Projektmanagement Software: Die beste Freeware im Vergleich

Projektmanagement Software Freeware wird immer innovativer und umfangreicher. Bei Software-Vergleichen schneidet sie entsprechend immer besser ab. Von effizienten Apps zur Projektverwaltung können alle profitieren, egal ob Entwickler oder Marketingmanager, kommerziell oder kreativ. Lassen Sie diese Tools Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeitsabläufe stressfreier gestalten.

Sie haben ein beschränktes Budget und wenig Zeit? Keine Sorge, es gibt zahlreiche kostenlose Projektmanagement-Tools. Nachfolgend stellen wir Ihnen eine auf die besten Optionen zugeschnittene Auswahl hiervon vor.

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Entgegen der landläufigen Meinung bedeutet "Open Source" nicht "kostenlos". Mit diesem Begriff ist gemeint, dass, anders als bei proprietären Lösungen, jeder frei über die Software und ihren Quellcode verfügen kann. Hosting, Installation, Wartung und Updates liegen jedoch in der Verantwortung der Nutzer. Diese letzten Punkte erfordern Server und kompetente Mitarbeiter, um die Anwendung stets aktuell und funktionsfähig zu halten. Sie können die damit verbundenen Kosten in etwa auf mehrere Hundert oder sogar Tausend Euro pro Jahr schätzen.

Kostenlose Software kann ferner frei oder proprietär sein. Sie wird Ihnen mit Einschränkungen der Funktionen oder gegen Gegenleistungen wie beispielsweise der Zustimmung zur Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke, gratis zur Verfügung gestellt.

Kostenlose Projektmanagement-Apps erlauben es Unternehmen, effektiv und ohne zusätzliche Kosten Struktur in ihre Aufgaben zu bringen. Dennoch haben sie neben Vorteilen auch einige Nachteile:

• Die Anwendung ist kostenfrei.
• Die Tools visualisieren die Projektplanung unverzüglich und erleichtern so das Arbeiten.

• Auch bei kostenlosen Angeboten zahlen Sie einen “Preis” (beispielsweise in Form von Daten), welcher aber oft nicht explizit erwähnt wird.
• Die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten ist nicht gewährleistet.
• Der Funktionsumfang von gratis Projektmanagement-Software ist oft eingeschränkt.
• Die Anzahl der zulässigen Personen ist oft begrenzt.
• Technischer Support und Benutzersupport sind nicht im Angebot enthalten.

Gebührenfreie Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Teams zu koordinieren und ein Projekt ohne Anlaufkosten zu strukturieren. Dies bedeutet jedoch nicht, dass im weiteren Verlauf keine zusätzlichen Kosten auf Sie zukommen können. Berücksichtigen Sie eventuelle Upgrade-Kosten, da Softwareanbieter Sie sehr wahrscheinlich durch Beschränkungen in der Gratisversion überzeugen werden wollen, auf eine kostenpflichtige Variante des Produktes umzusteigen.

Der Funktionsumfang kostenloser Projektmanagementsysteme ist daher begrenzt, sodass es wichtig ist, dass Sie Ihre Bedürfnisse festlegen, bevor Sie die verfügbaren Anwendungen testen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten:

• Welche Anforderungen haben Sie im Hinblick auf die Vertraulichkeit Ihrer Daten?

Anbieter von Software garantieren bei der Verwendung kostenloser Versionen nicht immer, dass Ihre Daten vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind oder nicht an Dritte verkauft werden.

Stellt dies kein Problem für Sie dar, können Sie mit kostenfreien Tools arbeiten und Upgrade-Kosten sparen. Ist dies jedoch ein Hindernis, können Sie auf eine Open Source Lösung ausweichen. Diese ist in dieser Hinsicht sicherer, da Sie sie auf Ihren eigenen Servern hosten.

• Aufgabenmanagement oder Projektmanagement?

Ein einfaches Task-Management-Tool reicht agilen Marketing- und Vertriebsteams bereits oft aus. Für sie ist es essentiell, dass jeder Arbeitsablauf einfach zu gliedern ist und die Zuordnung von Aufgaben an die einzelnen Nutzer vereinfacht wird. Schlagwörter wie Zeitaufwand, Budget und Gantt-Diagramm hingegen sind für sie nicht so relevant.

Im Hinblick auf Funktion und Integration sind simple Aufgabenmanager für komplexere IT-Projekte jedoch zu begrenzt. Mit ihnen ist es beispielsweise oft nicht möglich, eine Rechnung auszustellen, Meilensteine zu setzen oder eine Methodik für das agile Projektmanagement zu integrieren. In diesem Fall sind erweiterte Lösungen wie Zoho oder Bitrix24 (kostenlose Alternativen zu MS Project) zu bevorzugen.

• Benötigen Sie bessere Planung oder verstärkte Zusammenarbeit?

Das gemeinsame Arbeiten an Projekten ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit Projektplanung. Viele agile Teams stehen vor der Herausforderung, Informationen zu zentralisieren, um besser zusammenzuarbeiten und eine Idee gemeinsam voranzubringen. Sie benötigen eher eine Kollaborationsplattform.

Die Projektplanung hingegen hat im Fokus, alle Variablen und Phasen eines Projekts aufzuschlüsseln, um eine Rückwärtsplanung zu erstellen. Im Projektmanagement ermöglicht eine solche Planung die Steuerung und Verfolgung der Projektabwicklung.

• Wie wird sich Ihr Unternehmen entwickeln?

Sie sollten direkt zu Beginn Ihrer Analyse die geplante Entwicklung Ihrer Bedürfnisse und Anforderungen an das Tool berücksichtigen. Wenn Ihre kostenlose Software Lösung Sie in der Entfaltung Ihres Unternehmens einschränkt, müssen Sie Ihre Daten gegebenenfalls in ein geeigneteres Programm übertragen. Eine solche Übertragung ist oft sehr komplex, zeitaufwändig und kostspielig. Überdies gibt es keine Garantie, dass alle Daten bei einem solchen Prozess migriert werden können.

• Wie viele Nutzer und wie viele Projekte?

Die Grenzen kostenloser Projektmanagement-Tools liegen oft aber nicht nur in der Funktionalität. So kann man mit Zoho Projects Gratisoption beispielsweise zwei Projekte anlegen.

Andere Programme wie Asana erlauben die kostenlose Nutzung nur für ein bestimmte Anzahl von Anwendern. Definieren Sie das für Ihre Organisation anspruchsvollste Szenario (z.B. 5 parallele Projekte und maximal 30 Nutzer) und ermitteln Sie, mit welchen Kosten dieses einhergehen würde.

Die hier vorgeschlagene Auswahl berücksichtigt keine On Premises, sondern nur Online-Software (auch SaaS Lösung oder Cloud-Software genannt), da webbasiertes Projektmanagement durch seine vielen unerlässlichen kollaborativen Einsatzmöglichkeiten lokal installierten Anwendungen überlegen ist.

Der Softwareanbieter Zoho bietet ein sehr umfangreiches Set an Online-Tools zu unschlagbaren Preisen an. Zoho Projects ist hierbei sein Produkt für das Management von Ideen und Aufgaben. Die kostenlose Version ermöglicht das Zusammenarbeiten einer unbegrenzten Anzahl von Personen an zwei Projekten mit allen wesentlichen Funktionen, wie z.B. Aufgaben-Verwaltung und Dokumentenmanagement, Ressourcenplanung und Zeitmanagement.

Bitrix24 wird von mehr als 2 Millionen Unternehmen und Organisationen weltweit genutzt. Der Erfolg diese Software-Tools erklärt sich durch das Zusammenspiel der vielen kostenlosen Funktionen, die sich an alle Mitarbeiter eines Unternehmens richten: Diese Software ist nicht nur ein Projektmanagement-Tool, sondern auch ein Managementprogramm für das CSR, das CRM sowie die Verwaltung von Dokumenten und Agenden, die zudem auch Tools für das Messaging (Team Chat) und Personalwesen integriert. Die Gratisversion bietet zwar eingeschränkte Funktionen, ist für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos.

Redmine ist eine Open Source-Lösung, mit der Sie Ihre Projekte planen können. Die Software ist kostenlos, weltweit anerkannt und bietet alle wesentlichen Werkzeuge für die Projektzusammenarbeit - ganz gleich, wie Ihr Projektteam zusammengesetzt ist. Seien Sie jedoch vorsichtig: Redmine muss auf Ihren Servern gehostet und von einem kompetenten Team (Backup, Sicherheit, SSL) betreut werden.

Asana ist ein hervorragendes Werkzeug zur Aufgabenverwaltung, das auf mehrere Projekte verteilt werden kann. Die kostenlose Version ist so vollständig, dass es für die meisten Unternehmen nicht nötig ist, auf die kostenpflichtige Alternative umzusteigen.

Asana ermöglicht es Teams vor allem das Zuweisen der zu erledigenden Aufgaben an die jeweiligen Mitglieder, erleichtert die effiziente Teamzusammenarbeit und fördert den Informationsaustausch. Statt To-Do-Listen an der Bürowand und Meetings, die zu unkonkreten Aktionen führen, liefert dieses Programm zentralisierte und übersichtliche Informationen in Gantt Charts z.B., auf die jeder leicht zugreifen kann.

Trello hat verstanden, dass sich Projektmanagement Lösungen vor allem auf Teamarbeit und Visualisierung des Fortschritts laufender Aufgaben stützen sollten. Wie im unteren Screenshot gezeigt, können Sie mit Trello Projekte erstellen, die in Form von Kanban Board veranschaulicht werden. In jeder Spalte werden Aufgaben oder Ideen in Form von Karten dargestellt, die die Mitarbeiter im Verlauf des Projektes von links nach rechts vorantreiben.

Microsoft Excel ist per se keine kostenlose Anwendung. Durch seine Präsenz auf nahezu jedem Unternehmens-PC ist die Verwendung dieses Office-Tools für das Managen von Arbeitsprozessen und Projekten jedoch quasi kostenfrei. Excel hat den Vorteil, dass keine neuen Werkzeuge hinzugefügt werden und seine Funktionen dennoch fast unbegrenzt sind.

Andererseits ist Microsoft Excel nicht ausreichend strukturiert, um ein Projekt konsequent zu verwalten. Darüber hinaus sind Fehlerrisiken (Berechnung von Verfügbarkeit, Margen, Kosten, Zeiterfassung) auch bei einem Excel-Projektmanagementmodell nicht unvermeidlich. Daneben enthält das Löschen von Elementen keine Sicherheitsvorkehrungen und die Rückverfolgbarkeit von Aktionen ist nicht gegeben.

Microsoft Excel wird daher für kleine Vorhaben, die auf einem bewährten Modell basieren, empfohlen. Außerdem sollte diese Softwarelösung eher in der Entwurfsphase des Projektes verwendet werden. Das Tool ermöglicht es dem Team zusammenzuarbeiten, um das große Ganze des Projektes schnell zum Vorschein zu bringen.

Bubble Plan ist ein französisches Tool - eine englische Version der Software ist jedoch verfügbar -, das derzeit vier Programmversionen anbietet, von denen die grundlegende kostenlos ist. Es eignet sich für Selbstständige, die allein an einem einzigen Projekt arbeiten und ihren Mitarbeitern oder Kunden Leserechte an diesem geben möchten.

Die meisten Projektmanagement-Freeware ermöglicht es Ihnen, sich besser zu organisieren und strategisch zusammenzuarbeiten, ohne ein Budget aufwenden zu müssen. In kostenlosen Produktversionen stellen Anbieter den Nutzern jedoch nicht jede Funktion zur Verfügung oder verwenden persönliche Daten für Werbezwecke, um ihrerseits Umsätze zu generieren.

Es gibt im Bereich der Software für die Verwaltung von Projekten zwei verschiedene Arten von Systemen: Task-Management-Tools, die auf Komplikationen in der Zusammenarbeit reagieren, und Projektmanagement-Tools, die auf Planungsprobleme antworten. Zwischen kostenpflichtiger und freier Software ergibt sich mit Open Source-Lösungen eine dritte Option, die jedoch technische Fähigkeiten Ihres Teams zur Installation und Wartung der Systeme erfordert.