Projektmanagement-Software 2021 im Vergleich: Die 3 besten PM-Tools im Überblick

Von Virginia Fabris
Am 11.06.21
software backgroundCRM kostenlos

Im Laufe eines Projektes sind mehrere Bedürfnisse bzw. Tätigkeiten zu beachten: Es gibt mehrere Kommunikationskanäle zu verwalten, zahlreiche Aktivitäten zu steuern und Teammitglieder zu beraten und zu überwachen.

Sich mit einer effektiven Softwarelösung auszustatten, ist entscheidend, um das Projektmanagement richtig gestalten zu können. In diesem Artikel werden wir einen Projektmanagement-Software-Vergleich anstellen mit dem Ziel, Ihnen die besten Softwarelösungen für die Projektsteuerung bekannt zu machen.

Entdecken Sie die Eigenschaften und Vorteile der drei vorgestellten MS-Project Alternativen, um eine DSGVO-konforme Lösung zu finden, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt!

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software (kurz PM-Software), auch Projektmanagement-Tool genannt, ist ein digitales Werkzeug, das Manager und Teams bei der Planifikation, Organisation und Durchführung von Projekten unterstützt. Es handelt sich grundsätzlich um eine Lösung, die den Ablauf und die Koordination der Aufgaben im Rahmen eines Projektes steuert und vereinfacht.

Projektmanagement Software verfügen über verschiedene Funktionen, die je nach Art der Software unterschiedlich sind.

Hauptfunktionen einer Projektmanagement Software

Projekte sind Vorhaben, die fest definierte Ziele verfolgen, und die in den meisten Fällen kurzfristig zu erreichen sind. Projekte haben einen bestimmten Anfang und einen definierten Endpunkt und sollen zu konkreten und sinnvollen Ergebnissen führen.

Der Erfolg eines Projekts ist von unterschiedlichen Faktoren und Rahmenbedingungen abhängig: Es müssen Kosten und Budget, Verfügbarkeit von Ressourcen und Zeit in Betracht gezogen werden und optimal eingesetzt werden.

Um alle Aktivitäten und den Einsatz aller Ressourcen richtig koordinieren und optimal steuern zu können, muss eine Projektmanagement-Software mit bestimmten Funktionen ausgestattet sein.

Ein wirksames Projektmanagement-Tool soll so gestalten werden, dass es die folgenden Punkte beim Ablauf eines Projekts fördert:

  • Zeitmanagement: Durch Projektmanagement-Tools ist es möglich, Kalender und Arbeitsabläufe zu planen, zu organisieren und zu überwachen;

  • Terminplanung: Projektmanagement-Software erlauben es auch, Aufgaben und Tätigkeiten vernünftig zu verteilen;

  • Gestaltung der Dokumentation: Dank der mehreren und unterschiedlichen Funktionen der Projektmanagement-Tools kann man Informationen und Dokumente verwalten, organisieren und speichern;

  • Zusammenarbeit: PM-Software fördern eine fließende Kommunikation nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch zwischen dem Unternehmen und den Stakeholdern;

  • Aufgabenmanagement: Mit den richtigen Softwaren fürs Projektmanagement werden Sie in der Lage sein, Inhalte ordnungsgemäß zu arrangieren und sie treffend zu kommentieren. Sie werden auch systematisch Aufgaben zuweisen, Dashboards gestalten und Überprüfungen auf einfache und unmittelbare Weise durchführen;

  • Ressourcenmanagement: Die Software zum Projektmanagement unterstützen bei der richtigen Ausnutzung von Ressourcen und Budget;

  • Evaluierung: Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Reporting zu erstellen, durch die Sie ein ständiges Prüfen und Analysieren der Fortschritte des Projekt sicherstellen können.

Kriterien zur Auswahl der richtigen Projektmanagement Software: 6 wichtige Fragen

Eine Projektmanagement Software ist die allerbeste Lösung zum Erfolg eines Projektes. Allerdings sind heutzutage viel zu viele Optionen auf dem Markt.

Wie kann man in so einem Umfeld verstehen, welche die richtige Lösung fürs eigene Unternehmen ist?

Im folgenden finden Sie 6 Fragen, die sich zu stellen sind, um eine richtige Bewertung der Software durchzuführen und um die beste Entscheidung treffen zu können:

  1. Ist die Software funktional, um den Zeitaufwand richtig zu verwalten und das Einsetzen der Ressourcen bedachtsam zu steuern?

  2. Wird die Software die richtigen Mittel dem Team zur Verfügung stellen, um das Projekt schnell und effektiv zu verwirklichen?

  3. Wie genau werde ich dank der Software in der Lage sein, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen?

  4. Ermöglicht die Software die Optimierung von Zusammenarbeit, Feedback und Austausch?

  5. Ist die Software flexibel genug und verfügt sie über die notwendigen Funktionen, um den verschiedenen Bedürfnissen und Anforderungen meines Teams zurecht zu kommen?

  6. Wird die Software das Team von Routineaufgaben bzw. automatischen Tätigkeiten befreien und ihm mehr Zeit für die strategische Planung und Durchführung schenken?

Projektmanagement-Software-Vergleich: Die 3 empfohlenen Softwarelösungen

Sehen wir uns gemeinsam einen Projektmanagement-Software-Vergleich von 3 verschiedenen Projektmanagement-Tools übersichtlich an.

Tabellenvergleich

Anbieter

Asana 

Factro

Stackfield

Teamchat

           Nein           

               Nein               

                 Ja                 

Kanban-Board

Ja

Ja

Ja

Globale Filtermöglichkeiten

Ja

Ja

Ja

Zeiterfassung

Nein

Nur in der
Professional
Cloud-Version

Ja

Deutscher Support

Nein

Ja

Ja

Deutscher Serverstandort

Nein

Ja

Ja

    End-to-End Verschlüsselung    

Nein

Ja

Ja

1. Asana

Asana ist eine webbasierte Plattform, um Projekte zu verwalten, deren Server-Standord in den USA und Europa ist.

Es handelt sich um eine breit genutzte cloud-basierte Projektmanagement-Software, die eine einfache Visualisierung der Aufgaben und der Fristen bietet.

asana-dashboard© Asana

Eigenschaften

Asana läuft in der Cloud. In dem Enterprise-Lizenzmodell hat man die Möglichkeit, die Daten und die Informationen auf europäischen Servern zu hinterlegen. Auf diese Weise hält Asana europäische Datenschutzrichtlinien ein.

Im Zentrum der Software Asana stehen die Projekte, die bequem visualisiert werden können: Die Aufgaben für jedes Projekt können in Listen bzw. auf Boards dargestellt werden. Asana ist auch so konzipiert, um eine ausreichende Funktionalität vielen Nutzern zu bieten.

Vorteile

  • Asana bietet eine sehr attraktive Bedienoberfläche, die den Einstieg ziemlich komfortabel macht;
  • Durch die von dieser Cloud-Lösung zur Verfügung gestellten Kanban-Boards können sich die Teams leichter auf ihre Tasks und Ziele konzentrieren;
  • Dank der Möglichkeit einer Erstellung einer Timeline, ist es dann für die Mitarbeiter einfacher, die Fristen nicht zu verpassen;
  • Die mehr als 100 verfügbaren Integrationen ermöglichen, Dateien, Anfragen und E-Mails ständig zu verwalten, darunter auch Tools wie zum Beispiel Dropbox, GoogleDrive und Slack;
  • Durch die Überwachung in Echtzeit des Status des Projekts, kann man sicherstellen, dass das Vorhaben nach Plan läuft.

Nachteile

  • Für Laien sehr nutzerfreundlich, da die Software sehr einfach ist. Die Software kann jedoch für manche Experte zu einfach scheinen;
  • Mit der kostenlosen Version ist es nicht möglich, effektiv und produktiv zu arbeiten.

Wann ist Asana für ein Unternehmen passend?

Bevor man sich mit Asana ausstattet, sollte man zuerst auf die folgenden Punkten achten. Asana passt, wenn:

  • Man keine Work Breakdown Structure benötigt, das heißt man keine hierarchisch angeordnete Aufgaben unbedingt braucht. Mit Asana ist es nur möglich, Unteraufgaben eine Ebene tiefer anzulegen;
  • Man keine Teilprojekte erstellen muss: Diese Funktionalität bietet Asana nicht;
  • Man keine schreibgeschützten und unsichtbaren Aufgabenattribute benutzen möchte;
  • Man bevorzugt, Aufgaben, offene Punkte, Meilensteine, Risiken, usw. gleich zu behandeln;
  • Man auf Methoden wie Earned Value oder RACI verzichten kann;
  • Man keine Visualisierung im Vergleich zwischen einem „Soll-Ablauf“ und einem „Ist-Ablauf“ braucht;

Preise

→ Das minimale brauchbare Nutzerkontingent bedient bis zu 5 Nutzern. Diese Version kostet ungefähr 350 Euro im Jahr.

→ Die Business-Version, die für Teams in Unternehmen geeignet ist, ist für 18,75 Euro pro Nutzer/Monat erhältlich. Diese Version erlaubt, mehrere Aufgaben und Vorhaben gleichzeitig zu verwalten.

2. Factro

Factro ist eine 100% Made in Germany Softwarelösung, die keine Einarbeitungszeit erfordert. Es handelt sich um das ideale Tool, um die Lebenswirklichkeit und den Anforderungen eines jeden Unternehmens zurecht zu kommen.

Factro ist DSGVO- und BDSG-neu konform: Diese Software wird ausschließlich in hoch gesicherten und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet.

factro-dashboard-freeware© Factro

Eigenschaften

  • Factro ermöglicht eine webbasierte Teamorganisation und ein kollaboratives Zusammenarbeiten;
  • Factro bietet verschiedene Projekt-Ansichten, wie:
    • Projektbaum;
    • Gantt-Chart;
    • Kanban-Board;
  • Aufgabenliste, die eine schnelle Aufgabenbearbeitung durch den Einsatz von Filtern, Sortierungen und Gruppierungen ermöglicht.

Zur gleichen Zeit stellt die Software zahlreiche Funktionen, wie:

  • To-Do- und Checklisten: So können Tasks gesammelt, sortiert und im Team abgearbeitet werden;
  • Bestehende Projekte können mit Kommentaren und Dateianhängen ergänzt werden;
  • Deadline-Ampel: Ein System, das visuell auf Fristen und Deadlines in Echtzeit verweist. Somit können fällige Aufgaben frühzeitig erkannt werden und Prioritäten und den Projektstatus von allen Beteiligten uneingeschränkt visualisiert werden;
  • File-Sharing;
  • Tags;
  • Verknüpfungen und Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben;
  • Leistungserfassung und Controlling, usw.

Vorteile

Einige der Vorteile, die Factro Ihrem Unternehmen bringt, sind:

  • Keine Installation erforderlich: die Software wird als SaaS (Software as a Service) genutzt;
  • Kostenlose Einladung von Gastnutzern bei allen Tarifstufen;
  • Reduzierung von bis zu 80% der Meeting-Zeit;
  • Förderung der Zusammenarbeit im Team;
  • Aktiver Support und online Hilfe bei Fragen bzw. Problemen;

Nachteile

  • Kein Teamchat;
  • Gantt-Diagramm erst in der Business-Cloud-Variante verfügbar;
  • Zeiterfassung nur in der Professional-Cloud-Version verfügbar;

Preise

Factro wird in einer kostenlosen Version, sowie in kostenpflichtigen Varianten angeboten:

  • Basic-Cloud-Version: kostenlos. Features: Themen planen und umsetzen, diese mit anderen teilen. Diese Variante ist für maximal 10 Nutzer;
  • Team-Cloud-Version: Aufgaben themenbezogen und agil organisieren und den Projektablauf steuern. Der Preis liegt bei 7,99 Euro pro Nutzer im Monat (ab 3 Nutzern);
  • Business-Cloud-Version: Themenübergreifender Überblick über sämtliche Projekte. Variante für 19,99 Euro pro Nutzer im Monat (ab 3 Nutzern);
  • Professional-Cloud-Version: Für 29,99 Euro pro Nutzer im Monat erhältlich (ab 3 Nutzern). Diese Variante erlaubt ein zielgerichtetes Management und effizientes Führen des Unternehmens.

☝ Alle Tarife gelten immer für ein gesamtes Team.

3. Stackfield

Stackfield ist ein deutsches Tool für das Project Management, das integrierte Kollaborationsfunktionen bietet.

Diese Software ist für alle geeignet: Sowohl für große, als auch für kleine und mittelständische Unternehmen, als auch für Freelancer/Selbstständige. Mit seiner breiten Funktionsauswahl stellt Stackfield eine gute Basis für klassische und agile Teams dar.

stackfield-dashboard-projektmanagement© Stackfield

Eigenschaften

Die Features der Software sind ausreichend und solid: Es gibt alles, was für das übliche Projektmanagement nötig ist.

Je nach ausgewähltem Tarif erhält man unterschiedliche Funktionen. Eines der Hauptfeatures von Stackfield ist die Chat-Funktion. Diese Funktion bildet, in Zusammenhang mit den gemeinsamen Dokumenten, eine gut strukturierte Lösung.

Stackfield verfügt über:

  • Ein eigenes Diskussionsforum;
  • Eine Teamchat;
  • Gemeinsame Dokumente.

Für die Verwaltung der Projekte an sich bietet Stackfield:

  • Kanban-Boards;
  • Zeitpläne;
  • To-Do-Listen;
  • Berichte und Zeiterfassung für das richtige Controlling.

Vorteile

  • Einfache Bedienung;
  • Datenschutz nach DSGVO: Stackfield schenkt der Datensicherheit große Aufmerksamkeit! Alle Projekte und die bezogene Kommunikation unterliegen der DSGVO und werden in Deutschland gehostet;
  • Integrierte Kommunikationstools;
  • Aktiver Support nicht nur telefonisch oder per E-Mail, sondern auch durch Video-Tutorials.

Nachteile

  • Wenig für klassisches PM geeignet;
  • Nicht so viele Reporting-Möglichkeiten zur Verfügung;
  • Maximaler Speicherplatz von 20 GB.

Preise

Stackfield bietet eine kostenlose Testphase für alle Varianten. Außerdem kommt Stackfield in drei kostenpflichtigen Varianten. Die drei Versionen verfügen über unterschiedliche Funktionen. Dabei richtet sich der Preis sowohl nach dem Funktionsumfang, als auch nach der Größe des Lizenzpakets, das bestellt wurde.

Das kleinste Paket umfasst fünf Lizenzen. Preise beziehen sich auf den Preis pro Unternehmen bei jährlicher Zahlung mit einem Kontingent von fünf Lizenzen.

👀 Ab 100 Lizenzen hostet Stackfield für 9€ (zzgl. MwSt.) pro Monat und Nutzer selbst.

  • Die Business-Version: Ab 39€ (zzgl. MwSt.). Es handelt sich um das kleinste Paket, in dem es bis zu 5 Personen benutzen können. Diese Version wird im Jahresabo freigeschalten und stellt solche Grundfeatures zur Verfügung:
    • Der Teamchat;
    • Die Projekt- und Aufgabenverwaltung;
    • Die Meilensteine;
    • Der Kalender;
    • Die Zeiterfassung;
    • Die Einrichtung von Workflows;
    • Unbegrenzt viele Arbeitsräume, Apps für Mobilgeräte und Desktop;
    • 10 GB Speicherplatz;
    • Für die weitere Teamkommunikation: Telefonie und Screensharing;
  • Die Premium-Version: Ab 59€ (zzgl. MwSt.). Diese Version wird im Montasabo freigeschalten und stellt weitere zusätzliche Funktionen zur Verfügung, welche:
    • Projektportfolios;
    • Vorschau für Word, Excel und PowerPoint;
    • Unbegrenzte Externe;
    • Eigenes Theme;
    • Gruppenanrufe;
    • Nutzerprofile;
    • Der Speicherplatz vergrößert auf 15 GB;
    • Verbesserte Sicherheitseinstellungen, wie:
      • IP Whitelist;
      • 2FA Pflicht;
      • Erweiterte Passwortrichtlinien
  • Die Enterprise-Version: mit Preisen auf Anfrage. Es handelt sich um den größten Tarif von Stackfield. Zusätzlich zu den Features aus der Premium-Variante werden auch die folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt:
    • Zugriff auf unbegrenzt viele Unterorganisationen, Single Sign-On, Provisionierung über API;
    • Globale Exportmöglichkeiten;
    • Compliancebestätigung durch Nutzer;
    • Individualisierungsmöglichkeiten, wie eigenen Modulen und benutzerdefinierten Mailtexten für Einladungen;
    • Der maximale Speicherplatz erhöht sich auf 20 GB.

Fazit

Die meisten Projektmanagement-Software ermöglichen es Ihnen, sich besser zu organisieren und strategisch zusammenzuarbeiten, ohne ein zu hohes Budget aufwenden zu müssen.

Projektmanagement-Lösungen werden immer innovativer und umfangreicher: Von effizienten Apps zur Projektverwaltung können alle profitieren, beides klassische und agile Projektmanagement-Teams, egal ob Entwickler oder Marketingmanager, kommerziell oder kreativ. Lassen Sie diese Tools Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeitsabläufe stressfreier gestalten!

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