6 Schritte, um Ihren Projektplan richtig zu verwalten und Fristen einzuhalten
Die Erstellung eines genauen Projektplans erweist sich als unerlässlich für ein effektives Projektmanagement. Jede Projektsteuerung erfordert, dass Sie auf einer soliden Grundlage beginnen und wissen, in welche Richtung Sie gehen. Aber wo soll man anfangen?
Ist es möglich, alle auszuführenden Aufgaben, die einzuhaltenden Fristen und die zuzuweisenden Ressourcen genau zu berücksichtigen? Die Antwort lautet: Ja.
Um dies zu erreichen, muss man sich jedoch bei der Planung eines Projekts an eine präzise und strukturierte Methode halten.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen , wie Sie die einzelnen Schritte eines Projekts mit den richtigen Werkzeugen (WBS, Gantt usw.) planen können. Und da diese Tätigkeit die Ausführung einer Reihe von recht komplexen Aufgaben erfordert, stellen wir Ihnen auch eine Auswahl an Software vor, die Sie dabei unterstützt.
Wasist die Planung eines Projekts?
Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus vielen Phasen. Bevor Sie sich jedoch kopfüber in die Umsetzung des eigentlichen Projekts stürzen, sollten Sie sich mit dem unumgänglichen Schritt der Projektplanung beschäftigen.
Ein Projekt zu planen bedeutet, :
- die verschiedenen Aufgaben, aus denen das Projekt besteht, zu identifizieren,
- diese Aufgaben in eine Rangfolge zu bringen,
- ihre Dauer und Fälligkeit festlegen,
- die Kosten und personellen Ressourcen bestimmen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind,
- alle Schritte klar zu planen.
Diese Vorarbeit erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit, doch ergeben sich daraus für den Projektleiter zahlreiche Vorteile.
Wie Sie die Planung eines Projekts in 6 Schritten einführen.
Schritt 1: Verstehen Sie das Ziel und die Bedingungen des Projekts.
Das Verstehen des Projektziels bleibt die Grundlage. Diese Vorüberlegungen minimieren das Risiko, dass Sie während des Projekts feststellen, dass Sie in die falsche Richtung gegangen sind.
Um die Risiken Ihres Projekts zu identifizieren, sollten Sie sich an die 5M-Methode halten.
Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich über Folgendes im Klaren sein:
- der verschiedenen Liefergegenstände, Ergebnisse, die geliefert werden müssen,
- die Anforderungen an die Fristen,
- das Ihnen zur Verfügung stehende Budget.
Schritt 2: Definieren Sie die Aufgaben des Projekts.
Der Erfolg des Projekts hängt zu einem großen Teil von diesem entscheidenden Schritt ab.
💡 Die Methode :
Um die verschiedenen Aufgaben, aus denen Ihr Projekt besteht, genau zu definieren und sicherzustellen, dass Sie keine Aufgabe vergessen, wenden Sie die WBS-Methode (Work Breakdown Structure,) an, die auch als Projektstrukturplan( PSP , engl. Project Task Structure) bezeichnet wird.
Bei dieser Methode werden die wichtigsten Ergebnisse ermittelt und in Untergruppen aufgeteilt. Jede dieser Untergruppen wird dann aufgeteilt, um schließlich Arbeitspakete oder Aufgaben zu erhalten.
Die WBS-Methode im Detail :
☝️ Beachten Sie, dass manche Teams es vorziehen, ihr Projekt mithilfe der PBS-Methode (Product Breakdown Structure) zu strukturieren, die sich mehr auf das zu erreichende Produkt als auf die zu erledigende Arbeit konzentriert.
Schritt 3: Aufgaben planen
Wenn Sie alle Ihre Aufgaben identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie miteinander zu verknüpfen, um sie zu ordnen. Dies wird als Aufgabenplanung bezeichnet.
Jede Folge von Aufgaben besteht aus Vorgängern (eine Aufgabe tritt vor einer anderen auf) und Nachfolgern (eine Aufgabe folgt einer anderen), die miteinander verknüpft sind. Diese Verbindungen lassen sich in vier Arten unterteilen:
- Ende-zu-Anfang-Verknüpfungen: Aufgabe B kann erst begonnen werden, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist.
- Ende-zu-Ende-Verbindungen: Aufgabe B kann nicht beendet werden, solange Aufgabe A nicht beendet ist. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, mit dem Beginn von B zu warten, bis A beendet ist.
- Start-zu-Start-Verbindungen: Aufgabe B kann nicht begonnen werden, solange Aufgabe A noch nicht begonnen wurde. Andererseits ist es nicht zwingend erforderlich, B zur gleichen Zeit wie A zu beginnen.
- Anfang-zu-Ende-Verknüpfungen: Aufgabe B kann erst beendet werden, wenn Aufgabe A begonnen wurde.
Beachten Sie, dass der Projektleiter mehrere Szenarien hinsichtlich der Aufgabenplanung vorsehen kann. Je nach Projektfortschritt und auftretenden Schwierigkeiten ist es also möglich, auf einen anderen Plan zurückzugreifen.
💡Die Methode :
Die Aufgabenplanung wird, insbesondere bei komplexen Projekten, häufig mithilfe des PERT-Diagramms durchgeführt.
Es wird in der Regel parallel zum Gantt-Diagramm verwendet und zeigt durch seine netzartige Konstruktion die Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie die Dauer ihrer Ausführung auf.
In der Praxis wird eine Aufgabe durch einen Pfeil dargestellt, der von zwei Knoten umgeben ist, die die Schritte materialisieren. Jeder Schritt hat einen frühesten und einen spätesten Zeitpunkt.
Die Methode des PERT-Diagramms im Detail :
Schritt 4: Schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben und des Projekts.
Mit diesem entscheidenden Schritt, der für die Erstellung Ihrer Projekt-Roadmap unerlässlich ist, erhalten Sie einen korrekten Überblick über die Gesamtdauer des Projekts.
Aber Vorsicht: Er erfordert die Einbeziehung aller Beteiligten: Jede/r Einzelne ist eher in der Lage, eine korrekte Schätzung der Zeiträume abzugeben, in denen die ihn/sie betreffenden Aufgaben erledigt sein werden.
Berücksichtigen Sie außerdem immer die verschiedenen zeitlichen Beschränkungen, um Ihre Planung zu optimieren. Beispielsweise müssen bestimmte Aufgaben aus rechtlichen Gründen unbedingt bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein.
💡Die Methode :
Während das zuvor gesehene PERT-Diagramm dabei hilft, die frühesten und spätesten Termine für jede Aufgabe zu bestimmen, hilft die Methode des kritischen Pf ades (oder Critical Path Method) dabei, die Dauer des gesamten Projekts zu erfassen.
In der Tat haben wir im vorherigen Video zum PERT-Diagramm gesehen, wie man den gesamten Spielraum für jede Aufgabe berechnet (d. h. die Differenz zwischen dem frühesten und dem spätesten Zeitpunkt). Wenn aber ein Spielraum 0 beträgt, dann befindet sich die betreffende Aufgabe auf dem kritischen Pfad des Projekts.
Mit anderen Worten: Die Abfolge der Aufgaben auf dem kritischen Pfad darf keine Verzögerungen zulassen.
Die Methode des kritischen Pfades im Detail :
Schritt 5: Weisen Sie den einzelnen Aufgaben Ressourcen zu.
Hier geht es darum, festzulegen, wer was im Projekt macht.
Legen Sie dazu die Arbeitszeit fest, die jeder Projektbeteiligte (einschließlich externer Auftragnehmer) für die Durchführung der Aufgaben aufwenden kann, wobei Sie alle Einschränkungen berücksichtigen müssen: Urlaub, Feiertage, Zeit für andere Aufgaben usw.
Schritt 6: Bauen Sie Ihren Zeitplan auf.
Wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben, müssen Sie nur noch Ihren Kalender bauen.
💡Die Methode :
Mithilfe Ihres PERT-Diagramms können Sie nun Ihren Gantt-Diagramm erstellen.
Dieses stellt die verschiedenen Aufgaben eines Projekts in einer Tabelle mithilfe horizontaler Balken dar, die durch einen Anfang und ein Ende begrenzt sind. Dadurch bietet es eine klare und schnelle Visualisierung des Projektablaufs.
Das Gantt-Diagramm ist auch ein gutes Werkzeug, um Meilensteine (oder Milestones) einzutragen, d. h. wichtige Haltepunkte im Lebenszyklus des Projekts (Ende eines Schritts, ein wichtiges Ereignis wie die Einführung eines Produkts, Bilanz usw.). Achtung: Ist ein Meilenstein einmal erreicht, kann er nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Unser Tipp: Bei kleinen Projekten, bei denen Sie von einem einfachen Zeitmanagement profitieren, ist es üblich, direkt auf das Gantt-Diagramm zurückzugreifen, ohne den Umweg über das PERT-Diagramm zu gehen.
Warum sollte man in einem Projekt einen Zeitplan erstellen?
Ein Projektplan wird in der Regel in Form einer Tabelle oder eines Diagramms erstellt und enthält wichtige Daten. Indem er den Teams einen Überblick verschafft, ermöglicht er :
- Ideen im Vorfeld zu strukturieren , indem man sich fragt, welche Aufgaben für die Durchführung des Projekts wirklich unerlässlich sind und welche Ressourcen angefordert werden müssen. Ein Projekt zu planen bedeutet, die Ideen zu organisieren ;
- den Projektfortschritt genau zu verfolgen , um Abweichungen im Verlauf des Projekts zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren ;
- die Kommunikation und die Zusammenarbeit fördern , um leichter seinen Platz im Projekt und seine Auswirkungen auf das Ganze zu erkennen ;
- die richtigen Ressourcen entsprechend der Dauer der Aufgaben und der möglichen Überschneidungen zwischen ihnen zuweisen , um Projekte realistischer durchzuführen.
Beispiel für einen Projektzeitplan in Excel.
Gantt-Diagramm mit Excel
Einen Projektplan in Excel zu erstellen ist durchaus möglich. Außerdem verfügen die meisten Unternehmen bereits über das berühmte Tabellenkalkulationsprogramm. Die Versuchung, es zu verwenden, insbesondere für die Erstellung des Gantt-Diagramms, ist daher groß.
So gehen Sie vor
Wenn Sie jedoch nicht ganz sicher im Umgang mit einer Tabellenkalkulation sind, stellen wir Ihnen einen kostenlosen Projektplaner zur Verfügung, der auf dem Modell des Gantt-Diagramms basiert und im Excel-Format vorliegt :
Die Grenzen von Excel für die Projektplanung
Auch wenn die Verwendung von Excel auf den ersten Blick vorteilhaft erscheint, hat das Tool dennoch einige Einschränkungen. Dies gilt vor allem für die Verwaltung großer Projekte, die Änderungen während des Projektverlaufs und die Einbeziehung vieler Mitarbeiter erfordern.
Hier sind die wichtigsten Einschränkungen von Excel :
- Es ist nicht dynamisch: Das Hinzufügen neuer Aufgaben erfordert z. B. zusätzliche Eingriffe;
- es ist nicht kollaborativ : Excel bietet u. a. nicht die Möglichkeit, Teams einzuladen, live am Gantt-Diagramm zu arbeiten ;
- es ist nicht gut lesbar.
Je nach Ihren Bedürfnissen kann es daher besser sein, eine Projektmanagementsoftware zu verwenden.
Tools zur Aufgabenplanung: besser geeignet für kollaborative Projekte.
Warum sollten Sie eine Projektmanagementsoftware zur Erstellung Ihres Zeitplans verwenden?
-
Sie berücksichtigen die zahlreichen Parameter des Projekts und erleichtern die Durchführung der zuvor entwickelten Schritte ;
-
Sie sind vielseitig einsetzbar und ermöglichen darüber hinaus die Überwachung nach der Planung und erleichtern es, auf Probleme zu reagieren ;
- Sie erleichtern den Austausch und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.
Aber welche Lösung sollten Sie im Hinblick auf Ihre Bedürfnisse wählen? Fokus auf einige Softwareprodukte, die sich bewährt haben.
Zusammenfassende Tabelle unserer Auswahl
1 von 9
 Gladys |  monday.com |  Proggio |  Project monitor |  Sciforma |  Teamleader |  Triskell Software |  Wrike |  z0 Gravity |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Für Unternehmen mit 2 bis 5000Beschäftigten | Für alle Unternehmen | Für Unternehmen mit mehr als 1 Beschäftigten | Für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten | Für alle Unternehmen | Für Unternehmen mit 1 bis 250Beschäftigten | Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten | Für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten | Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten |
| Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software | Siehe software |
| Mehr erfahren über Gladys | Mehr erfahren über monday.com | Mehr erfahren über Proggio | Mehr erfahren über Project monitor | Mehr erfahren über Sciforma | Mehr erfahren über Teamleader | Mehr erfahren über Triskell Software | Mehr erfahren über Wrike | Mehr erfahren über z0 Gravity |
Gladys: Zusammenarbeitsorientierte Projektplanung
Gladys ist eine Projektmanagementsoftware, die Ihnen hilft, die Planung und Überwachung Ihrer Projekte zu beherrschen, wobei der Schwerpunkt auf Produktivität und Austausch liegt.
Als umfassender Arbeitsbereich mit ultra-kollaborativen Funktionen fördert es nicht nur die Projektarbeit, sondern auch die Kreativität und Innovation Ihrer Teams.
Gladys in Stichworten :
- zahlreiche integrierte Planungstools, wie z. B. Kanban-Board, Gantt-Planung, Planungs- oder Rückwärtsplanungsansichten ;
- Einfache und intuitive Nutzung des Tools: Sie passen eine Frist mit einem Drag & Drop an, weisen einem Mitarbeiter eine Aufgabe mit einem Klick zu;
- ein integrierter Instant Messenger, um die Kommunikation rund um die Projekte zu erleichtern ;
- ein Dashboard, mit dem Sie die aufgewendete Zeit nach Person, Aufgabe oder Projekt anzeigen können;
- verfügbare Projektvorlagen, die einfach oder mit einem vordefinierten Managementmodus verknüpft sind, um Zeit zu sparen ;
- Roadmaps, um den Verlauf Ihrer Projekte zu antizipieren ;
- eine Umgebung, die den Austausch fördert: von Dokumenten, Beobachtungen und Benchmarks pro Projekt, um besser zusammenzuarbeiten und Ideen zu teilen.
Gladys
monday.com: Visuell für eine ultra-vereinfachte Planung
monday.com legt den Schwerpunkt auf eine moderne, visuelle Darstellung Ihrer Projekte, um deren Planung noch weiter zu vereinfachen.
Sie können Ihre Aufgaben, Fristen und Ressourcen mit wenigen Klicks erstellen, da Ihnen vordefinierte Templates und Workflows zur Verfügung stehen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.
monday.com in wenigen Worten :
- automatische Benachrichtigungen, damit Sie nichts vergessen und mit der Planung nicht in Verzug geraten ;
- Dashboards, um den Fortschritt Ihres Projekts zu verfolgen ;
- eine mögliche Integration in verschiedene Software, um Zeit zu sparen (Zapier, Dropbox, Slack, Trello usw.) ;
- die Möglichkeit, das Projekt in verschiedenen Ansichten darzustellen (Gantt oder Kanban) ;
- über 100 anpassbare Templates, um Ihr Projekt so schnell wie möglich zu starten ;
- eine kollaborative und dynamische Plattform, auf der alles, was mit dem Projekt zu tun hat, verfügbar ist
- an einem Ort zugänglich ist (Dokumente, Kommentare, Notizen, Kalender usw.) ;
eine mobile Anwendung, mit der Sie Änderungen in Echtzeit verfolgen können, egal wo Sie sich gerade befinden.
monday.com
Proggio: die Mitarbeiter im Mittelpunkt des Projekts
Proggio ermöglicht es allen Mitgliedern eines Projektteams, auf der Grundlage eines ergonomischen und auf einen Blick erfassbaren Zeitplans zusammenzuarbeiten.
Proggio wurde nicht als einfacher Aufgabenplaner, sondern als umfassendes Tool für die Zusammenarbeit entwickelt und stellt die Mitarbeiter in den Mittelpunkt des Projekts.
Proggio in wenigen Worten:
- eine dynamische Tabelle, die das Gantt-Diagramm ersetzt ;
- eine Projektplanung, die über eine sehr visuelle Schnittstelle übertragen wird;
- Eine Vorhersage-/Realitätsfunktion, die es ermöglicht, Änderungen im Vergleich zur ursprünglich geplanten Planung zu erkennen;
- eine klare Übersicht über die Teamauslastung, die die Planung vereinfacht und Stressquellen minimiert;
- ein Tool, das sich an alle Arten von Projekten, sowohl kurz- als auch langfristig, anpassen lässt ;
- eine Software, die anpassbar ist, damit sie zu Ihnen passt;
- eine mögliche Integration mit Jira oder Zapier.
Proggio
Project Monitor: Das Tool, das sich an jedes Projekt anpasst.
Project Monitor ist eine umfassende und parametrisierbare Software, die sich problemlos an verschiedene Arten von Projekten und Projektportfolios anpassen lässt.
Denn Project Monitor richtet sich sowohl an kleine und mittlere Unternehmen, Großkonzerne und Gebietskörperschaften als auch an alle Berufsgruppen (Generaldirektion, F&E, Betriebsleitung usw.).
Project Monitor in wenigen Worten:
- Ein skalierbarer Gantt und eine optimierte Verfolgung wichtiger Meilensteine;
- Vereinfachte Nutzung der Gantt- und WBS-Methoden und Identifizierung Ihrer kritischen Pfade;
- Multigantt und Dashboards, um mehrere Projekte auf einen Blick zu verfolgen;
- Lastpläne, mit denen Sie jeder Aktion die richtigen Ressourcen zuweisen können ;
- eine Projektbibliothek, die sich an Ihre Methodik anpasst (Waterfall, Scrum usw.) ;
- ein Tool, das die Möglichkeit bietet, zwischen einem und 15.000 Projekten zu bearbeiten ;
- eine Software, die als SaaS oder On-Premise verfügbar ist.
Project monitor
Sciforma: Projektportfoliomanagement leicht gemacht!
Sciforma unterstützt das PMO (Project Management Office) bei der Steuerung des gesamten Projektportfolio-Zyklus.
Mit dieser Software verwalten Sie eine große Anzahl komplexer Projekte, sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene.
Sciforma in wenigen Worten:
- eine perfekt beherrschte Projektplanung: Gantt-Diagramm, Verwaltung der Abhängigkeiten usw. ;
- Schnellere Reaktion auf Planungsprobleme;
- eine vereinfachte Ressourcenzuweisung;
- eine Übersicht über Ihre Projektportfolios für eine sinnvolle strategische Steuerung;
- eine schnelle Implementierung und Einarbeitung in das Tool ;
- eine flexible und skalierbare Software, die sich an die Transformation Ihres Unternehmens anpasst: Aktivieren Sie zusätzliche Module je nach Bedarf ;
- eine Lösung, die als SaaS- oder On-Premise-Lösung verfügbar ist.
Sciforma
Teamleader: Das CRM für digitale Berufe für kleine und mittelständische Unternehmen
Teamleader ist eine umfassende Unternehmensmanagement-Software, die die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams einer Organisation ermöglicht. Das Tool wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt und stellt eine Reihe von Funktionen zur Verfügung, um die organisatorischen Daten der digitalen und webbasierten Berufe zu rationalisieren und zu automatisieren.
Teamleader in wenigen Worten :
- Priorisierung von Aufgaben dank einer modernen und ergonomischen Benutzeroberfläche,
- Zeitverfolgung (Frist für jedes Projekt, Arbeitszeit der Mitarbeiter pro Projekt usw.) ;
- Möglichkeit, die Arbeit Ihrer Teams direkt nach Zeitaufwand abzurechnen ;
- Visualisierung Ihres Projekts aus allen Blickwinkeln durch fragmentierte und klare Schritte in Ihrem Arbeitsprozess ;
- Antizipation möglicher Änderungen an Ihrem Projekt und dessen Fortschritt durch eine Kalenderansicht ;
- benutzerdefinierte Strukturierung und verfügbare Projektvorlagen für eine schnelle und effiziente Nutzung ;
- umfassende Berichte zur Ermittlung des Budgets und der Ressourcen, die für Ihr Projekt benötigt werden.
Teamleader
Triskell Software: Projektportfoliomanagement integriert in die strategische Steuerung
Triskell Software ist eine Lösung für das Projektportfoliomanagement mit der Besonderheit, dass sie perfekt auf die Strategie und die Unternehmensführung abgestimmt ist.
Von Gartner auf dem Markt für Strategy Execution Management ( SEM ) positioniert, ist sie eher für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen geeignet, die eine 360°-Sicht auf die operative Umsetzung ihrer Strategie haben möchten.
Triskell in wenigen Worten :
- eine sehr breite Funktionsabdeckung im Bereich der Planung, und nicht nur dort (Verwaltung des Budgets, der Ressourcen, der Programme usw.) ;
- Unterstützung verschiedener Projektmanagementmethoden (Agile oder Phase Gate, V-Zyklus, hybrider Ansatz, etc.) ;
- verschiedene integrierte Planungswerkzeuge, einschließlich Kanban-Tabellen, Gantt-Diagrammen und Scrum-Tabellen ;
- eine vereinfachte und optimierte Zuweisung Ihrer Ressourcen durch verschiedene Szenarien ;
- zahlreiche Funktionen zur Stärkung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten ;
- eine flexible, skalierbare und parametrisierbare Software, die sich perfekt an Ihre spezifischen Gegebenheiten anpassen lässt;
- die Wahl zwischen einem maßgeschneiderten Einsatz (MVP) oder einer Paketlösung.
Triskell Software
Wrike: Teamorientiertes Projektmanagement
Wrike wurde speziell für PMOs und Projektmanager/innen in Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern entwickelt und ist ein leistungsstarkes Tool, das dennoch einfach zu bedienen ist.
Es vereint Projektmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Verwaltung des Projektkalenders ist eine seiner Stärken.
Wrike in wenigen Worten:
- ein interaktives und dynamisches Gantt-Diagramm für einen Überblick über das gesamte Projekt ;
- Duplizierbare Projektvorlagen, um bei der Planung von Aufgaben Zeit zu sparen;
- Präzise Projektverfolgung, um Verzögerungen zu antizipieren und Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen;
- ein gelassenes Ressourcenmanagement: jede Person hat Einblick in die Verteilung und Abfolge der Aufgaben ;
- ein persönliches Dashboard für eine feinere Aufgabenplanung pro Mitarbeiter/in ;
- Integrationen in Ihre Mailbox, Slack, Jira, Google Drive, Salesforce usw.
Wrike
z0 Gravity: für kleine und mittelständische Unternehmen und Körperschaften mit mehr als 100 Mitarbeitern.
z0 Gravity ist für Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern und Gebietskörperschaften geeignet und stellt den Akteuren des Projektmanagements eine visuelle und innovative Plattform zur Verfügung.
Mit über 80 Funktionen bietet es eine 360°-Ansicht von Projekten und Portfoliomanagement.
z0 Gravity in Stichworten :
- optimierte Planung dank Gantt, Kanban-Ansicht, WBS und Aufgaben-/Personenfilter ;
- die Möglichkeit, Makro- und Rückwärtsplanung zu betreiben ;
- eine Multivisionsplattform, die es ermöglicht, den gewünschten Detaillierungsgrad zu generieren, um den Zugang zu den benötigten Informationen zu erleichtern ;
- ein Tool, das sowohl operativen als auch strategischen Anforderungen gerecht wird ;
- eine mögliche Integration in Ihre Geschäftsanwendungen ;
- eine einfache Einarbeitung, selbst bei der Verwaltung komplexer Projekte ;
- eine Lösung, die auf Ihre Struktur zugeschnitten ist: Wählen Sie die Funktionen, die Sie benötigen.
z0 Gravity
Wie wählt man ein Planungstool aus? Vergleichende Tabelle
Hier ist eine Vergleichstabelle für Projektplanungstools, die Ihnen helfen soll, die richtige Software für Ihre geschäftlichen Anforderungen, Ihre Größe und Ihr Budget zu finden 👇.
| Geschäftlicher Bedarf | Struktur des Unternehmens | Empfohlene Software | Art des Tools | Preis für den Einstieg |
|---|---|---|---|---|
| Transformations- oder IS-Projekte steuern | Unternehmen im digitalen Übergang | Gladys | Zusammenarbeit + Projektsteuerung | Kostenloses Angebot |
| Aufgaben zentralisieren und den Überblick behalten. | KMU oder Tech-Scale-up | monday.com | Visuelle Planung | Kostenloses Angebot |
| Rollen entsprechend den Interessengruppen verteilen. | KMU mit starkem kollaborativem Management | Proggio | Stakeholder-orientierte Planung | Kostenloses Angebot |
| Strukturierung komplexer Projekte | Mittlere und große Unternehmen | Project Monitor | Projektmanagement auf mehreren Ebenen | Auf Kostenvoranschlag |
| Ein Projektportfolio verwalten | Große Unternehmen oder Institutionen | Sciforma | Portfolio + Projektplanung | Auf Kostenvoranschlag |
| Einfache Aufgaben in einem kleinen Team verfolgen | Kleinstunternehmen / Selbstständige | Teamleader | CRM + Projektplanung | Ab 37,50 € / Monat |
| Projekte steuern + strategische Ziele | Große Unternehmen mit mehreren Standorten | Triskell Software | PPS + Ressourcenmanagement | Auf Kostenvoranschlag |
| Planen mit starker fachlicher Ausrichtung auf HR oder Digital. | Agenturen, NSEs, digitale Berufe. | Wrike | Projektmanagement + Zusammenarbeit | Kostenloses Angebot |
| Ein öffentliches oder territoriales Projekt verwalten | Gebietskörperschaften, öffentliche Einrichtungen | z0 Gravity | Öffentliches Projektmanagement / ERP | Auf Kostenvoranschlag |
Die Integration von KI in Ihre Projektplanung: Welche neuen Herausforderungen gibt es?
Künstliche Intelligenz hält Einzug in die Projektplanung, um :
- Prozesse zu beschleunigen,
- menschliche Fehler zu reduzieren,
- dabei helfen, fundiertere Entscheidungenzu treffen .
Aber wie können Sie sie konkret in Ihrem Alltag intelligent einsetzen?
Wie kann man seine Projektplanung mithilfe von KI optimieren?
Die KI agiert wie ein Projektmanager, der niemals schläft. Hier ist, was sie für Sie tun kann, entweder völlig autonom oder als Ergänzung zu Ihren Teams:
- historische Daten aus Ihren bisherigen Projekten analysieren, um wiederkehrende Verzögerungen zu erkennen ;
- die Dauer von Projektaufgaben mithilfe von Vorhersagealgorithmen vorhersagen ;
- Risiken für Fristüberschreitungen in Echtzeit erkennen;
- automatisch Planungsanpassungen empfehlen, wenn eine Ressource abwesend oder überlastet ist ;
- einen optimierten Projektplan in Sekundenschnelle generieren.
Schluss mit endlosen Tabellenkalkulationen, die manuell aktualisiert werden müssen. Dank KI können Sie sich auf die wertschöpfende Tätigkeit konzentrieren, nicht auf Klicks.
2 Fallbeispiele aus der Praxis, wie Sie KI nutzen, um Ihren Projektplan zu erstellen.
Fall 1: Einführung eines neuen Produkts.
Ein Tech-Unternehmen nutzt ein KI-Tool, um die Veröffentlichung einer neuen mobilen App zu planen. Der Algorithmus :
- verteilt die Projektaufgaben automatisch an die Teams,
- passt die Fristen aufgrund von Feiertagen an,
- schlägt ein optimiertes Gantt-Planungsmodell vor.
Ergebnis: Bemerkenswerte Zeitersparnis schon in der Scoping-Phase.
Fall 2: Management eines komplexen Logistikprojekts
Ein Logistikdienstleister verwaltet mehrere Lieferungen, die in 5 Ländern koordiniert werden müssen. Mithilfe von KI wird die Software :
- identifiziert die verfügbaren Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt,
- antizipiert Verzögerungen durch Lieferanten,
- und passt die Projektplanung in Echtzeit an.
Und das alles (fast) ohne menschliches Eingreifen.
Tools für das Projektmanagement mit KI.
🛠️ Immer mehr Projektplanungstools haben eine Schicht künstlicher Intelligenz eingebaut. Hier sind einige Beispiele, die den Job ohne Murren erledigen:
- monday.com: bietet Workflow-Automatisierung und Hilfe bei der Aufgabenverteilung durch intelligente Vorschläge ;
- Wrike: analysiert die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, um den Zeitplan automatisch anzupassen, wenn es zu Verzögerungen kommt ;
- Sciforma: integriert prädiktive Funktionen zur Abschätzung von Dauer und Risiken in komplexen Projekten.
Fehler, die Sie bei der Projektplanung vermeiden sollten
Ein gut aufgebauter Projektplan bedeutet einen guten Start für Ihr Projekt. Aber Vorsicht: Auch die Besten können in einige Fallen tappen...
❌ Hier sind die wichtigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten, damit Ihre Projektplanung ein Hebel und nicht ein Klotz am Bein bleibt:
- die Projektziele falsch definieren ;
- die Dauer der Aufgaben unterschätzen ;
- vergessen, die Teammitglieder einzubeziehen ;
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben nicht erkennen: Eine Aufgabe kann eine andere blockieren ;
- die verfügbaren Ressourcen falsch einschätzen;
- keinen Spielraum einplanen ;
- Risiken ignorieren.
Wie kann ich den Projektfortschritt verfolgen, wenn die Planung abgeschlossen ist?
Sobald Ihr Projektplan freigegeben ist, beginnt die eigentliche Arbeit:
- die Ausführung des Plans zu verfolgen,
- bei Bedarf anpassen,
- alle Beteiligten auf Linie halten .
Es reicht nicht aus, einen perfekten Projektplan auf dem Papier zu haben. Man muss auch wissen, ob die Projektaufgaben vorankommen, ob die Fristen eingehalten werden und ob die Ressourcen richtig eingesetzt werden.
Leistungsindikatoren, Tools zur Projektverfolgung, regelmäßige Teambesprechungen ... es gibt mehrere Möglichkeiten, um auf Kurs zu bleiben, ohne an Agilität zu verlieren.
Mit einem Projektplan gibt es keine bösen Überraschungen mehr!
Ein Projektplan beinhaltet die Berücksichtigung zahlreicher Variablen: Wenden Sie die erforderliche Projektmanagementmethode rigoros an.
Wir empfehlen Ihnen, eine Software zu verwenden, die Sie auf intelligente Weise durch Ihre Prozesse begleitet; so vermeiden Sie Probleme mit Fristen, Ressourcen und dem Budget, die manchmal kompliziert zu antizipieren sind.
Darüber hinaus bietet Ihnen diese Software mehr als nur eine einfache Aufgabenplanung, denn sie umfasst das gesamte Projektmanagement: Management des Projektlebenszyklus bis zum Abschluss, Überwachung der KPIs, kollaborativer Austausch, gemeinsame Nutzung von Dokumenten etc.
Dank ihnen gibt es keine bösen Überraschungen mehr für den Projektleiter und für alle Beteiligten im Unternehmen im Allgemeinen.
Wie planen Sie Ihre Projekte? Auf welche Software greifen Sie zurück? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.
Jennifer Montérémal, derzeit Editorial Managerin, ist seit 2019 Teil des Appvizer-Teams. Seitdem stellt sie ihre Expertise in den Bereichen Web-Redaktion, Copywriting sowie SEO-Optimierung in den Dienst des Unternehmens, wobei sie die Zufriedenheit ihrer Leser im Blick hat 😀!
Jennifer ist ausgebildete Mediävistin und hat sich etwas von Burgen und anderen Manuskripten abgewandt, um ihre Leidenschaft für das Content Marketing zu entdecken. Aus ihrem Studium hat sie die Kompetenzen mitgenommen, die von einer guten Copywriterin erwartet werden: Verständnis und Analyse des Themas, Wiedergabe der Informationen, mit echter Beherrschung der Feder (ohne systematisch auf eine gewisse KI zurückzugreifen 🤫).
Eine Anekdote über Jennifer? Sie zeichnete sich bei Appvizer durch ihre Karaoke-Fähigkeiten und ihre grenzenlose Kenntnis von musikalischen Nichtigkeiten 🎤 aus.