Ein erfolgreiches Projektteam mit den richtigen Mitarbeitern

Ein gutes Projektteam ist ein nicht zu unterschätzender Faktor, der über den Verlauf eines Projektes oder einer Produktentwicklung entscheidet. Deshalb ist die Zusammenstellung des Teams eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss, bevor das Projekt wirklich starten kann.

Die einzelnen Teammitglieder sollten die benötigten fachlichen Kompetenzen mitbringen, aber auch die persönlichen und charakterlichen Faktoren zwischen den einzelnen Personen sollten beachtet werden, wenn man ein effizientes Projektteam zusammenstellen will. Das ermöglicht ein hohes Maß an Produktivität und gewährleistet, dass das Projekt erfolgreich verläuft.

Was genau ist überhaupt ein Projektteam? Eine Gruppe von Personen, die zusammen an einem Projekt arbeiten, wird als Projektteam bezeichnet. Bezeichnend für solche Teams ist, dass die Mitarbeiter:innen normalerweise nicht in dieser Form zusammenarbeiten, da sie verschiedenen Abteilungen oder Organisationen angehören. Sie bearbeiten lediglich ein bestimmten Projekt und in der Regel wird das Team nach der Vollendung dieses Projektes wieder aufgelöst.

Die meisten Projekte wie Produktentwicklungen, Organisationen und Umsetzungen erfordern mehrere Beteiligte, die sich die Verantwortung für das entsprechende Projekt teilen. Außerdem kann so eine Arbeitsteilung erfolgen und das Projekt schreitet schneller voran. Erfolgreiche Teams strukturieren das Vorgehen vor Beginn des Projektes und zeichnen sich durch eine einwandfreie Zusammenarbeit im Team aus.

Deshalb ist es wichtig, dass das Ziel klar und allen Mitarbeitenden bekannt ist und alle Aktionen des gesamten Teams auf dieses Ziel hinarbeiten. Dabei sollte das Team auf keinen Fall zu groß sein. Zu viele Akteure in einem Team führen zu komplizierten Kommunikationsprozessen und langen Feedbackschleifen.

Wenn zu viele Menschen im Team versuchen Ihre Meinung einzubringen, ist das nicht zwingend ein Vorteil. Das hängt allerdings vom Status des Projektes ab. Für die Ideenfindung oder Brainstormings zu Beginn eines Projektes, kann es von Vorteil sein, möglichst viele Meinungen und verschiedene Ideen zu sammeln. Wenn es allerdings in die praktische Umsetzung geht, kann ein zu großes Projektteam die Entwicklung verlangsamen und so die Produktivität, Effizienz und damit die Gewinnspanne des Projektes schmälern.

Eine Faustregel besagt, dass ab einer Teamgröße von vier Personen verschiedene Rollen im Team vergeben werden sollten. Bei drei oder weniger Teilnehmern ist die Kommunikation noch verhältnismäßig einfach und man kann recht schnell gemeinsame Entscheidungen treffen, Kompromisse finden und auch relativ einfach Termine für Meetings festlegen.

Je größer das Team aber wird, desto schwerer wird die Abstimmung, das hängt aber von den einzelnen Persönlichkeiten der Teammitglieder, der Art des Projektes, des Projektmanagements und dem Unternehmen ab. Es gibt relativ große Teams, die gut selbstorganisiert arbeiten können, und es gibt kleinere Teams, die mit einem Projektverantwortlichen oder einer Führungskraft besser funktionieren.

Es ist allerdings eine unumstrittene Tatsache, dass eine große Zahl an Teilnehmern zu mehr organisatorischem Aufwand führt. Es kann zum Beispiel zunehmend schwieriger werden, Teammeetings anzusetzen, weil jeder Teilnehmer noch andere Aufgaben zu erledigen hat. Daher kann es schwer sein Zeitpunkte zu finden, an denen alle Teilnehmer:innen verfügbar sind. Außerdem kann es zu Uneinigkeiten und Streitpunkten kommen oder zu Abstimmungen, die nicht eindeutig ausgehen.

Deshalb kann es nötig sein verschiedene Hierarchien im Projektteam einzuführen, damit eine Person im Ernstfall die finalen Entscheidungen treffen kann. Im Folgenden werden die Rollen beschrieben, die es in Projektteams üblicherweise gibt.

Für jedes Projekt gibt es einen Auftraggeber, das kann ein Kunde sein, der ein Produkt in Auftrag gibt oder eine Führungskraft oder die Unternehmensleitung, die die Lösung eines Problems beauftragt. Er "bestellt" das Produkt und gibt seine Forderungen in einem Lastenheft an. 

Ein Auftraggeber kann allerdings im Prinzip jeder Mitarbeiter sein, dem ein Problem auffällt, das gelöst werden muss. Je nach Organisationsform kann der Auftraggeber Teil des Projektteams sein, oder das fertige Produkt bzw. die Lösung des Problems nach Abschluss des Projektes in Empfang nehmen.

Bei größeren Teams gibt es meistens einen Projektleiter für ein Projekt. Der Projektleiter übernimmt die organisatorischen Aufgaben, die bei der Bearbeitung des Projektes anfallen, zum Beispiel:

• die Erstellung der Projekt- oder Produkt-Roadmap,
• die Festlegung der Termine für bestimmte Meilensteine,
• die Organisation von Treffen des Teams,
• die Zuordnung der Ressourcen usw.

Der Projektleiter muss immer den Überblick über den Fortschritt des Projektes behalten. Er ist dafür zuständig zu gewährleisten, dass das fertige Produkt zum vorher festgelegten Zeitpunkt fertiggestellt ist. Außerdem lenkt er das Team in die richtige Richtung und stellt sicher, dass das Endprodukt alle Anforderungen erfüllt. Er muss dafür sorgen, dass der Kunde oder Auftraggeber am Schluss vollends zufrieden ist.

Der Projektleiter ist außerdem der Ansprechpartner für die Teammitglieder, falls es bei der Umsetzung des Projektes zu Problemen kommt. Der Projektleiter muss dann versuchen eine Lösung zu finden, oder die nächst höhere Hierarchie im Unternehmen oder im Projekt-Team darum bitten. Er ist außerdem der Austausch-Kanal zwischen Team und Auftraggeber oder Unternehmensleitung. Bei Problemen ist er es, der dem CEO die Berichte weitergeben muss oder den Kunden über Verzögerungen im Projektfortschritt informieren muss.

Die Mitarbeiter, die an dem jeweiligen Projekt mitarbeiten, bilden das Kernteam und sind der wesentliche Teil des Projektteams. Je nach Art des Projektes werden die Mitarbeiter, die Teil des Team sind unter anderen Gesichtspunkten ausgewählt.

Die Zusammenstellung des Teams kann entweder durch den Projektleiter erfolgen, der normalerweise den Auftrag erhält und die Verantwortung trägt, oder es wird ein Aufruf im Unternehmen gestartet, nachdem sich die Interessierten selbstständig melden können.

Um ein gutes Projekt-Team zusammenzustellen ist also wichtig über Folgendes informiert zu sein:

• die vorhandenen Mitarbeiter:innen, ihre anderen Aufgaben, Rollen und Persönlichkeiten,
• die zur Verfügung stehenden Kompetenzen,
• verfügbare Ressourcen,
• das Projekt-Ziel,
• der Zeitrahmen,
• die Priorität im Vergleich zu anderen Projekten im Portfolio,
• der Kunde oder Auftraggeber.

Bei größeren Projekten und Programmen oder bei einem großen Projektportfolio gibt es oft einen sogenannten Lenkungsausschuss. Viele Unternehmen haben ihre eigenen Bezeichnungen für diese Gruppe an Entscheidern, es gibt zum Beispiel diese Begriffe:

• Steering Board oder Steering Committee,
• Lenkungskreis,
• Steuerungskreis,
• Steuerungsausschuss,
• Control Board
• oder auch Entscheidungsgremium.

Der Lenkungsausschuss ist normalerweise die Hierarchieebene über dem Projektleiter und wird um Hilfe gebeten, wenn Probleme auftauchen, die der Projektleiter nicht lösen kann. Oft hat ein Lenkungsausschuss die Kontrolle über das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens, und verteilt das Budget und andere Ressourcen auf die einzelnen Projekte. Der Lenkungsausschuss ist also die wichtigste Instanz für die Ressourcenplanung eines Projektes.

Wie der Name schon vermuten lässt, hat der Projektsponsor die Verantwortung für die Finanzen des Projektes. Seine Aufgabe ist es mit der Unternehmensleitung oder dem Lenkungsausschuss zu verhandeln, wie viel Budget für das Projekt zur Verfügung gestellt wird. Da der Kunde im Normalfall erst nach Erhalt des fertigen Produktes bezahlt, und auch die Lösung von Problemen oder die Entwicklung neuer Produkte eher langfristig kalkuliert Gewinne einbringen, muss meist im Vorfeld investiert werden. Der Projektsponsor hat deshalb die Aufgabe, das Projekt und die Erfolgsaussichten bei den Budgetverantwortlichen vorzustellen, und so genug Geld für die Umsetzung des Projektes zu sichern.

Dabei gilt es immer realistisch zu bleiben und nicht mehr zu investieren als das Projekt letztendlich einbringen wird. Es ist eine wichtige Frage in jedem Projekt, wie viel Investition jeweils zielführend ist. Der Projektleiter und der Projektsponsor sollten sich gegenseitig unterstützen und auf Augenhöhe zusammenarbeiten.

Bei kleineren Projekten übernimmt der Projektleiter oft die Aufgabe des Projektsponsors. Wichtig ist allerdings dass der Projektsponsor immer ein Mitglied des Projektteams ist und ein Interesse an dessen Erfolg hat.

Das Wichtigste für ein gutes Projektteam sind die Mitglieder. Die einzelnen Personen im Team sollten unterschiedliche Kompetenzen mitbringen und kommunikativ, kreativ und lösungsorientiert sein. Außerdem ist es wichtig, dass alle Entwickler und Teammitglieder eine große Leistungsbereitschaft haben und voll und ganz hinter den Ergebnissen stehen. Persönliche Differenzen, Konflikte oder Machtkämpfe sind hinderlich bei der Arbeit an einem Projekt und sollten deshalb auf jeden Fall vermieden werden.

Um ein gutes Projektteam zu organisieren und das Projekt erfolgreich umzusetzen ist Kommunikation sehr wichtig. Das Team sollte sich regelmäßig treffen und austauschen, optimalerweise persönlich, Videokonferenzen sind aber auch möglich. Die einzelnen Teammitglieder sollten sich über die erzielten Erfolge austauschen und Probleme besprechen, um möglicherweise gemeinsam ein Konsens zu finden. Gemeinsam wird jede Frage besprochen und eine Antwort gesucht.

Für größere Teams ist es wichtig sich auf Kommunikationskanäle zu einigen, die übersichtlich sind und von Allen genutzt werden können, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen. Gruppenchats oder Projektportale sind eine effiziente Möglichkeit dafür, die auch erlauben ab und zu informell zu kommunizieren. Auch bei persönlichen Treffen sollte ein Protokoll geführt werden, damit auch die Mitglieder des Projektteams die nötigen Informationen in Erfahrung bringen können, die nicht persönlich anwesend sein konnten.

Um zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu kommen, benötigt jedes Projektteam ein gutes Projektmanagement. Nachdem die Ausgangssituation geklärt und einige wichtige Rollen zugeteilt wurden, ist es an der Zeit das geeignete Vorgehen für das Projektmanagement auszuwählen. Es gibt viele verschiedene Methoden, z. B. klassisches Projektmanagement, das Wasserfall-Modell, Scrum oder Kanban.

Welche Methode die richtige für Ihr Team ist kommt auf die Art des Projektes, des Unternehmens und des Produktes an.

Verschaffen Sie sich am besten einen guten Überblick über die Möglichkeiten, bevor sie eine Methode auswählen. Appvizer unterstützt Sie dabei. Einige hilfreiche Artikel zum Thema Projektorganisation und Projektmanagement-Software im Vergleich finden Sie auf unserer Website!

Wie stellen Sie normalerweise Ihre Projektteams zusammen? Teilen Sie Ihre Tipps in den Kommentaren!