Wie können Sie die Ressourcenplanung optimieren?

Zur Durchführung und zum Erfolg eines Projekts braucht man in erster Linie Ressourcen. Erfolgreiches Projektmanagement resultiert aus einer effizienten Ressourcenplanung. Ressourcen sollten so früh wie möglich festgelegt werden, idealerweise bei der Projektplanung-Phase.

Man kann sich kaum vorstellen, in der Küche ein Rezept zuzubereiten, ohne das Geschirr und die Zutaten zu kennen. Beim Projektmanagement sieht es auch so aus: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die notwendigen Ressourcen einsetzen und das Management optimieren, um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektressourcen bestimmen, ihren Einsatz planen und überwachen können.

Definition: Die Ressourcenplanung ist die Planung von materielle oder immaterielle Einheiten, die zur Erfüllung einer Aufgabe benutzt werden. Die Ressourcen müssen schnell identifiziert und effizient zugeteilt werden, damit sie zum Erfolg des Betriebes beitragen.

Die Ressourcenplanung ist im Management eines Projekts verankert und umfasst:

• die Planung der unterschiedlichen Aufgaben und ihre Gesamtdauer,
• die Identifizierung der benötigten Ressourcen,
• die Zuweisung von Aufgaben an jede verfügbare Ressource (entsprechend den Profilen und Fähigkeiten),
• die Erstellung des voraussichtlichen Budgets, usw.

All dies wird vom Projektleiter orchestriert, der die langfristige Rentabilität des Projekts und die Einhaltung der Fristen sicherstellen muss.

Das Streben eines jeden Unternehmens ist es, seine Ziele mit dem geringstmöglichen Aufwand zu erreichen. Die Ressourcenplanung im Projektmanagement hilft Unternehmen, dieses Ziel zu erreichen.

Wenn Sie wissen, welche Ressourcen für aktuelle und zukünftige Projekte benötigt werden, können Sie effektiver planen. Sie können vorhandene Ressourcen effizienter nutzen, ohne sie zu überlasten, und können so fehlende Ressourcen (oder Fähigkeiten) proaktiv beschaffen.

Personalressourcen spielen eine wesentliche Rolle im Projektmanagement, da Sie die Arbeit konkret leisten. Sie bestehen aus Einzelpersonen, Gruppen und juristischen Personen und helfen bei der Realisierung der Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Personalressourcen sind mit kognitiven Ressourcen gekoppelt, da sie diejenigen sind, die über das Wissen und das Know-how verfügen (technische Fähigkeiten und Kenntnisse, geschäftliches Know-how, usw.).

Die Projektleiter benötigen jedoch Informationen über die Auslastung seiner Mitarbeiter, denn wären sie überlastet, könnte dies gegen den korrekten Ablauf des Projektes wirken.

Das Personal kann interne oder externe Mitarbeiter sein und für die gesamte Dauer des Projekts oder auf einmaliger Basis arbeiten.

Zu den materiellen Ressourcen, bzw. Anlagen- und Sachressourcen, gehören Rohstoffe und Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstungen, Software, Grundstücke usw. Sie umfassen sowohl Ressourcen, über die das Unternehmen bereits verfügt, als auch solche, die das Unternehmen zur Durchführung des Projekts kauft oder mietet.

Dabei kann es sich um Güter handeln, die für den Auftrag zeitlich zur Verfügung gestellt werden und die später wieder verwendet werden können, oder um Verbrauchsmaterialien, die in einer bestimmten Menge verwendet werden können und deren Stückkosten festgelegt sind.

💡 Beispielsweise werden die verbrauchten Güter oder verarbeiteten Rohstoffe für eine neue Verwendung nicht mehr verfügbar sein. Die Investition in diese Ressourcen muss im Hinblick auf Budget, Zeit und gewünschte Qualität festgelegt werden.

Die Finanzressourcen, bzw. Investitionen, entsprechen dem Projektbudget, das vor dem Start durch den Antragsteller festgelegt wird.

Solche Ressourcen finanzieren:

• Personal- und Sachressourcen des Projekts, die unter Anderem die Vergütung der Projektakteure abdecken,
• den Kauf von materiellen Ressourcen oder deren Miete,
• und andere Kosten, wie z.B. Reisekosten.

Zeitliche Ressourcen entsprechen den Fristen, die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festgelegt wurden. Die Dauer einer Aufgabe hängt von den geplanten und verfügbaren Personalressourcen ab.

☝ Diese Ressourcen sind nicht unerschöpflich: Sie sind begrenzt, daher ist es wichtig zu wissen, wie man sie gut verwaltet, um seine Ziele zu erreichen.

Beziehen Sie sich auf die obige Ressourcentypologie und schätzen Sie den Ressourcenbedarf so genau wie möglich ein. Dazu ermitteln Sie alle Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, seien es interne oder externe, menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen.

Dieser Schritt ist nicht selbstverständlich, da er vor Beginn des Projekts erfolgt.

Die Planung dient zur visuellen Darstellung des Ressourcenbedarfs über einen bestimmten Zeitraum.

Durch die Erstellung eines Ressourcenplans können Sie wissen, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verwendet werden sollen.

Sie können beispielsweise das Gantt-Diagramm anhand einer Excel-Tabelle oder Projektmanagement-Software verwenden: Sie können die Zuweisung von Ressourcen nach Aufgaben und Zeit sowie mögliche Nutzungskonflikte bei der Ressourcenzuweisung visualisieren.

Um Ressourcen-Kapazitäten neu zu bestimmen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, sollten Sie Key Performance Indicators (KPIs) nutzen.

Verwenden Sie diese Indikatoren, um Abweichungen auf mehreren Ebenen zu vergleichen:

• Personalressourcen: Wie zuverlässig oder produktiv sind diese Ressourcen?

Berechnungsbeispiel: Anzahl der zugewiesenen Manntage für eine Aufgabe multipliziert mit dem Prozentsatz der Realisierung dieser Aufgabe.

• Anlage- und Sachressourcen: Wie hoch ist die Kapazität solcher Ausrüstungen?

Berechnungsbeispiel: (Tatsächliche Leistung/Potenzielle Leistung) x 100 = Kapazitätsauslastung.

• Investitionen: Wie hoch sind die aktuellen Kosten meines Projekts? Sind Sie innerhalb des vorgesehenen Budgets?

Berechnungsbeispiel: Summe aller dem Projekt zugewiesenen Ausgaben bis zum Zeitpunkt T.

👉 Vergleichen Sie dann die erzielten und geplanten Ergebnisse und treffen Sie je nach Situation die entsprechenden Entscheidungen, ob es um die Einhaltung von Fristen oder den Verbrauch des Budgets geht.

Das gesamte Projektmanagement hat seine Höhen und Tiefen. Zwänge wie auch Risiken können den reibungslosen Ablauf des Projekts beeinträchtigen. Es wird daher dringend empfohlen, sich auf alle möglichen Szenarien vorzubereiten:

• Wie soll man reagieren, wenn eine Maschine ausfällt?
• Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter das Projekt verlässt?
• Was macht man, wenn einer der Lieferanten bankrott geht?
• Wie wird mit einem möglichen Wasserleck in den Gebäuden umgegangen?

☝ Für Personalressourcen insbesondere versuchen Sie Pufferzeiten zu antizipieren: Planen Sie für jede Schicht eine Übergabe mit dem Nachfolger und erleichtern Sie so die Wiederaufnahme der Stelle.

Ressourcenmanagement ist für jedes Projekt unerlässlich und muss bereits vor Projektbeginn in einem Projekt-Auftrag berücksichtigt werden. Planung, Verfügbarkeits- und Einsatzmanagement sowie Ressourcenoptimierung gehören zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts.

Spezialisierte Softwarelösungen können helfen, bestimmte Aufgaben flüssig und automatisiert zu lösen. Ihre Funktionen tragen zu einer Steigerung der Team-Produktivität bei, dank einer deutlichen Visualisierung der Projektaufgaben sowie ihrer gerechten Zuteilung.

Um die Verwaltung Ihrer Ressourcen zu optimieren, raten wir Ihnen:

• eine genaue Projekt-Roadmap festzulegen, bevor Sie Ihr Projekt starten;
• ein Projektmanagement-Tool, wie z. B. Microsoft Project Online (MS Project), Sciforma, oder monday.com, zu benutzen, um Ihre Ressourcen und die gerechte Verteilung der Arbeitslast in Ihrem Projekt im Auge zu behalten. Solche intuitive Plattformen unterstützt Sie, um Ihre Teams und Projekte mit Hilfe von Dashboards, Zeiterfassung und vollständiger Anpassung zu verwalten.

Sie sind nun in der Lage, komplexe Probleme bei Ressourcenplanung zu antizipieren und schneller und effizienter zu handeln, um sie zu lösen!

Und Sie, wie gestalten Sie Ihre Ressourcenplanung? Teilen Sie Ihre Tipps und Tricks für ein besseres Management!