Kundenmanagement für Immobilienprofis und Makler: CRM-Software im Vergleich

Der Begriff Immobilien-CRM umfasst zwei wesentliche Konzepte:

• das Kundenbeziehungsmanagement in der Immobilienbranche, das sowohl den Zielen im Bereich Marketing als auch dem Bereich Geschäftsentwicklung dienen soll.

• das IT-Tool, also die CRM-Software, mit der Immobilienbüros oder Makler Informationen über ihre Kunden sammeln und analysieren, Daten über Immobilienprogramme und Informationen zu den angebotenen Objekten zentralisieren und mit denen sie Transaktionen innerhalb eines kooperativen Online-Arbeitsbereichs beschleunigen.

Entdecken Sie die Vorteile dieser Software und vergleichen Sie Immobilien- und Makler-CRM, um das System auszuwählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Dieselben Informationen können für verschiedene Akteure von wesentlicher Bedeutung sein. CRM-Lösungen lösen alle Kommunikationsprobleme: Sie sind vor allem ein kollaborativer Arbeitsbereich, der es jedem ermöglicht, durch die Nutzung der im Softwarepaket enthaltenen Funktionen an Produktivität zu gewinnen. Wir geben Ihnen eine Übersicht.

Auf dem Softwaremarkt gibt es eine Reihe an Softwaretools, die Immobilienmakler, Bauherren oder Vermögensverwalter dabei unterstützen, Zeit zu sparen und Produktivität zu steigern.

Ein gutes CRM-System kommt mit einer ganzen Reihe an Funktionen daher, die die Aufgaben, mit denen Immobilienprofis täglich konfrontiert werden, vereinfachen:

• Berechnung von Darlehen, Provisionen, Anzahlungen usw.

• Suchmaschinen

• Produktkataloge

• Multiples Schalten von Immobilienanzeigen im Web

• Match-Making zwischen Käufer und Objekt

• Exposé-Erstellung und Versand

• Verwaltung des Immobiliengeschäfts

• Transaktions- und Abrechnungsmodule

• OCR-Technologie (Optical Character Recognition),

• uvm.

In einer CRM-Software speichern Sie alle Informationen an einem einzigen Ort und haben Zugriff auf Ihr gesamtes Immobiliennetzwerk.

Jede (entsprechend berechtigte) Person hat Zugriff auf die gleichen Daten: Sie werden in Echtzeit auf den neuesten Stand gebracht, sobald ein Mitarbeiter sie aktualisiert. Dies ermöglicht eine qualitativ hochwertige Kontrolle der geteilten Informationen.

Ihre gesamte Dokumentdatenbank ist ebenfalls in der Management-Software zentralisiert und online zugänglich: Verwaltungsdokumente, Kaufverträge, Objektbeschreibungen oder -bewertungen, anpassbare Briefvorlagen, Anzeigen, Ausschreibungen usw. sind nur wenige Klicks entfernt.

Die Immobilienwelt ist mobil! Mit einem leistungsstarken CRM haben Verkäufer und Immobilienmakler alle Elemente zur Hand, die sie benötigen, um auch von unterwegs aus zu arbeiten.

Alle Ihre Kundenkontakte sind in einer einzigen Datenbank zusammengefasst und können von Ihren Mitarbeitern aktualisiert werden. So hat jedes Mitglied im Vertriebsteam Zugang zu dem Kundeninformation, die es gerade braucht.

Jede Aktivität zur Immobiliensuche, Kundeninteraktion sowie neue Verkaufsmöglichkeiten werden im CRM erfasst. Der Vertriebsmitarbeiter weiß, in welcher Phase er sich mit einem potenziellen Kunden befindet und kann seine Kunden dank effektivem Beziehungsmanagement zielgerichtet und individuell betreuen.

Mit den Daten, die über potenzielle Kunden im CRM gesammelt werden, können Sie gezielte Marketing-Aktivitäten durchführen, wie z.B. geolokalisierte E-Mail-Kampagnen.

Sobald Verkäufer, Interessenten und Prospects mit hohem Geschäftspotenzial identifiziert wurden, werden ihre Kontaktdaten an den Außendienst weitergeleitet, welcher wiederum Maßnahmen für die Kundengewinnung mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit einleiten kann, indem er die Beziehung und den Austausch mit dem Kunden personalisiert.

In einer CRM-Software wird alles vereinfacht: Sie erstellen Ihre Reports mit wenigen Klicks und verfügen über ein Dashboard, mit dem Sie die Umsatzentwicklung und alle wichtigen Kennzahlen im Blick behalten, einen Fortschrittsbericht erstellen und anpassbare Benachrichtigungen erhalten können.

Beginnen wir mit einer synthetischen Übersicht. In der folgenden Tabelle haben wir jede Software nach ihrem primären Merkmal sowie dem Benutzertyp und der Unternehmensgröße, die sie anspricht, kategorisiert:

365.immo ist eine höchst multifunktionale Software für die Akquise, Verwaltung sowie den Vertrieb von Immobilien. Diese All-in-One-Immobiliensuite integriert neben einem sehr vollständigen Kontaktmanagementsystem auch Funktionen für die interne Verwaltung (beispielsweise Dashboards, personalisierbare Rollen und Zugriffsrechte, Dokumentenverwaltung oder Aufgabenmanagement) sowie Werkzeuge für die Marketing-Automatisierung und das Kampagnenmanagement.

Personalisierbare Kundenprofile können schnell und sehr übersichtlich angelegt und zusätzliche Informationen zu Ihren Interessenten, Leads und Kunden jederzeit und ortsunabhängig hinzugefügt werden. Dabei ist der Kontaktverlauf stets einsehbar und Sie können noch effizienter und überzeugender kommunizieren. So wird die Pflege von Geschäftsbeziehungen zum Kinderspiel.

365.immo umfasst unter anderem die folgenden Features:

• Unterstützung im Einkaufsprozess dank Recherche- und Kommunikationstools

• Internationale Immobilienstandards ermöglichen eine perfekte Beschreibung von Objekten jeder Art

• Maklerbuch für die Aufzeichnung und Rückverfolgung sämtlicher Vertriebsaktivitäten sowie der Kundenkommunikation

• Schnittstellen zu Immobilienbörsen

• Vollständiges Pipeline-Management

• Matchmaker-Tool für das Auffinden der perfekten Angebote für Ihren Kunden

• Integriertes Eventmanagement

• Schnittstellen zu Microsoft Business

• Kontakt- und Leadmanagement sowie Kundensegmentierung

4square365 ist ein Tool, das Sie bei der erfolgreichen Vermarktung und dem Vertrieb von Häusern und Anlagen unterstützt. Mit diesem übersichtlichen Makler-CRM können Sie Bauvorhaben, Gebäude und Objekte verwalten, Interessentenprofile erstellen, Kundenanfragen zentralisiert beantworten und Ihre Abrechnung maßgeschneidert an Ihre Kunden anpassen.

4square365 hilft Ihnen zudem, eine perfekt organisierte Agenda zu führen und jeden Besichtigungstermin und jede neue oder abgelaufene Reservierung sofort im Blick zu haben. Auch ein effizientes Provisionsmanagement ist in diesem Komplettpaket enthalten.

Unter anderem machen die folgenden Funktionen 4square365 zu dem branchenspezifischen CRM-Tool, das es ist:

• Automatisierte Objektverwaltung und Exposé-Erstellung

• Verlauf der Kundeninteraktion

• Schnittstellen zu den bekanntesten Immobilienportalen (DE und AT)

• Individuelle oder unternehmensspezifische Anpassung der Rechnungsarten (inklusive baustandsbezogener Abrechnung nach der Makler- und Bauträger-Verordnung (MaBV))

• Dokumentenverwaltung

• Integration zu Microsoft Office 365

• Passgenaue Objektvorschläge für Ihre Kunden

• Echtzeit-Statusanzeige (verfügbar, reserviert, verkauft)

• Testzugang erhältlich

FLOWFACT ist ein Makler-CRM-System mit Fokus auf Innovation und digitale Verkaufsförderung. Der Funktionsumfang von FLOWFACT stellt vor allem neue Medien in den Mittelpunkt des Vertriebs - vieles geschieht mobil, interaktiv und Workflow-orientiert.

So integriert diese Software beispielsweise interaktive Exposés, welche das Verhalten des Kunden innerhalb des Dokumentes erfassen und es Ihnen ermöglichen, die Bereich des Exposés zu erkennen, für die sich der potenzielle Kunde besonders interessiert. Zudem können Sie Informationen zu bestimmten Zeitpunkten (beispielsweise nach erfolgter SCHUFA-Abfrage) freigeben und Fragen direkt beantworten.

Diese Maklersoftware verfügt zudem über eine Immobilienfenster-Funktion sowie einen Objektflow, die Ihr Objekt entlang des gesamten Vertriebsprozesses darstellen. So haben Sie zum richtigen Augenblick immer den Überblick über die relevantesten Informationen.

FLOWFACT beeindruckt unter anderem durch die folgenden Funktionen:

• Multicasting auf Immobilienportalen

• Qualifizierung des Geschäftspotenzials Ihrer Interessenten

• Interaktives Exposé für ein besonderes Kundenerlebnis und optimierte Kundenakquise

• Integrierter Zugriff auf Marktdaten (Wohnlagen, Preise…)

• Mobile App für Tablet und Smartphone für höchste Mobilität

• Videobewertungstool für die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Videoreferenzen Ihrer Kunden

• Angepasste Softwarelösungen für Selbstständige und kleine oder mittlere bis große Immobilienvermarkter

• Sonderangebote für Existenzgründer und kostenlose Testversion

ImmoSoftware24 legt den Schwerpunkt auf ein klares und intuitives Objekt- und Kontaktverwaltung, Terminplanung und Anfragenmanagement.

Empfangene Anfragen zu Häusern und Anlagen können Sie direkt im Kontext der Software und der darin zentralisierten Daten beantworten, die Absender mit nur einem Mausklick als Interessenten in Ihre Datenbank aufnehmen und neue Objekte in kürzester Zeit in ein bzw. aus einem Netzwerk an Kooperationspartnern und Online-Börsen in Deutschland und Österreich ex- oder importieren.

Anhand Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten generiert ImmoSoftware24 automatisch aussagekräftige Analysen und Berichte, anhand derer Sie den Verkaufsprozess bis ins Detail analysieren und in der Folge optimieren können.

Zum Funktionsumfang von ImmoSoftware24 zählen unter anderem:

• Anfragen-, Angebots- und Kontaktverwaltung

• Benutzerfreundliche Anwendung

• Übersichtliche Statistiken und Auswertungen für Ihre Aktivitätenanalyse

• Versionen für Einzelunternehmer und Teams (Festpreis für unbegrenzt viele Nutzer!)

• Automatische Nachweisführung und Verlauf

• Schnittstellen zu einer Vielzahl an Internetbörsen (DE und AT) und einfacher Export Ihrer Objekte

• Erstellung von Aushängen

• 30-tägige kostenlose Testversion

onOffice ist ein Makler-Tool, das sich durch eine Breite an kooperativen und kollaborativen Tools insbesondere an Immobilienbüros und -agenturen richtet, aber auch für selbstständige Makler geeignet ist.

Diese Maklersoftware erlaubt Ihnen ein effizientes Immobilienmanagement inklusive automatischer Erstellung von Objektbeschreibungen und Exposés in unterschiedlichen Dateiformaten, detaillierter Aufzeichnung Ihrer Vermittlungsaktivitäten im Maklerbuch und automatisierter Immobiliensuche. Zudem wird die Pflege Ihrer Kontaktdatenbank dank umfangreicher Features für die Adressverwaltung erheblich vereinfacht.

Auch onOffice geht über das reine Customer Relationship Management hinaus und holt leistungsstarke Organisationswerkzeuge für Ihre Teamkoordination ins CRM-Boot.

onOffice zeichnet sich unter anderem durch die folgenden Funktionen aus:

• Anpassbare Benutzeroberfläche

• zahlreiche Tools für die interne Verwaltung: Aufgabenmanager, Zeiterfassungstool, Erfolgscockpit oder Vorlagenverwaltung

• Automatische Adressvervollständigung in Ihrer Datenbank

• Immobilien-, Termin- und Kontaktverwaltung

• Übertragung Ihrer Daten und Anzeigen in über 100 europäische Immobilienportale

• Echtzeit-Aktualisierung von Besichtigungsterminen auf Ihrer Internetseite

• Integrierte iOS-App

• Umfangreicher Multichannel-Kundensupport

• Internationale Ausrichtung: individuelle Spracheinstellungen für jedes Objekt und jeden Nutzer

Die folgenden Fehler zeugen von einem Mangel an pragmatischen Verfahren und der Anwendung operativer Leitlinien in der Kundenverwaltung von Maklern und Immobilienvermarktern.

Die häufigsten Fehler verschwenden Zeit für Ihr gesamtes Unternehmen, reduzieren die Produktivität erheblich und können letzten Endes zu Kundenverlust führen.

• Wenn Ihre Organisation eines der folgenden Symptome aufweist, sollten Sie dringend eine CRM-Software für Immobilienprofis verwenden:

• Dezentralisierte Informationen: Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach Informationen, Daten und Kontakten in verschiedenen Tools oder Medien und Ihre Daten sind oft veraltet, von Doppeleinträgen übersät oder unvollständig.

• Mangelnde Rückverfolgbarkeit: Sie wissen nicht mehr, was Ihr Kunde gesagt hat, wann er es gesagt hat, welchen Eindruck er Ihnen dabei vermittelt hat und Sie haben sogar seine Kontaktdaten verloren.

• Daten nicht mobil verfügbar: Sie benötigen Informationen bei Immobilienbesichtigungen, um Reaktionen von Käufern oder Verkäufern zu vermerken oder um Details der Immobilie zu notieren. Diese Informationen sollten zentralisiert werden, damit Sie sie später einfach von unterwegs aus wiederfinden können.

• Fehlende Automatisierung: Sie Verwalten Ihre Agenda manuell und laufen oft Gefahr, Termine zu übersehen, obwohl Sie sich auf ein Tool verlassen können, das Ihnen Benachrichtigungen sendet, die Sie frühzeitig an wichtige Ereignisse und Termine erinnern.

• Unpräziser Kundenkontakt: Ihre Abschätzung des Potenzials eines Kunden ist eher grob über den Daumen gepeilt und Ihr Verkaufsansatz nicht ausreichend personalisiert.

• Desorganisierte Prospektion: Sie suchen ohne Strategie und Ordnung, die Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter haben, stimmen nicht überein und, verdammt, haben Sie gerade tatsächlich eine bereits verkaufte Immobilie verkauft? Wie werden Sie Ihrem Kunden dieses Durcheinander erklären?

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Verwaltung Ihrer Real-Estate-Unternehmung gemacht? Welche Herausforderungen haben Sie bereits überwinden können? Berichten Sie uns gerne!