Begriff oder Airtable: Was ist die beste Lösung für ein effektives Projektmanagement im Jahr 2025?
Wenn es um Projektmanagement geht, tauchen immer wieder zwei Namen auf: Airtable und Notion. Diese beiden No-Code-Anwendungen haben die Art und Weise, wie Teams ihre Informationen organisieren, zusammenarbeiten und personalisierte Arbeitsbereiche schaffen, auf den Kopf gestellt. Doch trotz ihres gemeinsamen Rufs als flexible und moderne Tools erfüllen sie nicht immer die gleichen Bedürfnisse.
- Also eher Airtable wegen seiner Datenbankstärke und Automatisierungen?
- Oder Notion wegen seiner "All-in-One" -Funktion mit Templates, intuitiver Benutzeroberfläche und extremer Anpassbarkeit?
📌 In diesem ausführlichen Vergleich werden ihre Funktionen, Pläne, Integrationen und Anwendungsfälle unter die Lupe genommen. Das Ziel: Ihnen zu helfen, die beste Lösung für Ihr Team, Ihr Budget und Ihre Produktivitätsziele zu finden.
Was ist Airtable?
Überblick über Airtable
Airtable ist ein Hybridwerkzeug zwischen einer Tabellenkalkulation und einer Datenbank. Es wurde für Teams entwickelt, die ihre Informationen strukturieren wollen, ohne zu codieren, und ermöglicht es, einfache Tabellen in echte benutzerdefinierte Anwendungen zu verwandeln.
Wo eine klassische Tabellenkalkulation schnell an ihre Grenzen stößt, bietet Airtable Beziehungen zwischen Daten, mehrere Ansichten (Kanban, Kalender, Galerie ...) und eine starke Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit seinen gebrauchsfertigen Templates und zahlreichen Integrationen eignet es sich sowohl für das Projektmanagement, die Verfolgung von Inhalten als auch für die Steuerung von Prozessen in Unternehmen.
Die wichtigsten Funktionen von Airtable
Bevor wir in die Details eintauchen, sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass die Funktionen von Airtable über das "Verwalten von Daten" hinausgehen. Die App bietet einen echten modularen Werkzeugkasten, in dem jedes Team seine eigenen Workflows erstellen kann. So kann man mit einem bestehenden Template beginnen oder eine Basis von Grund auf aufbauen, die perfekt auf die Bedürfnisse des Projekts abgestimmt ist.
⚒️ Hier sind die Funktionen von Airtable, die seine Beliebtheit begründen:
- Organisation von Daten in Form von relationalen Tabellen ;
- Mehrere benutzerdefinierte Ansichten (Raster, Kanban, Kalender, Galerie, Timeline) ;
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben ohne Code ;
- Integrationen nativ und über APIs (Slack, Google Drive, Zapier usw.) ;
- Zusammenarbeit in Echtzeit mit erweiterten Berechtigungen ;
- Templatesystem zur schnelleren Einrichtung von Projekten.
Airtable
Vor- und Nachteile von Airtable
Wie jedes Werkzeug hat auch Airtable seine Stärken und Grenzen. Es geht nicht darum, nach dem "besten Universalwerkzeug" zu suchen, sondern darum, zu sehen, in welchen Fällen Airtable einen echten Mehrwert bietet - und in welchen Fällen es ein Team frustrieren kann.
✅ Vor allem besticht Airtable durch seine Fähigkeit, einfach in der Anwendung zu bleiben und dennoch technisch leistungsfähig zu sein. Es eignet sich sowohl für Startups als auch für große Unternehmen dank :
- seine zahlreichen Anpassungsoptionen und seinen No-Code-Ansatz ;
- seiner großen Flexibilität dank mehrerer Ansichten und relationaler Datenbanken ;
- moderne und intuitive Benutzeroberfläche, die visueller als eine klassische Tabellenkalkulation ist ;
- leistungsfähige Automatisierungen, die Zeit sparen ;
- reichhaltiges Ökosystem mit zahlreichen Integrationen und einer offenen API ;
- geeignet für verschiedene Anwendungsfälle: Projektmanagement, CRM, Produktionsüberwachung, Inhalte usw.
❌ Andererseits weisen einige Nutzer auf Einschränkungen hin, die einschränkend werden können, insbesondere :
- die Datenbank-Logik kann für Anfänger komplex erscheinen ;
- die Automatisierungen bleiben im Vergleich zu spezialisierten Tools begrenzt ;
- die Preise für erweiterte Funktionen schnell steigen;
- weniger geeignet für das Verfassen von Inhalten oder das Dokumentenmanagement als Notion.
Was ist Notion?
Überblick über Notion
Notion ist ein All-in-One-Tool, das Notizen, Aufgabenverwaltung, eine schlanke Datenbank und Teamzusammenarbeit miteinander verbindet. Wo Airtable sich auf die Strukturierung von Daten konzentriert, setzt Notion auf Flexibilität: Jede Seite kann zu einem Dokument, einem Wiki, einer To-do-Liste oder einer Projektverfolgungstabelle werden.
Seine minimalistische und modulare Benutzeroberfläche spricht Unternehmen und Selbstständige gleichermaßen an. Man kann ganz einfach Bereiche aufbauen, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst sind: Projektmanagement, interne Dokumentation, HR-Überwachung, Produkt-Roadmap usw. Dank der vielfältigen Templates und der starken Individualisierbarkeit ist Notion zu einer unverzichtbaren App geworden, um Informationen zu zentralisieren und die Produktivität eines Teams zu steigern.
Die wichtigsten Funktionen von Notion
Bevor wir in die Details eintauchen, sollten wir Notion als eine Art digitalen Werkzeugkasten betrachten. Jeder Benutzer kann seine Bausteine (Seiten, Blöcke, Grundlagen, Ansichten) zusammenstellen , um seinen eigenen Arbeitsbereich zu schaffen, sei es ein einfaches Notizbuch oder ein komplettes Projektmanagementsystem.
⚒️ Hier sind die Schlüsselfunktionen von Notion:
- modulare Seiten und Blöcke, um strukturierte Inhalte zu erstellen ;
- einfache Datenbanken mit mehreren Ansichten (Tabelle, Liste, Kalender, Galerie, Kanban) ;
- Zusammenarbeit in Echtzeit mit Erwähnungen, Kommentaren und Teilen ;
- gebrauchsfertigeTemplates, um die Einrichtung von Räumen zu beschleunigen ;
- leistungsstarke Suchfunktion, um Informationen zu durchsuchen ;
- Integrationen mit Slack, Google Drive, Zapier und offener API.
Notion
Vor- und Nachteile von Notion
Wie jedes Werkzeug hat auch Notion seine Stärken und Schwächen. Sein modularer Ansatz macht es zu einer äußerst vielseitigen Anwendung, die jedoch für manche Nutzer manchmal verwirrend sein kann.
✅ Vor allem glänzt Notion durch seine einfache Handhabung und sein Potenzial zur individuellen Anpassung. Es ist eine ideale App, um Informationen zu zentralisieren und die Zusammenarbeit eines Teams zu vereinfachen:
- All-in-One-Tool: Notizen, Projektmanagement, Wiki, Datenbank ;
- minimalistische und leicht zu erlernende Benutzeroberfläche ;
- große Flexibilität und hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten ;
- reichhaltige Template-Bibliothek ;
- hervorragende Lösung für Dokumentation und Wissensmanagement.
❌ Allerdings ist Notion nicht perfekt. Einige Einschränkungen zeigen sich, sobald man es auf komplexere Verwendungszwecke ausdehnt:
- manchmal langsame Leistung bei großen Datenmengen ;
- weniger leistungsfähige Datenbanken als Airtable ;
- begrenzte Automatisierungen, Notwendigkeit von Drittanbieter-Tools (Zapier, Make) ;
- Offline-Verwaltung noch teilweise ;
- weniger geeignet für stark strukturierte Prozesse in Unternehmen.
Airtable vs. Notion: Vergleichen Sie die Funktionen.
| Funktionalität | Airtable | Notion |
| Datenbank | Leistungsstark, relational, mehrere Ansichten | Einfach, für kleine Bedürfnisse geeignet. |
| Projektmanagement | Kanban-Ansichten, Timeline, Automatisierungen | Tabellen, To-Do-Listen, Kalender, Kanban |
| Zusammenarbeit | Erweiterte Berechtigungen, Verfolgung in Echtzeit | Einfaches Teilen, Kommentare, Erwähnungen |
| Templates | Große Auswahl an geschäftsorientierten Vorlagen (CRM, HR, etc.) | Vielfältig, oft auf persönliche Organisation ausgerichtet |
| Automatisierung | Nativ, visuelle Workflows, offene API | Begrenzt, hängt von Drittanbieter-Tools ab (Zapier, Make). |
| Dokumentation | Wenig geeignet | Hervorragende Lösung (Wiki, Seiten, Blöcke). |
| Integrationen | Reichhaltig (Slack, Google, Zapier, etc.) | Eingeschränkter, aber API verfügbar. |
| Schnittstelle | Visueller, ähnlich einer Tabellenkalkulation | Minimalistisch, redaktions- und wiki-orientiert. |
Fokus auf das Projektmanagement
Airtable glänzt bei der Strukturierung:
- Geschäfts-Pipeline,
- Redaktionskalender,
- Produkt-Roadmap.
Die zahlreichen Ansichten (Kanban, Timeline, Gantt) und Automatisierungen machen die Workflows flüssiger.
Notion besticht durch seine Flexibilität, man kann mischen :
- Aufgaben,
- Dokumente,
- und Notizen in einem einzigen Raum,
aber bei komplexen Projekten fehlt manchmal die Strenge.
💡 Urteil: Airtable hat den Vorteil für Teams, die sich an strukturiertem Projektmanagement orientieren, Notion bleibt ideal für flexiblere und kollaborative Projekte.
Fokus auf die Datenbank
Airtable ist eine echte relationale Datenbank:
- Verknüpfungen zwischen Tabellen,
- leistungsfähige Filter,
- große Datenmengen.
Notion bietet eine vereinfachte Datenbank, die praktisch ist, um Listen oder eine kleine HR-Überwachung zu verwalten, aber sie stößt schnell an ihre Grenzen, sobald komplexe Beziehungen modelliert werden müssen.
💡 Urteil: Airtable gewinnt bei fortgeschrittenen Datenbankanwendungen. Notion eignet sich für einfache oder persönliche Bedürfnisse.
Fokus auf die Templates
Die Templates von Airtable sind sehr geschäftsorientiert (CRM, Produktverfolgung, HR, Marketing). Sie ermöglichen die schnelle Bereitstellung von sofort einsatzbereiten Systemen.
Notion bietet flexible und vielfältige Vorlagen, die sich perfekt eignen für :
- Dokumentation,
- Projektmanagement,
- oder die persönliche Organisation,
müssen aber oft für den Einsatz in Unternehmen angepasst werden.
💡 Urteil: Gleichstand. Airtable verführt Profis mit seinen berufsorientierten Templates, Notion besticht durch Flexibilität und Kreativität.
Fokus auf Zusammenarbeit
Airtable bietet ein fortschrittliches System von Berechtigungen:
- Rollen,
- Zugriff nach Ebenen,
- Überwachung in Echtzeit.
Es ist ein Werkzeug, das für strukturierte Teams gedacht ist.
Notion ist einfacher und setzt auf fließende Co-Editing:
- Teilen von Seiten,
- Kommentare,
- Erwähnungen.
Perfekt für die Erstellung von Inhalten und die gemeinsame Dokumentation.
💡 Urteil: Leichter Vorteil für Notion bei intuitiver und kreativer Zusammenarbeit; Airtable bleibt robuster für große und hierarchische Teams.
Fokus auf Automatisierung
Airtable integriert nativ automatisierte Workflows:
- Benachrichtigungen,
- automatische Aktualisierungen,
- robuste API.
Notion hingegen ist stark von externen Tools (Zapier, Make) abhängig , um zu automatisieren. Dies führt zu zusätzlichen Kosten und Komplexität.
💡 Urteil: Airtable dominiert in diesem Punkt dank seiner nativen Automatisierungen und seiner umfassenderen API deutlich.
Airtable vs. Notion: Vergleichen Sie die Preise!
Hier ist die Preisvergleichstabelle Airtable vs. Notion, basierend auf den offiziellen Informationen, die im September 2025 angezeigt wurden.
| Plan | Airtable | Notion |
| Kostenlos | Ja :
|
Ja :
|
| Basic | Team - 16,93 €/Benutzer/Monat :
|
Plus - 9,50 €/Benutzer/Monat :
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| Intermediär | Business - 38,10 €/Benutzer/Monat :
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Business - 19,50 €/Benutzer/Monat :
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| Enterprise | Enterprise Scale - nach Kostenvoranschlag :
|
Enterprise - nach Angebot :
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Airtable vs. Notion: Welche Oberfläche ist intuitiver?
| Kriterium | Airtable | Notion |
| Schneller Einstieg |
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|
| Individuelle Anpassung |
|
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| Mobile Zugänglichkeit | Leistungsstarke mobile Anwendung, die jedoch eher zum Ansehen als zum Erstellen geeignet ist. | Flüssige und umfassende mobile Anwendung, die für das tägliche Notizenmachen und Verwalten gedacht ist. |
| Allgemeine Ergonomie |
|
Minimalistische und elegante Schnittstelle |
| Erlernen | Erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit |
|
⚖️ Urteil:
- Airtable besticht durch seine visuelle Stärke und die vielfältigen Ansichten, erfordert aber von Neulingen eine Einarbeitung ;
- Notion gewinnt in Bezug auf Einfachheit und schnelle Einarbeitung, wodurch es für ein breites Publikum zugänglicher wird.
Airtable vs. Notion: Vergleichen Sie die Integrationen.
Je besser sich eine Lösung in Ihren IT- oder CRM-Stack integrieren lässt, desto mehr wird sie zu einem zentralen Pfeiler Ihrer Softwarearchitektur. Für IT-Manager oder Tech-Entscheider sind der Umfang des Integrationskatalogs, die einfache Konfiguration und die Tiefe der Automatisierungen Schlüsselkriterien.
👉 Anzahl der verfügbaren Integrationen.
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐⭐
Über 1 000 Integrationen über Airtable Apps, Zapier, Make und APIs. Native Verbindungen mit Slack, Google Drive, Dropbox, Gmail, HubSpot, Salesforce, Jira, Trello... Airtable etabliert sich als offene Lösung, die sich mit den meisten Business-Tools verbinden kann.
- Begriff: ⭐⭐⭐⭐☆
Ein schnell wachsender Katalog an Integrationen, der jedoch noch begrenzter ist als Airtable. Native Integrationen mit Slack, Google Drive, Figma, GitHub und vor allem eine API, die es ermöglicht, über Zapier oder Make zu gehen, um die Möglichkeiten zu erweitern. Ausreichend für die meisten Anwendungsfälle, aber weniger umfassend als Airtable.
👉 Einfache Einrichtung.
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
Die meisten Integrationen sind plug & play und einfach einzurichten. Die offene API ermöglicht es technischen Teams, noch weiter zu gehen. Für den klassischen Gebrauch sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich.
- Notion : ⭐⭐☆☆
Notion mit anderen Anwendungen zu integrieren ist einfach, wenn man über externe Konnektoren (Zapier, Make) geht. Native Integrationen bleiben dagegen grundlegend. Die technischen Teams müssen manchmal etwas mehr Zeit investieren, um solide Workflows aufzubauen.
👉 Personalisierung und Automatisierung.
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
Mit seiner integrierten Automatisierungsmaschine ermöglicht Airtable das Auslösen von Aktionen (Benachrichtigungen, Synchronisierungen, Datenaktualisierungen), die direkt mit den Integrationen verbunden sind. Gekoppelt mit Zapier/Make erreicht man ein hohes Maß an Personalisierung.
- Notion: ⭐⭐☆☆
Notion glänzt in diesem Punkt weniger: Man muss auf Werkzeuge von Drittanbietern zurückgreifen, um zu automatisieren (Zapier, Make). Die API bietet schöne Möglichkeiten, aber die Tiefe bleibt im Vergleich zu Airtable begrenzt.
💡 Fa zit:
- Airtable hat dank seines reichhaltigen Integrationskatalogs und seiner nativen Automatisierungsmaschine klar die Nase vorn. Es ist eine strategische Wahl für Teams, die ihre Daten zentralisieren und ihre Workflows automatisieren wollen.
- Notion hingegen bleibt schlanker, aber effizient für Standardanforderungen (Dokumentation, Zusammenarbeit, persönliche Produktivität). Es eignet sich für Unternehmen, die Wert auf Einfachheit legen und nicht Dutzende von Business-Tools gleichzeitig orchestrieren müssen.
Wann sollte man sich für Airtable oder Notion entscheiden?
Die Entscheidung zwischen Airtable und Notion hängt nicht nur von den Funktionen, sondern vor allem von Ihren konkreten Bedürfnissen ab. Jedes Tool reagiert besser auf bestimmte Szenarien. Hier erfahren Sie, in welchen Fällen Sie dem einen oder dem anderen den Vorzug geben sollten.
Beispiel für einen Anwendungsfall von Airtable
Airtable bietet sich an, sobald ein Team mit vielen Daten umgehen und einen strukturierten Überblick über seine Projekte behalten muss. Sein relational datenbankorientierter Ansatz und seine Automatisierungen machen es zu einem wertvollen Verbündeten für Organisationen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren wollen. Hier sind die Anwendungsfälle, in denen sich Airtable auszeichnet:
- Verfolgung der kommerziellen Pipeline und Lead-Management (schlankes CRM) ;
- Redaktionskalender oder Überwachung der Produktion von Marketinginhalten ;
- Verwaltung eines Produktkatalogs mit angereicherten Datenblättern (E-Commerce, SaaS, Einzelhandel) ;
- Organisation von Veranstaltungen mit mehreren Beteiligten, Orten und Sponsoren ;
- komplexe Projektplanung mit Abhängigkeiten und visueller Zeitachse ;
- Zentralisierung von Daten aus mehreren Anwendungen über APIs.
👉 Urteil: Wählen Sie Airtable, wenn Ihre Priorität auf Datenstrenge, strukturierter Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung liegt.
Beispiele für Anwendungsfälle von Notion
Notion ist für Teams gedacht, die einen flexiblen, kollaborativen Arbeitsbereich suchen. Seine Stärke liegt in seiner Fähigkeit, die Dokumentation zu zentralisieren, die Zusammenarbeit reibungslos zu gestalten und sich schnell an verschiedene Verwendungszwecke anzupassen, ohne dass eine aufwändige Konfiguration erforderlich ist. Hier sind einige Anwendungsfälle, für die Notion die optimale Wahl ist :
- Erstellung eines internen Wikis, um die Unternehmensdokumentation zu zentralisieren ;
- persönliche Organisation (To-do-Liste, Notizen machen, Planung) ;
- Verwaltung kreativer Projekte (Roadmap-Design, Brainstorming, Verfolgung von Ideen) ;
- Zusammenarbeit an lebenden Dokumenten (Texte, Lastenhefte, Briefings) ;
- einfache Verfolgung von Teamaufgaben mit Kanban- oder Kalenderansichten ;
- Strukturierung eines Schulungs- oder Onboarding-Bereichs für neue Mitarbeiter.
👉 Urteil: Wählen Sie Notion , wenn Ihre Priorität auf Einfachheit, Zentralisierung von Informationen und kreativer Zusammenarbeit liegt.
Das endgültige Urteil im Match der besten Projektmanagement-Software.
Das Duell Airtable vs. Notion hat nicht wirklich einen absoluten Sieger: Alles hängt von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Team ab.
👉 Airtable ist die logische Wahl für Unternehmen, die viele Daten verwalten, ihre Prozesse automatisieren und von einem strukturierten Überblick über ihre Projekte profitieren müssen. Es ist eine echte visuelle Datenbank, ideal für ergebnisorientierte und effiziente Organisationen.
👉 Notion hingegen besticht durch seine Einfachheit und seinen All-in-One-Ansatz. Es ist die perfekte App, um einen kollaborativen Arbeitsbereich einzurichten, die Dokumentation zu zentralisieren und die Produktivität eines kreativen Teams zu steigern.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist es am einfachsten, die kostenlosen Versionen zu testen: Sie geben Ihnen ein klares Bild von der Benutzeroberfläche, den Funktionen und zeigen Ihnen, welches Tool am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt.
FAQ - Airtable vs. Notion
Können Airtable und Notion zusammen verwendet werden?
Ja, und es ist sogar eine gängige Praxis. Viele Teams verwenden Notion für die Dokumentation und Zusammenarbeit und Airtable als Hauptdatenbank. Durch Integrationen über Zapier, Make oder API kann man die beiden Tools synchronisieren.
Was ist die beste Wahl für ein kleines Team?
Für ein kleines Team, das vor allem seine Notizen, Dokumente und Projekte zentralisieren muss, ist Notion aufgrund seiner Einfachheit und der geringen Kosten in der Regel besser geeignet. Airtable kann eine gute Ergänzung sein, wenn das Team bereits mit vielen Daten umgeht.
Kann man Notion als CRM verwenden?
Ja, aber mit Einschränkungen. Notion kann dank seiner Datenbanken und Templates als einfaches CRM dienen. Wenn Sie jedoch ein großes Volumen an Leads verwalten oder komplexe Workflows automatisieren möchten, ist Airtable (oder ein dediziertes CRM) immer noch effektiver.
Airtable oder Notion: Was eignet sich besser für große Unternehmen?
Große Unternehmen bevorzugen oft Airtable aufgrund seiner Skalierbarkeit, der reichhaltigen Integrationen und der erweiterten Berechtigungen. Notion bleibt eine ausgezeichnete Wahl als Dokumentations- und Kollaborationsraum, ist aber weniger robust bei der Verwaltung großer Datenmengen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen