Expensya: 360° Automatisierung Ihrer Geschäftsausgaben

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Expensya ist eine Softwarelösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, die als mobile App und Webanwendung verfügbar ist. Die Komplettlösung von Expensya adressiert sich an Unternehmen jeder Branche und Größe: Selbstständige, Kleinstunternehmen, KMUs und den Mittelstand sowie Konzerne und Großunternehmen.

Vereinfachte Verwaltung geschäftlicher Ausgaben

Die Erfassung von Geschäftsausgaben

Mit der Lösung von Expensya können Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen, indem sie ihre Belege direkt mit dem Smartphone fotografieren. Dank der intelligenten Bild- und Texterkennungstechnologie (OCR+ Technologie), erkennt die mobile App von Expensya alle relevanten Informationen in Sekundenschnelle: Betrag, Ausgabenkategorie, Mehrwertsteuer, Zahlungsmethode, Datum usw.

Die Abrechnung Ihrer Geschäftsausgaben, z.B. der Spesen oder Reisekosten, erstellt sich automatisch. Diese Abrechnung kann dann direkt in der Anwendung geprüft und bearbeitet werden, an Vorgesetzte zur Prüfung vorgelegt werden und dann zur Buchhaltung weitergeleitet werden, um Mitarbeitenden Ihre Kosten zu erstatten.

Alle Daten (Belege, Rechnungen, etc.) werden in einer sicheren Cloud archiviert.

Der Validierungsworkflow

Die Manager und Managerinnen werden automatisch benachrichtigt, wenn ihnen eine Ausgabe zur Validierung und Freigabe vorgelegt wird. Alles was sie jetzt noch tun müssen, ist diese mit wenigen Klicks entweder zu bestätigen oder abzulehnen:

  • Die Ausgaben werden 100% digital und papierlos erfasst,
  • Beträge müssen nicht erneut eingegeben werden und Excellisten mit monatlichen Ausgabenübersicht haben ausgedient,
  • Alle Berechnungen finden automatisiert statt.

Die Buchungseinträge werden ebenfalls direkt mit der Ausgabenerfassung erstellt:

  • Wenn Sie sich für eine Integration in Ihr Buchhaltungssystem entscheiden, werden diese Einträge auch direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware gespeichert,
  • Oder können ganz einfach in einem Format Ihrer Wahl exportiert werden.

Sie sparen sich Zeit bei der Bearbeitung von Abrechnungen jeglicher Art und dank intelligenter Dashboards und Statistiken erhalten Sie eine verbesserte Übersicht über die Ausgaben Ihrer Teams. Sie analysieren die Unternehmensausgaben und prüfen die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens.

Fahrtkosten, Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand

Expensya ist eine Komplettlösung die darauf ausgelegt ist Ihnen dabei zu helfen, die Spesen, Fahrt- und Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden effizient zu verwalten. Zum Beispiel:

  • Bei der Konfiguration des Tools können Sie diverse Fahrtkosten vordefinieren, z.B. Musterausgaben erstellen, Ausgabenrichtlinien und -Regeln sowie Höchstwerte für Ausgaben festlegen.
  • Für eine bessere Übersichtlichkeit und Komfort kategorisieren Sie Ihre Ausgaben.
  • Sobald Sie geschäftlich im Ausland unterwegs sind, wendet die Software automatisch die geltende Währungsumrechnung an.

Expensya integriert stets die aktuell gültigen Pauschalbeträge zur Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. So ist entspricht Ihre Geschäftsausgabenverwaltung immer den aktuellen gesetzlichen Standards und Sie können Abrechnungen sicher und ohne Kopfzerbrechen erstellen.

Gesteigerte Flexibilität und Autonomie mit online Spesenabrechnungen

Mit einem Paketpreis von 5€ pro Monat und pro Lizenz im SILVER Abo (jährliche Abrechnung) und 8€ pro Monat und pro Lizenz (jährliche Abrechnung) für das beliebte GOLD Abo ist Expensya eine kostengünstige Komplettlösung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens weiterwachsen kann.

Der Softwareanbieter bietet maßgeschneiderte Angebote für die besonderen Bedarfe seiner Kunden/-innen und begleitet diese auch nach der Projektimplementierung bei der Optimierung ihres Geschäftsausgabenmanagements.

Die Daten der Nutzer/-innen werden in abgesicherten Rechenzentren in Europa gespeichert, gesichert und dupliziert. Expensya bietet Ihnen somit die Ruhe, Sicherheit und Zeitersparnis, die Sie täglich in Ihrem Unternehmen benötigen.

Angebot von Expensya

Mit dem Aktionscode appvizer2019 können Sie Expensya die ersten 90 Tage kostenlos testen, registrieren Sie sich hierzu online und geben den entsprechenden Code bei der Anmeldung an.

Herausgeber: Expensya

Vorteile von Expensya

  • Automatisierte Ausgabenerfassung dank OCR+ Technologie
  • Gesetzeskonforme, digitale Archivierung Ihrer Daten
  • Webbasierte, mobile Lösung (Web, Android, iOS, Windowsphone)
  • Zertifikate: ISO 27001, GDPR, ISO 27018, ISO 22301, ISO 9001

Expensya Demo und Screenshots

Expensya: Offline Modus, Rechnungsversand per Mail, diverse Import- und Exportformate Expensya: 100 % mobile und papierlose Verwaltung von geschäftlichen Ausgaben - von der Erfassung bis zur Validierung! Expensya: Schnell-Scan mit OCR+ Technologie für Geschäftsausgaben, Spesen, Verpflegungskosten und Fahrtkosten Expensya: Komplettlösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben: Spesen, Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Kilometerpauschalen und vieles mehr...

Expensya Kunden

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Angebote und Tarife

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1 mois d'essai gratuit sans engagement ni carte bancaire.

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Funktionen

Buchhaltung
Buchhaltungs-Dashboard
Cost und Analyse Center
Dashboard & Berichte
Datenexport Buchhaltung
Import von Kontoauszügen
Kosten- und Leistungsrechnung Kostenkontrolle
Nebenbuchhaltung
Personalisierbarer Kontenplan
Sicherer Zugang für Ihren Wirtschaftsprüfer
Multiple Kontenpläne
Verwaltung von Kontoauszügen
Synchronisation mit Kreditinstituten
Dokument-management
Archivierung
Dokument aus Email hinzufügen Email an die Applikation weiterleiten, um neues Dokument hinzuzufügen
OCR Optische Zeichenerkennung
Archivierung mit Beweiskraft Archivierung mit Beweiskraft für Ihre sensibelsten Dokumente (Verträge, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen...)
Konfiguration der Software
Dashboard
Daten Import und Export (CSV, XLS)
Gruppen
Management von verschiedenen Währungen Möglichkeit mehrere Währungen zu verwalten
Mandantenfähig
PDF Export
User-Management
Vervielfältigung von Daten
Verwaltung von Rechten
Kosten-abrechnungen
Berechnung von Kilometerpauschalen Schätzung der Kilometergebühren ausgehend von den im Kalender eingetragenen Reisen
Erstellung von Buchungseinträgen
Fahrzeugmanagement
Kilometerpauschale
Kilometerpauschalenerklärung Erklärung zur Vorlage bei Ihrem Wirtschaftsprüfer als Excel-, PDF- oder CSV-Datei
Kostenanalyse
Management von Zahlungsbelegen
Reisespesen
Rückerstattungsverfolgung
Spesenerfassung
Validierung von Ausgaben Validierungsprozess mit Benachrichtigungen für jeden Schritt
Verwaltung von Sozialversicherungsabgaben
Spesenvorschüsse
Rechnungs-stellung
Automatische Berechnung der USt.
Elektronische Rechnungsstellung
Email-Versand von Rechnungen
Genehmigung / Validierung von Rechnungen
Management mehrerer Währungen
Management von Rechnungsnummern
Unterschiedliche Umsatzsteuersätze
Wechselkursmanagement
Veraltung von Guthaben
Vertragliche Garantien
Service-Level-Agreement (SLA) höher als 99,5% Das Service-Level-Agreement (SLA) legt das vom Dienstleister garantierte Serviceniveau im Verhältnis zur perfekten Verfügbarkeit fest.
Versicherung bei Datenverlust

Services

Integration & Kompatibilität
Kompatibel mit Linux OS
Kompatibel mit Mac OS
Kompatibel mit Windows OS
Integration mit Active Directory (AD)
API, Webdienste RESTful APIs
Mobilität
Mobile Anwendung
Offline-Modus
Responsive Web Interface Responsives Design. Die Anwendung passt sich an die Bildschirmgröße an
Sicherheit & Datenschutz
Data Loss Prevention (DLP) Kontrolle kritischer Geschäftsdaten mit integrierten DLP-Strategien auf der Grundlage regulatorischer Standards wie PII und PCI, die kritische Daten durch eine Inhaltsanalyse identifizieren, überwachen und schützen.
Geographische Datenredundanz
Strenge Kontrolle des Serverzugriffs
Tägliche Backups
SFTP SSH File Transfer Protocol oder Secured File Transfer Protocol
Single Sign-On (SSO)
Support
Community (FAQ, Forum)
Externer Datenschutzbeauftragter (DSB)
Helpdesk (Telefon, E-Mail, Ticket, Chat)
Online-Trainings (Webinare)
Unterstützung bei der Konfiguration
Wissensdatenbank (Tutorials, Demos)
Schulung vor Ort
Zugeordneter Kundenbetreuer

Daten in folgenden Ländern gespeichert: Niederlande

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