Asana oder Trello: Ein Vergleich von zwei Projektmanagement Systemen

Asana und Trello sind zwei der bekanntesten Programme für das Projektmanagement in Unternehmen. Sie unterstützen die Zusammenarbeit und helfen bei täglichen Aufgaben oder einzelnen Projekten. Beide Softwares werden oft verglichen, da ihr Ansatz für das Projektmanagement ähnlich ist: kollaborativ, intuitiv und visuell. Dieses Erfolgsrezept ermöglicht heute Millionen von Angestellten im Team zu arbeiten, oder eine Projektarbeit zu erstellen und von den Vorteilen dieser Arbeitsweise zu profitieren: Produktivität, schnelles Erreichen der gesteckten Ziele, Visibility, etc.

Im folgenden Vergleich haben wir Asana und Trello in ihrer aktuellsten Version getestet, um die Hauptunterschiede festzustellen und Ihnen eine Entscheidungshilfe für Ihr Gruppenprojekt zu bieten.

Asana ist eine Software zur Arbeitsplanung und für das Projektmanagement. Sie ist für die Teamzusammenarbeit im täglichen Betrieb, aber auch für die Durchführung einzelner Projekte erstellt worden. Asana umfasst alle grundlegenden Funktionen einer Projektmanagement Software und bietet Teams in Unternehmen einen flexiblen Rahmen an, in dem sie zusammenarbeiten können. Die Software hilft Gruppen bei der Koordination und erleichtert die Kommunikation. Beides führt wiederum zu einer Steigerung der Produktivität, unabhängig von der Größe des Teams oder der Komplexität des Projekts.

Trello ist ein universelles Werkzeug zur Organisation von privaten und beruflichen Projekten. Der spezielle Ansatz, den Trello gewählt hat, ersetzt Aufgaben durch “Karten” und Projekte durch “Tabellen”. Dieser Ansatz basiert auf der Kanban Methode und bietet ein sehr visuelles und intuitives Projektmanagement, ähnlich zu Post-Its auf einem Whiteboard. Die Projektmanagement Software kann genauso gut zur Planung und Organisation einer Webseite verwendet werden, oder beispielsweise auch um einen Umzug in eine neue Wohnung zu organisieren.

Weder Trello noch Asana benötigen eine spezielle Ausbildung (Projektmanagement MOOCs), Zertifikate, Vorwissen zur Projektplanung, oder gar eine Einrichtung des Programms durch einen Assistenten. Beide Softwares sind einfache Werkzeuge zur Projektzusammenarbeit, die sich hauptsächlich durch ihr Web-Interface bedienen lassen. Sie sind für alle Teams und Gruppen geschaffen, die sich eine simple und gleichzeitig flexible Gruppenarbeit wünschen.

Wie oben gesehen sind Asana und Trello Softwares für agiles Projektmanagement, die jeweils einen aneren Ansatz verfolgen. Dies spiegelt sich natürlich auch in der Benutzererfahrung wider. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede in Bezug auf Funktionen und Features:

Im Bereich der Funktionen von Asana und Trello, ist der Hauptunterschied die Art und Weise der Visualisierung und der Anordnung der Aufgaben. Asana bietet ein besseres Umfeld bei Projekten, die 30 und mehr Aufgaben beinhalten (bei den meisten Projekten der Fall), Trello ist hingegen mit seinem besonderen Dashboard besonders gut für kleinere Projekte geeignet und bietet eine bessere Übersicht und eine angenehme Bedienung. Unserer Meinung nach ist jedoch eine Aufgabenliste mit Unteraufgaben und die Möglichkeit diese neu zu gliedern und zusammenzufassen quasi ein Muss bei einer Projektplanung. Trello ist hier also sehr limitiert. Zu beachten ist außerdem, dass Asana 2016 ein zu Trello fast identisches Dashboard implementiert hat und dabei seinen eigenen, von den Usern sehr geschätzten, sauberen Stil beibehalten hat. Diese Funktion wurde natürlich eingeführt, um bisherige Trello-Anhänger zu überzeugen und zu gewinnen.

Das Tabellenlayout in Asana ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt als Kanban-Tafel zu veranschaulichen.

In der kostenlosen Version bietet Asana mehr Funktionen als Trello an. Es ist jedoch nicht ganz unbeabsichtigt von Trello, sich bei ihrer App streng auf essentielle Funktionen zu beschränken. Bei der erweiterten Nutzung von Trello können so genannte Power-Ups hinzugefügt werden, welche die Basisversion erweitern und die Anwendung somit zur Premium-Version machen. Wichtig jedoch: Die Power-Ups sind zwar oft voll von guten und kreativen Ideen, sie werden allerdings von unabhängigen Entwicklern erstellt und nicht durch Atlassian (Eigentümer von Trello) entwickelt. Die Power-Ups sind also nicht immer einheitlich und auch die Qualität ist nicht immer gleich hoch.

Power-Ups - Integrationen zu anderen Anwendungen, die in der kostenpflichtigen Version von Trello verfügbar sind.

Wichtig: Asana und Trello sind Tools zur Organisation und zum Projektmanagement in Teams. Sie erfüllen also nicht alle Anforderungen professioneller Projektmanagement-Lösungen:

• Timesheet Management, um die verbrachte Zeit zu überwachen

• Fakturierung und Abrechnung

• Ressourcenmanagement

• Arbeitsplan

• Projekt-Portfolio-Management (PPM)

• Lebenszyklen eines Projekt

• Messenger und Videokonferenz

• Risikomanagement

• Finanzmanagement: Kostensteuerung, Budgetüberwachung

• Dokumentenmanagement

Asana und Trello bieten beide ähnliche Tarife an:

• Eine kostenlose Version, die in ihrer Dauer unbegrenzt ist (im Gegensatz zu einer gratis Demo). Für kleinere Unternehmen ist diese Version ausreichend.

• Eine Premium-Version für Unternehmen, die alle Funktionen der Software benötigen

• Eine Enterprise-Version für alle Unternehmen, die im Dienstleistungsbereich hohe Ansprüche haben

Nach mehreren Monaten, in denen wir Asana in der gratis Version verwendet haben, hat uns die Begrenzung in der Mitarbeiteranzahl, sowie die Möglichkeit personalisierte Felder zu erstellen dazu gebracht, zur Premium-Version überzugehen. Bei Trello ist es die Begrenzung auf 1 Power-Up pro Tafel und 10 Mb Speicherplatz (2 oder 3 Dokumente), die einen zum Kauf einer besseren Version bewegt.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis hängt grundsätzlich von der Art und Weise ab, in der Sie Ihre Projekte planen:

• Die kostenlose Version eignet sich bei beiden Tools gut, wenn Sie kleinere Projekte managen wollen. Bei komplexeren Projekten stoßen Sie jedoch besonders bei Trello schnell an ihre Grenzen.

• Die Premium-Version ist bei Asana höherwertig: Sie gibt sich als professionelles und strukturierendes Tool, während Trello eher ein Tool für den privaten Bereich bleibt.

Vorteile der beiden Programme:

• Beide besitzen eine kostenlose Version

• Beide sind einfach in der Bedienung

• Sie ermöglichen eine einfache Koordination aller Projektteilnehmer

• Sie ermöglichen eine effiziente Steuerung der Projekte und eine Verfolgung des Fortschritts

• Beide Softwares helfen bei der Zusammenarbeit, Produktivität und Kommunikation

• Sie zentralisieren alle Informationen und ermöglichen eine Synchronisierung aller Aktionen

Nachteile beider Programme:

• Sie ermöglichen kein komplexes Projektmanagement auf allen Ebenen (Budget, PPM, Staffing, etc.)

Vorteile von Trello:

• Das Onboarding ist extrem schnell: Die Eröffnung eines kostenlosen Kontos ist in 10 Sekunden ohne große Umstände erledigt

• Die Handhabung des Programms ist intuitiv und schnell

• Die Nutzung ist auch noch nach Monaten spielerisch

• Das Interface ist minimalistisch und ermöglicht ein Hinzufügen von zusätzlichen Funktionen (Power-Ups) für anspruchsvollere User

Nachteile von Trello:

• Manchmal ist das Tool etwas zu simpel für komplexere Projekte

• Trello zeigt Projekte ausschließlich im Kanban Modus an, das wird leider bei mehr als 30 Aufgaben frustrierend und unübersichtlich.

• Die Verwendung ist auf einzelne Projekte beschränkt. Es gibt keine Aufgabenplanung, die sich an der täglichen Produktivität ausrichtet

• Es ist nicht möglich, Unteraufgaben zu erstellen, die genau so detailliert wie die Hauptaufgaben sind.

Vorteile von Asana:

• Die Möglichkeit zur täglichen Aufgabenbearbeitung, sowie zur Management einzelner Projekte , machen aus Asana eine Plattform, die fast so oft wie der Messenger benutzt wird.

• Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

• Die Ansichten können je nach Vorlieben gewechselt werden

• Gutes Gleichgewicht zwischen Strukturierung und Flexibilität

• Großer Funktionsumfang und gute Integration aller Funktionen

Nachteile von Asana:

• Ein durch das Workflow und die Nummern der Tickets bestimmtes Aufgabenmanagement erlaubt es, Softwares wie zum Beispiel Redmine zu ersetzen.

Unternehmensarten, die diese Tools verwenden:

• Selbstständige

• Kleinunternehmen und Start-Ups

• kleine und mittlere Unternehmen

• Spezialisierte Abteilungen in großen Unternehmen

Benutzer der Software

• Alle Mitarbeiter

• Der Projektleiter

Asana und Trello sind leider nicht für DSI, MAO, MOE, usw., geeignet.

Projekt Typen

• IT-Projekte: Hauptsächlich Software Entwicklung

• Ideenfindung und Brainstorming

• Kreativprojekte: Web-Projekte, Kommunikationsstrategien

• Innovationsprojekte: Entwicklung einer neuen Produktlinie

• Koordination im Arbeitsalltag von Abteilungen und Teams (nur Asana)

• Zusammenarbeit (nur Asana)

Speziell unterstützte Methoden

• Keine besonderen oder Agile Projekte

Trello und Asana sind beides sehr effiziente Programme, die eine gute Flexibilität im Rahmen einer Projektplanung anbieten. Bei Asana wird zusätzlich noch das Management von Zusammenarbeit und die Steuerung von alltäglichen Aufgaben jedes Angestellten ermöglicht (außerhalb des Projektes). Trello zeigt sich zudem auch in seiner Gratis-Version als sehr gutes Werkzeug um kleinere Projekte zu planen, kommt jedoch durch seinen begrenzten Funktionsumfang schnell an seine Grenzen, oder verlangt zumindest die kostenpflichtige Premium-Version. Asana bietet letztendlich zu einem fast identischen Preis mehr Funktionen und Features an, die eine bessere Einsetzbarkeit ermöglichen.