Wohlwollend "Nein" sagen: Wie verfasst man eine E-Mail, in der man eine Bewerbung nach einem Vorstellungsgespräch ablehnt?
Personalverantwortliche, vernachlässigen Sie auf keinen Fall das Verfassen von Briefen oder E-Mails, in denen Sie Bewerbungen nach einem Vorstellungsgespräch ablehnen!
Warum ist das so? Ganz einfach: 92 % der Bewerber halten andere Personen aktiv davon ab, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, mit dem sie schlechte Erfahrungen gemacht haben (Robert Walters).
Ich nehme an, Sie wollen nicht, dass Ihre Arbeitgebermarke darunter leidet? Und Sie haben auch allen Grund dazu! Deshalb haben wir Ihnen ein paar Beispiele zusammengestellt, wie Sie eine wohlwollende und gleichzeitig professionelle Absage-E-Mail verfassen können - gespickt mit wertvollen Tipps!
Beispiele für eine E-Mail mit einer Absage nach einem Bewerbungsgespräch
Mail zur Ablehnung einer Bewerbung nach einem Vorstellungsgespräch
Guten Tag [Name und Vorname des Bewerbers],
vielen Dank, dass Sie Ihre Zeit und Mühe investiert haben, um unser Team für die Stelle als [Jobtitel] bei [Name des Unternehmens] kennenzulernen. Wir alle haben uns sehr gefreut, Sie kennen zu lernen und mehr über Sie zu erfahren.
Leider konzentrieren wir uns derzeit auf die Einstellung von Bewerbern, die mehr Erfahrung haben. Ihre Bewerbung konnte daher nicht berücksichtigt werden.
Unser Team war jedoch wirklich beeindruckt von Ihrer Motivation und Ihren persönlichen Fähigkeiten, obwohl Sie nur wenige Jahre Erfahrung in Ihren vorherigen Aufgaben hatten.
Daher erlauben wir uns, Ihre Bewerbung aufzubewahren, falls sie zu unseren nächsten Stellenausschreibungen passen könnte. Wenn wir also eine freie Stelle haben, die besser zu Ihrem Profil passt, werden wir uns gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, schreiben Sie uns bitte. Ich werde sie gerne beantworten und mich mit Ihnen austauschen.
Ich wünsche Ihnen viel Glück bei Ihren Recherchen und zukünftigen Projekten,
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]
Mail über die Ablehnung einer internen Bewerbung
Guten Tag [Name und Vorname des Bewerbers],
vielen Dank, dass Sie sich für unsere Stelle als [Stellenbezeichnung] beworben haben. Wir haben die Zeit und die Bemühungen, die Sie investiert haben, sehr geschätzt.
Ich möchte Sie jedoch über unsere Entscheidung informieren, mit einem anderen Kandidaten für diese Rolle weiterzumachen.
Wir schätzen all die Arbeit, die Sie in Ihrer derzeitigen Position geleistet haben, und bewundern Ihren Wunsch, eine neue Rolle zu übernehmen, aber im Moment suchen wir nach einer Person mit mehr Managementerfahrung.
Je nach Ihren Fähigkeiten und der Erfahrung, die Sie in Ihrer Rolle als [derzeitiger Stellentitel] gesammelt haben, könnten Sie erwägen, sich für eine Stelle als [Stellentitel] zu bewerben, wenn wir am [Datum] mit der Annahme von Bewerbungen beginnen.
Ich wünsche Ihnen viel Glück und danke Ihnen nochmals für Ihre Bewerbung und Ihr Engagement für [Name des Unternehmens]. Bitte zögern Sie nicht, sich für jede andere interne Stelle zu bewerben, an der Sie interessiert sind.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Absenders]
Warum ist es wichtig, nach einem Vorstellungsgespräch eine E-Mail mit der Absage an eine Bewerbung zu verfassen?
Obwohl viele Unternehmen diesen Schritt in ihrem Einstellungsverfahren auslassen, ist das Verfassen einer Absage-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch dennoch unerlässlich.
Warum ist das so? Weil sie die wohlwollenden und respektvollen Werte Ihrer Organisation gegenüber den Bewerbern widerspiegelt.
Hier sind einige Gründe, die Sie davon überzeugen sollten, sich dieser Übung zu unterziehen. 👉
Respekt und Transparenz
Das Versenden einer Absage-E-Mail ist eine Möglichkeit, den Bewerbern zu zeigen, dass Sie die Investition und Energie , die sie aufgebracht haben, anerkennen . Diese Geste geht weit über eine reine Verwaltungsformalität hinaus: Sie klärt die Situation und zeigt, dass Sie den Bewerbungsprozess als Ganzes respektieren.
Darüber hinaus stellt eine gut formulierte Absage auch sicher, dass der Bewerber nicht im Ungewissen bleibt - ein Gefühl, das viel Frustration erzeugt.
Aufrechterhaltung eines guten Rufs
In einem Arbeitsmarkt, in dem die Unternehmen um die besten Profile kämpfen, kann Ihr Ruf eindeutig den Unterschied ausmachen.
Eine gut formulierte Absage-E-Mail unterstützt das Image Ihrer Organisation, indem sie beweist, dass Sie Bewerber wertschätzen und professionell handeln.
Diese Aufmerksamkeit gegenüber Bewerbern trägt dazu bei, Ihre Arbeitgebermarke zu stärken und sich von der Konkurrenz abzuheben. Damit positionieren Sie sich als eine Einrichtung, die sich um die Erfahrung der Bewerber kümmert.
Ermutigung und Feedback
Eine Absage ist mehr als nur eine Ablehnung: Sie kann auch eine Quelle der Ermutigung sein, da Sie darin Ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen.
Denn selbst wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war, liefert ein ausführliches Feedback wertvolle Hinweise, die dem Bewerber helfen, Fortschritte zu machen. Durch Feedback und Ratschläge zu verbesserungswürdigen Punkten wird das "Scheitern" für den Bewerber zu einer Chance, sich weiterzuentwickeln.
Aufrechterhaltung eines Talentpools
Auch wenn Bewerber für eine bestimmte Stelle nicht in Frage kommen, können sie sich bei künftigen Einstellungen als wertvolle Talente erweisen.
Indem Sie eine respektvolle Kommunikation aufrechterhalten, bauen Sie eine dauerhafte Beziehung zu ihnen auf. Und so halten Sie einen Pool an Talenten für potenzielle zukünftige Kooperationen bereit!
Wie verfasst man eine gute E-Mail, in der man eine Bewerbung nach einem Vorstellungsgespräch ablehnt? Unsere 5 Tipps
1 - Bedanken Sie sich beim Bewerber!
Als Erstes, und nicht zuletzt, sollten Sie dem Bewerber danken:
- für das Interesse, das er dem Unternehmen entgegenbringt ;
- für die Zeit, die er in den Prozess investiert hat;
- für seine Motivation und sein Engagement.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Bemühungen des Bewerbers mit einem Dankeschön zu würdigen, vor allem, wenn er zum Vorstellungsgespräch angereist ist.
2 - Offenheit ist gefragt, seien Sie transparent!
Als Nächstes müssen Sie dem Bewerber erklären, warum Sie ihn nicht genommen haben.
Teilen Sie ihm die tatsächlichen Gründe mit, gestalten Sie Ihre E-Mail so persönlich wie möglich - das sind Sie ihm mindestens schuldig!
Warum ist das so? Mehrere Gründe:
- für die aufgewendete Zeit ;
- für seine berufliche Entwicklung (eventuell bestimmte Punkte in seinem Bewerbungsprozess ändern oder verbessern) ;
- für seine persönliche Entwicklung (sich nicht demotivieren lassen, Misserfolge akzeptieren und nach vorne schauen).
👉 Beispiele für plausible Gründe, die Arbeitgeber aber nicht zu präsentieren wagen:
- seine Persönlichkeit, die zu sehr von der Dynamik des Teams abweicht ;
- seine Bewerbung, die zu spät abgeschickt wurde ;
- seine Berufserfahrung, die nicht mit dem Niveau/der Branche/dem Bereich der Stelle übereinstimmt ;
- seine fachlichen Kompetenzen sind gut, aber seine Soft Skills sind nicht mit den Voraussetzungen der Stelle vereinbar.
💡 Wichtiger Punkt: Sie müssen ihm nicht sagen, dass Sie seine Kontaktdaten behalten, wenn dies nicht der Fall ist. Sie haben das Recht, von seinem Profil nicht begeistert zu sein!
3 - Stellen Sie nicht nur das Negative dar, sondern heben Sie die Stärken des Bewerbers hervor!
Als Bewerber und Arbeitssuchender ist es hart, wenn ein Angebot abgelehnt wird. Dieser Misserfolg erweist sich manchmal als sehr demotivierend und kann das Selbstvertrauen wirklich angreifen. Vor allem, wenn sich die Absagen häufen...
Wir empfehlen Ihnen daher, die Stärken des Bewerbers hervorzuheben. So können Sie ihm helfen, seine Suche in Ruhe fortzusetzen.
👉 Beispiel: Übrigens sind Ihre Sprachkenntnisse wirklich beeindruckend!
4 - Verschließen Sie sich nicht, bleiben Sie offen für Diskussionen!
Wenn Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein Großkonzern sind, ist es verständlicherweise schwierig, ein Feedback zum Vorstellungsgespräch mit all den abgelehnten Bewerbern zu geben.
Wenn Sie aber jemand darum bittet (vor allem, wenn er Sie bereits ein- oder mehrmals getroffen hat), sollten Sie seine Fragen beantworten. Das ist das Mindeste, was Sie tun können, vor allem, wenn Sie sich über einen längeren Zeitraum engagiert haben.
Abgesehen von der menschlichen Seite ermöglicht es dem Bewerber, offen für Gespräche zu sein:
- die Erfahrung als Bewerber bei Ihrem Unternehmen zufriedener und selbstbewusster zu beenden;
- bei der nächsten Suche motiviert und gelassener zu sein;
- klare und präzise Antworten auf die Fragen zu erhalten, die er sich stellt;
- eventuell bestimmte Elemente seiner Bewerbung zu verbessern.
5 - (Optional) Schlagen Sie den Bewerbern vor, sich erneut zu bewerben.
Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Bewerber gut für eine andere Stelle in Ihrem Unternehmen geeignet wäre, lassen Sie ihn das wissen. Sie können ihn z. B. auffordern, sich für zukünftige Jobs zu bewerben.
💡 Wir raten Ihnen jedoch davon ab, diese Einladung in Ihre Nachricht aufzunehmen, wenn Sie es nicht wirklich so meinen. Machen Sie keine falschen Hoffnungen, nur um freundlich zu wirken!
Was ist mit der Automatisierung der E-Mail mit der Absage an eine Bewerbung?
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es Tools gibt, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen?
Wir denken da an spezielle Software für die Personalbeschaffung, die das Erstellen und Verwalten von Absagebriefen auf mehrere Arten vereinfacht.
Zunächst einmal können sie individuell anpassbare E-Mail-Vorlagen erstellen und so eine einheitliche Kommunikation gewährleisten - und vor allem viel Zeit beim Verfassen des Inhalts sparen!
Darüber hinaus können diese Tools den Versand dieser E-Mails automatisieren und so die Reaktionsfähigkeit gewährleisten, die für das gute Image Ihres Unternehmens notwendig ist.
🛠️ Softwarebeispiele :
- Beehire ist eine Lösung für die Personalbeschaffung, die stark auf das Employer Branding ausgerichtet ist. Sie enthält daher alle notwendigen Funktionen, um eine Top-Kandidatenerfahrung zu gewährleisten, einschließlich automatisierter und personalisierter Antwortmails. Ein weiterer Vorteil: Instant Messaging, um sich in Echtzeit mit den Bewerbern auszutauschen.
- Factorial spart Personalvermittlern viel Zeit durch automatische Antworten, die an Bewerber gesendet werden, die in Ihrem Unternehmen abgelehnt oder angenommen wurden. Es gibt verschiedene Mailvorlagen, um nicht nur die Bewerbererfahrung, sondern auch Ihr Markenimage zu verbessern.
- softgarden ist ein ATS (Applicant Tracking System) zur Optimierung Ihres gesamten Einstellungsprozesses. Mit dieser Software verschwenden Sie keine Zeit mehr mit zeitraubenden und sich wiederholenden Aufgaben. Dank der vielen vordefinierten Vorlagen und Nachrichten, der Automatisierung und der Einrichtung von Workflows können Sie den Bewerbern rechtzeitig antworten.
Kurz gesagt: Verfassen Sie eine E-Mail mit der Absage an eine Bewerbung nach einem Vorstellungsgespräch.
Abschließend sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Bedanken Sie sich beim Bewerber für die Zeit, die er in den Einstellungsprozess investiert hat.
- Heben Sie die Stärken der Bewerbung hervor (Beispiel: "Übrigens sind Ihre Sprachkenntnisse wirklich beeindruckend! ").
- Legen Sie die genauen Details dar, die Sie dazu veranlasst haben, die Bewerbung abzulehnen (Beispiel: "Ihre mangelnde Erfahrung im Content Marketing wäre bei dieser Stelle ein Problem. ").
- Geben Sie Verbesserungsmöglichkeiten an, sowohl in Bezug auf die beruflichen als auch auf die persönlichen Fähigkeiten.
- Schlagen Sie vor, den Lebenslauf und die Kontaktdaten des Bewerbers aufzubewahren, falls das Profil des Bewerbers in Zukunft auf eine freie Stelle passen könnte.