
Expensya
Expensya ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, die als mobile App und Webanwendung verfügbar ist. Die Komplettlösung von Expensya adressiert sich an Unternehmen jeder Branche und Größe: Selbstständige, Kleinstunternehmen, KMUs und den Mittelstand sowie Konzerne und Großunternehmen.
Vereinfachte Verwaltung geschäftlicher Ausgaben
Die Erfassung von Geschäftsausgaben
Mit der Lösung von Expensya können Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen, indem sie ihre Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren. Dank der intelligenten Bild- und Texterkennungstechnologie (OCR+ Technologie), erkennt die mobile App von Expensya alle relevanten Informationen in Sekundenschnelle: Betrag, Ausgabenkategorie, Mehrwertsteuer, Zahlungsmethode, Datum usw.
Die Abrechnung Ihrer Geschäftsausgaben, z.B. der Spesen oder Reisekosten, erstellt sich automatisch. Diese Abrechnung kann dann direkt in der Anwendung geprüft und bearbeitet werden, an Vorgesetzte zur Prüfung vorgelegt werden und dann zur Buchhaltung weitergeleitet werden, um Mitarbeitenden Ihre Kosten zu erstatten.
Alle Daten (Belege, Rechnungen, etc.) werden in einer sicheren Cloud archiviert.
Der Validierungsworkflow
Die Manager und Managerinnen werden automatisch benachrichtigt, wenn ihnen eine Ausgabe zur Validierung und Freigabe vorgelegt wird. Alles was sie jetzt noch tun müssen, ist diese mit wenigen Klicks entweder zu bestätigen oder abzulehnen:
- Die Ausgaben werden 100% digital und papierlos erfasst,
- Beträge müssen nicht erneut eingegeben werden und Excellisten mit monatlichen Ausgabenübersicht haben ausgedient,
- Alle Berechnungen finden automatisiert statt.
Die Buchungseinträge werden ebenfalls direkt mit der Ausgabenerfassung erstellt:
- Wenn Sie sich für eine Integration in Ihr Buchhaltungssystem entscheiden, werden diese Einträge auch direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert,
- Oder können ganz einfach in einem Format Ihrer Wahl exportiert werden.
Sie sparen sich Zeit bei der Bearbeitung von Abrechnungen jeglicher Art und dank intelligenter Dashboards und Statistiken erhalten Sie eine verbesserte Übersicht über die Ausgaben Ihrer Teams. Sie analysieren die Unternehmensausgaben und prüfen die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens.
Fahrtkosten, Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand
Expensya ist eine Komplettlösung die darauf ausgelegt ist Ihnen dabei zu helfen, die Spesen, Fahrt- und Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden effizient zu verwalten. Zum Beispiel:
- Bei der Konfiguration des Tools können Sie diverse Fahrtkosten vordefinieren, z.B. Musterausgaben erstellen, Ausgabenrichtlinien und -Regeln sowie Höchstwerte für Ausgaben festlegen.
- Für eine bessere Übersichtlichkeit und Komfort kategorisieren Sie Ihre Ausgaben.
- Sobald Sie geschäftlich im Ausland unterwegs sind, wendet die Software automatisch die geltende Währungsumrechnung an.
Expensya integriert stets die aktuell gültigen Pauschalbeträge zur Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. So ist entspricht Ihre Geschäftsausgabenverwaltung immer den aktuellen gesetzlichen Standards und Sie können Abrechnungen sicher und ohne Kopfzerbrechen erstellen.
Gesteigerte Flexibilität und Autonomie mit online Spesenabrechnungen
Mit einem Paketpreis von 5€ pro Monat und pro Lizenz im SILVER Abo (jährliche Abrechnung) und 8€ pro Monat und pro Lizenz (jährliche Abrechnung) für das beliebte GOLD Abo ist Expensya eine kostengünstige Komplettlösung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterwachsen kann.
Der Softwareanbieter bietet maßgeschneiderte Angebote für die besonderen Bedarfe seiner Kunden/-innen und begleitet diese auch nach der Projektimplementierung bei der Optimierung ihres Geschäftsausgabenmanagements.
Die Daten der Nutzer/-innen werden in abgesicherten Rechenzentren in Europa gespeichert, gesichert und dupliziert. Expensya bietet Ihnen somit die Ruhe, Sicherheit und Zeitersparnis, die Sie täglich in Ihrem Unternehmen benötigen.
Angebot von Expensya
Mit dem Aktionscode appvizer2019 können Sie Expensya die ersten 90 Tage kostenlos testen, registrieren Sie sich hierzu online und geben den entsprechenden Code bei der Anmeldung an.
Vorteile von Expensya
- Automatisierte Ausgabenerfassung dank OCR+ Technologie
- Gesetzeskonforme, digitale Archivierung Ihrer Daten
- Webbasierte, mobile Lösung (Web, Android, iOS, Windowsphone)
- Zertifizierungen :GDPR, ISO 27001, ISO 9001, ISO 27018, ISO 22301
Preise und Funktionen von Expensya
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Unser Test über Expensya
Expensya ist eine Lösung zur Verwaltung von Ausgaben für Unternehmen. Die Software ist webbasiert und auf iOS und Android verfügbar. Das Versprechen? Eine bequeme Verwaltung von Spesenabrechnungen.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten entlastet Expensya Mitarbeiter von diesem zeitraubenden Prozess.
Das Management von Fahrtkosten, Spesenabrechnungen und Erstattungen nimmt eine Menge Zeit. Um dieses Problem zu beseitigen, verfügen Reisekostenabrechnungsprogramme über verschiedene Funktionen, die die Verwaltung erleichtern. Schauen wir uns an, welche davon bei Expensya am interessantesten sind.
Automatische Kostenerfassung
Die automatische Erfassung von Ausgaben ist eine der am meisten geschätzten Funktionen. Ein einfaches Foto ist ausreichend, um Ihre Belege direkt in der Software zu entmaterialisieren. Expensya hat auf Schnelligkeit und Einfachheit gesetzt, damit die Mitarbeiter mit einem Klick auf ihre Spesenabrechnungen zugreifen können. Die mobile App ist stark genug entwickelt, um die wichtigsten Informationen (Betrag, Mehrwertsteuer, Zahlungsweise) zu erfassen. Diese automatische Erfassung erleichtert vor allem die Arbeit der Buchhaltungsteams des Unternehmens und beschleunigt die Erstattung der Ausgaben.
Informationen in Echtzeit
Dank der Cloud und einer klaren Benutzeroberfläche ist es einfacher, die laufenden und vergangenen Ausgaben Ihrer Mitarbeiter einzusehen. Sobald eine Quittung fotografiert wird, sendet die App automatisch eine Benachrichtigung an den Manager. Dieser hat dann die Wahl, den Antrag auf Erstattung anzunehmen oder abzulehnen.
Globales Ausgabenmanagement und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Expensya stellt Ihnen außerdem Dashboards und Statistiken zur Verfügung, damit Sie effektive Strategien zur Begrenzung Ihrer Ausgaben anpassen können. Das Ziel? Die Arbeit der Finanzabteilungen zu erleichtern. Die Berechnungen sind automatisiert, um Fehler zu minimieren, und die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand werden ebenfalls eingehalten.
Expensya hebt sich von der Konkurrenz mit einem OCR+ Erkennungssystem ab, das eine präzise Texterkennung mit einer sehr geringen Fehlerquote bietet.
Weitere relevante Funktionen
- Umgang mit mehreren Währungen,
- Import und Export von Daten in verschiedenen Formaten (CSV, XLS),
- Vertragliche Garantien.
Bewertungen von Expensya im Netz
Mit einer Gesamtbewertung zwischen 4,4/5 und 4,5/5 wird die Software vor allem für ihre einfache Handhabung (ein Foto genügt, um die Quittungen zu erhalten) und ihre künstliche Intelligenz, die eine Automatisierung der Berechnungen ermöglicht, geschätzt. Dagegen kritisieren einige Nutzer die Optimierung der Noten, wenn zu viele vergeben werden.
Buchhaltung
Expensya erleichtert Ihren Buchhaltungsprozess durch mehrere Funktionen, darunter:
- Verwaltung der Mehrwertsteuer (einschließlich mehrerer Mehrwertsteuerarten),
- den Kontenplan,
- die Kategorien der Ausgaben,
- die analytische Buchhaltung.
Die Software geht sogar noch einen Schritt weiter, indem sie zahlreiche Softwareprogramme wie Sage, Quadra, Quickbooks und viele andere integriert.
Falls die Software nicht mit der eigenen Software kompatibel ist, können Sie entweder Ihre Daten exportieren oder eine maßgeschneiderte Integration anfordern. Sie entscheiden außerdem, welche vertrauenswürdigen Nutzer Zugang zu diesen sensiblen Daten haben sollen.
Angemessene Preise
Eine der Stärken von Expensya ist sein Preis. Für 5 € zzgl. MwSt. pro Monat pro Nutzer erhalten Sie Zugang zu einer Reihe von Funktionen zur Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben. Das Gold-Paket ist umfassender und kostet nur 2 Euro mehr, um mehrere Kontenpläne zu verwalten oder Bankauszüge zu kontrollieren.
Auf Wunsch können Sie auch einen noch umfassenderen Tarif buchen.

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