Projektmanagement-Software 2021 im Vergleich: Die 4 besten PM-Tools im Überblick

Von Virginia Fabris
Am 20. September 2021 aktualisiert, ursprĂŒnglich im Juni 2021 veröffentlicht
software backgroundprojektmanagement-software-vergleich

Im Laufe eines Projektes sind mehrere BedĂŒrfnisse bzw. TĂ€tigkeiten zu beachten: Es gibt mehrere KommunikationskanĂ€le zu verwalten, zahlreiche AktivitĂ€ten zu steuern und Teammitglieder zu beraten und zu ĂŒberwachen.

Sich mit einer effektiven Softwarelösung auszustatten, ist entscheidend, um das Projektmanagement richtig gestalten zu können. In diesem Artikel werden wir einen Projektmanagement-Software-Vergleich anstellen mit dem Ziel, Ihnen die besten Softwarelösungen fĂŒr die Projektsteuerung bekannt zu machen.

Entdecken Sie die Eigenschaften und Vorteile der drei vorgestellten MS-Project Alternativen, um eine DSGVO-konforme Lösung zu finden, die am besten zu Ihren GeschÀftsanforderungen passt!

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software (kurz PM-Software), auch Projektmanagement-Tool genannt, ist ein digitales Werkzeug, das Manager und Teams bei der Planung, Organisation und DurchfĂŒhrung von Projekten unterstĂŒtzt. Es handelt sich grundsĂ€tzlich um eine Lösung, die den Ablauf und die Koordination der Aufgaben im Rahmen eines Projektes steuert und vereinfacht.

Projektmanagement Software verfĂŒgen ĂŒber verschiedene Funktionen, die je nach Art der Software unterschiedlich sind.

Hauptfunktionen einer Projektmanagement Software

Projekte sind Vorhaben, die fest definierte Ziele verfolgen, und die in den meisten FĂ€llen kurzfristig zu erreichen sind. Projekte haben einen bestimmten Anfang und einen definierten Endpunkt und sollen zu konkreten und sinnvollen Ergebnissen fĂŒhren.

Der Erfolg eines Projekts ist von unterschiedlichen Faktoren und Rahmenbedingungen abhĂ€ngig: Es mĂŒssen Kosten und Budget, VerfĂŒgbarkeit von Ressourcen und Zeit in Betracht gezogen werden und optimal eingesetzt werden.

Um alle AktivitÀten und den Einsatz aller Ressourcen richtig koordinieren und optimal steuern zu können, muss eine Projektmanagement-Software mit bestimmten Funktionen ausgestattet sein.

Ein wirksames Programm soll so gestaltet werden, dass es die folgenden Punkte beim Ablauf eines Projekts fördert:

  • Zeitmanagement: Durch Projektmanagement-Tools ist es möglich, Kalender und ArbeitsablĂ€ufe zu planen, zu organisieren und zu ĂŒberwachen;

  • Terminplanung: Projektmanagement-Software erlauben es auch, Aufgaben und TĂ€tigkeiten vernĂŒnftig zu verteilen;

  • Gestaltung der Dokumentation: Dank der mehreren und unterschiedlichen Funktionen der Projektmanagement-Tools kann man Informationen und Dokumente verwalten, organisieren und speichern;

  • Zusammenarbeit: PM-Software fördern eine fließende Kommunikation nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch zwischen dem Unternehmen und den Stakeholdern;

  • Aufgabenmanagement: Mit den richtigen Softwaren fĂŒrs Projektmanagement werden Sie in der Lage sein, Inhalte ordnungsgemĂ€ĂŸ zu arrangieren und sie treffend zu kommentieren. Sie werden auch systematisch Aufgaben zuweisen, Dashboards gestalten und ÜberprĂŒfungen auf einfache und unmittelbare Weise durchfĂŒhren;

  • Ressourcenmanagement: Die Software zum Projektmanagement unterstĂŒtzen bei der richtigen Ausnutzung von Ressourcen und Budget;

  • Evaluierung: Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Reporting zu erstellen, durch die Sie ein stĂ€ndiges PrĂŒfen und Analysieren der Fortschritte des Projekt sicherstellen können.

Kriterien zur Auswahl der richtigen Projektmanagement Software: 6 wichtige Fragen

Eine Projektmanagement Software ist die allerbeste Lösung zum Erfolg eines Projektes. Allerdings sind heutzutage viel zu viele Optionen auf dem Markt. Wir stellen Ihnen daher Alternativen zu Microsoft Project vor.

Wie kann man in so einem Umfeld verstehen, welche die richtige Lösung fĂŒrs eigene Unternehmen ist?

Im folgenden finden Sie 6 Fragen, die sich zu stellen sind, um eine richtige Bewertung der Software durchzufĂŒhren und um die beste Entscheidung treffen zu können:

  1. Ist die Software funktional, um den Zeitaufwand richtig zu verwalten und das Einsetzen der Ressourcen bedachtsam zu steuern?

  2. Wird die Software die richtigen Mittel dem Team zur VerfĂŒgung stellen, um das Projekt schnell und effektiv zu verwirklichen?

  3. Wie genau werde ich dank der Software in der Lage sein, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen?

  4. Ermöglicht die Software die Optimierung von Zusammenarbeit, Feedback und Austausch?

  5. Ist die Software flexibel genug und verfĂŒgt sie ĂŒber die notwendigen Funktionen, um den verschiedenen BedĂŒrfnissen und Anforderungen meines Teams zurecht zu kommen?

  6. Wird die Software das Team von Routineaufgaben bzw. automatischen TĂ€tigkeiten befreien und ihm mehr Zeit fĂŒr die strategische Planung und DurchfĂŒhrung schenken?

Projektmanagement-Software-Vergleich: Die 4 empfohlenen Softwarelösungen

Sehen wir uns gemeinsam einen Projektmanagement-Software-Vergleich von 4 verschiedenen Projektmanagement-Tools ĂŒbersichtlich an. Die Auswahl wurde in alphabetischer Reihenfolge geordnet.

Tabellenvergleich

Anbieter

Asana

Factro

monday.com

Stackfield

Teamchat

Nein

Nein

Nein

Ja

Kanban
Board

Ja

Ja

Ja

Ja

Filter

Ja

Ja

Ja

Ja

Zeiterfassung

Nein

Nein

Ja

Ja

Deutscher
Support

Nein

Ja

Ja

Ja

Deutscher
Serverstandort

Nein

Ja

Nein

Ja

End-to-End VerschlĂŒsselung    

Nein

Ja

Nein

Ja

1. Asana

Asana ist eine webbasierte Plattform, um Projekte zu verwalten, deren Server-Standord in den USA und Europa ist.

Es handelt sich um eine breit genutzte cloud-basierte Projektmanagement-Software, die eine einfache Visualisierung der Aufgaben und der Fristen bietet.

asana-dashboard© Asana

Eigenschaften

Asana lÀuft in der Cloud. In dem Enterprise-Lizenzmodell hat man die Möglichkeit, die Daten und die Informationen auf europÀischen Servern zu hinterlegen. Auf diese Weise hÀlt Asana europÀische Datenschutzrichtlinien ein.

Im Zentrum der Software Asana stehen die Projekte, die bequem visualisiert werden können: Die Aufgaben fĂŒr jedes Projekt können in Listen bzw. auf Boards dargestellt werden. Asana ist auch so konzipiert, um eine ausreichende FunktionalitĂ€t vielen Nutzern zu bieten.

Vorteile

  • Asana bietet eine sehr attraktive BedienoberflĂ€che, die den Einstieg ziemlich komfortabel macht;
  • Durch die von dieser Cloud-Lösung zur VerfĂŒgung gestellten Kanban-Boards können sich die Teams leichter auf ihre Tasks und Ziele konzentrieren;
  • Dank der Möglichkeit einer Erstellung einer Timeline, ist es dann fĂŒr die Mitarbeiter einfacher, die Fristen nicht zu verpassen;
  • Die mehr als 100 verfĂŒgbaren Integrationen ermöglichen, Dateien, Anfragen und E-Mails stĂ€ndig zu verwalten, darunter auch Tools wie zum Beispiel Dropbox, GoogleDrive und Slack;
  • Durch die Überwachung in Echtzeit des Status des Projekts, kann man sicherstellen, dass das Vorhaben nach Plan lĂ€uft.

Nachteile

  • FĂŒr Laien sehr nutzerfreundlich, da die Software sehr einfach ist. Die Software kann jedoch fĂŒr manche Experte zu einfach scheinen;
  • Mit der kostenlosen Version ist es nicht möglich, effektiv und produktiv zu arbeiten.

Preise

→ Das minimale brauchbare Nutzerkontingent bedient bis zu 5 Nutzern. Diese Version kostet ungefĂ€hr 350 Euro im Jahr.

→ Die Business-Version, die fĂŒr Teams in Unternehmen geeignet ist, ist fĂŒr 18,75 Euro pro Nutzer/Monat erhĂ€ltlich. Diese Version erlaubt, mehrere Aufgaben und Vorhaben gleichzeitig zu verwalten.

Asana

Projektmanagement-Software
Mehr erfahren ĂŒber Asana

2. Factro

Factro ist eine 100% Made in Germany Softwarelösung, die keine Einarbeitungszeit erfordert. Es handelt sich um das ideale Tool, um die Lebenswirklichkeit und den Anforderungen eines jeden Unternehmens zurecht zu kommen.

Factro ist DSGVO- und BDSG-neu konform: Diese Software wird ausschließlich in hoch gesicherten und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet.

factro-dashboard-freeware© Factro

Eigenschaften

  • Factro ermöglicht eine webbasierte Teamorganisation und ein kollaboratives Zusammenarbeiten;
  • Factro bietet verschiedene Projekt-Ansichten, wie:
    • Projektbaum;
    • Gantt-Chart;
    • Kanban-Board;
  • Aufgabenliste, die eine schnelle Aufgabenbearbeitung durch den Einsatz von Filtern, Sortierungen und Gruppierungen ermöglicht.

Zur gleichen Zeit stellt die Software zahlreiche Funktionen, wie:

  • To-Do- und Checklisten: So können Tasks gesammelt, sortiert und im Team abgearbeitet werden;
  • Bestehende Projekte können mit Kommentaren und DateianhĂ€ngen ergĂ€nzt werden;
  • Deadline-Ampel: Ein System, das visuell auf Fristen und Deadlines in Echtzeit verweist. Somit können fĂ€llige Aufgaben frĂŒhzeitig erkannt werden und PrioritĂ€ten und den Projektstatus von allen Beteiligten uneingeschrĂ€nkt visualisiert werden;
  • File-Sharing;
  • Tags;
  • VerknĂŒpfungen und Vorlagen fĂŒr wiederkehrende Aufgaben;
  • Leistungserfassung und Controlling, usw.

Vorteile

Einige der Vorteile, die Factro Ihrem Unternehmen bringt, sind:

  • Keine Installation erforderlich: die Software wird als SaaS (Software as a Service) genutzt;
  • Kostenlose Einladung von Gastnutzern bei allen Tarifstufen;
  • Reduzierung von bis zu 80% der Meeting-Zeit;
  • Verbesserung der Projektplanung und Förderung der Zusammenarbeit im Team;
  • Aktiver Support und online Hilfe bei Fragen bzw. Problemen;

Nachteile

  • Kein Teamchat;
  • Gantt-Diagramm erst in der Business-Cloud-Variante verfĂŒgbar;
  • Zeiterfassung nur in der Professional-Cloud-Version verfĂŒgbar;

Preise

Factro wird in einer kostenlosen Version, sowie in kostenpflichtigen Varianten angeboten:

  • Basic-Cloud-Version: kostenlos. Features: Themen planen und umsetzen, diese mit anderen teilen. Diese Variante ist fĂŒr maximal 10 Nutzer;
  • Team-Cloud-Version: Aufgaben themenbezogen und agil organisieren und den Projektablauf steuern. Der Preis liegt bei 7,99 Euro pro Nutzer im Monat (ab 3 Nutzern);
  • Business-Cloud-Version: ThemenĂŒbergreifender Überblick ĂŒber sĂ€mtliche Projekte. Variante fĂŒr 19,99 Euro pro Nutzer im Monat (ab 3 Nutzern);
  • Professional-Cloud-Version: FĂŒr 29,99 Euro pro Nutzer im Monat erhĂ€ltlich (ab 3 Nutzern). Diese Variante erlaubt ein zielgerichtetes Management und effizientes FĂŒhren des Unternehmens.

☝ Alle Tarife gelten immer fĂŒr ein gesamtes Team.

factro

Projektmanagement-Software
Mehr erfahren ĂŒber factro

3. monday.com

monday.com ist eine Software zur Erleichterung der Teamarbeit und des Projektmanagements fĂŒr alle Unternehmensformen, von großen Konzernen bis hin zu kleineren Unternehmen.

Mit dieser Software können Sie ĂŒber das reine Projektmanagement hinausgehen. Dank seiner großen FlexibilitĂ€t und der verschiedenen verfĂŒgbaren Vorlagen unterstĂŒtzt sie die Verwaltung zahlreicher anderer AktivitĂ€ten (CRM, Marketing, Design, usw.).

mondaycom-dashboards© monday.com

Eigenschaften

  • monday.com ist in Form von visuellen Tabellen organisiert, die aus Drag-and-Drop-Spalten bestehen (die Ihre eigenen ArbeitsablĂ€ufe materialisieren) und individuell angepasst werden können.
  • Einer der wichtigsten Punkte des Tools ist seine FlexibilitĂ€t, um ĂŒber Projektmanagement und Zusammenarbeit hinauszugehen. Zum Beispiel können Sie dank des Tabellensystems und seiner Funktionen Folgendes verwalten:
    • CRM-AktivitĂ€ten mit einer Vertriebspipeline,
    • Marketingkampagnen,
    • Bug-Tracking,
    • Digital Asset Management,
    • Event-Management, usw.
  • Die Software verfĂŒgt ĂŒber zahlreiche Ansichten und Funktionen zur genauen Überwachung von AktivitĂ€ten, zur Planung von Aufgaben oder zur Verwaltung von Ressourcen:
    • Gantt-Diagramm,
    • Kanban,
    • Arbeitsbelastung,
    • Zeitplan, usw.
  • Dank der Automatisierung sich wiederholender manueller Aufgaben sparen Ihre Teams wertvolle Zeit.
  • Die Software lĂ€sst sich mit nur wenigen Klicks in viele andere Tools wie Gmail, Mailchimp, Jira usw. integrieren.
  • monday.com bietet seinen Nutzern einen hochwertigen Support-Service, der 24/7 verfĂŒgbar ist. DarĂŒber hinaus gibt es zahlreiche Ressourcen (Artikel, Tutorials, Webinare usw.), die Ihnen helfen, das Tool zu verstehen.

Vorteile

  • Was uns an monday.com gefĂ€llt, ist die unglaubliche FlexibilitĂ€t: Sie können das Tool genau auf Ihre BedĂŒrfnisse abstimmen. Dadurch vermeiden Sie eine Vermehrung von Softwarelösungen (und sparen somit Geld!) und zentralisieren die Informationen in derselben Software, um:
    • ArbeitsablĂ€ufe zu rationalisieren,
    • die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zu erleichtern.
  • All dies geschieht ĂŒber eine besonders intuitive und benutzerfreundliche Schnittstelle, um sicherzustellen, dass die Lösung von allen Teams angenommen wird.

Nachteile

  • monday.com bietet nur eine geringe Auswahl an Integrationen;
  • Kein Direct Chat vorhanden.

Preise

monday.com wird in fĂŒnf verschiedenen Abonnementpakete angeboten:

  • Einzelperson, 0€. Das Einzelperson-Paket beinhaltet kostenlose Basisfunktionen (wie z.B. Boards, Vorlagen, mobile Apps) fĂŒr maximal zwei Benutzer.
  • Basic, 8€. Brauchbare Projektmanagement-Funktionen, jedoch ohne Automatisierungen.
  • Standard, 10€. Komplette Projektmanagement-Funktionen mit Kanban- und Zeitleisten-Ansichten.
  • Pro, 16€. FĂŒr noch mehr Workflow-Automatisierungen.
  • Enterprise, Preis auf Anfrage. FĂŒr Unternehmen, die mehr Workflows und mehr Support suchen.

☝ Alle Preise gelten pro Benutzer und Monat bei jĂ€hrlicher Abrechnung.

monday.com

Das Projektmanagement-Tool fĂŒr Teamwork
Mehr erfahren ĂŒber monday.com

4. Stackfield

Stackfield ist ein deutsches Tool fĂŒr das Projektmanagement, das integrierte Kollaborationsfunktionen bietet.

Diese Software ist fĂŒr alle geeignet: Sowohl fĂŒr große, als auch fĂŒr kleine und mittelstĂ€ndische Unternehmen, als auch fĂŒr Freelancer/SelbststĂ€ndige. Mit seiner breiten Funktionsauswahl stellt Stackfield eine gute Basis fĂŒr klassische und agile Teams dar.

stackfield-dashboard-projektmanagement© Stackfield

Eigenschaften

Die Features der Software sind ausreichend und solid: Es gibt alles, was fĂŒr das ĂŒbliche Projektmanagement nötig ist.

Je nach ausgewÀhltem Tarif erhÀlt man unterschiedliche Funktionen. Eines der Hauptfeatures von Stackfield ist die Chat-Funktion. Diese Funktion bildet, in Zusammenhang mit den gemeinsamen Dokumenten, eine gut strukturierte Lösung.

Stackfield verfĂŒgt ĂŒber:

  • Ein eigenes Diskussionsforum;
  • Eine Teamchat;
  • Gemeinsame Dokumente.

FĂŒr die Verwaltung der Projekte an sich bietet Stackfield:

  • Kanban-Boards;
  • ZeitplĂ€ne;
  • To-Do-Listen;
  • Berichte und Zeiterfassung fĂŒr das richtige Controlling.

Vorteile

Was wir bei Stackfield mögen:

  • Einfache Bedienung;
  • Datenschutz nach DSGVO: Stackfield schenkt der Datensicherheit große Aufmerksamkeit! Alle Projekte und die bezogene Kommunikation unterliegen der DSGVO und werden in Deutschland gehostet;
  • Integrierte Kommunikationstools;
  • Aktiver Support nicht nur telefonisch oder per E-Mail, sondern auch durch Video-Tutorials.

Nachteile

  • Wenig fĂŒr klassisches Projektmanagement geeignet;
  • Nicht so viele Reporting-Möglichkeiten zur VerfĂŒgung;
  • Maximaler Speicherplatz von 20 GB.

Preise

Stackfield bietet eine kostenlose Testphase fĂŒr alle Varianten. Außerdem kommt Stackfield in drei kostenpflichtigen Varianten. Die drei Versionen verfĂŒgen ĂŒber unterschiedliche Funktionen. Dabei richtet sich der Preis sowohl nach dem Funktionsumfang, als auch nach der GrĂ¶ĂŸe des Lizenzpakets, das bestellt wurde.

Das kleinste Paket umfasst fĂŒnf Lizenzen. Preise beziehen sich auf den Preis pro Unternehmen bei jĂ€hrlicher Zahlung mit einem Kontingent von fĂŒnf Lizenzen.

👀 Ab 100 Lizenzen hostet Stackfield fĂŒr 9€ (zzgl. MwSt.) pro Monat und Nutzer selbst.

  • Die Business-Version: Ab 39€ (zzgl. MwSt.). Es handelt sich um das kleinste Paket, in dem es bis zu 5 Personen benutzen können. Diese Version wird im Jahresabo freigeschalten und stellt solche Grundfeatures zur VerfĂŒgung:
    • Der Teamchat;
    • Die Projekt- und Aufgabenverwaltung;
    • Die Meilensteine;
    • Der Kalender;
    • Die Zeiterfassung;
    • Die Einrichtung von Workflows;
    • Unbegrenzt viele ArbeitsrĂ€ume, Apps fĂŒr MobilgerĂ€te und Desktop;
    • 10 GB Speicherplatz;
    • FĂŒr die weitere Teamkommunikation: Telefonie und Screensharing;
  • Die Premium-Version: Ab 59€ (zzgl. MwSt.). Diese Version wird im Montasabo freigeschalten und stellt weitere zusĂ€tzliche Funktionen zur VerfĂŒgung, welche:
    • Projektportfolios;
    • Vorschau fĂŒr Word, Excel und PowerPoint;
    • Unbegrenzte Externe;
    • Eigenes Theme;
    • Gruppenanrufe;
    • Nutzerprofile;
    • Der Speicherplatz vergrĂ¶ĂŸert auf 15 GB;
    • Verbesserte Sicherheitseinstellungen, wie:
      • IP Whitelist;
      • 2FA Pflicht;
      • Erweiterte Passwortrichtlinien
  • Die Enterprise-Version: mit Preisen auf Anfrage. Es handelt sich um den grĂ¶ĂŸten Tarif von Stackfield. ZusĂ€tzlich zu den Features aus der Premium-Variante werden auch die folgenden Funktionen zur VerfĂŒgung gestellt:
    • Zugriff auf unbegrenzt viele Unterorganisationen, Single Sign-On, Provisionierung ĂŒber API;
    • Globale Exportmöglichkeiten;
    • CompliancebestĂ€tigung durch Nutzer;
    • Individualisierungsmöglichkeiten, wie eigenen Modulen und benutzerdefinierten Mailtexten fĂŒr Einladungen;
    • Der maximale Speicherplatz erhöht sich auf 20 GB.
Stackfield

Einfache interne Kommunikation und höchster Datenschutz
Mehr erfahren ĂŒber Stackfield

Fazit

Die meisten Projektmanagement-Software ermöglichen es Ihnen, sich besser zu organisieren und strategisch zusammenzuarbeiten, ohne ein zu hohes Budget aufwenden zu mĂŒssen.

Projektmanagement-Lösungen werden immer innovativer und umfangreicher: Von effizienten Apps zur Projektverwaltung können alle profitieren, beides klassische und agile Projektmanagement-Teams, egal ob Entwickler oder Marketingmanager, kommerziell oder kreativ. Lassen Sie diese Tools Ihre ProduktivitÀt steigern und Ihre ArbeitsablÀufe stressfreier gestalten!

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