Projekte planen für Profis: 6 Tipps für Asana

Wie plane ich ein Projekt? Erfolgreiche Projektplanung mit Asana

1) Sie stellen sich die Frage: Wie plane ich ein Projekt richtig und effizient? 

2) Sie sind im Projektmanagement tätig und wollen die Produktivität und Organisation verbessern?

▶︎ Auf die Regeln für die Projektplanung gehen wir später ein.

3) Sie haben bereits eine Software für Projektmanagement gefunden und wollen sie mit Asana vergleichen?

4) Sie kennen Asana nicht?

▶︎ Nach unserem ausführlichen Test präsentieren wir hier 6 Tipps und Tricks.

Sie haben es erfasst! Wenn Sie auch nur eine dieser Fragen mit JA beantwortet haben, wird Sie dieser Artikel interessieren. Kein Trick und keine bewährte Methode für das Projektmanagement wird Ihnen verborgen bleiben!

Inhalt:

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Projektplanung für Profis

Beim Projektmanagement ist die Planung natürlich eine unumgängliche Aufgabe, um später im Projekt erfolgreich zu sein.

Die Planung eines Projektes erfordert:

  • die verschiedenen Aufgaben eines Projekts festzulegen und zu priorisieren,

  • die voraussichtlich benötigte Arbeitszeit für die einzelnen Aufgaben zu definieren,

  • die für die Durchführung notwendigen Ressourcen zu ermitteln.

Im Anschluss an diese Planung kann Ihr Projektteam mit der Bearbeitung anfangen und Sie können:

  • den jeweiligen Aufgaben Ressourcen zuordnen,

  • den Projektfortschritt überwachen,

  • erreichte oder verfehlte Ziele visualisieren und so Fehlerquellen identifizieren,

  • unternehmensintern oder mit Ihren Geschäftspartnern kommunizieren.

Wenn Sie direkt mehr über Asana erfahren wollen, finden Sie unsere Tipps weiter unten.

Erfassung von Zielen und Absichten

Die Ziele eines Projekts werden von den zuständigen und für die Verwirklichung verantwortlichen Managern im Unternehmen festgelegt. Das mittel- und langfristige Ziel für ein Unternehmen ist die Ausschöpfung aller Mittel (Steigerung der Bekanntheit, der Produktivität, des Marken-Images, usw.)
Diese Zielsetzung wird aus Zwischenzielen (Meilensteinen) zusammengesetzt, die jeweils ihren eigenen Zweck und eine Deadline haben (z.B. die Unterzeichnung eines Vertrags, der Produktionsstart eines Produkts, etc.).

Außerdem sollte man auch noch die Form beachten, in der die Zwischenresultate präsentiert werden. Man sollte die drei benötigten Elemente kennen, die man für die Einteilung eines Projekts benötigt:

  • Aufgaben,

  • Ressourcen,

  • Meilensteine (Milestones).

Einteilung eines Projekts und Sortieren von Aufgaben

Um ein Projekt zu planen, sollte man es in einzelne Schritte aufteilen und diese der Wichtigkeit nach anordnen. Dies funktioniert gut mit der WBS Methode (work breakdown structure), mit der man jeden Arbeitsabschnitt in einem Organigramm planen kann.

Auf diese Weise definieren Sie:

  • die wichtigsten Elemente des Projekts und deren Prioritäten,

  • wenn möglich, die Einteilung der Aufgaben in Untergruppen,

  • die notwendigen Aufgaben für jede Untergruppe,

  • wenn nötig, eine erneute Aufteilung dieser Unteraufgaben.

Eine der bekanntesten Methoden für das Management von Projekten und der Aufgaben, ist die PERT Methode (program evaluation and review technique oder program evaluation research task).
Ein PERT-Diagramm stellt die zeitliche Planung von Projekten dar und fokussiert sich auf die visuelle Vernetzung und Abhängigkeit von Aufgaben untereinander. Aufgaben werden als Knoten dargestellt, Bearbeitungszeiten und Abhängigkeiten als Pfeile. So kann die Methode einen kritischen Pfad bestimmen, der die minimale Dauer eines Projektes anzeigt.

Projekte planen: PERT-Diagramm

Quelle: Wikipedia

Das Gantt Diagramm wird ebenfalls oft verwendet, auch wenn hier die zeitliche Darstellung weniger konventionell als beim PERT Diagramm ist, denn es basiert auf der Dauer einzelner Aufgaben oder auf einem Kalender und nicht auf einer Abfolge einzelner Aufgaben. Asana besitzt dieses Feature ebenfalls.

Wie plane ich ein Projekt: Gantt-Diagramm

Quelle: Wikipedia

Aufgaben können hierbei sequenziert und in einen Kalender integriert werden, entweder chronologisch oder auch parallel und auch mit einem zeitlichen Spielraum.

Kritischer Pfad, Spielraum und Verteilung von Ressourcen

Der kritische Pfad ist eine Aufreihung von Aufgaben innerhalb des Rahmens eines Projektes über seine gesamte Lebensspanne hinweg:

  • Jede Aufgabe, die sich verzögert, hat eine direkte Auswirkung auf andere Aufgaben und auf das Datum der Fertigstellung eines Projektes.

  • Jeder Aufgabe werden zeitliche Spielräume zugeteilt, welche die Verzögerung eines Projekts begrenzen.

  • Wenn die Aufgaben einmal auf den kritischen Pfad gesetzt wurden, haben sie eine Nulltoleranz. Der Spielraum ist schon integriert.

Berechnung des maximalen Spielraums = Differenz zwischen dem am spätesten möglichen Start der folgenden Aufgabe und der am frühesten möglichen Beendigung der jetzigen Aufgabe.

Der kritische Pfad stößt an seine Grenzen, wenn man zusätzlich die Dimension “Ressourcen” in die Betrachtung mit einbezieht. Das Ignorieren des Faktors “Ressourcen” ist eine häufige Fehlerquelle:

Ressourcen können sein:

  • menschliche Ressourcen,

  • Budget,

  • Material,

  • Technologie.

Identifikation von Risikofaktoren

Die Methode der “kritischen Kette” (engl. CCPM oder Critical Chain Project Management) wird oft anstelle des kritischen Pfades verwendet.

Diese Methode ermöglicht unter anderem:

  • Identifikation von Risikofaktoren, die mit einer Aufgabe verbunden sind;

  • Vorhersagen von Konflikten bei der Überlagerung von Ressourcen zwischen mehreren Aufgaben desselben Projektes;

  • Minimierung von überflüssigem Multitasking und Zeitverschwendung;

Der Projektleiter muss nicht länger Details überwachen und kann sich stattdessen den essentiellen Aufgaben zuwenden.

Einige Risikofaktoren:

  • menschliche Faktoren,

  • Budget (versteckte oder unvorhersehbare Kosten),

  • Material (Lieferungsverspätungen, Ausfälle),

  • Technologie (Weiterentwicklungen),

  • organisatorische Faktoren (Kommunikations- und Koordinationsfehler), usw.

Terminplanung und Überwachung des Fortschritts

Wenn die Aufgaben und Deadlines erst einmal festgelegt, die Ressourcen verteilt und die Verantwortlichkeiten festgelegt sind, wird die zeitliche Planung in Angriff genommen.

Die Kanban Methode ist hier ein möglicher Weg zur Überwachung und Visualisierung: Es handelt sich hierbei um die Darstellung des Workflows (Prozess der Aufgabenbearbeitung), das einem System von Post-Its auf einer Tafel ähnelt. Jede Aufgabe hat einen Status: “geplant”, “in Bearbeitung” und “abgeschlossen”

Auswahl einer geeigneten Software

Asana ist im Bereich Cloud Computing eines der meist benutzten Werkzeuge zur Arbeitsplanung und zum Management von Projekten und Aufgaben.

Die Anwendung ist flexibel, leicht anpassbar und hilft bei der Zusammenarbeit, um ein agiles Management (lean management) zu ermöglichen. Besonders an einfache Projekte angepasst, ermöglicht Asana die Planung und Strukturierung eines Projektes und dessen Überwachung. Dabei werden alle teilnehmenden Mitarbeiter und Abteilungen mit einbezogen, ohne letztendlich das Ziel aus den Augen zu verlieren. Keine Aufgaben mehr ohne Verantwortlichen oder mit orientierungslosen Mitarbeitern! Alle Elemente eines Projekts werden klassifiziert, archiviert, priorisiert und bekommen klare Deadlines.

6 praktische Tipps und Tricks für Asana

1. Automatisieren Sie den Workflow mit Zapier

Diese beiden Plattformen zur Automatisierung und Integration von Software sind nahezu mit allen SaaS-Programmen für Unternehmen kompatibel, um Ihnen die ganze Bandbreite der API-Funktionen von Asana zur Verfügung zu stellen (bisher 120 Integrationen).

Mithilfe einer Vernetzung zu Zapier können Sie die Anwendungen Redmine und Asana auch untereinander verbinden. Dies ermöglicht die automatische Erstellung einer Aufgabe auf Asana, wenn auf Redmine ein Ticket erstellt wird. Sie können dabei Folgendes einstellen:

  • Titel der Aufgabe,

  • Beschreibung,

  • Projekt, zu dem die Aufgabe gehört,

  • Verantwortliche und betroffene Mitarbeiter,

  • Deadline, etc.

Projektplanung: Aufgabenverwaltung Asana

Mithilfe von Zapier können Sie Asana außerdem mit Salesforce vernetzen und einen ”Zap” zwischen beiden Anwendungen erstellen: Alle betroffenen Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn sie eine neue Aufgabe im Kundenmanagement erledigen müssen (Abschließen eines Deals, usw.).

Integration Asana Zapier API

2. Synchronisieren von Gmail oder Outlook mit Asana

Die Kompatibilität von Asana mit Gmail ermöglicht es Ihnen direkt vom Postfach aus, empfangene Mails in eine Aufgabe auf Asana umzuwandeln, anstehende Aufgaben direkt im Posteingang einzusehen und zu bearbeiten. Sie werden außerdem direkt per Mail über näher rückende Deadlines benachrichtigt.

Gmail und Asana integrieren API

Dasselbe ist auch

  • von einer Webseite aus oder

  • wenn beispielsweise eine Person Ihren Newsletter abonniert, möglich!

Des Weiteren ermöglicht die Synchronisierung mit dem Google Kalender (Google Agenda) es Ihnen, Ihre Projekte direkt dorthin zu exportieren. Außerdem können Sie Ihre Zeit planen und einteilen, Ihre Fristen einhalten und überprüfen, ob Sie etwas vergessen haben.

3. Synchronisieren Sie Slack und Asana

Durch eine Synchronisierung von Asana mit Slack können Sie:

  • direkt von Benachrichtigungen aus oder über einen Link auf Ihre Asana-Aufgaben zugreifen (Details der Aufgabe sehen, den Verantwortlichen und/oder die Deadline ändern, usw.);

  • Nachrichten auf Slack empfangen, wenn eine Änderung an den Ihnen zugeteilten oder von Ihnen verfolgten Aufgaben vorgenommen wurde:

  • ein Asana Projekt direkt mit einer Slack Chain verbinden;

  • eine neue Aufgabe auf Asana erstellen, ohne Slack schließen zu müssen. Einfach “/asana create” eingeben;

  • eine Slack-Nachricht in eine Aufgabe auf Asana umwandeln.

Asana mit Slack verbinden

4. Strukturieren Sie Ihre Aufgaben

Sie können mit Asana:

  • Ihre Aufgaben in einzelne Unteraufgaben, wiederkehrende Aufgaben oder Routineaufgaben einteilen,

  • die Aufgaben nach Sektionen anordnen,

  • Ihre Kollegen als Abonnenten zu Ihren eigenen Aufgaben hinzufügen,

  • personalisierte Felder hinzufügen (Bsp.: Priorität),

  • Abhängigkeiten oder Verbindungen zwischen den Aufgaben erstellen.

Wie plane ich ein Projekt: Aufgaben strukturieren mit Asana

Um eine Abhängigkeit für eine Aufgabe einzurichten:

  • Klicken Sie auf die drei Punkte im rechten Aufgabenfenster,

  • Wählen Sie im Pop-Up Menü “Abhängig von…”.

5. Visualisieren Sie Ihre zeitliche Planung in unterschiedlichen Ansichten

Mit Asana können Sie Ihre zeitlichen Abläufe mithilfe verschiedenster Ansichten visualisieren:

  • Kalenderansicht:

Projektmanagement: Kalenderansicht Asana

  • Dateien-Ansicht:

Dokumentenmanagement und Projektplanung: Dateienansicht mit Asana

  • Fortschrittsansicht:

Projektfortschritt darstellen: Fortschrittsansicht in Asana

  • Listenansicht:

Projekte visualisieren: Kalenderansicht Asana

  • Roadmap:

Erfolgreiche Projektplanung mit Asana

  • Kanban Tafel:

Porjekte planen und im Blick behalten: Asana Kanban-Tafel

6. Fügen Sie Dateien aus einer DropBox, von Google Drive oder OneDrive direkt zu Ihren Aufgaben hinzu

Projekte planen für Profis: Dokumentenmanagement mit Asana

Sie möchten mehr über Asana erfahren?

Schauen Sie sich das folgende Video an, in welchem das Tool anschaulich, kurz und knapp vorgestellt wird (das Video ist auf Englisch, die Software ist jedoch auch auf Deutsch verfügbar):

Übrigens: Asana bietet eine kostenlose Version für bis zu 15 Nutzer und attraktive Rabatte für seine Premium-Version an!

Asana stellt ein angenehmes und kollaboratives Nutzererlebnis auf seinem Interface zur Verfügung. Die Bedienung ist einfach und intuitiv und die Funktionen sind gut durchdacht. Die Zusammenarbeit und die Vernetzung der Nutzer stehen im Zentrum der Anwendung.

Projektplanung und -steuerung sowie Aufgabenplanung und vieles mehr werden so erheblich erleichtert. Sie verschwenden keine Zeit mehr und können sich um die wirklich wichtige Dinge kümmern: den Erfolg Ihres Projektes.

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