Das komplette Set, um einen Projektvoranschlag wie ein Chef zu erstellen!
Die Erstellung des vorläufigen Projektbudgets ist einer der Schritte des Projektmanagements- und nicht der geringste, denn er berührt den heiklen Bereich der finanziellen Ausgaben und Ressourcen.
Ein realistisches Budget, das Chancen und vor allem potenzielle Risiken vorwegnimmt, ist der Garant für die Rentabilität des Projekts und damit für seinen Erfolg.
Hier finden Sie 6 Tipps für die Erstellung eines vorläufigen Projektbudgets, eine Vorlage, eine Beispieltabelle sowie eine Liste mit Hilfsmitteln, die Sie unterstützen können! 👇
Was ist ein vorläufiger Finanzplan?
Bevor wir in den Kern des Themas einsteigen, wollen wir uns noch einmal mit den Grundlagen befassen.
Der Haushaltsvoranschlag ist das Finanzdokument, in dem alle Ausgaben und Einnahmen, d. h. die voraussichtlichen Aufwendungen und Erträge, zusammengefasst werden.
Mit anderen Worten, es handelt sich um einen Finanzplan, mit dem auch die zukünftigen Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens geschätzt werden können... Und für das Projektmanagement ist es absolut notwendig, einen solchen Plan zu erstellen, da das Ziel darin besteht, die benötigten Ressourcen zu antizipieren und jede Aufgabe bestmöglich zu planen. ☝️
Warum sollte man ein Projektbudget erstellen?
Die Budgetplanung für ein Projekt ist Teil eines Finanzierungsprozesses, der in drei entscheidende Phasen unterteilt werden kann, in denen der Projektleiter alle relevanten Interessengruppen einbeziehen muss:
- die Schätzung der Kosten eines → Projekts , die möglichst unter Bezugnahme auf die tatsächlichen Kosten ähnlicher Projekte erstellt wird, sie ist mit der Schätzung der Fristen verbunden ;
- die Budgetierung des Projekts → Budgetrahmen werden entsprechend der Aufteilung des Projekts festgelegt ;
- die Kontrolle der Kosten.
Als finanzielle und realistische Fotografie Ihres Projekts besteht der vorläufige Haushaltsplan (VB) aus der Erfassung, Identifizierung und Klassifizierung :
- Ihre Ausgaben in einem ersten Schritt,
- Ihre bereits erzielten oder noch zu erzielenden Einnahmen, in einem zweiten Schritt.
Dank dieses antizipatorischen Instruments können Sie die Durchführbarkeit Ihres Projekts im Vorfeld visualisieren, Anpassungen vornehmen und ein Gleichgewicht oder eine erhoffte Gewinnspanne anstreben.
💼 Wenn Sie ein Beispiel für einen Budgetvoranschlag für ein Gründungsprojekt suchen, lesen Sie unseren Artikel, der der Erstellung des Businessplans gewidmet ist.
Welche Schritte sind vor der Berechnung des vorläufigen Budgets eines Projekts erforderlich?
Schritt 1: Definieren Sie die Ziele des Projekts.
Es ist unmöglich, Ausgaben zu planen, wenn du noch nicht weißt, wohin du gehen willst. Beginne damit, klare, realistische und messbare Ziele zu setzen .
Willst du eine mobile App auf den Markt bringen? Eine Firmenveranstaltung organisieren? Ein Geschäftslokal renovieren? Jedes Ziel bringt einen ganz anderen Finanzbedarf mit sich.
Schritt 2: Detailliere den Umfang des Projekts.
Vermeiden wir künstlerische Unschärfen. Listen Sie auf:
- Alle Aufgaben, die durchgeführt werden sollen,
- die erwarteten Liefergegenstände,
- die wichtigsten Etappen.
Im Klartext: Setze den Rahmen, damit du bei der Bezifferung nichts vergisst.
Ein gut definierter Umfang hilft dir auch, die Grenzen zu antizipieren: was das Projekt nicht abdeckt. Und das ist lebenswichtig, um zu verhindern, dass das Budget aufgrund von überraschenden Forderungen überschritten wird.
Schritt 3: Identifiziere die Beteiligten.
Wer ist an dem Projekt beteiligt? Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Partner... Jeder kann einen Einfluss auf die voraussichtlichen Kosten haben.
🧠 Der richtige Reflex ist, eine Auftaktveranstaltung zu organisieren, um ihre Erwartungen, Einschränkungen und verfügbaren Ressourcen zu sammeln. Und vermeiden Sie so von Anfang an Missverständnisse.
Schritt 4: Schätzen Sie die benötigten Ressourcen ab.
Material, Menschen, Technik... alles muss unter die Lupe genommen werden. Was wirst du brauchen und wie lange?
Mache eine vollständige Bestandsaufnahme. Hier beginnst du, dir auch nur annähernd ein Bild von den Gesamtkosten deines Projekts zu machen.
Schritt 5: Untersuche die Risiken.
Liste potenzielle Risiken auf (Verzögerungen, Preiserhöhungen, Abwesenheiten usw.) und bewerte ihre Auswirkungen.
Dieses Vorgehen wird dir helfen, in deinem Budget eine Sicherheitsmarge einzuplanen. Und du kannst beruhigt sein, wenn ein Dachziegel auftaucht.
Wenn du diese Schritte abgehakt hast, bist du bereit für den nächsten Schritt: Deinen Haushaltsvoranschlag wie ein Chefkoch aufstellen. 👇
Wie erstellt man ein vorläufiges Budget für ein Projekt? Zoom auf die Berechnungsmethoden
Erfassen und kategorisieren Sie Ihre Investitionsposten.
Zunächst sollten Sie die Investitionsposten ermitteln, d. h. alle zu erwartenden Ausgaben, wie z. B. :
Einzelkosten
- Betriebskosten (Beschaffung, Vergabe von Unteraufträgen),
- die Kosten für externe Arbeitskräfte,
- die Kosten für den Kauf oder das Mieten von Material, das speziell für Ihr Projekt benötigt wird (z. B. Büromaterial, Papier, Miete für einen Schulungsraum),
- Kosten im Zusammenhang mit der Kommunikation des Projekts (Grafikdesign, Drucke, Kosten im Zusammenhang mit der Verbreitung usw.),
- Reisekosten, Kosten für Sitzungen, etc,
- die Summe der Gehälter im Verhältnis zur Anzahl der (geschätzten) Stunden, die dem Projekt gewidmet sind, die als " Vollzeitäquivalente " ( VZÄ ) bezeichnet werden.
Berechnung VZÄ = Bruttolohn + Lohn- und Arbeitgeberkosten x geleistete Arbeitsstunden x Anzahl der Monate oder Wochen
Die indirekten Kosten
- Verschiedene Kosten: Rechnungen für Wasser, Strom, Telefon, Miete und Mietnebenkosten, Versicherungen, Instandhaltung der Räumlichkeiten und des Materials,
- Verwaltungskosten: Gehälter von unternehmensübergreifenden oder ausgelagerten Abteilungen (Rechtsabteilung, Buchhaltung, Sicherheitsdienst),
- Steuern und Abgaben,
- Finanzkosten: Bankkredite, zu zahlende Zinsen, Agios,
- allgemeine Kommunikationskosten usw.
☝️ Die Kosten für Ressourcen, die mehreren Projekten, nicht ausschließlich dem jeweiligen Projekt, zugewiesen werden, werden mithilfe von Verteilungsschlüsseln aufgeteilt.
Beispiel: Um die Kosten für die Miete aufzuteilen, nimmt man die durchschnittliche Belegungszeit des Raumes je nach Umfang des jeweiligen Projekts und teilt sie prozentual auf.
Wenn Projekt 1 die Räumlichkeiten 20 % der Zeit nutzt, Projekt 2 30 % der Zeit und Projekt 3 50 % der Zeit, werden 20 % der Kosten für Miete, Strom, Wasser usw. auf Projekt 1 umgelegt. auf Projekt Nr. 1 und so weiter.
Diversifizieren Sie die Finanzierungsquellen.
Jetzt ist es an der Zeit, die Einnahmen zu planen.
Generell und insbesondere bei Projekten im Vereinsumfeld, bei denen Zuschüsse beantragt werden, sollte der Haushaltsvoranschlag die Finanzierungsquellen (öffentlich, privat usw.) diversifizieren, um :
- jedem beantragten Investor zu versichern, dass nicht alles von ihm abhängt;
- das Risiko des Rückzugs eines Investors auszugleichen.
Es wird ein finanzielles Gleichgewicht angestrebt. Ein Geldgeber soll Ihnen nicht dabei helfen, Gewinne zu erzielen, sondern ein Ziel zu erreichen.
☝️ In einem vorläufigen Budget: Ausgaben = Einnahmen. Daher wird häufig ein Anteil an Eigenfinanzierung hinzugefügt, um die Differenz zwischen den Ressourcen und den geplanten Ausgaben auszugleichen und das Engagement der Einrichtung zu zeigen.
Zu den möglichen Einnahmen gehören:
- den Verkauf von Produkten,
- die Erbringung von Dienstleistungen,
- Subventionen,
- Partnerschaften,
- Selbstfinanzierung usw.
Bewerten Sie Ihre Sachleistungen.
Schätzen Sie Ihre "valorisierten" Ausgaben (Materialverleih, Raumverleih, Freiwilligenarbeit).
Dies ist besonders wichtig für Vereine, die einen Zuschuss beantragen, oder für Unternehmen, die um die Beteiligung eines Partners bitten: Oft müssen Sie den geforderten Betrag in einen Prozentsatz des Gesamtprojekts umrechnen.
Wenn die Kosten für den Raum bewertet werden, steigt das Gesamtbudget, aber der vom Geldgeber geforderte Anteil sinkt prozentual.
Beispiel für eine Tabelle mit dem vorläufigen Budget eines Projekts
Vorlage für den vorläufigen Finanzplan eines Projekts zum Herunterladen
🎯 Diese Excel-Vorlage eignet sich auch für einen Haushaltsvoranschlag für ein Vereinsprojekt.
6 Tipps für einen erfolgreichen Haushaltsplan
1 - Teilen Sie Ihr Budget auf.
Anstatt ein Budget über die gesamte Laufzeit des Projekts zu erstellen, sollten Sie versuchen, es monatlich zu erstellen.
Auf diese Weise haben Sie eine bessere Übersicht und können sich besser an auftretende Einschränkungen anpassen (Wechsel eines Lieferanten, Verzögerung bei einer Aufgabe). Es gibt auch weniger Spielraum für Fehler.
Sie können z. B. in einer Excel-Tabelle die Überschriften der Hauptphasen Ihres Projekts in Spalten darstellen, die Monate in getrennten Zeilen eintragen und die Kosten für jede Phase an deren Schnittpunkt eintragen. Es ist dann einfach, die Summe zu bilden, um den gesamten Kostenvoranschlag zu erhalten.
Unterscheiden Sie auch zwischen den einzelnen Ausgabenposten. Bei der Überprüfung des Budgets ist es wichtig, dass Sie schnell erkennen, wo Sie Verluste und wo Sie Gewinne machen.
2 - Fordern Sie Ihre Mitarbeiter heraus
Als Projektmanager steuern Sie die Operationen, aber Sie können nicht alle Elemente kennen, die in den Buchhaltungsprognosen antizipiert werden müssen, und auch nicht alle Ausgabenposten und den Bedarf bestimmter Abteilungen, die dennoch zur operativen Phase des Projekts beitragen (Marketing, Forschung und Entwicklung usw.).
Ein weiterer Erfolgsfaktor im Projektmanagement ist die Dimension der Zusammenarbeit .
Sie sollten sich unbedingt mit Ihren Mitarbeitern umgeben und sie in die Erstellung des Budgetvoranschlags einbeziehen, um all Ihr praktisches Wissen zu verschmelzen.
Es ist dringend davon abzuraten, diese Aufgabe allein an den Buchhalter zu delegieren. Die Verwaltung und die Praxis müssen Hand in Hand gehen.
3 - Finden Sie den richtigen Preis.
Es ist normal, dass es Ausgabenposten gibt, die Sie unterbewerten oder im Gegenteil überbewerten werden.
Die Überbewertung
Im Gegensatz zu dem, was man lesen oder hören kann, sollten Sie Ihre Ausgaben nicht zu sehr aufblähen. Eine kleine Sicherheitsmarge (+5 %) für die unsichersten Ausgaben ist erlaubt, aber im Allgemeinen ist es besser, sich so nah wie möglich an Ihre tatsächlichen Prognosen zu halten.
Planen Sie stattdessen eine Liquiditätsreserve ein, damit Sie z. B. einen Geräteausfall oder einen Anstieg der Kosten nicht zu stark belasten.
Manche ziehen es vor, am Ende der Tabelle eine Zeile "Verwaltungskosten" in Höhe von 10 % des Gesamtbudgets einzufügen.
Die Unterbewertung
Unterschätzen Sie auch nicht: Ein zu knapp bemessenes Budget erweist sich schnell als Quelle von Problemen und Konflikten zwischen verschiedenen Aufgaben, was bedeutet, dass einige auf den ersten Blick nebensächliche, aber dennoch wesentliche Aufgaben (z. B. die Qualitätskontrolle) gestrichen werden müssen.
In den Phasen der Projektumsetzung ist die Analyse der Risikofaktoren genau dazu da, solche Situationen zu vermeiden.
4 - Unterschätzen Sie auch nicht die Fristen.
Zeit ist Geld. Wenn Sie die Einführung eines Produkts zu kurzfristig planen, kann dessen Verschiebung Ihr Budget sprengen: Verlängerung einer E-Mail-Kampagne, Absage und Verschiebung der Reservierung des Veranstaltungsortes etc.
Und wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihr zukünftiges Arbeitspensum zu schätzen, sollten Sie wissen, dass sie dazu neigen, zu optimistisch zu sein: Rechnen Sie bis zu 20 % Sicherheitszuschlag zu der Zeit hinzu, die sie für jede Aufgabe veranschlagen (Vorsichtsprinzip).
Das vorläufige Budget sollte sich aus der vorläufigen Planung ergeben, in der alle Ressourcen geschätzt und zugewiesen wurden.
5 - Überwachen Sie das Budget genau und regelmäßig.
Da es sich um eine Prognose handelt, ist es entwicklungsfähig. Verfolgen Sie die tatsächlichen Ausgaben und die Zeit, die jedes Teammitglied für jede Aufgabe im Projekt aufgewendet hat.
Vergleichen Sie die geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Kosten, um vorausschauend zu planen.
☝️ Behalten Sie auch eine Übersicht über Ihre Berechnungen, damit Sie sie wieder aufgreifen und verstehen können, wie Sie zu diesem oder jenem Ergebnis gekommen sind. Und datieren Sie Ihr Budget!
🎯 Um diese Überwachung zu erleichtern und zu optimieren, ist die Verwendung eines Tools wie Zoho Projects mehr als empfehlenswert! Sie profitieren von einer kontinuierlichen Überwachung und detaillierten Analyse des Budgets. Sie verfolgen nicht nur die Kosten und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit, sondern erhalten durch dynamische Berichte und interaktive Dashboards auch einen Gesamtüberblick über das Budget. So bleiben Sie bei jedem Schritt auf Ihr geplantes Budget ausgerichtet!
Zoho Projects
6 - Kommunizieren Sie mit Ihrem Team.
Als guter Manager wissen Sie, dass der Erfolg des Projekts nicht nur von einer guten Steuerung abhängt.
Er beruht auf den Kompetenzen und der Mobilisierung und dem Engagement Ihrer Mitarbeiter.
Eine gute Kommunikation, insbesondere über das Projektbudget und seine Entwicklung, ermöglicht es Ihnen, :
- die kollektive Intelligenz zu stimulieren,
- die Kompetenzen zu öffnen,
- die Talente zu verschmelzen,
- gute Beziehungen innerhalb des Teams zu gewährleisten,
- die Arbeitsbelastung zu harmonisieren,
- den Mitarbeitern Sicherheit bieten,
- und damit viele Risikofaktoren ausschließen, die mit dem Personalwesen verbunden sind (Unfall, Desengagement, Arbeitsüberlastung usw.).
Verwenden Sie ein geeignetes Werkzeug.
Eine Software für das Projektmanagement (oder das Projektportfolio) ist sowohl ein Verwaltungswerkzeug als auch eine Plattform für die Zusammenarbeit.
Sie ist umfassend und greift in allen wichtigen Phasen ein, von der Projektplanung bis zur Projektverfolgung. Im Bereich der Budgetierung ermöglicht es insbesondere, :
- Vergleich der Prognosen mit der Realität, insbesondere der Personalkosten, pro Aufgabe oder pro Etappe;
- das Budget in Echtzeit zu verfolgen ;
- eine budgetäre Interdependenz zwischen verschiedenen Projekten herstellen (Software zur Verwaltung von Projektportfolios, oder PPM) ;
- Aufgaben reaktiv ändern, verschieben, je nachdem, wie sich das Budget entwickelt.
Software für das Projektmanagement
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Brauchen Sie ein Dashboard, um das Budget Ihres Projekts zu verfolgen? Die kollaborative Arbeitsplattform monday.com bietet ein einfaches und übersichtliches, um das Budget im Vorfeld abzuschätzen und dann die tatsächlichen Kosten jeder Aufgabe zu analysieren. Bonus: Nutzen Sie die Formeln für tiefergehende Analysen ohne großen Aufwand.
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Als Software für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Projektportfoliomanagement liegt die Stärke von Proggio darin, dass es die Teams und nicht die Aufgaben in den Mittelpunkt der Nutzung stellt.
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Als Projekt- und Aufgabenmanager, der einen Mittelweg zwischen ergonomischen Tools für das Aufgabenmanagement und komplexeren Tools darstellt, ist Wrike für agile KMUs bestens geeignet.
Software für das Management von Projektportfolios
- Clarizen ist ein PPM für höhere Ansprüche, das Budgetierung und Rentabilitätsschätzungen sowie die Überwachung einer Projekt- oder Portfoliobetriebsrechnung bietet, wobei unter anderem zwischen OPEX- und CAPEX-Ausgaben unterschieden wird!
- Mit FoxPlan steuern Sie Ihre Portfolios im Hybridmodus, indem Sie agile Methoden (insbesondere um den Bedürfnissen der IT-Teams gerecht zu werden) und traditionelle Projektmanagementmethoden unterstützen. So legen Sie problemlos Ihre Budgets für langfristige, strategische Projekte über mehrere Jahre hinweg fest, aber auch für kürzere Projekte, die Veränderungen ausgesetzt sind. Dabei antizipieren Sie Abweichungen und gewährleisten die beste Investitionsrendite für Ihr Portfolio.
- Mit der PPM Project Monitor Software optimieren Sie die Budgeterstellung für alle Ihre Projekte: Die Software vereinfacht das Sammeln und Bewerten von Anfragen aus allen Fachbereichen und die anschließende Erstellung des Budgetvoranschlags. Alle diese Daten werden in einem einzigen Tool zentralisiert und organisiert, um die Entscheidungsfindung und die Überwachung zu erleichtern und Abweichungen zu antizipieren. Sparen Sie bis zu einem Tag pro Woche bei der Kontrolle des Managements Ihres Projektportfolios.
- IQar mit seiner SuitePro-G-Software ermöglicht es Ihnen, die Finanzindikatoren Ihrer Projekte zu parametrisieren und zu konfigurieren, die Budgetplanung zu steuern und in Echtzeit zu berichten, um Abweichungen und die Rentabilität besser zu kontrollieren. Visualisieren Sie den erwarteten Nutzen jedes Projekts, um eine relevante und erleichterte Abwägung zu treffen.
- Teamleader ist eine All-in-One-Lösung, die ideal für kleine und mittelständische Unternehmen ist, die sich auf digitale Berufe spezialisiert haben. Die Software ist um die drei grundlegenden Punkte eines Unternehmens herum organisiert, nämlich Verkauf, Rechnungsstellung und Organisation, und hilft Ihnen, verschiedene interne Projekte sowie Kundenprojekte zu verwalten. Sie legen Fristen fest und verfolgen die Aufgaben in Echtzeit, um Ihr Budget einzuhalten.
- Als umfassendes und intuitives Tool für das Projektportfoliomanagement (PPM) ist z0 Gravity einfach zu bedienen, um mehrere große Projekte gleichzeitig zu verwalten, und eignet sich für Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern.
Plattformen für die Zusammenarbeit
- Asana ist eine einfache und intuitive Arbeitsverwaltungssoftware, die kleinen und mittleren Teams dabei hilft, ihre Aufgaben und Projekte zu koordinieren und zu verwalten.
- Gladys ist eine umfassende digitale Arbeitsumgebung, mit der Sie Ihre Projekte von A bis Z verwalten, die Produktivität steigern und Innovationen vorantreiben können, und ist gleichzeitig eine Plattform für die Zusammenarbeit und ein Projektmanagement-Tool.
Der Budgetvoranschlag als Schlüsselfaktor für den Erfolg Ihres Projekts.
Wie Sie gesehen haben, ist es sehr wichtig, der Entwicklung Ihrer Projektstrategie die nötige Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen und dabei verschiedene Faktoren wie Zeit, finanzielle Ressourcen, Ziele und Menschen zu berücksichtigen. Und was sind Ihre bewährten Verfahren?