Dokumentenmanagement: Software

Von der Erstellung, bis zum Löschen von Dokumenten: Behalten Sie mit den Softwares im Bereich Kollaboration immer den Überblick über alle Dokumente. Das digitale Dokumentenmanagement (DMS) kann Ihnen im Unternehmen behilflich sein:

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Dokumentenmanagement
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Unsere Auswahl von 14 dokumentenmanagement-Software

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Kostenpflichtige Version ab 49,00 € pro Jahr

Ermöglicht einfaches elektronisches Unterschreiben, Verwalten und Senden von Dokumenten.

GoSign bietet eine intuitive Plattform für das elektronische Unterschreiben, mit der Benutzer Dokumente sicher verwalten, versenden und unterzeichnen können. Die Software unterstützt verschiedene Dateiformate und bietet nützliche Funktionen wie Massenversand, Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools und einen Audit-Trail für rechtliche Beständigkeit.

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Zeit gewonnen, Geld gespart

Dokumente jederzeit und überall auf einfache Weise unterzeichnen.

Vollständige rechtliche und regulatorische Konformität.

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Effizientes Dokumentenmanagement - einfache Verwaltung und schneller Zugriff auf Daten.

Mit diesem Dokumentenmanagement-System können Sie Dokumente digitalisieren, archivieren und verwalten. Es erleichtert die Zusammenarbeit und ermöglicht schnellen Zugriff auf Daten von überall aus.

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Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement und erhöhen Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe mit einer leistungsstarken Software.

Die Software ermöglicht eine einfache und schnelle Suche von Dokumenten, automatische Klassifizierung und Versionierung, sowie eine nahtlose Integration in bestehende Systeme. Mit M-Files sparen Sie Zeit und steigern Ihre Produktivität.

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Fortschrittliches Dokumentenmanagement mit Hilfe von Metadaten

Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Info zu erleichtern

Sichere Cloud-Lösung, die auch als On-Premises-Lösung verfügbar ist

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Dokmee organisiert und speichert Dokumente digital. Damit können Sie auf alle Dateien von überall zugreifen und Zeit sparen.

Dokmee bietet viele Funktionen, um Dokumente effizient zu verwalten. Sie können Dokumente indizieren, OCR-Texterkennung durchführen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr. Dokmee ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Ihr Unternehmen.

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Preis auf Anfrage

Effizientes Dokumentenmanagement für jedes Unternehmen. Schneller Zugriff auf alle Dokumente, einfache Suche und Bearbeitung.

Mit der Software können Unternehmen ihre Dokumentenflut einfach und effizient organisieren. Der schnelle Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht eine schnelle Bearbeitung und dank der einfachen Suche können benötigte Dokumente schnell gefunden werden.

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizienter mit einer Software, die Ihnen dabei hilft, Dokumente sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen.

Die Dokumentenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Dokumente zentral zu speichern und zu organisieren, um den Zugriff zu erleichtern. Mit der Möglichkeit, die Zugriffsrechte zu steuern, können Sie sicher sein, dass Ihre Daten geschützt sind. Außerdem können Sie Dokumente einfach teilen, um die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu verbessern.

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Kostenpflichtige Version ab 4,00 € pro Monat

Verwalten Sie Ihre Dokumente sicher und effizient in der Cloud. Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Dateien nahtlos mit Kollegen.

Die Dokumentenverwaltung in der Cloud spart Zeit und Geld. Die Zusammenarbeit ist einfach und effektiv. Arbeiten Sie jederzeit und von überall aus.

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizient und sicher. Organisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und verbessern Sie die Zusammenarbeit.

Mit der Document Management Software können Sie Dokumente einfach erstellen, bearbeiten und teilen. Die automatisierte Ablage und Archivierung sorgt für eine schnelle und effektive Suche. Die Workflow-Funktionen ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit und Nachverfolgung.

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Preis auf Anfrage

Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System mit fortschrittlichen Funktionen wie PDF-Erstellung, Dateikomprimierung und Verschlüsselung.

Mit diesem System können Sie Ihre Dokumente einfach organisieren, bearbeiten und teilen. Die automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF-Dateien spart Zeit und ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit. Die Dateikomprimierung spart Speicherplatz und die Verschlüsselung schützt vertrauliche Informationen.

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Kostenpflichtige Version ab 390,00 € pro Monat

Dokumenten-Management-Software zur zentralen Speicherung, Suche und Verwaltung von Dokumenten. Automatische Kategorisierung und Versionskontrolle.

Outmind ist eine SaaS-Software, die Unternehmen bei der effizienten Organisation von Dokumenten unterstützt. Dank der automatischen Kategorisierung und Versionskontrolle können Benutzer Dokumente schnell finden und bearbeiten. Die zentrale Speicherung der Dokumente verbessert die Zusammenarbeit und erhöht die Sicherheit.

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Kostenpflichtige Version ab 9,99 € pro Monat

Effektives Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen. Verwalten Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort und sparen Sie Zeit und Geld.

Mit unserem Software-Tool können Sie Dokumente einfach scannen, archivieren und verwalten. Die OCR-Technologie ermöglicht das schnelle Durchsuchen und Finden von Dokumenten. Durch die Integration mit anderen Tools wird die Zusammenarbeit im Team erleichtert.

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Dokumente ortsunabhängig digitalisieren, verwalten und bearbeiten

Im Team zusammenarbeiten und Arbeitsprozesse abbilden

Einfacher Export an Buchhaltungssoftware wie DATEV & Co.

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Kostenpflichtige Version ab 17,00 € pro Monat

Eine Software zur effektiven Verwaltung von Dokumenten, die eine schnelle Suche und einfache Zusammenarbeit ermöglicht.

Mit diesem Dokumenten-Management-System können Sie Dokumente schnell und einfach organisieren, archivieren und teilen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die leistungsstarke Suchfunktion erleichtern die Arbeit. Zudem können Sie mit anderen Benutzern zusammenarbeiten und Dokumente gemeinsam bearbeiten.

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Effizient Dokumente verwalten. Automatisierte Workflows, schnelle Suche und intuitive Bedienung.

Mit dem Document Management System können Unternehmen ihre Dokumente einfach und schnell verwalten. Automatisierte Workflows ermöglichen eine effiziente Bearbeitung und schnelle Suche. Die intuitive Bedienung erleichtert die tägliche Arbeit und spart Zeit und Kosten.

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Preis auf Anfrage

Verwalten Sie Ihre Dokumente einfach und sicher mit dieser Software. Automatisieren Sie Prozesse und teilen Sie Dokumente effizient.

Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit. Es gibt auch eine Versionierungsfunktion und die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu verwalten.

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100% offline und lokal auf dem Gerät

Höchste Scanqualität mit Realtime Detection, Image Optimization...

Integration in unter einem Tag

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Dokumentenmanagement Software: Ratgeber

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

Definition

Das digitale Management von Dokumenten (DMS oder EDM für electronics document management system) ist eine Webanwendung, die Ihnen das Speichern, Zugreifen und Verändern von Dateien aus Ihrem Unternehmen (Rechnungen, Lohnzettel, Bestellscheine, technische Dokumente, Mails, Videos, etc.) in einer Cloud ermöglicht.

Wie funktioniert das?

Dokumenten Management Systeme zentralisieren und organisieren Ihre digitalen Dateien. Mithilfe einer cloudbasierten Anwendung könne sich Ihre Kollegen einfach mit einem Browser  (PC, Smartphone, oder Tablet) verbinden:

  • Um Dokumente einzusehen, oder Zugriffsrechte anzufragen
  • Um Dokumente zu bearbeiten
  • Um Dokumente zu teilen
  • Um Datenbanken anzulegen oder zu pflegen
  • Um Elemente zu löschen 

Der Administrator kann die Zugangsrechte der Kollegen zum DMS verwalten: Nur Ansichtsmodus, Bearbeitung, Teilen, keinen Zugriff.

Ein Angebot eines Softwareherstellers beinhaltet normalerweise einen Cloud-Speicherplatz. Trotzdem kann die Software aber auch mit Ihrem Server zusammenarbeiten.

Was sind die Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems?

Die Digitalisierung von Dokumenten

Zuerst importieren Sie die Dateien Ihres Unternehmens:

  • Uploaden Sie Ihre Daten durch einfaches Drag and Drop Verfahren in einen Ordner
  • Sie können die OCR-Technologie benutzen und Fotos von Dokumenten mit Ihrem Smartphone schießen.
  • Verbinden Sie die Software mit Ihrem E-Mail Programm  

Um die Archivierung zu vereinfachen, können Sie die Software mit dem Scanner oder Kopierer verbinden.

Ihr System kann folgendes bearbeiten:

  • Alle Dateien: Verwaltungsdaten, Verträge, Lohnabrechnungen, Bestellscheine, Rechnungen von Zulieferern und Kunden, etc.
  • Alle Formate: PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, Videos, Google Doc, sharepoint, usw.

Um alle Dokumente korrekt zu archivieren, strukturieren Sie Ihr Ordner-Verzeichnis und verwenden Sie Schlagworte und sortieren Sie nach Kategorien (nach Person, Projekt, Team, Posten, etc.) und speichern Sie Ihre Dateien in den verschiedenen Ordnern und Unterordnern.

Die Software erkennt außerdem Dokumente mit denselben Formaten und ordnet diese automatisch. Zum Beipiel, wenn Ihre Rechnungen im Ordner "Rechnungen" gespeichert sind.

Das Management von Dokumenten im System

DIe folgenden Funktionen sind das Herzstück eines DMS:

  • Aufrufen von Dokumenten
  • Bearbeiten von Dokumenten durch mehrer Personen gleichzeitig
  • Teilen von einzelnen Dokumenten oder mehreren
  • Speicherung und Sicherung der Daten mit Versionsverlauf
  • Löschen und Wiederherstellung von Dokumenten
  • Hinzufügen von Kommentaren und Tags

Einige Dokumente erfordern einen Workflow, um Anfragen und Rechte zu verwalten. Zum Beispiel:

  • Eine Anfrage zur Einsicht, oder zum Download eines sensiblen Dokuments
  • Eine Anfrage zum Teilen einer Datei mit einer internen oder externen Person (Kunde, Partner)
  • Eine Veränderung, die eine vorherige Zustimmung erfordert: Umbennenung, Löschen, Archivieren, etc.
  • Usw.

Der Administrator des Dokuments oder der Anwednung wird automatisch über die Anfrage benachrichtigt und kann diese akzeptieren oder ablehnen.

Die Person, mit der ein Dokument geteilt wird, wird automatisch per E-Mail benachrichtigt. Eine zu große Datei kann per Mail in Form eines Links zum Download versendet werden.

Umgebung für die Zusammenarbeit

Einige DMS beinhalten einen Ort für die Teamarbeit, damit sich Teams bei Projekten austauschen können.

  • Dokumente teilen (intranet oder internet)
  • In einem Chat diskutieren, oder nachfragen
  • Einen Aufgabenplaner verwenden
  • Benachrichtigungen erhalten
  • Den Terminkalender eines Teammitglieds oder einer Abteilung ansehen

Mit der Synchronisationsfunktion der Software verfügen Sie auf Ihrem Schreibtisch einen vollständigen Zugang zu Ihrem gesamten Speicher. Wenn sie die Berechtigung dafür haben, können Sie Dokumente bearbeiten oder erstellen. 

Die an einem Gerät bearbeiteten Dokumente werden automatisch hochgeladen und als neue Version in Ihrem System und dadurch gleichzeitig auf den Geräten aller Kollegen gespeichert.

Im Offline Modus werden Dokumente automatisch synchronisiert, sobald eine Internetverbindung wieder hergestellt ist.

Eine Sicherheitsanwendung

Die Hersteller von Dokumentenmanagement Software bieten verschiedene Sicherheitsstufen an, um den Schutz Ihrer Daten zu garantieren:

  • Ende-zu-ende Verschlüsselung Ihrer Daten (SSL)
  • Gesicherte Cloud in sicheren Daten und Server-Centern
  • Authentifizierung durch mehrere Faktoren und durch verschiedene Merkmale (NFC, IP, Zeitschaltung, biometrisch, QR Code, usw.)

 Wer benutzt Dokumentenmanagement Systeme?

Die Digitalisierung von Dokumenten ist heutzutage notwendig geworden und macht Dokumente leichter zugänglich und teilbar, Eine kleines oder mittleres Unternehmen kann von der einfachen Einrichtung , einer guten Bürosoftware und eine sicheren externen Speicherung profitieren. Ein Steuerberater, lokale Vereine, Großunternehmen, usw. nutzen zum größten Teil ein DMS, um ihre Datenbanken zu verwalten.

Die Software wird normalerweise durch die IT-Abteilung eingerichtet und kann dann durch die verschiedenen Abteilungen verwenden werden, um Kontakte zu verwalten, die Kundenbeziehungen zu verbessern, etc.

Warum sollte man ein Dokumentenmanagement System im Unternehmen verwenden?

Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, die Lebenszyklen aller Dokumente zu verwalten, indem man die mühsame Archivierung von Papieren, Karteien und Ordnern vermeidet. Trotzdem gibt es auch Nachteile.

Vorteile

  • Kein Papierkram mehr, Dokumente werden online gespeichert und sind leicht zugänglich
  • Erleichtert das Projektmanagement zwischen den einzelnen Mitarbeitern eines Teams
  • Spart Zeit und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter
  • Schutz gegen Datenverlust
  • Cloud-Lösung: Keine Angst vor Datenverlust, falls Material/Hardware aus der Firma gestohlen wird
  • Kompatibel mit allen ERP-Systemen (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, usw.) und allen Informationssystemen (CRM, CMS, Social Networks, etc.)

Nachteile

  • Falls ein Werkzeug ausfällt, riskieren Sie alles zu verlieren, sofern Sie keine externe Sicherung durchgeführt haben
  • Falls der Software-Anbieter seinen Dienst einstellt, kann das Probleme mit Ihrer Cloud mit sich bringen
  • Bevor sie sich für ein DMS anmelden, sollten sie sich versichern, dass es eine Umkehrbarkeits-Klausel für Ihre Daten gibt, falls es zu einem Vertragsbruch kommen sollte.
  • Möglicherweise Probleme bei der Synchronisierung, falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig offline an demselben Dokument arbeiten.

Dokumentenmanagement Software: FAQ

Eine Dokumenten-Management-System-Software ermöglicht es Unternehmen, elektronische Dokumente zu erstellen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Sie kann auch dabei helfen, den Zugriff auf Dokumente zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Informationen zugreifen können.

Beim Suchen einer Dokumenten-Management-System-Software sollte man auf Funktionen wie automatische Dokumentenklassifizierung, Volltextsuche, Versionierung, Integration mit anderen Anwendungen, Benutzerberechtigungen und -zugriff sowie Sicherheit achten.

Ein Dokumenten-Management-System kann die Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigern, indem es den Zugriff auf Dokumente erleichtert, die Zusammenarbeit fördert, die Dokumentensicherheit verbessert und die Kosten für die Verwaltung von Papierdokumenten reduziert.

Es gibt viele Dokumenten-Management-System-Software-Optionen auf dem Markt, darunter bekannte Namen wie Microsoft SharePoint, DocuWare und Laserfiche. Die beste Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.

Es gibt einige kostenlose Dokumenten-Management-System-Software-Alternativen wie LogicalDOC Community Edition, OpenKM, Alfresco Community Edition und Nuxeo Community Edition. Diese bieten jedoch möglicherweise nicht alle Funktionen, die in kostenpflichtigen Versionen verfügbar sind.