Factorial Finances ist das Finanzmodul der Factorial-Plattform, das darauf abzielt, die Verwaltung zu automatisieren, zu zentralisieren und zu vereinfachen von

• betrieblichen Ausgaben,
• Unternehmens­karten,
• und Projektverfolgung.

Gedacht für HR-Verantwortliche, Finanzmanager, Buchhalter und Führungskräfte von KMU oder mittelgroßen Unternehmen, hilft es, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Kostentransparenz zu verbessern.

Was sind die Hauptfunktionen von Factorial Finances?

Spesenabrechnungen

Das Modul für Spesenabrechnungen erleichtert die Erfassung, Genehmigung und Erstattung von Geschäftsausgaben. Mitarbeiter können ihre Ausgaben einreichen, Vorgesetzte genehmigen und das Finanzteam den gesamten Prozess überwachen.

• Manuelle Erfassung oder automatische Generierung von Ausgaben bei Zahlung mit einer Factorial-Karte
• Belege hochladen per Mobilgerät oder Computer, mit automatischer Erkennung (OCR)
• Erfassung von Kilometerkosten gemäß festgelegten Sätzen
• Kategorisierung und Buchungsprofile für den Export in die Buchhaltung
• Genehmigungs-Workflows mit Status (Entwurf, genehmigt, abgelehnt, erstattet)
• Multiwährung für Mitarbeiter auf internationalen Reisen
• Überwachung über Dashboards und detaillierte Exporte

Factorial Karten

Das Factorial-Kartensystem reduziert den Bedarf an Vorschüssen und ermöglicht eine Echtzeitkontrolle der getätigten Ausgaben.

• Physische Karten, virtuelle Karten und Einmal-Karten
• Möglichkeit, Limits festzulegen sowie Karten zu aktivieren oder zu deaktivieren
• Automatische Synchronisierung mit dem Modul Spesenabrechnungen
• Benachrichtigungen bei Transaktionen oder Überschreitung von Limits

Projektmanagement

Das Projektmanagement-Modul ermöglicht die Verknüpfung von Arbeitszeit und Ausgaben mit Projekten, um deren Rentabilität besser zu verfolgen.

• Erstellung von Projekten und Teilprojekten mit Budgets, Terminen und zugewiesenen Mitarbeitern
• Erfassung der geleisteten Arbeitszeit pro Projekt zur Berechnung der Personalkosten
• Zuordnung von Ausgaben (Spesen oder Karten) zu den entsprechenden Projekten
• Rentabilitäts-Dashboards: Überwachung von Kosten, investierten Stunden und verbleibendem Budget

Weitere nützliche Funktionen

• Möglichkeit, vorbereitete Daten entsprechend den definierten Buchungsprofilen zu exportieren (abhängig von der Kompatibilität der verwendeten Buchhaltungssoftware), um sie mit dem Steuerberater zu teilen
• Erstattung von Ausgaben: genehmigte Ausgaben können zur Rückerstattung berücksichtigt werden, die genaue Methode (Integration in die Gehaltsabrechnung oder separate Überweisung) hängt von der lokalen Konfiguration ab
• Berechtigungen und Rollen: Definition von Rechten für Mitarbeiter, Manager und Finanzteam

Warum Factorial Finances wählen?

• Zeitersparnis und Automatisierung: OCR, Kartensynchronisation und Workflows reduzieren den Verwaltungsaufwand
• Echtzeit-Transparenz: klarer Überblick über Ausgabenstatus, Budgets und Rückerstattungen
• Kostenkontrolle von Projekten: Verknüpfung von Ausgaben und Arbeitszeit mit Projekten zur Messung der Rentabilität
• Flexibilität: verschiedene Kartentypen, Multiwährung, Genehmigungsprozesse und anpassbare Kategorien