Bestes CRM-System für kleine Unternehmen (2021)

Von Virginia Fabris
Am 18.06.21
software backgroundCRM kostenlos

Zu wissen, wie man seine Kunden und deren Informationen am besten verwaltet, ist der Schlüssel für den Erfolg auch eines kleinen Unternehmens. Wie bei großen Unternehmen ist es auch für die kleinen von zentraler Bedeutung, über eine CRM Software zu verfügen.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick zusammen auf das funktionalste CRM-System für kleine Unternehmen im Jahr 2021.

Was ist CRM für KMU?

Die Wirtschaft verlangt heute, dass sich neben großen Unternehmen auch kleine und mittlere Betriebe mit CRM Lösungen ausstatten, um an Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend internationalen und dynamischen Markt zu gewinnen bzw. zu steigern.

Die Customer Relationship Management (CRM) sind Software, die für die Verwaltung der Beziehungen mit Kunden zuständig sind. Sie sind mit dem Ziel konzipiert, eine artikulierte Reihe von Operationen für die Bindung und Gewinnung neuer Verbraucher durchzuführen. CRM-Systeme zeichnen sich als unverzichtbare Werkzeuge für jedes Unternehmen aus, auch für KMUs.

In diesem Zusammenhang können CRM Software für KMU, das heißt für kleine und mittelständische Unternehmen (mit weniger als 50 MitarbeiterInnen), ein wertvolles Mittel sein, um mit den Herausforderungen des Marktes gerecht zu werden.

In der Tat kann man mit CRM Software für Kleinunternehmen die Verwaltung von Kontakten und Kundeninformationen automatisieren und optimieren und auf diese Weise die Interaktionen mit Kunden überwachen. Ziel ist es, die Geschäftsbeziehungen zu verbessern.

Um dies zu erreichen, speichern die Plattformen Kontakte und Informationen über Kunden (oder potenzielle Kunden) und Kontakte. CRM-Tools sind so konzipiert, dass sie der Unternehmensführung helfen, die gesetzten Ziele zu erreichen. Das System liefert präzise Angaben zu jedem Kunden und Lead, zum Beispiel Details zu Vorlieben und Konsumgewohnheiten, sowie über Präferenzen bzw. Social Media.

Marketingorientierte mobile CRMs helfen dem Unternehmen, die gewonnenen Daten zu nutzen und ermöglichen die Erstellung von automatischen Workflows. Funktionen, die Produktionsprozesse vereinfachen und die Rentabilität erhöhen.

Vorteile eines CRM-Systems für kleine Unternehmen

Kleine Unternehmen können vom Einsatz einer CRM Software fürs Customer Relationship Management stark profitieren. Ein gutes CRM kann in der Tat den gesamten Prozess des Kundenbeziehungsmanagements erleichtern und den Zeitaufwand für das Sammeln, Organisieren, Speichern und Verwalten von Informationen verringern.

Die vom CRM gesammelten und strukturierten Daten werden im System abgebildet und stehen in kürzester Zeit zur Abfrage bzw. Nutzung bereit. Dieses Leistungspaket ermöglicht es, Angebote und Produkte zu entwickeln, die zunehmend auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden zugeschnitten sind.

Auf Basis der gewonnenen Informationen können Marketingstrategien neu kalibriert und der gesamte Vertriebskanal umgesetzt werden, was eine stetige Verbesserung der Unternehmensleistung garantiert.

Sehen wir uns die Hauptvorteile im Detail an, die ein CRM für KMU mit sich bringt.

Reduzierung des Zeitaufwands

… Für das Abrufen und Sammeln von Informationen durch die Teams: Alle Daten werden in einem einzigen System erfasst, das für alle Benutzer sofort und in Echtzeit zugänglich bleibt.

Automatisierung von Aktivitäten

Dank des von CRM Software geleisteten Beitrags, die autonom bestimmte Routineaufgaben ausführen werden, wird die Arbeitsbelastung von Projektteams und Vertriebsteams deutlich reduziert und Prozesse beschleunigt.

Zum Beispiel: Bestimmte Verkaufs- und Kundendiensttermine werden automatisch vom System abgewickelt.

Beseitigung möglicher Fehlerfaktoren

Es werden zum Beispiel Fehler aufgrund von Vergesslichkeit oder die Verwendung unzureichender oder ineffizienter Hilfsmittel (dies gilt insbesondere für Papierhilfsmittel wie Tagebücher oder Notizen) vermieden.

Den richtigen Arbeitsrhythmus beibehalten

… Ohne etwas zu vergessen: Dank des automatischen Benachrichtigungssystem wird es möglich sein, sich an Termine und Fristen zu erinnern, ohne in gefährliche Versäumnisse zu geraten.

Optimierung von Marketingstrategien und –kampagnen

Diese können zielgruppenspezifisch entwickelt werden, insbesondere durch die Integration von CRM-Systemen mit Marketing Automation Tools.

Den Grad der Kundenbindung erhöhen

… Durch gezielte und situationsangepasste Angebote oder Kommunikationsmaßnahmen, die während des gesamten Verkaufsprozesses kalibriert werden.

Auswahlkriterien eines CRM-Systems für KMUs

Die Wahl der Lösungen, die im Unternehmen eingesetzt werden soll, ist keine leichte Entscheidung. Es gibt viele Variablen in Betracht zu ziehen und zu analysieren und es besteht die Gefahr, sich nicht auf die richtigen Kriterien zu konzentrieren.

Evaluierung der Geschäftsanforderungen

Das erste Auswahlkriterium, das man berücksichtigen muss ist die Evaluierung der Geschäftsanforderungen. Es geht um das Verständnis der Prioritäten des Unternehmens, wohin sich das Geschäft entwickelt und was genau es jetzt braucht.

Zuallererst müssen also Ihre Unternehmensziele klar sein: Es ist in der Tat wichtig zu definieren, wohin Sie mit der Einführung von CRM gehen wollen. Auf diese Weise wird es einfacher, den richtigen strategischen und kulturellen Ansatz zu wählen, um den Erfolg eines Projekts zu garantieren.

Der erste Schritt besteht darin, vielleicht mit Unterstützung externer Experten, die Struktur Ihrer Organisation, die Prozesse und Verfahren zu analysieren, um zu verstehen, welche Ergänzungen bzw. Änderungen, wenn überhaupt, vorgenommen werden müssen.

Evaluierung der auf dem Markt verfügbaren Software-Lösungen

Grundeigenschaften: Was muss da sein?

Es ist wahr, dass die Verfügbarkeit neuer Funktionen neue Anforderungen mit sich bringt und neue Wege zur Förderung und Verwaltung Ihres Unternehmens eröffnet. Es gibt jedoch einige Basisfunktionen, die jedes anständige CRM aufweisen muss.

Hier finden Sie einige Beispiele davon:

  • Kundenprofilierung und –segmentierung;
  • Lead Management;
  • E-Mail-Marketing-Verwaltung (Bulk-E-Mail);
  • Landing Page Management und Verfolgung des Nutzerverhaltens;
  • Management von Veranstaltungen und strukturierten Marketingkampagnen;
  • Analysetools, Berichte und Grafiken zur Wirksamkeit von Marketingaktionen;
  • Verwaltung und Verfolgung von Vertriebsaktivitäten;
  • Umsatzprognosen;
  • Auftragsverwaltung;
  • Analysetools, Berichte und Grafiken zur Effektivität von Vertriebsaktionen;
  • Kunden- und Kontaktdatenbank;
  • Verwaltung von Serviceanfragen;
  • Kundenportal, auf dem Sie Tickets und Serviceanfragen öffnen und verfolgen können.

Solche zusätzliche Funktionalitäten sollten ebenfalls in Betracht gezogen werden:

  • Die Bedienung von Mobilgeräten/Tablets;
  • Die Integration mit E-Mail-Systemen;
  • Die Verfügbarkeit eines internen Dokumentensystems;
  • Online- und kontextbezogene Hilfe;
  • Eine anpassbare Workflow-Engine, die bestimmte Arbeitsabläufe und sich wiederholende Vorgänge automatisieren kann.

Die passende CRM-Lösung fürs Unternehmen finden

Dann ist es angebracht, eine erste Auswahl an Software zu treffen, die die aus der vorherigen Analysephase hervorgegangenen Geschäftsanforderungen erfüllen kann.

Der zweite Schritt besteht tatsächlich darin, die CRM Lösung zu bewerten und die Software auszuwählen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Vielmehr muss sich die Technik an Ihre Bedürfnisse anpassen und nicht andersherum.

In diesem Sinne ist es sinnvoll, sich einige Fragen zu stellen:

  • Verfügt die vorgeschlagene Lösung über alle Funktionalitäten, die wir benötigen?
  • Trägt sie wirklich zur Zentralisierung von Daten bei, indem sie die Zusammenarbeit zwischen MitarbeiterInnen fördert?
  • Ist sie flexibel genug, anpassbar und integrierbar mit anderen Tools, die im Rahmen des Unternehmens bereits für die Ausführung der täglichen Arbeit verwendet werden?

Das am besten geeignete System ist dann dasjenige, das genau den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Die besten CRM Systeme für kleine Unternehmen

Anhand unserer vordefinierten Kriterien, wie Qualität, Benutzerfreundlichkeit, Reputation und Nutzerbewertungen, haben wir eine Auswahl der besten CRM Software für kleine und mittlere Unternehmen zusammengestellt. Die Testsieger sind:

Lassen Sie uns nun erläutern, warum diese Software am besten für KMUs geeignet sind.

Zoho Bigin

Bigin von Zoho ist eine Software für kleine Unternehmen, die noch nie ein CRM-System verwendet haben. Mit seinem minimalistischen Design bietet Bigin die am besten geeigneten CRM-Funktionen für kleine Unternehmen, damit sie ihren Vertrieb rationalisieren, mehr Umsatz machen und schneller skalieren können.

Crm System für kleine Unternehmen© PC Mag

Funktionen

Mit Interessenten optimal interagieren: Mit Bigin erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht Ihrer Kontakte, so verlieren Sie keine Information mehr. Um potentielle Kunden anzusprechen, bietet Bigin eine VoIP-Funktion an, mit der Sie sie persönlich per Telefon ansprechen können. Andere Funktionen wie E-Mails, Twitter-Timeline und Webformulare sind ebenfalls in Bigin verfügbar, um Leads oder Website-Besucher in Kunden umwandeln zu können.

Vertriebsleistung fördern: Manuelle Arbeit ist zeitraubend. Bigin von Zoho ermöglicht es, Zeit bei Routineaufgaben zu sparen. Erstellen Sie einfache Workflows, um die manuelle Arbeit wegzuschaffen und um mehr Zeit für die Kundenbeziehung investieren zu können.

Verwaltungstool: Das Sales-Pipeline-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, sich einen Überblick über jeden Ihrer Verkäufe zu verschaffen. Sie können auch die Felder ändern und Filter anwenden, um die beste Übersicht zu erhalten — alles funktioniert per Drag & Drop. Sie können außerdem Aufgaben zuweisen oder Ihren Kollegen in der Pipeline benachrichtigen, damit nichts auf dem Weg verloren geht.

Mobilität: Bigin existiert auch auf Handy dank der mobilen Apps für iOS und Android.

Datenschutz und -sicherheit: Alle Daten werden in Bigin richtig und DSGVO-konform behandelt.

Preis

Bigin Zoho ist eine der preisgünstigsten CRM Software auf dem Markt mit $7 pro Nutzer und Monat, und eignet sich daher auch richtig für kleinere Unternehmen, die nicht zu viel für ein CRM ausgeben wollen. Eine 14-tätige Testversion ist kostenlos verfügbar.

Salesforce

Salesforce Sales Cloud ist eine der Referenzen im Bereich Kundenmanagement und bietet verschiedene Pakete an: Salesforce Essentials ist für kleinere Strukturen gedacht. Salesforce bietet eine 360-Grad-Ansicht des Unternehmens und kann selbst an die größten Konzerne angepasst werden.

Crm System für kleine Unternehmen© BDM

Funktionen

Mehr Geschäfte abschliessen: Mit Salesforce Sales Cloud haben Sie direkt einen Überblick über relevante Informationen und Aktivitäten Ihrer Kunden, Leads, Kommunikationen und internen Nachrichten. Sie können mit einem Mitarbeiter über einen Abschluss zusammenarbeiten und wichtige Dokumente in der Anwendung per Chat austauschen.

Social Selling: Sie können Ihre sozialen Netzwerke (LinkedIn, Facebook, Twitter und YouTube) mit Salesforce verbinden, um einen wertvollen Einblick zu erhalten, was Ihre potenziellen Kunden über Ihre Produkte/Dienstleistungen denken, damit Sie sie besser ansprechen können.

Leadmanagement: Salesforce unterstützt Sie bei der Konversion von Leads zu Opportunities. Die Lösung zentralisiert alle Informationen Ihrer Interessenten an einem Ort, sodass Sie wissen welche Marketingkampagne am effizientesten war.

Marketingautomatisierung: Mit Salesforce können Sie leistungsfähige Marketingkampagnen erstellen. Speichern Sie Ihre Vorlagen für E-Mails, Formulare oder Landing Pages und senden Sie sie zum richtigen Zeitpunkt an Ihre Interessenten. Sparen Sie außerdem Zeit mit den Workflows von Salesforce.

Mobilität: Salesforce Sales Cloud verfügt über mobile Apps auf iOS und Android, wo Sie weiterhin Geschäfte machen können, wann immer Sie wollen.

Preis

Salesforce ist ab 25€ pro Benutzer pro Monat in seiner Essentials-Version (max. 10 Benutzer) erhältlich. Kostenlose Testversionen sind verfügbar.

1CRM

1CRM ist eine Software made in Germany, die als On-Premise- oder Cloud-Version verfügbar ist. Diese kundenzentrierte Lösung wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt und überzeugt durch seine unkomplizierte Bedienung und Anpassungsfähigkeit.

Crm System für kleine Unternehmen© 1CRM

Funktionen

Zusammenarbeit fördern: 1CRM listet jede E-Mail, jeden Anruf, jede Aufgabe — alle relevante Informationen sind sofort vorhanden. Das CRM-System bietet außerdem eine Dashboard-Funktion, wo alle Informationen in Echtzeit eingesehen werden können.

Vertriebssteuerung: Alles wird in der Software dokumentiert, so dass Sie nie mehr Informationen über Ihre Interessenten verlieren. Das Prognose-Modul gibt Ihnen aussagekräftige Forecasts über Trends oder über anstehende Abschlüsse.

Erfolgreiche Marketingkampagnen: 1CRM ist ein leistungsstarkes System, das Ihnen ermöglicht, Ihre potenziellen Kunden persönlicher anzusprechen. Mit mehrstufigen E-Mail-Kampagnen und automatisierten Lead-Qualifizierungen haben Sie die Möglichkeit, Ihr Geschäft richtig zu entwickeln.

Angebote und Rechnungen erstellen: 1CRM ist einzigartig für Kleinunternehmen, da die Software über ein Fakturierungsmodul verfügt. Damit können Sie Rechnungen und Angebote direkt aus der Anwendung heraus mit vordefinierten Vorlagen versenden.

Kundenservice verbessern: Service-Mitarbeiter können Kundenanfragen anhand eines Ticketing-Systems direkt in der Software steuern.

Projektmanagement: Jede Aktivität kann geplant und jemandem zugewiesen werden. Nutzen Sie das Projektmanagementmodul, um Milestones zu validieren und um besser im Team Geschäfte abzuschließen.

Preise

Cloud-Versionen sind ab 17€ pro Benutzer pro Monat verfügbar. Die Software kann mit weiteren Modulen erweitert werden, z.B. SEPA-Modul, PDF-Modul oder Outlook Add-In.

Die On-Premise Version für KMU (1CRM Enterprise Edition) ist für 400€ verfügbar.

Das richtige CRM für Kleinunternehmen zum Wachstum des Business

CRM-Software ermöglichen kleinen Unternehmen die Rationalisierung von Geschäftsprozessen durch die Beseitigung kritischer Faktoren und Ausfallzeiten sowie die Delegierung unnötiger Aufgaben.

CRM-Software für kleine Unternehmen erlauben es Ihnen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, indem sie ihre Kundenzahl erhöhen, Kunden binden und die Ressourcen optimal koordinieren können.

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