigkeiten überprüft werden.

Nun, da Sie wissen, wie eine Verantwortungsmatrix erstellt wird, können Sie hier eine Excel Vorlage herunterladen und selbst ausfüllen:

Die Verantwortungsmatrix ist ein Managementinstrument für gute Unternehmensführung, aber sie ist kein eigenständiges System zur Darstellung eines Managementprozesses als solchem, daher hat sie gewisse Grenzen:

• Sie ist nicht automatisiert.
  Aufeinanderfolgende Modifikationen der Matrix führen wahrscheinlich zu doppelten Kopien, was zu Trägheit und Blockaden aller Art führt.
  
  
• Sie ist nicht sehr flexibel.
  Wenn Sie nicht als R, A, C oder I erwähnt werden, sind Sie nichts. Aber es gibt viele wichtige Interessenvertreter, die es ebenfalls verdienen, im Projekt vertreten zu sein.
  
  
• Sie bietet keine 360°-Sicht.
  Einige wesentliche Daten werden nicht berücksichtigt:
  • Kostenpreis einer Aufgabe,
  • Einheitskosten basierend auf den Gehältern der Interessenvertreter,
  • Unteraufgaben, usw.
    
    
• Sie eignet sich nicht für Outsourcing.
  Die Vertraulichkeit kann nicht subtil genug gehandhabt werden.

Wie implementiert man also eine agile und flexiblere Verantwortungsmatrix, die an die Struktur Ihrer Organisation angepasst ist?

Die Antwort liegt in spezieller Projektmanagement Software, die es ermöglicht:

• in Echtzeit eine große Anzahl von Faktoren zu aktualisieren und zu kontrollieren
• interne und externe Informationen umzuschreiben;
• Benutzerprofile zu definieren, die mit bestimmten Kriterien und Zugriffsrechten verknüpft sind.

Um erfolgreich eine Verantwortlichkeitsmatrix zu erstellen, empfehlen wir Ihnen folgende Lösungen, die über die oben aufgelisteten Funktionen verfügen und noch weitaus mehr auf Lager haben.

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement Plattform, die es ermöglicht, Teams und Projekte einfach zu verwalten. Mit monday.com ist es kinderleicht, flexible Verantwortungsmatrizen zu erstellen und zu verwalten.

awork ist ein automatisches Work Management Tool für kreative Teams. Es überzeugt durch eine intuitive Bedienung und ein modernes Interface. awork macht Ihre Teams produktiver, indem es ihnen hilft, Projekte zu planen, Aufgaben zu verwalten und Zeiten zu erfassen. Außerdem sind mit awork Ihre Daten nach modernsten Sicherheitsstandards in Deutschland gespeichert.

Die Automatisierung ist ein Schlüsselelement in der Entwicklung der Verantwortungsmatrix.

Sie ermöglicht:

• die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festzulegen,
• Ressourcen zu teilen,
• und ein gutes Projektmanagement-Modell aufzubauen.

Dank der Kontextualisierung, Personalisierung und Implementierung von Erinnerungen und automatischen internen und externen Abläufen können Sie ein agiles, transparentes und sicheres Managementsystem schaffen.