Asana vs. Trello: Der Anti-Zögerlichkeits-Leitfaden für ein Projektmanagement ohne Kopfzerbrechen

Zwischen den visuellen Karten von Trello und den leistungsstarken Workflows von Asana kann die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools schnell zu einem ... Projekt an sich werden. Ob überlasteter Freelancer, Multitasking-Projektmanager oder Manager auf der Suche nach Effizienz: Wir alle wollen Zeit sparen, den Überblick behalten und Aufgaben nachverfolgen, ohne den Überblick zu verlieren.

Aber dann: Asana oder Trello? Zwei beliebte Plattformen, die oft verglichen werden, aber nicht die gleichen Bedürfnisse erfüllen. Die eine setzt auf visuelle Einfachheit, die andere auf die Strukturierung komplexer Projekte. Wie wäre es, wenn wir sie einander gegenüberstellen?

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen umfassenden und aktuellen Vergleich, der auf Funktionen, Preisen, Schnittstellen, Integrationen... und vor allem auf dem basiert, was für Ihre Arbeitsweise wirklich wichtig ist.

Was ist Asana?

Überblick über Asana

Asana ist das Tool, das man herausholt, wenn Trello nicht mehr ausreicht. Es wurde entwickelt, um die Teamarbeit auch bei komplexen Projekten zu organisieren. Mit Asana können Sie alle Aufgaben an einem Ort planen, verfolgen und verwalten, ohne sich in E-Mails oder losen Dateien zu verlieren.

Asana wurde 2008 von zwei ehemaligen Facebook-Mitarbeitern (Dustin Moskovitz und Justin Rosenstein) gegründet und ist heute ein Schwergewicht unter den Projektmanagementsoftwares. Es wird von mehr als 140.000 Unternehmen weltweit genutzt, von agilen Startups bis hin zu Giganten wie Amazon, Google oder Danone. Was ist sein Vorteil? Eine robuste, aber zugängliche Plattform mit einer echten Fähigkeit, komplexe Arbeitsabläufe zu strukturieren.

🎯 F ür wen?

• Projektmanager, die zwischen Deadlines, Teams und Lieferbarkeiten jonglieren ;
• Führungskräfte von KMU, die eine klare Vorstellung von den Prioritäten haben wollen ;
• organisierte Freelancer (oder solche, die es werden wollen) ;
• Produkt-, Marketing-, Personal- oder Tech-Teams, die einen klaren Rahmen benötigen.

Kurz gesagt: Wenn Sie ein Tool suchen, das strategische Steuerung und operatives Management miteinander verbindet, hakt Asana viele Kästchen ab.

Die wichtigsten Funktionen von Asana

Asana bietet eine Reihe von Funktionen, die weit über ein einfaches Kanban-Board hinausgehen. Es richtet sich an alle, die ihr Projektmanagement zentralisieren, Abhängigkeiten strukturieren, Aufgaben automatisieren und auf einen Blick den Überblick behalten wollen.

Hier ein Überblick über die beliebtesten Funktionen in Asana :

• chronologische Ansicht (Timeline), um Abhängigkeiten und Termine im Zeitverlauf zu visualisieren ;
• Erweiterte Aufgabenverwaltung: Unteraufgaben, Zuweisungen, Termine, Prioritäten, Anhänge ;
• Erstellen von automatisierten Workflows: Regeln, Auslöser, bedingte Aktionen ;
• mehrere Ansichten: Liste, Kanban-Tabelle, Kalender, Zeitleiste, Fortschrittsanzeige ;
• Verfolgung von Zielen (Goals) und Berichte zur Messung des Projektfortschritts ;
• Native Integrationen mit über 200 Tools (Slack, Google Drive, Zapier, Notion ...) ;
• erweiterte Berechtigungen und Feinsteuerung des Zugriffs für große Teams.

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Vor- und Nachteile von Asana

Wie jedes umfassende Tool hat auch Asana seine Stärken - und seine Grenzen. Seine auf strukturiertes Projektmanagement ausgerichtete DNA macht es zu einem mächtigen Verbündeten, der jedoch nicht immer für die einfachsten oder visuellsten Bedürfnisse geeignet ist.

✅ Wenn es Ihre Priorität ist, bei ehrgeizigen Projekten den Überblick zu behalten, hat Asana starke Argumente. Es ist darauf ausgelegt, Teams dabei zu helfen, in einem einzigen Raum zusammenzuarbeiten, Prioritäten zu setzen, zu automatisieren und zu verfolgen, und zwar durch :

• einer modernen, flüssigen, anpassbaren Benutzeroberfläche ;
• übersichtliche Werkzeuge zur Fortschrittskontrolle (Berichte, Status, Meilensteine) ;
• leistungsfähige Automatisierungen, um Zeit zu sparen ;
• ein hohes Skalierungspotenzial (von 3 auf 300 Personen, das passt).

Somit ist es sehr umfassend für komplexe Projekte mit mehreren Teams.

❌ Aber all das hat seinen Preis (und seine Komplexität). Wenn Sie eine schlankere Lösung suchen oder eine Lösung, die vom ersten Moment an intuitiv ist, kann Asana manchmal zu sehr wie ein "Gaswerk" wirken, aufgrund von :

• einer langen Lernkurve ;
• einer weniger "visuellen" Schnittstelle, die bei einigen einfachen Projekten starrer ist als Trello ;
• Schlüsselfunktionen (Abhängigkeiten, Zeitleiste), die den kostenpflichtigen Plänen vorbehalten sind;
• eines Arbeitsbereichs, der ohne eine gute Governance schnell überfüllt werden kann.

Was ist Trello?

Überblick über Trello

Trello ist der Meister des einfachen, visuellen und ultraflexiblen Kanban-Boards . Trello wurde 2011 als Teil von Fog Creek Software geboren (und 2017 von Atlassian übernommen) und hat sich als Referenz für all jene etabliert, die ihre Arbeit reibungslos organisieren wollen.

Mit seiner aufgeräumten Oberfläche, die auf verschiebbaren Karten und vertikalen Listen basiert, spricht Trello ein breites Publikum an: von Marketingteams über Freelancer bis hin zu kleinen Unternehmen und sogar Vereinen. Das Tool behauptet, weltweit mehr als 50 Millionen Nutzer zu haben. Nicht schlecht für eine Tabelle, oder?

🎯 F ür wen?

• Teams, die einfache und visuelle Tools mögen ;
• Freiberufler und Kleinstunternehmen, die nach einem schlanken Aufgabensystem suchen ;
• Manager oder Projektleiter, die einfach, aber nicht schwerfällig zusammenarbeiten wollen ;
• diejenigen, die eine intuitive Kanban-Board-Ansicht gegenüber einer strukturierten Verwaltung bevorzugen.

Trello besticht durch seine Benutzerfreundlichkeit, seine großzügige kostenlose Version und seine Fähigkeit, sich an fast jeden Bedarf anzupassen (vorausgesetzt, man verlangt nicht zu viel von ihm).

Die wichtigsten Funktionen von Trello

Trello setzt auf Einfachheit und Anpassung über ein System von "Power-Ups" (Erweiterungen), mit denen Sie Funktionen nach Bedarf hinzufügen können. Wenn Sie gerne Ihr eigenes Organisationssystem im Lego-Stil bauen, werden Sie es lieben.

Hier sind die Schlüsselfunktionen:

• Unbegrenzte Kanban-Boards mit modularen Listen und Karten ;
• Beschriftungen, Fristen, Checklisten und Anhänge auf jeder Karte ;
• Power-Ups zum Hinzufügen von Ansichten (Kalender, Zeitleiste, Dashboard ...) ;
• Automatisierungen über Butler: einfache Regeln, um wiederkehrende Aktionen zu automatisieren ;
• Zusammenarbeit in Echtzeit mit Erwähnungen, Kommentaren, Benachrichtigungen ;
• Integrationen mit Hunderten von Tools (Google Workspace, Slack, Jira ...) ;
• ultrafluide Mobil- und Web-Apps, um überall arbeiten zu können.

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Vor- und Nachteile von Trello

Trello macht das, was es tut, sehr gut - solange man nicht von ihm verlangt, alles zu tun. Es ist ein hervorragender Einstiegspunkt in das Projektmanagement, zeigt aber bei komplexen Szenarien schnell seine Grenzen auf.

✅ Was wir an Trello lieben, ist seine Plug-and-Play-Seite. Es ist kein Tutorial erforderlich, um loszulegen. Und für einfache Projekte ist es oft mehr als genug mit :

• einer ultra-intuitiven und visuellen Benutzeroberfläche ;
• eine sofortige Einarbeitung, auch für Anfänger ;
• einer großen Flexibilität, um eigene Workflows zu erstellen ;
• einen sehr umfangreichen kostenlosen Plan (ideal für den Einstieg) ;
• Power-Ups, um nur nützliche Funktionen hinzuzufügen ;
• mobile friendly und sehr flüssig auf allen Medien.

❌ Sobald es jedoch um Projekte auf mehreren Ebenen oder mit Abhängigkeiten geht, stößt Trello an seine Grenzen, aufgrund von :

• einem Mangel an Struktur für komplexe oder langfristige Projekte ;
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die Power-Ups oder Basteleien erfordern ;
• eine Automatisierung bleibt im Vergleich zu Asana grundlegend ;
• mehrere erweiterte Funktionen, die kostenpflichtig oder eingeschränkt sind ;
• Risiko einer "visuellen Unordnung", wenn das Board zu voll wird.

Asana vs. Trello: Vergleichen Sie die Funktionen.

Vergleichstabelle der wichtigsten Funktionen.

Fokus auf benutzerdefinierte Projektansichten.

Asana bietet verschiedene Ansichten: Liste, Kanban-Tabelle, Kalender, Zeitleiste und sogar eine Fortschrittsanzeige. Man kann mit einem Klick zwischen ihnen wechseln, je nach Vorliebe oder Rolle im Team. Das ist ideal, um Perspektiven zu wechseln, ohne den Überblick zu verlieren.

Trello hingegen konzentriert sich weiterhin auf das Kanban-Board. Zusätzliche Ansichten (Kalender, Zeitleiste, Dashboard) gibt es zwar, aber nur über Power-Ups oder in den kostenpflichtigen Plänen. Das ist zwar immer noch möglich, aber weniger flüssig und manchmal eingeschränkt.

👉 Für komplexe Projekte oder hybride Teams bietet Asana mehr Flexibilität.

Fokus auf die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

Asana verwaltet nativ Abhängigkeiten: Man verknüpft zwei Aufgaben und das Tool passt alles in der Zeitachse an. Praktisch, um Blockaden vorauszusehen oder Überschneidungen zu vermeiden. Es ist klar, visuell und bereits in den Premium-Plan integriert.

Trello hingegen bietet diese Funktion nicht standardmäßig an. Man muss auf externe Power-Ups zurückgreifen, die manchmal kostenpflichtig sind. Das funktioniert zwar, ist aber weniger flüssig und mehr zusammengebastelt.

👉 Wenn Ihre Projekte kritische Verkettungen haben, ist Asana eindeutig besser ausgestattet.

Fokus auf Automatisierungen

Asana enthält eine leistungsstarke Automatisierungsmaschine: Man kann bedingte Regeln (wenn Aufgabe erledigt, dann benachrichtigen, verschieben usw.) erstellen, ohne zu codieren. Sehr nützlich, um Prozesse zu standardisieren und Zeit zu sparen.

Trello bietet auch Automatisierungen über Butler, sein hauseigenes Tool, an. Das ist für grundlegende Aktionen einfach zu verwenden, stößt aber schnell an seine Grenzen, sobald man versucht, komplexe Szenarien zu verwalten.

👉 Asana hat die Nase vorn, wenn es darum geht, ohne technischen Aufwand in großem Umfang zu automatisieren.

Fokus auf die Zusammenarbeit im Team

Asana zentralisiert die Zusammenarbeit: Kommentare zu Aufgaben, Erwähnungen, Anhänge, Benachrichtigungen ... Alles ist darauf ausgelegt, den Austausch reibungslos zu gestalten, ohne das Tool zu verlassen. Man kann leicht verfolgen, wer was macht und wo es klemmt.

Trello bietet auch die Möglichkeit zu kommentieren, zu erwähnen und zu benachrichtigen. Das ist einfach und effektiv, aber weniger strukturiert, sobald die Menge an Aufgaben zunimmt. Keine echte Priorisierung von Diskussionen oder Statusverfolgung.

👉 Für eine klare und organisierte Zusammenarbeit bietet Asana einen robusteren Rahmen.

Asana vs. Trello: Vergleichen Sie die Preise.

Bitte beachten Sie: Die Preise wenn unten unterliegen einer jährlichen Abrechnung und sind von Dollar in Euro umgerechnet.

Asana vs. Trello: Welche Oberfläche ist intuitiver?

💡 Urteil:

• Trello ist anfangs intuitiver, perfekt für eine visuelle und schnelle Organisation.
• Asana ist umfassender, braucht aber etwas mehr Zeit, um sich voll einzuarbeiten.

😻 Fun Fact: Wir verwenden Asana bei Appvizer. Wir können Ihnen also auch sagen, dass die Benutzeroberfläche von Asana zwar korporativer als die von Trello ist, aber auch kleine Nuggets verbirgt! Aktivieren Sie in den Einstellungen die "Kirschen auf der Torte":

Wie sieht das konkret aus? Sie können z. B. Ihren Kollegen ein Dankeschön schicken, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, oder beobachten, wie ein Einhorn über Ihren Bildschirm läuft, wenn Sie eine Aufgabe abschließen. Das ändert zwar nicht viel, bringt aber ein bisschen Glitzer in unseren Pro-Alltag. ✨

Unser Lieblingsextra: Den ganzen Bildschirm mit Katzen zu überziehen (über Tab + B), wenn man seine Aufgaben nicht mehr sehen möchte. 🫣

Asana vs. Trello: Vergleichen Sie die Integrationen.

Je besser ein Projektmanagement-Tool in Ihren Stack integriert ist, desto unsichtbarer, effizienter und zentraler wird es. E-Mail, CRM, Cloud, interne Kommunikation, Automatisierung: Eine gute Integration erspart Ihnen unnötiges Kopieren und Einfügen und Hin- und Herlaufen.

👉 Anzahl der verfügbaren Integrationen:

• Asana: ⭐⭐⭐⭐⭐
  Über 200 native Integrationen, eine robuste API und Konnektoren zu allen wichtigen Tools: Slack, Google Workspace, Zoom, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier, Make, Outlook... Es ist eine offene Plattform, die auf Teams zugeschnitten ist, die mit einem gut gefüllten Stack arbeiten.
• Trello: ⭐⭐☆⭐⭐☆.
  Etwa 200 Power-Ups verfügbar, aber nicht alle sind echte Integrationen (manche fügen nur Ansichten oder Optionen hinzu). Das Wichtigste ist dabei: Google Drive, Slack, Jira, Zapier, Dropbox... aber weniger fortgeschrittene Geschäftsintegrationen (CRM, HRIS usw.).

👉 Einfache Einrichtung:

• Asana: ⭐⭐⭐⭐☆.
  Nahtlose Verbindung zu den meisten gängigen Tools. Die Installation von Integrationen erfolgt mit wenigen Klicks. Für technischere Tools (z. B. Salesforce) ist ein wenig Konfiguration erforderlich, aber die Doku ist klar.
• Trello: ⭐⭐⭐⭐☆.
  Dank der Power-Ups sehr einfach zu verbinden. Das Plug & Play-Modell ist effektiv, aber einige Integrationen bleiben oberflächlich (z. B. begrenzte Interaktion mit CRM- oder Analysetools).

👉 Personalisierung und Automatisierung:

• Asana: ⭐⭐⭐⭐⭐
  Hohe Integration mit Zapier, Make und der hauseigenen API. Man kann komplexe Workflows zwischen Asana, CRM, E-Mail und Analysetools automatisieren. Auslöser, bedingte Aktionen, bidirektionale Synchronisation: eine große Sache.
• Trello: ⭐⭐☆☆☆.
  Begrenzte Automatisierungen über Butler und wenige Optionen für erweiterte Schnittstellen. Keine so mächtige API wie Asana für dynamische Verbindungen. Man kann einfache Aktionen automatisieren, aber das war es dann auch schon.

💡 Das Urteil:

• Asana dominiert eindeutig auf dem Gebiet der Integrationen. Sein Ökosystem ist solide, gut dokumentiert und für komplexe Geschäftsumgebungen gedacht. Es ist ein echter zentraler Dreh- und Angelpunkt der Organisation.
• Trello, das einfacher ist, tut den Job für leichte Stacks. Aber sobald man die Kombo "Google + Slack" verlässt, klemmt es. Ideal für kleine Teams ohne Bedarf an erweiterten Automatisierungen.

Wann sollte man sich für Asana oder Trello entscheiden?

Beispiele für Anwendungsfälle von Asana.

Asana eignet sich besonders für Unternehmen und Teams, die mehrere Projekte parallel verwalten, mit Abhängigkeiten, Meilensteinen, Zielen, die verfolgt werden müssen, und komplexen Arbeitsabläufen. Hier sind einige konkrete Fälle, in denen es sich auszeichnet:

• Sie entwickeln ein neues digitales Produkt und müssen die Schritte Design, Entwicklung, QA und Marketing verfolgen ;
• Sie koordinieren mehrere Teams (HR, Marketing, Support) rund um ein einziges internes Transformationsprojekt ;
• Sie strukturieren einen Wachstumsplan oder eine vierteljährliche Strategie mit quantifizierten Zielen (OKR) ;
• Sie verwalten die Produktion von Inhalten in großem Umfang mit mehreren Redakteuren, Deadlines und Verbreitungskanälen ;
• Sie leiten langfristige Kundenprojekte (Neugestaltung, digitale Begleitung, Audit), die Nachverfolgung, Berichterstattung und Validierung erfordern;
• Sie beaufsichtigen Ausschreibungen von der Erstellung der Antworten bis zur endgültigen Projektübergabe ;
• Sie implementieren bereichsübergreifende Prozesse: HR-Onboarding, interne Schulungen, Compliance-Management oder Produktdokumentation.

👉 Zu bevorzugen, wenn Sie Folgendes benötigen: Multiprojektsteuerung, strenge Strukturierung, Verwaltung von Abhängigkeiten, leistungsfähige Automatisierungen, Sichtbarkeit des Fortschritts.

🗣️ Kundenmeinung :

Die Möglichkeit, fast 200 externe Partner - Agenturen oder Berater - in das Asana-Ökosystem zu integrieren, erleichtert die Zusammenarbeit mit internen Teams. So können Kampagnen besser koordiniert und Workflows in großem Umfang effizient verwaltet werden.

Amani Salma, Cross-channel campaign manager pour la région Europe et Afrique du Nord, Accor

Beispiele für Anwendungsfälle von Trello

Trello ist ideal für Teams, die nach einem einfachen, visuellen Werkzeug suchen, um alltägliche Projekte zu organisieren, schnell zusammenzuarbeiten und ihre Methoden spontan anzupassen. Es eignet sich hervorragend für diese Anwendungsfälle:

• Sie führen einen Blog, einen Podcast oder einen Zeitplan für Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken ;
• Sie sind Freiberufler oder Selbstständiger und verfolgen Ihre Aufträge, Kontakte, Angebote und Mahnungen ;
• Sie organisieren eine Unternehmensveranstaltung (Seminar, Messe, Produkteinführung) mit einem kleinen Team ;
• Sie verfolgen den Fortschritt einfacher Kundenprojekte mit wenigen Zwischenhändlern und ohne mehrere Liefergegenstände;
• Sie führen wöchentliche Besprechungen durch, in denen Sie die zu erledigenden, laufenden und abgeschlossenen Aufgaben verfolgen;
• Sie verwalten eine Liste von Produktideen, eine agile Roadmap oder ein Feature-Backlog;
• Sie arbeiten an punktuellen Marketingkampagnen (E-Mailing, Werbung, Einflussnahme) ohne starre Prozesse zusammen.

👉 Zu bevorzugen, wenn Sie Folgendes benötigen: schnelle Einarbeitung, visuelle Benutzeroberfläche, flexible Aufgabenverwaltung, leichtes Werkzeug für den täglichen Gebrauch.

🗣️ Kundenmeinung :

Ein Anwalt muss in der Lage sein, einen Arbeitsablauf zu visualisieren. Unsere Arbeitsabläufe können jedoch schwer einzusehen und zu verstehen sein. Aus diesem Grund haben wir uns für Trello entschieden

Jordan Couch, avocat chez Palace Law

Fazit

Asana und Trello spielen nicht ganz in derselben Liga - und das ist auch gut so. Wo Trello durch seine visuelle Einfachheit glänzt, besticht Asana durch seine organisatorische Kraft.

Wenn Sie einfache, visuelle oder einmalige Projekte verwalten und ein leichtgewichtiges, schnell zu erlernendes und flexibles Tool wünschen: Trello ist ein sicherer Wert.

Wenn Ihre Projekte komplex sind, mit mehreren Teams, Abhängigkeiten, Zielen, die verfolgt werden müssen, und einer Prozesslogik: Asana bietet sich natürlich an.

Das richtige Tool ist das, das zu Ihrer Arbeitsweise , dem Reifegrad Ihrer Organisation und Ihren wirklichen Bedürfnissen passt. Der Fehler besteht nicht darin, die falsche Software zu wählen, sondern zu versuchen, alles mit einer einzigen Software zu erledigen.

Also, eher Zen-Tafel oder strukturierte Kriegsmaschine?

FAQ

Asana oder Trello: Was ist einfacher zu benutzen?

Trello ist anfangs intuitiver. Seine visuelle Benutzeroberfläche, die auf Karten und Listen basiert, ermöglicht es, eine Tabelle in wenigen Minuten ohne Tutorial zu erstellen.
Asana ist strukturierter und daher etwas komplizierter zu erlernen, aber für ehrgeizige Projekte viel leistungsfähiger.

Welches Tool sollte man für ein Teamprojekt mit mehreren Abhängigkeiten wählen?

Asana ist am besten geeignet. Es ermöglicht es, Aufgaben miteinander zu verknüpfen, Abhängigkeiten auf einer Zeitleiste anzuzeigen und Blockaden zu vermeiden. Trello verwaltet Abhängigkeiten nicht nativ.

Gibt es von Trello oder Asana eine kostenlose Version?

Ja, beide bieten einen kostenlosen Plan an.

• Trello: sehr großzügig, mit unbegrenzten Karten, 1 Power-Up pro Board und bis zu 10 Boards.
• Asana: auf 10 Benutzer beschränkt, aber strukturierter mit Listen-, Tabellen- und Kalenderansichten.

Kann man Asana oder Trello mit anderen Tools (Slack, Google Drive, Zapier...) verbinden?

Ja, das gilt für beide.
Aber Asana verfügt über mehr erweiterte native Integrationen und eine offenere API. Trello verlässt sich mehr auf seine Power-Ups und auf Zapier für die Verbindungen.

Kann ich mit Trello auch komplexe Projekte verwalten?

Das ist möglich, aber nicht optimal. Trello kann komplexe Projekte verwalten, wenn man es mit Power-Ups anpasst und einige Einschränkungen in Kauf nimmt (keine Abhängigkeiten, begrenzte Berichterstattung). Für einen solideren Rahmen ist Asana vorzuziehen.