Wer ist dafür zuständig? Die Verantwortungsmatrix

Von Maurice Mivekannin
Am 10.12.20
definition backgroundillustration post it 2

Wer macht was in einem Projekt? Was sind die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten? Entdecken Sie die Verantwortungsmatrix und verwalten Sie Ihre Projekte mit Ruhe und Übersicht mit unserer Vorlage zum herunterladen.

Der Erfolg Ihrer Projekte hängt von einem guten Management und einer klaren Vorstellung von den Verantwortlichkeiten der verschiedenen Akteure ab. Es ist für jeden Manager und insbesondere für den Projektleiter wichtig, eine Übersicht über die Rollen zu definieren, um die Aufgabenverteilung zu optimieren und Zeitverluste zu vermeiden.

Um den verschiedenen Herausforderungen des Projektmanagements gerecht zu werden, erweist sich die Verantwortungsmatrix als ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen.

Was ist die Verantwortungsmatrix? - Definition

Die Verantwortungsmatrix oder RACI-Methode ist ein Instrument zur organisatorischen Strukturierung, das Aktivitäten abbildet und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten definiert. Die Verantwortungsmatrix erfüllt mehrere Aufgaben:

  • die visuelle Darstellung: "wer macht was",
  • den Umfang des Projekts abgrenzen,
  • das Aktionsfeld definieren und strukturieren.

Die Abkürzung RACI kommt aus dem englischen und steht für:

  • Responsible (verantwortlich),
  • Accountable (zuständig),
  • Consulted (beraten),
  • Informed (informiert).

Warum ist es wichtig, Verantwortungen zu regeln?

Die Verantwortlichkeitsmatrix löst geläufige Probleme des Projektmanagements, wie beispielsweise Doppelarbeiten, unbearbeitete Aufgaben und träge Entscheidungsprozesse. Mit dieser Methode entscheidet nicht unbedingt die Person, die an der höchsten Stelle in der Hierarchie steht, sondern die Person, die am besten dafür geeignet und positioniert ist. So werden Entscheidungsprozesse verkürzt und Ihr Unternehmen effizienter und produktiver gestaltet.

Es werden alle Aufgaben identifiziert und einer verantwortlichen Person zugewiesen. Außerdem wird ermittelt, ob Bedarf besteht, weitere Personen eingreifen zu lassen oder zu informieren. Dies wird für jede Phase des Prozesses erarbeitet, um schließlich die Gesamtziele zu erreichen.

Diese Gesamtvision macht es auch möglich:

  • eine Nachbearbeitung der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten,
  • jegliche Art von Vergessen oder Zerstreuung zu vermeiden,
  • auf einfache Weise ein Erinnerungssystem einzurichten, das im Teammanagement unverzichtbar ist.

Erstellung der Matrix

Wie wird eine Verantwortungsmatrix erstellt?

Gemäß den Managementprinzipien der RACI-Methode müssen Prüfer, Experten, Manager und Projektleiter eine mitarbeiterübergreifende Liste erstellen, um die Rollen und Prozesse des Projekts zu definieren.

Um eine Verantwortungsmatrix zu erstellen, ist es daher notwendig:

  • die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten, die mit dem Projekt verbunden sind, in Zeilen aufzulisten;
  • alle einzelnen Mitarbeiter oder Instanzen in den Spalten aufzulisten.

An jedem Kreuzungspunkt werden dann ein oder mehrere Buchstaben des RACI-Systems zugewiesen, die jeweils eine bestimmte Rolle bezeichnen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Verantwortungsmatrix:

RACI Verantwortungsmatrix

Wie definiert man Rollen und Verantwortlichkeiten?

Der*die Projektleiter*in:

  1. Definiert das Projekt, für das Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden müssen,

  2. identifiziert:
  • alle Beteiligten, sowohl intern als auch extern;
  • RACI-Rollen für jede der Aufgaben;
  • Aufgaben, für die es keine verantwortliche Person gibt;
  • Verantwortungen, die sich überschneiden (eine verantwortliche Person und die beratende Person können nicht ein und dieselbe Person sein).

Er*sie kann die RACI-Tabelle dann vertikal und horizontal auswerten, um:

  • zu prüfen, ob die Verteilung der Abläufe und Aufgaben ausgewogen ist;
  • Überschneidungen und Lücken zu beseitigen, indem problematische Rollen und Zuständigkeiten überprüft werden.

Excel Vorlage zum Download

Nun, da Sie wissen, wie eine Verantwortungsmatrix erstellt wird, können Sie hier eine Excel Vorlage herunterladen und selbst ausfüllen:

Grenzen der Methode

Die Verantwortungsmatrix ist ein Managementinstrument für gute Unternehmensführung, aber sie ist kein eigenständiges System zur Darstellung eines Managementprozesses als solchem, daher hat sie gewisse Grenzen:

  • Sie ist nicht automatisiert.
    Aufeinanderfolgende Modifikationen der Matrix führen wahrscheinlich zu doppelten Kopien, was zu Trägheit und Blockaden aller Art führt.

  • Sie ist nicht sehr flexibel.
    Wenn Sie nicht als R, A, C oder I erwähnt werden, sind Sie nichts. Aber es gibt viele wichtige Interessenvertreter, die es ebenfalls verdienen, im Projekt vertreten zu sein.

  • Sie bietet keine 360°-Sicht.
    Einige wesentliche Daten werden nicht berücksichtigt:
    • Kostenpreis einer Aufgabe,
    • Einheitskosten basierend auf den Gehältern der Interessenvertreter,
    • Unteraufgaben, usw.

  • Sie eignet sich nicht für Outsourcing.
    Die Vertraulichkeit kann nicht subtil genug gehandhabt werden.

Eine Projektmanagement Software zur Ergänzung der Verantwortungsmatrix

Wie implementiert man also eine agile und flexiblere Verantwortungsmatrix, die an die Struktur Ihrer Organisation angepasst ist?

Die Antwort liegt in spezieller Projektmanagement Software, die es ermöglicht:

  • in Echtzeit eine große Anzahl von Faktoren zu aktualisieren und zu kontrollieren
  • interne und externe Informationen umzuschreiben;
  • Benutzerprofile zu definieren, die mit bestimmten Kriterien und Zugriffsrechten verknüpft sind.

Um erfolgreich eine Verantwortlichkeitsmatrix zu erstellen, empfehlen wir Ihnen folgende Lösungen, die über die oben aufgelisteten Funktionen verfügen und noch weitaus mehr auf Lager haben.

monday.com

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement Plattform, die es ermöglicht, Teams und Projekte einfach zu verwalten. Mit monday.com ist es kinderleicht, flexible Verantwortungsmatrizen zu erstellen und zu verwalten.

awork

awork ist ein automatisches Work Management Tool für kreative Teams. Es überzeugt durch eine intuitive Bedienung und ein modernes Interface. awork macht Ihre Teams produktiver, indem es ihnen hilft, Projekte zu planen, Aufgaben zu verwalten und Zeiten zu erfassen. Außerdem sind mit awork Ihre Daten nach modernsten Sicherheitsstandards in Deutschland gespeichert.

Auf dem Weg zu einer vollen Automatisierung der Verantwortungsmatrix?

Die Automatisierung ist ein Schlüsselelement in der Entwicklung der Verantwortungsmatrix.

Sie ermöglicht:

  • die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten festzulegen,
  • Ressourcen zu teilen,
  • und ein gutes Projektmanagement-Modell aufzubauen.

Dank der Kontextualisierung, Personalisierung und Implementierung von Erinnerungen und automatischen internen und externen Abläufen können Sie ein agiles, transparentes und sicheres Managementsystem schaffen.

Transparenz ist ein zentraler Wert für Appvizer. Als Medienunternehmen ist es unser Ziel, unseren Lesern nützliche und qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern und gleichzeitig Appvizer zu ermöglichen, davon zu leben. Deshalb laden wir Sie ein, unser Vergütungssystem zu entdecken.   Mehr erfahren
Definition backgroundillustration agenda 1
Definition
vor 2 Monaten
Projektmanagement - klassisch oder agil? Was passt zu Ihnen?
Wie wählen Sie also die für Sie passende Projektmanagement Methodik aus? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung der Methode des klassischen Projektmanagement (insbesondere die Wasserfall-Methode und den V-Zyklus). Wir erklären die Besonderheiten und ihre Unterschiede zur bekanntesten agilen Methode: Scrum.
Tipp backgroundillustration collaborer
Tipp
vor 3 Monaten
Ein erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern
Ein gutes Projektteam ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der über den Verlauf eines Projektes oder einer Produktentwicklung entscheidet. Deshalb ist die Zusammenstellung des Teams eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss, bevor das Projekt wirklich starten kann.
Definition backgroundillustration planning
Definition
vor 5 Monaten
Projektdefinition: erster Schritt zum Erfolg Ihres Projekts
Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist die Erstellung einer relevanten Projektdefinition. Aber wie macht man das? Finden Sie es in diesem Artikel heraus! Sie werden Informationen darüber bekommen, was eine Projektdefinition ist und welchen Zweck sie erfüllt.
Tipp backgroundillustration post it 3
Tipp
vor 6 Monaten
Projektmanagement - Flexibel und effizient zusammenarbeiten
Projektmanagement (PM) ist eine Arbeitsmethode bei der das Team kollaborativ und übergreifend arbeitet. Projektmanagement Methoden basieren auf einer horizontalen Hierarchie, um Flexibilität und Effizienz in die Verwaltung der Arbeit zu bringen. Jeder Mitarbeiter kennt seine Rolle und seine Aufgaben.
Vorlage backgroundillustration agenda 4
Vorlage
vor 6 Monaten
Projektplanung - schnell und einfach umgesetzt
In diesem Artikel erklären wir, wie man die Schritte eines Projekts mit den richtigen Werkzeugen (WBS, Gantt, etc.) plant. Da diese Tätigkeit die Ausführung einer Reihe recht komplexer Aufgaben erfordert, stellen wir Ihnen auch eine Auswahl an Software vor, die Ihnen dabei helfen kann
Definition backgroundillustration post it 5
Definition
vor 6 Monaten
Das ideale Scrum-Team für einen effizienten Sprint
Was ist ein Scrum-Team? Die Definition ist einfach: Es handelt sich um eine organisierte Gruppe von Personen, die an der Realisierung eines Projekts teilnehmen und dabei den Prinzipien des Scrum-Frameworks folgen. Arbeiten Sie selbst im Team an Projekten und möchten mehr über die Anwendung der Scrum-Methodik in Ihrem Team erfahren?
Software backgroundillustration collaborer
Software
letztes Jahr
Die besten Projektsteuerung Tools im Vergleich
Wie gelingt eine gute Projektsteuerung? Wir zeigen Ihnen bewährte Methoden für das Projektmanagement und die besten kostenlosen und professionellen Projektsteuerungstools.
Tipp backgroundillustration main tendue 3
Tipp
vor 2 Monaten
13 Führungsstile: Übersicht, Vor- und Nachteile
Was ist ein Führungsstil? Und gibt es überhaupt einen idealen Stil? Wir erklären auf einfacher Weise die nach Max Weber und Kurt Lewin kategorisierte Führungsstile und geben Ihnen die Vor- und Nachteile dazu!
Definition backgroundillustration volant
Definition
vor 2 Monaten
Was macht ein Projektleiter? Aufgaben und mögliche Projekte
Der:die Projektleiter:in hat die Verantwortung für viele Aufgaben zur gleichen Zeit, was es schwierig machen kann, den ganzen Umfang der Missionen zu erfassen. Aber hier kommt die gute Nachricht! Dieser Artikel erklärt Ihnen die komplette Berufsbeschreibung und Aufgaben der Projektleitung.
Definition backgroundillustration succes 3
Definition
vor 2 Monaten
Was macht ein Scrum Master im agilen Team?
Als Vermittler schafft der Scrum Master ein optimales Arbeitsumfeld. Er leitet, unterstützt und motiviert das Entwicklungsteam und verhilft ihm zum Erfolg.