Mit Obeya revolutionieren Sie Ihr Lean Management!

Obeya ist japanisch und lässt sich mit “großer Raum” oder “Big Room” übersetzen, es bezeichnet in unseren Breitengraden aber vor allem eine innovative Methode des Projektmanagements oder Lean Managements. Doch was genau ist Obeya? Wie funktioniert die Methode und ist sie die richtige für Sie?

“Obeya” oder manchmal “Obeya of Obeya” ist der Name der agilen Projektmanagement Methode, die von Takeshi Uchiyamada, während seiner Zeit als CEO von Toyota entwickelt wurde.

Unter anderem wegen dieser glorreichen Idee gilt Takeshi Uchiyamada heute völlig zurecht als Koryphäe des Entrepreneurship und als Schöpfer des berühmten Toyota Prius. Die Firma hat es dank dieser Methode geschafft die Entwicklungszeit eines neuen Fahrzeuges enorm zu reduzieren. nämlich von durchschnittlich 36 Monaten auf nur 12 Monate. Und das alles nur durch Lean Production und gute Work Organization!

Die Basis der Obeya Methode ist, dass sich alle Teamleiter, deren Teams an einem Projekt arbeiten, regelmäßig in einem Raum treffen, um wichtige Entscheidungen zu treffen.

Auf den ersten Blick also nicht unbedingt eine bahnbrechende Innovation, was die Technik allerdings besonders macht, sind der Raum und die Teilnehmer.

Die Teilnehmer (in der Dokumentation oft “People” genannt) sollten Entscheider aus allen verschieden Gruppen sein, die Teil des Product-Teams sind, um einen optimalen Austausch zu schaffen.

Der Sinn des Obeya ist allen Team-Mitgliedern schnell und so detailliert wie nötig zu erklären, was warum und wie gemacht wird. Bei allen Entscheidungen wird darauf geachtet, dass der Mehrwert für den Endkunden sichergestellt ist (Goal Control und Improvement).

Das Spezielle an dem Raum ist, dass ein Obeya-Raum nur für EIN Projekt reserviert ist.

Die Wände können zur Visualisierung aller Informationen, die für das Projekt wichtig sind, genutzt werden und der Raum sollte immer zugänglich sein. So können die Projektmitarbeiter jederzeit ihr Wissen auffrischen, oder neue Informationen hinzufügen, die beim nächsten Meeting besprochen werden sollten (Visual Management).

Im Original handelte es sich hierbei um einen realen Raum, der über und über mit Post-Its und Plakaten beklebt war. Heute gibt es natürlich bereits digitale Lösungen und Tools, die die Progress Visualization noch schneller und einfacher machen.

Mit Fortschreiten der Digitalisierung und den immer schneller werdenden Innovationen der VUCA-Welt werden auch Teams die an einem Projekt arbeiten, immer interdisziplinärer.
Brauchte man für den Bau eines Autos vor einigen Jahren noch hauptsächlich Ingenieure und Mechaniker, sind heute zusätzlich zum Beispiel:

• UX-Designer,
• App-Entwickler,
• Audiotechniker,
• Produktdesigner,
• und Informatiker vertreten.

Dadurch kann leicht ein sogenanntes Silodenken entstehen. Das heißt jedes Team produziert seinen Teil des Produktes und am Ende versucht man alles wie ein Puzzle zusammenzusetzen. Wenn es dann Probleme gibt, muss das Projekt nochmal überarbeitet werden, um das Hindernis zu beseitigen.

Durch Obeya wird die Kommunikation optimiert. Es könnte zum Beispiel bei unserem Auto passieren, dass der Produktdesigner aus optischen Gründen eine sehr flache Motorhaube plant. Der Motor, der eingebaut werden soll wäre aber viel zu groß für dieses Design. Damit nun nicht beide Teams viel Zeit verschwenden, werden regelmäßig Treffen abgehalten. So kann ein Kompromiss gefunden werden oder frühzeitig ein anderer Weg eingeschlagen werden und das Hindernis entsteht gar nicht erst.

Dadurch kann Verschwendung verhindert werden und die Teams machen wirklich nur die Arbeit, die wichtig für das fertige Produkt und schließlich für den Kunden ist (das wird auch LEAN-Management genannt). Den Kunden interessieren nämlich interne Abläufe und Problem nicht, sondern nur die Qualität und der Preis des Endproduktes.

Zuerst sollte geklärt werden, in welchem Rhythmus die Besprechungen abgehalten werden. Einige Teams bevorzugen es, sich einmal im Monat auszutauschen, andere treffen sich jeden Tag.

Abhängig vom Team und den Umständen, sollte also gemeinsam entschieden werden, wann die Meetings stattfinden sollten. Das kann sich im Laufe eines Projektes auch ändern, häufig werden zu Beginn und in den finalen Zügen eines Projektes öfter Absprachen benötigt, und in der Mitte eher weniger.

Für ein produktives Meeting sollte im Raum alles vorhanden sein, was zur Projektvisualisierung benötigt wird. Zum Beispiel:

• Tafeln,
• Flipboards,
• Post-Its,
• Marker und Stifte,
• Tische, am besten Stehtische,
• Beamer oder Bildschirme,
• Stromversorgung, Adapter, usw.

Falls Sie eine digitale Form des Obeya wählen, benötigen Sie dementsprechend andere Lösungen:

• Kollaborations-Software, digitales Blackboard oder irgendeine Form der digitalen Projektvisualisierung auf Basis von New Media;
• Videochat-Software für die Online Meetings;
• Hardware (Laptops mit funktionierenden Mikrofonen).

Der Raum kann natürlich auch von den einzelnen Gruppen als Arbeitsraum genutzt werden oder er kann als Workshop-Raum fungieren.

Der Sinn des Obeya Meetings ist es, schnell und einfach Antworten auf Fragen zu erhalten, die die Projektteams nicht selbst lösen können. Deshalb ist eine gute Vorbereitung mit Stichpunktzetteln oder Projektkarten unumgänglich (Clear Project Data). Es sollen so schnell und kurz wie möglich die wichtigsten Projektfortschritte geteilt werden. Das ermöglicht, dass Mitglieder aus anderen Teams Fragen stellen oder Informationen teilen können, falls sie denken, dass es relevant für das Thema ist.

Es ist aber nicht erwünscht Details zu teilen oder lange und ausufernd über das Vorgehen zu sprechen. Bevor ein Teamleiter die Lösung eines Problemes im Obeya angeht, sollte er sicher sein, dass er es nicht intern im Team oder mit der hilfe einer E-Mail an einen Kollegen Lösen kann. Zu Beginn eines Projektes sind das häufig Budgetfragen, wenn ein Material oder eine Dienstleistung doch teurer ist als erwartet. Denn hier ist es schließlich der Projektleiter oder Projektsponsor, der entscheiden muss, ob eine Umverteilung von Budget noch möglich ist.

Begonnen wird das Treffen mit einem kurzen Statusupdate, dabei soll nichts wiederholt oder aufgefrischt werden, denn die Dokumentation ist ja optimalerweise an den Wänden des Raums (oder im digitalen Tool) vorhanden.

Dabei gibt es mehrere Methoden der Projektvisualisierung, man kann ein leicht angepasstes Scrum-Board nutzen oder eine Kanban Tafel oder ein eigenes Konzept entwickeln. Sehr oft wird der PDCA-Zyklus, ein Management Process und Visualisierungs-System auf 4-Pasen-Basis verwendet. Damit lassen sich Aufgaben in eine Plan-, eine Do-, eine Check- und eine Act-Phase ein.

Wenn also alle Projektleiter mit ihren wichtigen Anlegen im Obeya zusammenkommen, sollten sie ihre Probleme vorstellen und wenn möglich sogar mehrer Lösungsoptionen vorschlagen. Dann kann im Team oder von dem Verantwortungsträger entschieden werden, welche Option gewählt wird.

Das Ziel von Obeya ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu gewährleisten und die Entscheidungsprozesse zu vereinfachen. Es kann als eine Art Zwischenstufe von hierarchischer zu agiler Arbeitsweise verstanden werden. Denn die Teams können selbstorganisiert arbeiten und agile Methoden nutzen und wenn sie auf Probleme stoßen, die sie selbst nicht lösen können, wird ihnen Hilfe zur Verfügung gestellt.

Nun kennen sie alle nötigen Informationen, um Ihren eigenen Obeya Raum einzuführen. Kennen Sie noch ein paar gute Tipps für die optimale Arbeit mit Projekträumen? Teilen Sie sie in den Kommentaren!