Stellen Sie nicht mehr wahllos ein, indem Sie die 9 Schritte des Einstellungsverfahrens befolgen

Suchen Sie als Manager oder Personalverantwortlicher nach Möglichkeiten, Ihr Einstellungsverfahren zu verbessern? Möchten Sie eine Strategie umsetzen, um das richtige Profil genauer und effizienter zu finden?

Die richtige Methodik ist nach wie vor unerlässlich, um Ihr Einstellungsmanagement zu strukturieren.

In diesem Artikel gehen wir die 9 wichtigsten Schritte durch, die Sie von der Definition der zu besetzenden Stelle bis zur Einstellung befolgen sollten, um die besten Kandidaten auszuwählen ... und alle Chancen zu nutzen, sie zu behalten!

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Zusammenfassung der 9 Schritte des Einstellungsverfahrens

Schritt 1: Ermitteln Sie den Einstellungsbedarf.

Zuallererst sollten Sie sich zunächst fragen, ob in Ihrem Unternehmen tatsächlich Bedarf an Neueinstellungen besteht.

Beispielsweise sollte in den folgenden Fällen eine neue Arbeitskraft eingestellt werden:

• das vorübergehende oder endgültige Ausscheiden eines Mitarbeiters ;
• neue Entwicklungsziele;
• ein starkes Wachstum der Geschäftstätigkeit usw.

Dieser Bedarf muss budgetiert werden, da er fatalerweise mit Kosten verbunden ist: Mobilisierung der am Prozess beteiligten Personen, Einarbeitung und Schulung des neuen Mitarbeiters und natürlich auch das neu zu zahlende Gehalt.

💡 Arbeitgeber sollten wissen, dass der Staat Hilfen bei der Einstellung anbietet, u. a. eine Senkung der Sozialabgaben. Prüfen Sie Ihre Förderfähigkeit auf der Website economie.gouv.fr!

Schritt 2: Definieren Sie die Stelle und das gesuchte Profil.

Um Ihre Suche gezielter zu gestalten, sollten Sie den Bedarf der betreffenden Abteilung oder des Unternehmens im weiteren Sinne genau analysieren.

Tauschen Sie sich dazu mit den zuständigen Mitarbeitern aus:

• Welches Profil benötigen Sie?
• Welche Ausbildung ist für die Stelle erforderlich? Oder welche anderen Berufserfahrungen?
• Welches Erfahrungsniveau sollte verlangt werden?
• Welche technischen Fähigkeiten sind entscheidend?

☝️ Es ist wichtig, dass die Stellenbeschreibung die Missionen, Aufgaben und Befugnisse der Person, die die Stelle besetzen wird, klar widerspiegelt. Seien Sie präzise, aber lassen Sie eine gewisse Flexibilität zwischen den wesentlichen Kompetenzen und denjenigen, die zwar sehr erwünscht, aber nicht unbedingt erforderlich sind, zu. Mit anderen Worten: Bleiben Sie realistisch!

☑️ Fragen Sie auch nach :

• das erforderliche Stundenvolumen, um festzustellen, ob Sie eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle benötigen ;
• die Art des Vertrags (unbefristet, befristet, Zeitarbeit usw.) ;
• die Gehaltsspanne.

Schritt 3: Verfassen Sie die Anzeige.

💡 Bevor Sie die Anzeige verfassen, vergewissern Sie sich, dass es in Ihrer Organisation keine Mitarbeiter gibt, die vorrangig zu beschäftigen sind: Rückkehr aus dem Mutterschaftsurlaub, Wechsel von Vollzeit- auf Teilzeitarbeit oder umgekehrt, Entlassung aus wirtschaftlichen Gründen, die weniger als ein Jahr zurückliegt usw.

Beim Schreiben selbst stützen Sie sich auf die Profilbeschreibung und achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind:

• Titel der Stelle ;
• Vorstellung des Unternehmens ;
• Art des Vertrags ;
• Erforderliche Kompetenzen und gewünschtes Erfahrungsniveau usw.

Achten Sie auch darauf, dass Sie alle diskriminierenden Kriterien, die gesetzlich verboten sind, ausschließen.

Schließlich sollten Sie dem Text Ihrer Stellenanzeige größte Sorgfalt widmen:

• Überlegen Sie sich, welchen Ton Sie anschlagen wollen;
• seien Sie so klar wie möglich und liefern Sie alle notwendigen Informationen ;
• fügen Sie wesentliche Schlüsselwörter ein usw.

✨ Sie müssen Ihre Arbeitgebermarke pflegen, um Talente anzuziehen!

Schritt 4: Verbreiten Sie die Stellenanzeige.

Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Entweder Sie verbreiten Ihre Anzeige intern ;
• oder Sie wenden sich nach außen und wählen aus einer Vielzahl von Möglichkeiten aus:
• Apec, Pôle Emploi, Presse, Fachmessen ;
• die Mehrfachverbreitung im Internet über Kanäle wie Jobbörsen, soziale Netzwerke usw. ;
• die eventuelle Einschaltung einer Personalvermittlungsagentur oder eines Zeitarbeitsunternehmens.

☝️ Hier gibt es einige Faktoren, die Ihre Entscheidung für die Verbreitung beeinflussen werden:

• das Ihnen zur Verfügung stehende Budget ;
• die Dringlichkeit der Einstellung ;
• die Spezifität des gesuchten Profils.

Schritt 5: Sortieren Sie die Bewerbungen.

Sobald Sie Ihre Anzeige geschaltet haben, hagelt es Bewerbungen! 🤩

Dann müssen Sie den Eingang zentralisieren und eine Auswahl treffen: diejenigen, die Sie behalten, die "Vielleichts" und diejenigen, die Sie aussortieren.

Analysieren Sie die eingegangenen Bewerbungen im Hinblick auf die Stellenbeschreibung und die veröffentlichte Anzeige und stützen Sie sich dabei auf den Lebenslauf und das Anschreiben, oder andere Unterlagen, in denen die Beweggründe dargelegt werden. Überprüfen Sie dann ggf. die Referenzen. Diese Vorauswahl kann in einem zweiten Schritt vom zuständigen Vorgesetzten überprüft und verfeinert werden.

💡 Beachten Sie, dass das Scoring und die Vorqualifizierung von Bewerbungen durch den Einsatz von Personalbeschaffungssoftware erheblich erleichtert werden kann!

Behalten Sie schließlich die am besten geeigneten Profile für den weiteren Prozess und kontaktieren Sie sie, um ein Vorstellungsgespräch mit ihnen zu vereinbaren.

Schritt 6: Führen Sie die Vorstellungsgespräche durch.

Ihre erste Auswahl kann zunächst durch ein Telefon- oder Videointerview erfolgen.

Dann, wenn Sie Ihre Kandidatenliste eingegrenzt haben, organisieren Sie physische Vorstellungsgespräche. Zum Beispiel ein erstes Treffen und ein zweites Treffen mit anderen Beteiligten, z. B. dem Vorgesetzten des zukünftigen Mitarbeiters oder einem Mitarbeiter, der über wichtige Fachkenntnisse verfügt.

☝️ Bereiten Sie sich vor jedem Gespräch vor. Mit anderen Worten: Legen Sie vorher fest, welche Themen Sie ansprechen wollen (Vorstellung, bisherige Erfahrungen, Motivation, Anforderungen an die Stelle usw.). Und vergessen Sie nicht, auf das Verhalten der Person zu achten, die Ihnen gegenübersitzt.

Schritt 7: Bestätigen Sie mit Einstufungstests.

Je nachdem, welches Profil Sie suchen, empfehlen wir Ihnen, Kompetenzeinschätzungen oder Persönlichkeitstests durchführen zu lassen. Der beste Weg, um einen konkreten Einblick in die beruflichen Fähigkeiten und Soft Skills der Bewerber zu erhalten!

Es liegt an Ihnen, den Gesprächs-/Testablauf so zu gestalten, dass er für die Herausforderungen der Stelle und des Marktes, in dem Sie tätig sind, am sinnvollsten ist.

Schritt 8: Einen Kandidaten auswählen

Wenn die Bewerbungsgespräche abgeschlossen sind, sollten Sie mit dem zukünftigen Team eine Bestandsaufnahme machen, um das ausgewählte Profil zu bestätigen, und die endgültige Entscheidung gemeinsam treffen.

Wenn Sie sich für einen Kandidaten entschieden haben, teilen Sie ihm die Nachricht mit! Eine persönliche Antwort wird auch von denjenigen, die nicht ausgewählt wurden, sehr geschätzt werden.

💡 Tipp: Behalten Sie die nicht erfolgreichen Bewerbungen für diese Stelle in Ihrem Bewerberpool. Sie könnten sich bei einer zukünftigen Einstellung als interessant erweisen.

Erledigen Sie dann die mit der Einstellung verbundenen Formalitäten:

• Einstellungsversprechen: Verpflichtung des Unternehmens, die vorgesehene Stelle für die künftige Person zu reservieren;
• Einstellungserklärung (DPAE): Diese ist innerhalb von acht Tagen vor der Einstellung bei der URSSAF oder der MSA einzureichen;
• Eintragung der eingestellten Person in das Personalregister;
• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags;
• Planung der obligatorischen ärztlichen Untersuchung .

Schritt 9: Den neuen Mitarbeiter einarbeiten.

Zum Schluss sollten Sie auf keinen Fall den Empfang und das Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters vernachlässigen. Dieser wesentliche Schritt ist ein integraler Bestandteil des Verfahrens und muss im Vorfeld durchdacht werden.

Setzen Sie alles daran, die Integration der neuen Person in ihre Position, ihr Team und das Unternehmen zu fördern, damit sie sich von Anfang an wohlfühlt und sich entscheidet, zu bleiben oder sich zu engagieren.

Digitalisierung des Einstellungsverfahrens mit der richtigen Software?

Bei der Personalbeschaffung müssen Sie methodisch vorgehen und sich gut organisieren, um schneller und wettbewerbsfähiger auf dem Markt zu sein und die besten Talente für sich zu gewinnen.

Die Digitalisierung der Arbeitsabläufe ist heutzutage ein wichtiger Faktor, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Spezielle Tools helfen Ihnen dabei, zeitraubende und mühsame Aufgaben zu automatisieren und sich an Ihre eigenen Prozesse anzupassen. Das Ergebnis: Sie sparen Zeit, Geld und Energie.

🛠️ Einige Beispiele für Rekrutierungssoftware :

• Beehire: Diese einfache und intuitive Software digitalisiert und verflüssigt den gesamten Einstellungsprozess. Sie ermöglicht es, Stellenangebote auf über 200 Websites zu veröffentlichen, Bewerbungen automatisch mithilfe eines Matching-Index sowie von Videos vorzuqualifizieren und alle Bewerbungen und Kommunikationen in einem einzigen kollaborativen Tool zu zentralisieren. Darüber hinaus hilft es Ihnen mit seinen speziellen Funktionen für die Arbeitgebermarke (personalisierte Karriereseite, dynamische Angebote, Präsentationsvideos usw.), mehr Talente anzuziehen und zu begeistern.
  
  
• Beetween: Das von Personalvermittlern entwickelte ATS für die schnelle und effiziente Personalbeschaffung. Mit Beetween können Sie Ihre Bemühungen bündeln und viel Zeit sparen: Verfassen Sie die Anzeige, wählen Sie unter den 150 an die Lösung angeschlossenen allgemeinen und spezialisierten Jobbörsen die Websites aus, die Sie interessieren. Dann klicken Sie, es wird veröffentlicht!
  
  
• Cegid HR: Mit dieser Komplettlösung für Talentmanagement und Weiterbildung zentralisieren Sie alle Bewerberdaten und personalisieren Ihre Karriereseiten, um Ihre Arbeitgebermarke zu stärken. Sie wurde für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern entwickelt und optimiert jeden Schritt der Personalbeschaffung, von der Verbreitung von Stellenangeboten bis zur Endauswahl, dank einer mobilen Verwaltung.
  
  
• Flatchr: Verbreiten Sie Ihre Stellenangebote mit einem Klick, erhalten Sie Bewerbungen auf einer einzigen Plattform, indem Sie alle Informationen zentralisieren, und rekrutieren Sie auf kollaborative Weise. Die betroffenen Mitarbeiter können ihre Meinungen und ihr Feedback direkt auf der Plattform verfassen, um den Einstellungsprozess flüssiger zu gestalten. Als Bonus können Sie Ihre Karriereseite individuell gestalten und automatische, personalisierte Antworten für Bewerber programmieren, um Ihre Arbeitgebermarke zu verbessern.
  
  
• JobAffinity: Dieses französische Tool wurde entwickelt, um zeitraubende Aufgaben zu automatisieren, den Austausch mit den Bewerbern zu zentralisieren und den gesamten Einstellungsprozess zu optimieren. Es wurde von HR-Experten entwickelt und richtet sich sowohl an Start-ups und KMU als auch an große Unternehmen, Kanzleien oder Behörden. Zu seinen Stärken gehören die Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten, die vollständige Verwaltung von Bewerbungen, die Erstellung von Talentpools oder die Automatisierung der Kommunikation.
  
  
• Softy: Profitieren Sie von umfassenden, anpassbaren und automatisierten HR-Funktionen (Sourcing, Karriereseite, Lebenslaufdatenbank, Multicasting, Bewerbungsmanagement usw.) und profitieren Sie zusätzlich von unbegrenzten Einstellungstests aller Art, die direkt in das Tool integriert sind. So identifizieren Sie die besten Kandidaten, bestätigen Ihre Wahl mit weltweit anerkannten Einstellungstests und analysieren die Antworten über ein intuitives Tool.
  
  
• Taleez ATS Recrutement: Die französische Recruiting-Software setzt auf drei Säulen: Zuverlässigkeit, Reaktionsfähigkeit und Transparenz. Sie wird von mehr als 600 Kunden eingesetzt und bietet ein vollständiges ATS, mit dem der gesamte Einstellungsprozess von der Stellenanfrage bis zur endgültigen Integration verwaltet werden kann. Es ist flexibel und intuitiv, passt sich den Arbeitsmethoden der Teams an und vereinfacht ihren Alltag.
  
  
• Teamtailor: Dieser ATS wurde entwickelt, um die Personalbeschaffung zu vereinfachen und gleichzeitig die Bewerbererfahrung und die Arbeitgebermarke aufzuwerten. Es eignet sich sowohl für Start-ups als auch für große Unternehmen und KMUs und erfüllt die Bedürfnisse aller Strukturen, die nach Wachstum streben. Die Plattform bietet erweiterte Funktionen wie die Mehrfachverbreitung von Stellenangeboten, eine anpassbare Karriereseite, die Automatisierung von Aufgaben oder einen KI-Assistenten.
  
  
• Tellent Recruitee: Nutzen Sie eine zentrale und intuitive Plattform, über die Sie Ihre Stellenangebote schnell auf verschiedenen Rekrutierungskanälen (z. B. über 1.450 Jobbörsen) verbreiten können. Mit der Überwachung der Leistung und der Anzeigen sowie der Analyse der Bewerbungen optimieren Ihre Personalabteilungen ihre Verbreitungsstrategie, um nur die besten Talente anzusprechen.

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Einstellungsverfahren: Was ist zu beachten?

Letztendlich beruht ein erfolgreiches Einstellungsverfahren vor allem auf einer klaren, strukturierten und auf jede Phase abgestimmten Methodik.

Der Einsatz digitaler Tools unterstützt diesen Ansatz jedoch durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Verbesserung des Kandidatenerlebnisses.

Aber abgesehen von der Methode und der Technologie bleibt die eigentliche Herausforderung, Talente anzuziehen, zu überzeugen und zu binden, umso mehr in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Der nächste Schritt? Die stärkere Einbindung von künstlicher Intelligenz in den Prozess, um Bedürfnisse zu antizipieren und die Effizienz zu steigern, ohne den Menschen in den Hintergrund zu drängen. Denn die Personalbeschaffung bleibt in erster Linie ein menschliches Abenteuer, bei dem Austausch, Vertrauen und Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer dauerhaften Zusammenarbeit spielen.