Ressourcenplanung im Projektmanagement: Tools & Tipps für Effizienz im Projekt

Wie können Sie die Ressourcenplanung optimieren?

Wie können Sie die Ressourcenplanung optimieren?

Zur Durchführung und zum Erfolg eines Projekts braucht man in erster Linie Ressourcen. Erfolgreiches Projektmanagement resultiert aus einer effizienten Ressourcenplanung. Ressourcen sollten so früh wie möglich festgelegt werden, idealerweise noch bevor das Projekt gestartet wird.

Man kann sich kaum vorstellen, in der Küche ein Rezept zuzubereiten, ohne das Geschirr und die Zutaten zu kennen. Beim Projektmanagement sieht es auch so aus: Sie müssen sicherstellen, dass Sie die notwendigen Ressourcen einsetzen und das Management optimieren, um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektressourcen bestimmen, ihren Einsatz planen und überwachen können.

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Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung ist die Planung von materielle oder immaterielle Einheiten, die zur Erfüllung einer Aufgabe benutzt werden. Die Ressourcen müssen schnell identifiziert und effizient zugeteilt werden, damit sie zum Erfolg des Betriebes beitragen.

Die Ressourcenplanung ist im Management eines Projekts verankert und umfasst:

  • die Planung der verschiedenen Aufgaben und ihre Gesamtdauer,
  • die Identifizierung der erforderlichen Ressourcen,
  • die Zuweisung von Aufgaben an jede Ressource (entsprechend den Profilen und Fähigkeiten),
  • die Erstellung des voraussichtlichen Budgets, usw.

All dies wird vom Projektleiter orchestriert, der die Rentabilität des Projekts und die Einhaltung der Fristen sicherstellen muss.

Ressourcenarten

Personalressourcen

Personalressourcen spielen eine wesentliche Rolle im Projektmanagement, da Sie die Arbeit konkret leisten. Sie bestehen aus Einzelpersonen, Gruppen und juristischen Personen und helfen bei der Durchführung der Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Personalressourcen sind mit kognitiven Ressourcen gekoppelt, da sie diejenigen sind, die über das Wissen und das Know-how verfügen (technische Fähigkeiten und Kenntnisse, geschäftliches Know-how, usw.).

Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, ein kompetentes und multidisziplinäres Team aufzubauen, das über die für die Durchführung des Projekts erforderliche Erfahrung und Qualifikation verfügt.

Der Projektmanager muss jedoch die Auslastung seiner Mitarbeiter im Blick behalten, denn wären sie überlastet, könnte dies gegen den korrekten Ablauf des Projektes wirken.

Personalressourcen können interne oder externe Mitarbeiter sein und für die gesamte Dauer des Projekts oder auf einmaliger Basis arbeiten.

Anlagen- und Sachressourcen

Zu den materiellen Ressourcen, bzw. Anlagen- und Sachressourcen, gehören Rohstoffe und Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstungen, Software, Grundstücke usw. Sie umfassen sowohl Ressourcen, über die das Unternehmen bereits verfügt, als auch solche, die das Unternehmen zur Durchführung des Projekts kauft oder mietet.

Dabei kann es sich um Güter handeln, die für das Projekt temporär zur Verfügung gestellt werden und die später wieder verwendet werden können, oder um Verbrauchsmaterialien, die in einer bestimmten Menge verwendet werden können und deren Stückkosten festgelegt sind.

💡Beispielsweise werden die verbrauchten Güter oder verarbeiteten Rohstoffe für eine neue Verwendung nicht mehr verfügbar sein. Die Investition in diese Ressourcen muss im Hinblick auf Budget, Zeit und gewünschte Qualität festgelegt werden.

Investitionen

Die Finanzressourcen, bzw. Investitionen, entsprechen dem Projektbudget, das vor dem Start durch den Antragsteller festgelegt wird.

Jedes Projekt ist mit Kosten verbunden und erfordert daher eine Finanzierung.

Solche Ressourcen finanzieren:

  • Personal- und Sachressourcen des Projekts, die unter Anderem die Vergütung der Projektakteure abdecken,
  • den Kauf von materiellen Ressourcen oder deren Miete,
  • und andere Kosten, wie z.B. Reisekosten.

Zeitliche Ressourcen

Zeitliche Ressourcen entsprechen den Fristen, die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festgelegt wurden. Die Dauer einer Aufgabe hängt von den geplanten und verfügbaren Personalressourcen ab.

☝ Diese Ressourcen sind nicht unerschöpflich: Sie sind begrenzt, daher ist es wichtig zu wissen, wie man sie gut verwaltet, um seine Ziele zu erreichen.

Wie funktioniert die Ressourcenplanung?

Den Ressourcenbedarf abschätzen

Beziehen Sie sich auf die obige Ressourcentypologie und schätzen Sie den Ressourcenbedarf so genau wie möglich ein. Dazu ermitteln Sie alle Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, seien es interne oder externe, menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen.

Dieser Schritt ist nicht selbstverständlich, da er vor Beginn des Projekts erfolgt.

Ein Ressourcenplan erstellen

Die Planung dient zur visuellen Darstellung des Ressourcenbedarfs über einen bestimmten Zeitraum.

Durch die Erstellung eines Ressourcenplans können Sie wissen, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verwendet werden sollen.

Sie können beispielsweise das Gantt-Diagramm zur Planung Ihres Projekts verwenden: Sie können die Zuweisung von Ressourcen nach Aufgaben und Zeit sowie mögliche Nutzungskonflikte bei der Ressourcenzuweisung visualisieren.

Beispiel: Ansicht des Gantt-Diagramms mit monday.com

gantt-chart_monday

Das Monitoring der Ressourcen

Um Ressourcen-Kapazitäten neu zu bestimmen und die richtigen Entscheidungen zu treffen, sollten Sie Key Performance Indicators (KPIs) verwenden.

Verwenden Sie diese Indikatoren, um Abweichungen auf mehreren Ebenen zu vergleichen:

  • Personalressourcen: Wie produktiv sind diese Ressourcen?

Berechnungsbeispiel: Anzahl der zugewiesenen Manntage für eine Aufgabe multipliziert mit dem Prozentsatz der Durchführung dieser Aufgabe.

  • Anlage- und Sachressourcen: Wie hoch ist die Kapazität solcher Ausrüstungen?

Berechnungsbeispiel: (Tatsächliche Leistung/Potenzielle Leistung) x 100 = Kapazitätsauslastung.

  • Investitionen: Wie hoch sind die aktuellen Kosten meines Projekts? Sind Sie innerhalb des vorgesehenen Budgets?

Berechnungsbeispiel: Summe aller dem Projekt zugewiesenen Ausgaben bis zum Zeitpunkt T.

👉 Vergleichen Sie dann die erzielten und geplanten Ergebnisse und treffen Sie je nach Situation die entsprechenden Entscheidungen, ob es um die Einhaltung von Fristen oder den Verbrauch des Budgets geht.

Risiken antizipieren und mit dem Unerwarteten umgehen

Das gesamte Projektmanagement hat seine Höhen und Tiefen. Zwänge wie auch Risiken können den reibungslosen Ablauf des Projekts beeinträchtigen. Es wird daher dringend empfohlen, sich auf alle möglichen Szenarien vorzubereiten:

  • Wie soll man reagieren, wenn eine Maschine ausfällt?
  • Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter das Projekt verlässt?
  • Was macht man, wenn einer der Lieferanten bankrott geht?
  • Wie wird mit einem möglichen Wasserleck in den Gebäuden umgegangen?

☝ Für Personalressourcen insbesondere versuchen Sie Pufferzeiten zu antizipieren: Planen Sie für jede Schicht eine Übergabe mit dem Nachfolger und erleichtern Sie so die Wiederaufnahme der Stelle.

Die Bedeutung der Planung von Personalressourcen

Wir interessieren uns hier besonders um die Verwaltung der Personalressourcen, denn diese sind für die Durchführung eines Projektes von zentraler Bedeutung, und ihre Verwaltung auch wahrscheinlich die komplexeste ist.

Aufbau des Projektteams

Ein Projektteam ist eine wesentliche Ressource für den Projektfortschritt: Das Teams führt die notwendige Aufgaben aus, um das Projekt innerhalb des Budgets und im Zeitplan abzuschließen.

Schon vor Bildung des Teams ist es wichtig, folgende Schritte zu befolgen:

  1. Listen Sie die Aufgaben auf, die zur Durchführung des Projekts im Vorfeld erforderlich sind;
  2. Führen Sie alle Fähigkeiten und Kenntnisse auf, die für die Durchführung der Aufgaben erforderlich sind − seien es technische oder Managementaufgaben;
  3. Schließlich rekrutieren Sie die Mitglieder des Projektteams: Sie können auf bereits intern vorhandene Ressourcen zurückgreifen (je nach deren Verfügbarkeit) oder eine externe Rekrutierung planen.

Aufgabenzuweisung und Lastmanagement

Für die Zuweisung von Aufgaben muss die Verfügbarkeit jeder einzelnen Ressource innerhalb des Teams bestätigt werden. Dabei müssen Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Ziel ist es, die Arbeit durch die Optimierung der Auslastungsquote der Ressourcen zu verteilen. Die Vorwegnahme von Arbeitsbelastungen hilft Ihnen, spätere Engpässe zu vermeiden. Eine Projektmanagement-Software bietet die Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren. Die Lösung Microsoft Project Online (MS Project) ist im Projektmanagement sehr bekannt, doch andere leistungsfähige Alternativen existieren, die vielleicht besser an Ihre Bedürfnisse angepasst sind:

  • monday.com ist z.B. ein sehr vollständiges und flexibles Werkzeug, das eine klare Übersicht und Kontrolle über Ihr Projekt schafft. Sie finden eine Reihe von Einstellungen, mit denen Sie die Ansicht der Arbeitslasten nach Ihre Wünschen anpassen können.

monday.com

  • Sciforma ist eine anpassbare Lösung, die speziell auf das Problem des Ressourcenmanagements eingeht. Damit können Sie die Zuweisung von Ressourcen anpassen, um die Arbeitslast besser auszugleichen.

sciforma

Die Verfolgung der Personalressourcen

Regelmäßige Aktualisierungen der Ressourcennutzung durch Meetings, durch Monitoring von KPIs oder einfach durch die Verwendung eines Personalkalenders sind unerlässlich. Dieses Dokument kann bestimmte Probleme der übermäßigen Zuteilung von Ressourcen aufdecken, wie z.B. die gleichzeitige Verwaltung von zu vielen Aufgaben.

Eine Softwarelösung verdeutlicht Ressourcenzuweisungen und gibt Ihnen die Möglichkeit, die Auslastung und Kapazität Ihrer Teammitglieder zu überwachen. Jira, mit seiner Portfolio Erweiterung hilft Ihnen beispielsweise dabei, Konflikte bei der Ressourcennutzung zu vermeiden, indem eine Echtzeit-Ansicht der Ressourcenverfügbarkeit gegeben wird.

jira-portfolio

Schaffung einer guten Teamatmosphäre

Die Leitung eines Projektteams ist wahrscheinlich die anspruchsvollste Aufgabe des Projektleiters. Er muss alle Akteure des Projekts leiten und auch dafür zu sorgen, dass in seinem Team eine gute Atmosphäre geschaffen wird.

Fazit

Ressourcenmanagement ist für jedes Projekt unerlässlich und muss bereits vor Projektbeginn berücksichtigt werden. Planung, Verfügbarkeits- und Einsatzmanagement sowie Ressourcenoptimierung gehören zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts.

Spezialisierte Softwarelösungen können helfen, bestimmte Aufgaben flüssig und automatisiert zu lösen. Ihre Funktionen tragen zu einer Steigerung der Team-Produktivität bei, dank einer deutlichen Visualisierung der Projektaufgaben sowie ihrer gerechten Zuteilung.

Und Sie, wie gestalten Sie Ihre Ressourcenplanung? Teilen Sie Ihre Tipps und Tricks für ein besseres Management!

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