Die Kanban-Methode: ein praktischer Leitfaden für Ihr Projektmanagement!

Farbige Spalten und Post-its als agile Methode? Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn Sie den Begriff Kanban im Projektmanagement schon einmal gehört haben, haben Sie vielleicht schon eine Ahnung von seiner visuellen Darstellung: ein Kanban-Board (oder Kanban-Tabelle) basiert auf einem Post-Its-System mit klare Regeln, der die zu erledigende bis hin zu den erledigten Aufgaben anzeigt.

Obwohl die Kanban Methode dank ihres Vorläufers Taiichi Ohno zuerst in der japanischen Automobilindustrie für das Bestands- und Beschaffungsmanagement im Rahmen des Lean Managements angewandt wurde, wurde sie seither von David Anderson für die agile Entwicklung von Web- oder IT-Projekten neu angepasst.

Worin besteht also die Kanban-Praktik und wie ermöglicht sie Ihnen, Ihr agiles Projektmanagement zu optimieren? Lassen Sie uns einen konkreten Blick auf ihre Prinzipien werfen und wie Sie sie auf Ihre IT-Projekte anwenden können!

Kanban ist ein japanischer Begriff, der im Deutschen “Karte” bedeutet.

In der Logistik ist die Kanban Methode ein auf dem "Just-in-time"-Prinzip basierendes Informationssystem, das auf ein Gleichgewicht zwischen Produktionskapazität und tatsächlicher Nachfrage abzielt.

Dieses System dient dazu, die Bestands- und Versorgungsverwaltung dank eines Etikettensystems flexibler zu gestalten.

Die Kanban-Karten geben Auskunft über den tatsächlichen Bedarf, um die Produktion oder Versorgung einer Ware in Übereinstimmung mit der Nachfrage zu starten. Jedes Etikett, das einem Kundenauftrag entspricht, aktiviert die Produktionskette sobald wie nötig. Dadurch werden die Ressourcen optimiert.

Ursprünglich im Produktionsmanagement eingesetzt, wurde diese Just-in-Time- oder Pull-Flow-Methode auf Aufgaben übertragen. Dabei handelt es sich um eine der verschiedenen agilen Projektmanagement-Methoden, wie Scrum. Sie wird häufig in verschiedenen Bereichen verwendet, insbesondere im Zusammenhang mit der agilen Entwicklung von Software oder IT Produkten.

Die Kanban-Methode ist einfach und beruht auf der Visualisierung des Arbeitsablaufs, in Etappen, in einem für das gesamte Team zugänglichen Kanban-System.

Kanban funktioniert nach dem Hol-Prinzip (Pull-System), wo jeder Teammitglied seine Aufgabe "holt".

Die einzelnen Aufgaben werden auf dem Kanban-Board durch farbige Karten (oft Post-its oder Plakate) dargestellt, die in Spalten angeordnet sind. Die Devise? Klarheit.

Zu den wichtigsten Grundsätzen gehört:

• den Ablauf der Operationen visuell darzustellen und hervorzuheben,
• den Umfang der laufenden Arbeiten begrenzen: eine neue Aufgabe kann vom Kanban Team erst dann begonnen werden, wenn die anderen laufenden Aufgaben abgeschlossen sind,
• die kontinuierliche Verbesserung fördern,
• sich auf Qualität konzentrieren und einwandfreie Ergebnisse liefern.

Wenn Sie Ihre bestehende Prozesse rationalisieren möchten, bietet Ihnen die Kanban Methode folgende Vorteile:

• Klarheit und logisches System,
• schnellere und effizientere Bearbeitung einer Aufgabe,
• Transparenz der Prozesse,
• Antizipation von Blockaden,
• Einfache Implementierung, geeignet für alle Teamorganisationen und eine Vielzahl von Situationen,
• Begrenzung des Multitasking,
• kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Viel mehr als eine einfache Wanddekoration ist die Kanban-Tafel ein echtes visuelles System, das die verschiedenen Arten von Aufgaben, ihren Fortschritt und verantwortlichen Personen mit Hilfe von austauschbaren Karten auf einem Board visualisiert.

▶︎ Die einfache Version eines Kanban-Board kann wie folgt dargestellt werden, mit einem Minimum von 3 einzelnen Spalten:

• To-Do: In der linken Spalte werden die Aufgaben in einer Liste erfasst, die zu bearbeiten sind. Diese Aufgaben werden gestartet, sobald das Team etwas Zeit dafür finden kann. Dann können die Aufgaben in die Spalte „Doing“ oder „Work in progress“ (WIP) übertragen werden. Die Teammitglieder holen sich unter Anderem die Aufgaben aus einem Backlog.
  
  
• Doing: Hier werden alle Aufgaben aufgelistet, die derzeit bearbeitet werden. Sobald das Team eine neue Aufgabe auswählt, wird sie in die mittlere Spalte verschoben, bis sie erledigt wird.
   
• Done: Sobald eine Aufgabe erledigt oder abgeschlossen ist, wird sie in eine letzte Spalte „erledigt“ oder „beendet“ verschoben.

Die verwendeten Karten beschreiben Arbeitselemente, die bestimmten Anforderungen entsprechen. Je nach Art und Weise einer Anfrage kann ein Farbcode verwendet werden.

Beispiel: eine „Aufgaben“-Farbe, eine „Fehler“-Farbe, eine „Funktionalität“-Farbe, usw.

1️⃣ Beginnen Sie damit, den Prozess zu identifizieren, den Sie verbessern möchten (wir nehmen hier das Beispiel einer Softwareentwicklung). Kanban soll Prozesse nicht ersetzen, sondern durch die Förderung von Echtzeit-Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern um Flexibilität sorgen.

2️⃣ Als nächstes modellieren Sie Ihre Vorgehensweise:

• Überprüfen Sie Ihren aktuellen Prozess: mit den Beteiligten, den Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen.
• Fügen Sie dann die Antragsteller hinzu und nennen Sie genau Ihre Arten von Anfragen (z.B. Angebote, Lastenheft, usw.).
• Stellen Sie die Arbeitsabläufe in Spalten dar, die den wichtigsten Schritten entsprechen.

3️⃣ Bauen Sie dann Ihre Kanbantafel auf:

• Zeichnen Sie auf einer Wandtafel oder einem einfachen Blatt Papier die Spalten nach dem oben gezeigten Modell;
• Präsentieren Sie die folgenden Informationen auf der Karte oder Etikette:
  • die User Story (US),
  • den Wert der US,
  • Ihre Komplexität,
  • eine Beschreibung der auszuführenden Aufgaben,
  • Ihre Akzeptanzkriterien.

4️⃣ Während eines Sprints:

• Jedes Mitglied wählt eine US nach seiner Prioritäten und Fachkompetenzen aus und muss für diese Aufgabe vom Anfang bis zum Ende die Verantwortung übernehmen;
• er/sie verschiebt die Karte von To-Do nach Doing;
• sobald sie bestätigt ist, wird sie in die Spalte Done übertragen.

ℹ️ Die Kanban Methode ist sowohl inkrementell (funktioniert in Stufen) als auch iterativ (funktioniert in Zyklen). Sie gewährleistet kontinuierliche und evolutionäre Veränderungen.

💡 Auch wenn die Wanddarstellung wesentlich ist, um die Arbeitsumgebung zu materialisieren und alle Teammitglieder an die Ziele zu erinnern, existieren SaaS-Tools, die die Arbeitsüberwachung vervollständigen und verbessern können!

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl von Projektmanagement-Software, die dank ihrer spezifischen Eigenschaften die Vorteile der Kanban Methode völlig ausschöpfen können:

• Kanbanize: Digitales Tool, um Kanban-Boards zu erstellen und alle Unternehmensprojekte zu visualisieren. Zahlreiche Integrationen mit Anwendungen sind vorhanden;
  
  
• awork: Diese deutsche und DSGVO-konforme Projektmanagement-Software bietet eine schöne und personalisierbare Kanban-Ansicht. Per Drag-and-Drop der Aufgaben lässt sich einfach der Projektfortschritt visualisieren — agile Zusammenarbeit wird somit effektiver und angenehmer.
   
• monday.com: Weitumfassendes Projektmanagement-Tool, monday.com bietet eine sehr vollständige dedizierte Kanban-Ansicht und einen ergonomischen Online-Portal, das sich dank seiner zahlreichen Schnittstellen in Ihre IT-Umgebung integriert;
   
• Jira: Projektmanagementlösung, die speziell für die Softwareentwicklung und Planung mit Scrum, Kanban oder gemischten Methoden entwickelt wurde;
   
• Trello: Ein intuitives und kostenloses Aufgabenmanagement-Tool in Form einer virtuellen Kanban-Tafel, sehr einfach per Drag & Drop zu bedienen.

Obwohl diese beiden Methoden schnelle und regelmäßige Software- oder Produktfunktionalitäten liefern und die Kooperation Ihrer Teams fördern, unterscheiden sie sich in mehrfacher Hinsicht:

• Rollenaufteilung: sehr definiert für die Scrum-Methode (mit dem Product Owner, dem Scrum Master und DevOps Engineers), sie ist mit Kanban nicht festgelegt und entwickelt sich mit den Bedürfnissen des Unternehmen;
  
  
• Flexibilität: Kanban und Scrum verfügen nicht über den gleichen Rahmen. Sobald eine Änderung erforderlich ist, kann Kanban jederzeit an neue Bedürfnisse angepasst werden, während eine Änderung mit Scrum nur in einem Sprint durchgeführt werden kann;
   
• Liefermethode: eine kontinuierliche Lieferung von jeweils einem Element in einem Pull-Flow für Kanban und ein zeitlich begrenzter Rahmen für Scrum, mit der Fertigstellung von priorisierten Arbeitspaketen für jede Iteration.

Wenn Ihr Arbeitsumfeld häufig seine Prioritäten anpassen muss, dann ist Kanban geeigneter, während Scrum für Teams geeignet ist, die mehr Organisation und Struktur benötigen.

Wie sieht es bei all dem mit Scrumban aus? Diese Methode verbindet die Scrum-Methode mit der Kanban Methode und fördert gleichzeitig das Projektmanagement mit kontinuierlichem Flow. Es gibt keine Sprints mehr, sondern priorisierte Aufgaben. Sie kann auf gemischte Projektportfolios und mehrere Teams angewandt werden. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind unerlässlich.

Schließlich hängt die Wahl der Methode von der Teamorganisation und -kultur ab, um deren beste Arbeitsweise zu bestimmen — Bedenken Sie, dass ein solches Thema nicht ohne Change Management geht.

Haben Sie die klassische Kanban-Methode bereits getestet? Wenn ja, wie wenden Sie sie an und wie hilft sie Ihnen, die Verwaltung Ihrer Projekte zu verbessern?