Gantt-Diagramm online erstellen mit den besten Projektmanagement-Tools

Gantt-Diagramm online erstellen mit Software für Projektplanung

Gantt-Software ist für ein effektives Projektmanagement elementar. Von der Erstellung der Aufgabenliste bis zur Projektverfolgung bietet sie eine grafische und globale Sicht auf Ihr Projekt. Sie gewinnen so an Transparenz über Ihre Aktivitäten und Ressourcen.

Sind Sie ein Anfänger im Projektmanagement oder erstellen Sie Ihre Gantt-Diagramme bisher in Excel und spielen mit dem Gedanken, auf ein professionelleres Tool umzusteigen? Dieser Artikel ist für Sie! Wir stellen Ihnen dar, welche Vorteile spezielle Management-Programme für Ihre Projekte bringen und präsentieren eine Auswahl an Tools für die Projektorganisation, mit denen Sie ganz einfach Gantt-Diagramme online erstellen können.

Inhalt:

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Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist die unverzichtbare Projektmanagement-Methode, um Ihr Projekt unter den bestmöglichen Bedingungen durchzuführen. Es ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Projektplans und die Visualisierung aller Ihrer auszuführenden und bereits abgeschlossenen Aufgaben.

Es gibt viele Werkzeuge, mit denen Sie ein Gantt-Diagramm erstellen können, aber sein Aufbau bleibt immer gleich:

  • Linke Spalte: Liste der Aufgaben und der zugehörigen Teilaufgaben

  • Kopfzeile: Zeiteinheiten

  • Zeilen: Jede Zeile entspricht einer Aufgabe, die durch ein - je nach Dauer der Aufgabe längeres oder kürzeres - Rechteck oder, im Falle eines Meilensteins innerhalb des Projekts durch einen Diamanten dargestellt wird.

Das Gantt-Diagramm hebt auch die Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander hervor. Mit anderen Worten: Damit eine Aufgabe N ausgeführt werden kann, muss die Aufgabe N-1 zuvor ausgeführt worden sein. Um beispielsweise die Aufgabe „Versenden der E-Mail-Kampagne“ durchzuführen, ist es notwendig, dass die Aufgaben „Inhaltserstellung“, „grafisches Design der E-Mail“, „Segmentierung der Kontaktdatenbank“ usw. durchgeführt wurden. Konkret sind die Aufgaben durch einen Pfeil verbunden, um ihre gegenseitige Abhängigkeit grafisch darzustellen.

Vorteile des Gantt-Diagramms

Planungshilfe

Das Management und die Einhaltung von Terminen ist eine der schwierigsten Herausforderungen im Projektmanagement. Mit einem Gantt-Diagramm definieren Sie jede Aufgabe sowie ihr Startdatum, ihre Dauer und/oder ihr Fälligkeitsdatum genau. Sie haben dank dieser visuellen Abbildung eine bessere Kontrolle über den Fortschritt Ihres Projekts und damit auch über seine Kosten.

Strukturierung des Projekts

Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es, die auszuführenden Aufgaben und die aufzuwendenden Ressourcen (Zeit, Budget, Personal) in jeder Phase des Projekts genau zu definieren. Sie wissen, wo Sie hinsteuern, was Ihre Termine sind und welche Bedingungen für die Aufnahme welcher Aufgabe erfüllt sein müssen. So können Sie logisch von einer Aufgabe zur anderen wechseln, ohne Ihre kostbare Zeit zu verschwenden.

Anpassung an jedes Projekt

Der Vorteil des Gantt-Schemas ist, dass es für alle Arten von Projekten geeignet ist - egal, ob der Start einer Marketingkampagne, die Entwicklung einer neuen Softwareversion, die Erstellung einer Kommunikationsstrategie oder ein neues IT-Projekt - Sie sind gewappnet. Ein solches Diagramm kann zudem auch an alle Tätigkeitsbereiche angepasst werden.

Visueller Überblick über das Projekt

Die grafische Darstellung von Aufgaben und Meilensteinen, die Verwendung von Farben zur Definition von Prioritäten oder möglichen Verzögerungen und der Fortschritt von Aufgaben ermöglichen es, die Projektstruktur sehr schnell zu visualisieren. Im Handumdrehen ist es möglich, den Projektfortschritt genau zu kennen und beispielsweise im Fall von Verzögerungen entsprechende Entscheidungen und Anpassungen zu treffen.

Stärkung der Teamarbeit

Alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf die Planung, die Aufgabenliste und im Allgemeinen (und abhängig von ihren Berechtigungen) auf alle projektbezogenen Informationen. Durch ein Gantt-Diagramm werden die Kommunikation, die Kooperation und der Zusammenhalt in den Projektteams gestärkt.

5 Schritte zur Erstellung eines Gantt-Diagramms

Schritt 1: Liste der Aufgaben

Zunächst ist es notwendig, alle Aufgaben des Projekts aufzulisten. Für größer angelegte Projekte können Sie Teilaufgaben definieren, um Ihr Projekt weiter zu strukturieren. Denken Sie daran, dass der Zweck eines Gantt-Diagramms darin besteht, Ihnen einen Überblick über Ihr Projekt zu geben - eine Priorisierung und/oder Gruppierung nach Art der Aufgabe kann daher hilfreich sein. Je genauer Sie sind, desto mehr Transparenz haben Sie über Ihr Projekt und desto mehr vermeiden Sie Verzögerungen durch eventuell fehlende Schritte.

Schritt 2: Liste und Zuweisung der Ressourcen

Für jede Aufgabe oder Teilaufgabe müssen eine oder mehrere Ressourcen zugeordnet werden. Ressourcen werden in der Regel als Prozentsatz berechnet: Eine Vollzeitkraft stellt 100% dar. Wenn eine Aufgabe zwei Vollzeitkräfte erfordert, betragen die zugewiesenen Ressourcen entsprechend 200%.

Schritt 3: Definition des Projektzeitplans

Ihre Aufgaben sind fertig aufgelistet und Sie haben alle Ihre Ressourcen identifiziert. Sie müssen nun das Startdatum und die Dauer jeder Aufgabe definieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um den Projektfortschritt zu überwachen und eine strenge Projektsteuerung zu gewährleisten. Außerdem können Sie damit die mögliche Überschneidung mehrerer Aufgaben visualisieren und z.B. die Verfügbarkeit von Ressourcen vorhersagen. Für die Erstellung des Projektzeitplans bietet sich eine Rückwärtsplanung an: Sie beginnen mit der letzten Aufgabe und kalkulieren die Start- und Endpunkte der vorhergehenden Aufgaben retrospektiv.

Schritt 4: Einfügen von Verbindungen zwischen den Aufgaben

Dieser Schritt mag vielleicht weniger wichtig erscheinen, aber in Wirklichkeit ist er genauso wichtig wie die vorherigen. Er hilft Ihnen, die Reihenfolge Ihrer Aufgaben zu definieren und somit Ihr Projekt richtig zu verfolgen.

Sie können verschiedene Arten von Verknüpfungen zwischen Ihren Aufgaben erstellen:

  • Aufgabe B kann nicht gestartet werden, wenn Aufgabe A nicht abgeschlossen wurde.

  • Aufgabe B kann nicht gestartet werden, wenn Aufgabe A nicht gestartet wurde.

  • Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, wenn Aufgabe A nicht gestartet wurde.

  • Aufgabe B kann nicht abgeschlossen werden, wenn Aufgabe A nicht abgeschlossen wurde.

Die Verbindung zwischen den Aufgaben wird durch Pfeile dargestellt. Eine Aufgabe kann mit mehreren vorherigen (letztere müssen zunächst abgearbeitet werden, um diese Aufgabe zu erledigen) oder nachfolgenden (die Erledigung dieser Aufgabe bedingt den Beginn der Bearbeitung der anderen) Aufgaben verknüpft sein.

Schritt 5: Hinzufügen von Meilensteinen

Meilensteine kennzeichnen wichtige Projektereignisse und stellen Eckdaten des Projektfortschritts dar, wie z.B. die Unterzeichnung eines Vertrages. Sie helfen, die Projektentwicklung zu visualisieren.

Warum Projektmanagement-Software?

Zentralisierung von Informationen

Mit der Projektmanagement-Software können Sie die Nachverfolgung Ihrer Aufgaben, das Teilen von Dokumenten, die Teamkommunikation usw. in ein und derselben Software-Umgebung verwalten. Alle relevanten Informationen und Schritte sind zentralisiert. Es besteht so kein Bedarf mehr für mehrere einzelne Softwaretools, um Ihre Projekte oder Gantt-Diagramme global und detailliert zu verwalten.

Stärkung der Zusammenarbeit

Kollaborative Software wie Programme für das Projektmanagement helfen bei der Förderung der Teamzusammenarbeit, die das Fundament eines erfolgreichen Projekts ist. Verschiedene Kommunikationsmedien (z.B. Instant Messaging) oder Funktionen für das Kommentieren und Bearbeiten von Dateien erleichtern den Informationsaustausch.

Mobiles Arbeiten

Gantt-Software bietet oft auch eine integrierte mobile Anwendung zur Verwaltung Ihrer Projekte von unterwegs aus. Arbeiten Sie, wo immer Sie gerade sind, verfolgen Sie Ihre Projekte genauer und schreiben Sie Ihre Ideen auch außerhalb des Büros auf!

Die beste kostenlose Software für Gantt-Diagramme und Projektmanagement

Agantty

Agantty Projektmanagement

Agantty ist ein völlig kostenloses, simples und sehr visuell gestaltetes Tool für die Organisation von Projekten und Erstellung von Gantt-Diagrammen. Unbeschränkt viele Projekte und Aufgaben können schnell und unkompliziert hinzugefügt und Teammitgliedern per Drag & Drop zugeordnet werden.

Zudem können Aufgaben als Listen dargestellt oder gruppiert werden. So lassen sie sich schneller wieder auffinden.

Teammitglieder können bequem per Link und E-Mail-Einladung zu einem Projekt hinzugefügt werden. So können Sie nicht nur abteilungsintern oder -übergreifend arbeiten, sondern können auch externe Partner zur Projektarbeit einladen.

Asana

Asana Zeitleiste Projektmanagement

Die kostenlose Version von Asana ist für einfache Projekte bis zu 15 Personen gedacht.

Das Tool bietet Aufgaben-Tracking und das Aufgabenmanagement in mehreren Projekten. Die kostenlose Version ist dabei sehr vollständig und kann für viele Unternehmen bereits ausreichend sein.

Asana stellt bei der Projektverwaltung vor allem die Zusammenarbeit in den Mittelpunkt: Für jede Aufgabe steht ein Kommentarboard zur Verfügung. Es ist außerdem auch möglich, „Abonnent“ einer Aufgabe zu sein und so ihren Fortschritt zu überwachen, ohne den Status eines Aufgabenverantwortlichen zu haben.

Die Software ist intuitiv, sehr übersichtlich gestaltet und ideal für die Steuerung kleinerer Projekte.

GanttProject

GanttProject Diagramm

GanttProject ist eine weit bekannte kostenlose Open-Source-Software für die Erstellung von Gantt-Diagrammen. Mit diesem Tool können Sie Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten und Zeitfenster beliebig planen und verwalten.

Diese Anwendung integriert neben den Gantt-Funktionen auch Tools für die Erstellung von PERT-Diagrammen oder die Ressourcenverwaltung.

Der Datenimport und -export als PDF, PNG/JPEG, CSV oder zu MS Project ist unkompliziert und gibt Ihnen das gewisse Extra an Flexibilität. GanttProject wurde zudem in über 25 Sprachen übersetzt und eignet sich somit auch für internationale Teams.

Zoho Projects

Zoho Projects Projektmanagement mit Gantt-Diagramm

Zoho Projects ist ein Komplettpaket für das Projektmanagement und für bis zu fünf Benutzer und zwei Projekte kostenlos verfügbar. Natürlich ist auch die Planung im Gantt-Diagramm in Zoho Projects inbegriffen.

Die sehr anschauliche Benutzeroberfläche macht die Bedienung einfach. Eine Aufgabe kann einfach per Drag & Drop geplant werden. Die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben werden deutlich hervorgehoben, um in Ihren Projekten mit einer globalen Sicht voranzuschreiten.

Es ist möglich, Aufgaben oder Meilensteine direkt im Diagramm zu ändern, um keine Zeit mit der Aktualisierung von Daten zu verschwenden. Ein Farbcode identifiziert jedes Element eindeutig, so dass keine Informationen übersehen werden, seien es Meilensteine, Fertigstellungsgrade oder Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auch kritische Pfade sind durch die Darstellung in rot auf den ersten Blick erkennbar

Zoho Projects hat darüber hinaus umfangreiche Funktionen für die allgemeine Projektverwaltung wie Zeiterfassung, das Workflow-Management oder die Berichterstattung und lässt sich außerdem problemlos in Google Apps integrieren. 

Grenzen kostenloser Lösungen

Eine eingeschränkte Projektumgebung

Die kostenlosen Varianten der Gantt-Software umfassen in den allermeisten Fällen nur eine begrenzte Anzahl von Benutzern oder Projekten. Wenn Sie selbständiger Unternehmer sind, kann dies für Sie durchaus ausreichen. Aber wenn man in einem - selbst kleinen - Team arbeitet, stößt man schnell an die Grenzen dieser Lösungen.

Grundfunktionen

Um Zugang zu allen Funktionen zu haben, insbesondere zu den fortgeschrittensten, müssen Sie sich in der Regel für ein kostenpflichtiges Angebot entscheiden. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse, prüfen Sie die Angebote und bewerten Sie, ob der Funktionsumfang einer Freeware für Sie ausreicht oder nicht.

Begrenzte Datenspeicherung

Die Arbeit an einem Projekt bedeutet einen großen Austausch von Dateien, ständige Aktualisierungen von Dokumenten, laufende Kommunikation mit dem Kunden usw. Software für die Projektplanung hat den Vorteil, dass alles an einem Ort gespeichert wird, aber es ist hier natürlich auch notwendig, dass dieser Speicher ausreichend ist - insbesondere für die größten Projekte. Dies ist bei Freeware leider nicht immer gegeben.

Die beste professionelle Software für Gantt-Diagramme und Projektmanagement

Sciforma

Sciforma Gantt-Diagramm

Sciforma basiert auf drei sich ergänzenden Modulen für den optimalen Einsatz in der Projektverwaltung: Optimieren Sie Ihre Ressourcen, steuern Sie Projekte entsprechend der Strategie Ihres Unternehmens und lassen Sie jeden Mitarbeiter seine Aufgaben und die dafür aufgewendete Zeit erfassen. Auch das Projektportfoliomanagement (PPM) ist mit Sciforma kein Problem.

Das Modul zur Projektverwaltung und -steuerung integriert dabei auch einen Gantt-Planer, der Ihnen alle wesentlichen Funktionen zur Erstellung eines Zeit-Diagramms zur Verfügung stellt - von der Strukturierung Ihres Vorhabens bis hin zur Festlegung der für eine Aufgabe benötigten Qualifikationen.

Die Lösung ist perfekt für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten. Sie entspricht daher insbesondere IT-Unternehmen, F&E-Teams und Dienstleistungsunternehmen.

Smartsheet

Smartsheets Projektmanagement mit Gantt-Diagramm

Auch mit der Projektmanagement-Plattform Smartsheet können Sie eindrucksvolle Gantt-Diagramme online erstellen - dank der mobilen App sowohl im Büro als auch von unterwegs aus.

Aufgaben können dabei kategorisiert, priorisiert, farblich angepasst und kommentiert werden. Außerdem können Sie bequem zwischen der Gantt- und anderen Ansichten wie Kanban, Tabellen oder Kalender hin- und herwechseln.

Smartsheet wurde ursprünglich als einfache Tabellensoftware entwickelt, im Laufe der Zeit jedoch ständig erweitert und optimiert. Heute integriert dieses Tool unter anderem das detaillierte Aufgaben- und Budget-Tracking, die strategische Ressourcenplanung, ein umfangreiches Dokumentenmanagement sowie vielseitige Berichts- und Analysefunktionen.

TeamGantt

Gantt-Chart mit TeamGantt

TeamGantt ist ein Gantt-Programm, bei dem der Schwerpunkt auf der Teamzusammenarbeit liegt. Der unkomplizierte Austausch von Informationen rund um das Projekt herum steht im Vordergrund.

Mit TeamGantt können Sie Projektpläne sehr einfach und schnell entweder aus vorinstallierten Vorlagen, vorher abgespeicherten Modellen oder anhand neuer Konfigurationen erstellen. Dabei geschieht alles bequem per Drag and Drop: Startdatum, Dauer, Zugehörigkeit, Abhängigkeit… Alles kann nach Belieben verschoben und neu angeordnet werden. Darüber hinaus können Sie den geplanten Projektfortschritt stets mit dem tatsächlichen Fortschritt vergleichen und so gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, sollten sich Bearbeitungszeiten zu sehr verzögern.

Die Verfügbarkeiten und Workloads der einzelnen Teammitglieder sind dabei direkt einsehbar, sodass die Planung wesentlich erleichtert wird.

TeamGantt ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.

Tom’s Planner

Tomsplanner Gantt-Diagramme

Tom’s Planner ist eine beliebte und einfache Software für die Erstellung von Gantt-Diagrammen.

Dabei umfasst die Software die klassischen Gantt-Funktionen: Aufgabenbalken werden einfach durch Ziehen und Ablegen verschoben, Projekte können von allen beteiligten Mitgliedern bearbeitet werden und der Fortschritt eines Projekts kann als Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresüberblick dargestellt werden. Zudem stehen in Tom’s Planner zahlreiche Diagrammvorlagen zum Download bereit. Schnell ein paar Anpassungen vornehmen und los geht’s mit der Planung!

Die Integration von Ampeln für die Darstellung des Status einer Aufgabe, Symbolen zur Kategorisierung und einer Vielzahl wählbarer Farben machen das Tool zudem anschaulicher.

Trello

Trello Projektmanagement

Trello ist die wohl bekannteste Lösung für das Aufgabenmanagement. Das Tool kann beliebig weit angepasst werden, wodurch Sie ein individuelles Werkzeug verwenden können, das Ihren Bedürfnissen bestmöglichst entspricht. 

Der Schwerpunkt dieses Projekt-Managers liegt auf Visualisierung und Zusammenarbeit, um einen direkten Zugang zu Informationen zu ermöglichen und die Prozesse in jedem Projekt zu rationalisieren.

Ein Blick auf das sogenannte Trello-Board (Tabellen mit mehreren, individualisierbaren Spalten für Aufgaben, die geplant, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind) eines Vorhabens genügt, um sich einen Überblick zu verschaffen. Jede Aufgabe dabei ist anpassbar: Sie können Labels, Checklisten, Anhänge usw. hinzufügen, um den Personen, die am selben Projekt arbeiten wie Sie, so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen. 

Trello verfügt leider nicht über ein integriertes Feature für das Erstellen von Gantt-Diagrammen, aber es gibt zahlreiche Add-Ons anderer Anwendungen (z.B. Elegantt), die sich in diesen Projektmanagement-Allrounder integrieren lassen und ihn um diese zentrale Funktion ergänzen.

Trello ist in seiner eingeschränkten Grundversion kostenlos verfügbar.

Welche Online-Software für das Projektmanagement ist die richtige für Sie?

Um dies herauszufinden und die beste Wahl für Ihre Projektverwaltung zu treffen, ist es von zentraler Bedeutung, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Anforderungen eingangs genau analysieren und definieren. Welche Software für Sie ideal ist, hängt beispielsweise von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrer Branche, der Art der Projekte, an denen Sie arbeiten, Ihren Kunden usw. ab. Um eine klare Vorstellung von einem Projektprogramm zu bekommen und den Umfang seiner Funktionen sowie die Antwort auf die Frage, ob diese für Ihre Vorhaben passend sind, genau bestimmen zu können, lohnt es sich, die Anwendung über eine Testversion auf Herz und Nieren zu prüfen.

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