Wichtige Aufgaben erledigen und priorisieren mit der Eisenhower Matrix

Von Patrizia Renten
Am 12.02.21
how-to backgroundillustration ampoule 3

Wenn Sie diesen Spruch schon einmal gehört haben, dann ist Ihnen wahrscheinlich auch die Eisenhower-Matrix bekannt. Sie wird sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich eingesetzt und ist ein einfaches, aber leistungsfähiges Werkzeug für das Zeitmanagement und die Priorisierung von Aufgaben. Diese Methode hat das Potential das Problem mit dem Zeitmanagement tatsächlich zu lösen!

Sie wird besonders gerne von Projektmanager:innen eingesetzt, weil sie es ermöglicht schon bei der Projektdefinition sinnvoll zu planen, um die Produktivität zu steigern, aber auch, um den Teams einen gemeinsamen Fokus zu geben.

Wie sieht die Eisenhower-Matrix in der Praxis aus? Und wie kann sie in der Praxis eingesetzt werden um Ihrem Ziel näher zu kommen? Erfahren Sie, wie Sie Prioritäten setzen und Ihre Aufgaben effizient erledigen können!

Definition: Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix verdankt ihren Namen ihrem Schöpfer, Dwight David Eisenhower, dem amerikanischen Politiker und 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, der für seine unermüdliche Produktivität in vielen Bereichen bekannt war. Sie ist zu Recht ein Klassiker des Zeitmanagements. Sie beantwortet die Frage, die sich jeder:e manchmal stellt: Was ist dringlich und muss zuerst erledigt werden?

Team wendet Eisenhower-Methode an © ionos

Von einer, im Militär genutzten Strategie zum Zeitmanagement, hat sich die Matrix zu einem Hilfsmittel für die Priorisierung nach zwei Variablen entwickelt: Dringlichkeit einer Aufgaben und Wichtigkeit.

Für die Eisenhower-Methode wird eine Matrix mit vier Quadranten erstellt, jeder Quadrant der Eisenhower-Matrix kann als eine art To-Do-Liste verstanden werden. Die Aufgaben werden entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in die Matrix eingetragen. An diesem Raster kann dann abgelesen werden, welche Aufgaben zeitnah erledigt werden sollten oder ob man unwichtige Aufgaben abgeben kann.

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Zuallererst ist es wichtig zu wissen, nach welchen Kriterien Unterscheidungen vorgenommen werden:

  • die "dringenden Dinge", also die Aufgaben und Aktivitäten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und vorrangig behandelt werden müssen;
  • die "wichtigen Dinge", d.h. Aufgaben und Aktivitäten, deren Ergebnisse für den Fortschritt in Richtung der Ziele entscheidend sind und die deshalb nicht vernachlässigt werden sollten. Laut Eisenhower sind jedoch wichtige Aufgaben selten dringend.

Das Tool funktioniert auf einfache Weise: Sie ordnen die zu erledigenden Aufgaben nach dem Grad ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und platzieren sie in der entsprechenden Kategorie:

Quadrant Nr. 1: Wichtige und dringende Aufgaben sind z. B.:

  • eine wichtige Datei, die schnell zurückgegeben werden muss,
  • ein Bericht, von dem die Ausführung einer anderen Aufgabe abhängt,
  • eine Sendung mit hoher Wertschöpfung, usw.

Quadrant Nr. 2: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, z.B.:

  • die Erreichung der täglichen Ziele,
  • die Definition der Strategie eines Dienstes,
  • Überwachung eines Budgets oder KPIs,
  • eine Überwachung-Aktivität,
  • Schulungen, etc.

Quadrant Nr. 3: Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben:

  • Bearbeitung von E-Mails und Anrufen,
  • Beantwortung spezifischer Anfragen und Aufforderungen von Dritten usw.

Quadrant Nr. 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind:

  • Abfrage von sozialen Netzwerken,
  • Beantworten von unwichtigen Nachrichten in einem Instant-Messaging-Chat usw.

Nach der Kategorisierung kann eine Liste erstellt werden und Aufgaben sollten wie folgt gehandhabt werden:

Nr. 1: Führen Sie diese Aufgaben sofort selbst aus (Do).

Nr. 2: Planen Sie diese Aufgaben und führen Sie sie schnell selbst aus (Schedule).

Nr. 3: Übertragen Sie diese Aufgaben an jemanden, der sie zeitnah erledigen kann (Delegieren).

Nr. 4: Verzichten Sie auf diese oft unnötigen Aufgaben, sie sind den Aufwand vermutlich nicht Wert (Eliminieren).

Beispiel einer Eisenhower-Matrix© t2informatik

Was sind die Vorteile des Eisenhower-Prinzips?

Die Matrix kann sowohl im Alltag als auch im beruflichen Umfeld, individuell oder auf Teamebene, eingesetzt werden.

Das Eisenhower-Prinzip wird eingesetzt für :

  • Effizientes Zeitmanagement,
  • Organisation der Arbeit und Steigerung der Produktivität,
  • Klassifizierung der Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, und Bewertung jeder einzelnen nach Mehrwert und/oder Dringlichkeit;
  • Hilfe bei der Einschätzung, welche Art von Aufgaben man genau delegieren sollte,
  • Setzen von Prioritäten in einem Team-Aktionsplan,
  • Grundlage für fundiertere Entscheidungen, usw.

Die Eisenhower-Matrix ist ein besonders nützliches Prinzip für Manager:innen, Projektleiter:innen, Mitarbeiter:innen und jede:n, der mehrere Projekte auf seiner To-Do-Liste stehen hat.

Was sind die Nachteile der Eisenhower-Matrix?

Während dieses Werkzeug viele Vorteile hat, einschließlich seiner Einfachheit und Übersichtlichkeit, hat es einige Nachteile, wie z. B. :

  • Die subjektive Herangehensweise: die Kriterien der Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nicht immer eindeutig zu definieren. In einem Team ist es notwendig zu kommunizieren, um Aufgaben zu bewerten und zu priorisieren, um das gemeinsame Ziel zu erreichen;
  • die fehlende Nuancierung: Die Matrix basiert auf einem System zur Bewertung von Aufgaben mit zwei Variablen. Sie bietet keine Möglichkeit, den Grad der Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu variieren. Mehr Abstufungen innerhalb desselben Feldes, würde eine feinere Priorisierung der Aufgaben ermöglichen.

Anwendungsfall mit einem Projektteam

Um den reibungslosen Ablauf eines Projekts zu gewährleisten, kann die Matrix nützlich sein, damit das Team über die Prioritäten der Themen entscheiden kann. Sie können ein Treffen oder einen Workshop organisieren, um die Aktionen zeitlich zu planen und zu priorisieren.

  1. Bereiten Sie Ihre Aufgabenliste vor und setzen Sie ein Team-Meeting an.
  2. Erläutern Sie, wozu die Eisenhower-Matrix dient, wie jeder Quadrant funktioniert und wie sie Ihnen helfen wird, den Projektfortschritt besser einzuschätzen.
  3. Legen Sie gemeinsam die Dringlichkeit und Wichtigkeit fest und beziffern Sie die zu erwartende Zeitspanne (in Stunden, Tagen usw.).
  4. Einigen Sie sich dann auf die Aufgaben und Aktivitäten, die Sie als vorrangig und/oder wesentlich erachten. Überprüfen Sie diese gemeinsam und fügen Sie sie der Matrix hinzu.
  5. Gehen Sie die Matrix gemeinsam durch und stellen Sie sicher, dass sie klar verstanden und vereinbart wurde.

Projektmanagement-Tools

Um die Effizienz und Zusammenarbeit von Teams zu verbessern, bietet Projektmanagement-Software die Möglichkeit, Ihre Eisenhower-Matrix online zu erstellen.

Mit diesen Werkzeugen können Sie :

  • benutzerdefinierte Parameter erstellen,
  • von überall an der Matrix arbeiten und sie in Echtzeit modifizieren,
  • Ihre Aktionen nachverfolgen,
  • Kommentare oder Dokumentationen teilen, die sich auf das Projekt beziehen, usw.

Der Einsatz der Matrix gewinnt damit an Tragweite und unterstützt die anderen Phasen Ihres Projektmanagements.

Sobald Sie verstanden haben, wie die Matrix funktioniert, versuchen Sie, sie so proaktiv wie möglich zu nutzen.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie sich mehr auf das Wichtige und weniger auf das Dringende konzentrieren. In einer Umgebung, mit einer Vielzahl von Anforderungen und Projekten, ist es wichtig, sich einen guten Überblick zu verschaffen, um zu erkennen, was wirklich wichtig ist.

Und Sie, wie verwenden Sie die Eisenhower-Matrix? Teilen Sie Ihre Best Practices mit uns in den Kommentaren!

Transparenz ist ein zentraler Wert für Appvizer. Als Medienunternehmen ist es unser Ziel, unseren Lesern nützliche und qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern und gleichzeitig Appvizer zu ermöglichen, davon zu leben. Deshalb laden wir Sie ein, unser Vergütungssystem zu entdecken.   Mehr erfahren
Definition backgroundillustration agenda 1
Definition
vor 2 Monaten
Projektmanagement - klassisch oder agil? Was passt zu Ihnen?
Wie wählen Sie also die für Sie passende Projektmanagement Methodik aus? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern finden Sie hier eine kurze Zusammenfassung der Methode des klassischen Projektmanagement (insbesondere die Wasserfall-Methode und den V-Zyklus). Wir erklären die Besonderheiten und ihre Unterschiede zur bekanntesten agilen Methode: Scrum.
Tipp backgroundillustration collaborer
Tipp
vor 3 Monaten
Ein erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern
Ein gutes Projektteam ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der über den Verlauf eines Projektes oder einer Produktentwicklung entscheidet. Deshalb ist die Zusammenstellung des Teams eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss, bevor das Projekt wirklich starten kann.
Definition backgroundillustration planning
Definition
vor 5 Monaten
Projektdefinition: erster Schritt zum Erfolg Ihres Projekts
Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist die Erstellung einer relevanten Projektdefinition. Aber wie macht man das? Finden Sie es in diesem Artikel heraus! Sie werden Informationen darüber bekommen, was eine Projektdefinition ist und welchen Zweck sie erfüllt.
Tipp backgroundillustration post it 3
Tipp
vor 6 Monaten
Projektmanagement - Flexibel und effizient zusammenarbeiten
Projektmanagement (PM) ist eine Arbeitsmethode bei der das Team kollaborativ und übergreifend arbeitet. Projektmanagement Methoden basieren auf einer horizontalen Hierarchie, um Flexibilität und Effizienz in die Verwaltung der Arbeit zu bringen. Jeder Mitarbeiter kennt seine Rolle und seine Aufgaben.
Vorlage backgroundillustration agenda 4
Vorlage
vor 6 Monaten
Projektplanung - schnell und einfach umgesetzt
In diesem Artikel erklären wir, wie man die Schritte eines Projekts mit den richtigen Werkzeugen (WBS, Gantt, etc.) plant. Da diese Tätigkeit die Ausführung einer Reihe recht komplexer Aufgaben erfordert, stellen wir Ihnen auch eine Auswahl an Software vor, die Ihnen dabei helfen kann
Definition backgroundillustration post it 5
Definition
vor 6 Monaten
Das ideale Scrum-Team für einen effizienten Sprint
Was ist ein Scrum-Team? Die Definition ist einfach: Es handelt sich um eine organisierte Gruppe von Personen, die an der Realisierung eines Projekts teilnehmen und dabei den Prinzipien des Scrum-Frameworks folgen. Arbeiten Sie selbst im Team an Projekten und möchten mehr über die Anwendung der Scrum-Methodik in Ihrem Team erfahren?
Software backgroundillustration collaborer
Software
letztes Jahr
Die besten Projektsteuerung Tools im Vergleich
Wie gelingt eine gute Projektsteuerung? Wir zeigen Ihnen bewährte Methoden für das Projektmanagement und die besten kostenlosen und professionellen Projektsteuerungstools.
Tipp backgroundillustration main tendue 3
Tipp
vor 2 Monaten
13 Führungsstile: Übersicht, Vor- und Nachteile
Was ist ein Führungsstil? Und gibt es überhaupt einen idealen Stil? Wir erklären auf einfacher Weise die nach Max Weber und Kurt Lewin kategorisierte Führungsstile und geben Ihnen die Vor- und Nachteile dazu!
Definition backgroundillustration volant
Definition
vor 2 Monaten
Was macht ein Projektleiter? Aufgaben und mögliche Projekte
Der:die Projektleiter:in hat die Verantwortung für viele Aufgaben zur gleichen Zeit, was es schwierig machen kann, den ganzen Umfang der Missionen zu erfassen. Aber hier kommt die gute Nachricht! Dieser Artikel erklärt Ihnen die komplette Berufsbeschreibung und Aufgaben der Projektleitung.
Definition backgroundillustration succes 3
Definition
vor 2 Monaten
Was macht ein Scrum Master im agilen Team?
Als Vermittler schafft der Scrum Master ein optimales Arbeitsumfeld. Er leitet, unterstützt und motiviert das Entwicklungsteam und verhilft ihm zum Erfolg.