Rekrutierungsprozess: 7 Schritte für ein effektives Recruiting

Suchen Sie als Manager oder Personalverantwortlicher nach Möglichkeiten, Ihren Rekrutierungsprozess zu verbessern? Möchten Sie eine Strategie umsetzen, um das richtige Profil genauer und effizienter zu finden? Welche Techniken gibt es im Recruiting?

Eine entsprechende Methodik ist unerlässlich, um einen Rekrutierungsprozess zu strukturieren. Wir gehen die 7 wichtigsten Schritte durch, die Sie von der Bedarfsanalyse bis zur Einstellung befolgen sollten, um die besten Kandidaten zu erhalten und alles dafür zu tun, dass Sie sie an Board behalten!

Die Personalbeschaffung (engl. Recruitment oder Recruiting) ist der Prozess der aktiven Suche, Auswahl und Einstellung von Bewerbern für eine bestimmte Position oder Stelle. Die Definition des Begriffs "Personalbeschaffung" umfasst den gesamten Rekrutierungsprozess.

Der Rekrutierungsprozess bezieht sich auf die logische und strukturierte Abfolge der Einstellungsphasen, die zur Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen führen. Es gibt klassischerweise 7 Phasen im Einstellungsprozess, die in Unterphasen unterteilt werden können:

• Bedarfsanalyse,
• Definition des Stellenprofils,
• Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen,
• Vorauswahl,
• Durchführung der Interviews und Tests,
• Kandidatenauswahl,
• Integration (engl. Onboarding) des neuen Talents.

Warum hat das Unternehmen einen Rekrutierungsbedarf? Um sein Geschäft mit den richtigen Personalressourcen weiterführen zu können. Eine neue Arbeitskraft kann in den folgenden Fällen unerlässlich sein:

• ein temporärer oder endgültiger Austritt eines Mitarbeiters,
• neue Ziele für die Entwicklung des Unternehmens,
• ein starkes Wachstum der Aktivitäten usw.

Dieser Bedarf muss budgetiert werden, da er mit verschiedenen Kosten verbunden ist: zwischen der Mobilisierung der am Prozess beteiligten Personen, dem Onboarding und der Ausbildung des neuen Talents, dem neu zu zahlenden Gehalt usw.

Für Arbeitgeber gibt es Förderungen bei der Rekrutierung von Beschäftigten, z. B. :

• Förderung der Arbeitsaufnahme,
• Förderung der Ausbildung,
• Eingliederungszuschuss bei Neueinstellung von Arbeitslosen,
• Förderung von Menschen mit Behinderungen,
• Förderung der Beschäftigung von geflüchteten Menschen, usw.

☝️ Prüfen Sie Ihre Berechtigung auf der Website der Bundesagentur für Arbeit und informieren Sie sich über die Bedingungen für die Gewährung dieser Hilfen.

Um Ihre Suche gezielter zu gestalten, sollten Sie den Bedarf und Anforderung Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens genau analysieren. Diskutieren Sie mit den zuständigen Mitarbeitern über folgende Fragen:

• Welches Profil wird benötigt?
• Welche Qualifikation ist ideal für die Stelle? Oder welche anderen Berufserfahrungen?
• Wie viel Erfahrung in dem Bereich ist erforderlich?
• Welche technischen Fähigkeiten sind entscheidend?

Die Stellenausschreibung für das Stellenprofil sollte die Missionen, Aufgaben und Zuständigkeiten der Person klar definieren. Seien Sie präzise, aber lassen Sie eine gewisse Flexibilität zwischen den wesentlichen und den erwünschten, aber nicht unbedingt erforderlichen Kompetenzen zu. Damit vermeiden Sie, dass Sie vergeblich nach einem realitätsfernen Profil suchen.

☑️ Fragen Sie auch nach, welche Arbeitszeit dafür nötig ist, um festzustellen, ob Sie eine Vollzeit- oder eine Teilzeitstelle benötigen.

Stellen Sie die Art des Vertrags fest:

• Unbefristeter Vertrag für einen längeren Zeitraum;
• Befristeter Vertrag, der in einen unbefristeten oder einfachen befristeten Vertrag münden wird;
• Zeitarbeit für einen zeitlich begrenzten Auftrag, einen einmaligen Bedarf usw.

Denken Sie letztendlich an den Gehalt, den Sie für die Tätigkeit zahlen wollen.

Zunächst ist es wichtig zu wissen, ob unter den Beschäftigten Ihres Unternehmens keine Personen für eine Stelle bevorzugt werden können. Zum Beispiel eine Rückkehr aus dem Mutterschutz, ein Wechsel von Vollzeit- auf Teilzeitarbeit, eine Entlassung aus wirtschaftlichen Gründen usw.

💡 Das passende Profil befindet sich vielleicht bereits in Ihrem Unternehmen oder, falls nicht, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihren eigenen Bewerberpool zu sondieren.

Stützen Sie sich auf die Stellenausschreibung und achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, z. B. :

• Jobtitel,
• Unternehmen,
• Art des Vertrags,
• Erforderliche Kompetenzen und gewünschtes Erfahrungsniveau usw.

Gehen Sie beim Verfassen Ihrer Anzeige mit größter Sorgfalt vor:

• Wählen Sie den richtigen Stil,
• Seien Sie so klar wie möglich und geben Sie alle notwendigen Informationen an,
• Fügen Sie wichtige Schlüsselwörter ein.

Ihr Image ist entscheidend, um Talente anzuziehen.

Sie können Ihre Anzeige entweder intern verbreiten oder sich extern orientieren, indem Sie aus einer Vielzahl von Möglichkeiten wählen:

• Presse, Fachmessen,
• Mehrfachverbreitung im Internet, auf spezialisierte Jobbörsen, Job Boards, soziale Netzwerke usw.,
• durch Kooptation,
• oder ein möglicher Rückgriff auf eine Personalvermittlungsagentur oder eine Zeitarbeitsfirma.

Wenn Sie für die Personalbeschaffung zuständig sind, haben Sie den Eingang aller Bewerbungen zentralisiert und sortieren nun aus:

• diejenigen, die Sie in die engere Wahl ziehen,
• die "Vielleichts",
• und die, die Sie aussortieren.

Analysieren Sie die eingegangenen Bewerbungen gemäß der Stellenbeschreibung und der Stellenanzeige anhand des Lebenslaufs und des Motivationsschreibens, und überprüfen Sie gegebenenfalls die Referenzen. Die Vorauswahl kann in einem zweiten Schritt in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Vorgesetzten überprüft und verfeinert werden.

ℹ️ Wissenswertes: Das Scoring und die Vorqualifizierung von Bewerbungen kann automatisch von einer Software zur Verwaltung und Tracking von Bewerbungen vorgenommen werden.

​​Wählen Sie dann die qualifizierten Talente für den nächsten Schritt aus und kontaktieren Sie sie, um ein Vorstellungsgespräch mit ihnen zu vereinbaren.

Ihre erste Auswahl kann zunächst über ein Telefon- oder Videointerview erfolgen.

Wenn Sie dann Ihre Kandidatenliste eingegrenzt haben, können Sie sie zu einem persönlichen Gespräch einladen. Es kann z. B. ein erstes und ein zweites Gespräch geben, bei dem neben dem*der Personalverantwortliche*n auch andere Beteiligte anwesend sind (der*die Vorgesetzte des*der zukünftigen Mitarbeiters*in, ein*e Mitarbeiter*in mit einem wichtigen beruflichen Fachwissen, usw.).

Sie können auch entscheiden, ob Sie Kompetenztests oder Persönlichkeitstests durchführen lassen, um einen ersten Eindruck von ihren sozialen Fähigkeiten und Soft Skills zu bekommen.

💡 Informieren Sie sich über die Praktiken einer Branche, um Ihren Handlungsspielraum zu erkennen: ob es viele verfügbare Kandidaten gibt oder seltene und sehr begehrte; und ob die Berufskultur des gesuchten Stellenprofils dieselben Schritte bei der Rekrutierung bevorzugt.

Wenn die Vorstellungsgespräche abgeschlossen sind, sollten Sie mit dem zukünftigen Team eine Bilanz ziehen, um das ausgewählte Profil zu bestätigen, und die endgültige Entscheidung gemeinsam treffen.

Wenn die Bewerbung feststeht, teilen Sie dem*der Glücklichen die Nachricht mit! Eine persönliche Antwort wird auch von den nicht ausgewählten Bewerbern sehr geschätzt.

Behalten Sie die nicht erfolgreichen Bewerbungen in Ihrem Talentpool, da sie für eine spätere Einstellung von Interesse sein könnten.

Erledigen Sie dann die mit der Einstellung verbundenen Formalitäten:

• Einstellungszusage: Verpflichtung des Unternehmens, die vorgesehene Stelle für die künftige Person zu reservieren ;
• Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ;
• Planung der obligatorischen ärztlichen Untersuchung.

Das Willkommen und das Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters/Ihrer neuen Mitarbeiterin dürfen nicht vernachlässigt werden. Dieser wichtige Schritt ist ein integraler Bestandteil des Verfahrens und muss im Vorfeld bedacht werden.

Sie sollten alles tun, um die neue Person zu empfangen und sie an ihrem Arbeitsplatz, in ihrem Team und im Unternehmen zu integrieren, damit sie sich von Anfang an wohlfühlt. Dies fördert langfristig das Mitarbeiterengagement.

Der Rekrutierungsprozess kann vollständig digitalisiert werden. Spezielle Tools helfen bei der Automatisierung zeitraubender und lästiger Aufgaben und lassen sich individuell an Ihren Einstellungsprozess anpassen. So sparen Sie Zeit, Geld und Energie.

Die Recruiting-Software Greenhouse sorgt für einen optimierten und fairen Rekrutierungsprozess, die unbewusste Voreingenommenheit mit Sofortmaßnahmen, Messinstrumenten und mehr reduziert. Per einfachem Mausklick haben Sie auch Zugriff auf mehr als 1.000 Jobbörsen, um Talente zu gewinnen und Ihre Bewerberpipeline aufzubauen.

Sobald die Kandidaten eingestellt sind, kann der gesamte Onboarding-Prozess mit der Software vereinfacht und individuell angepasst werden. Auf diese Weise lässt sich ein außergewöhnliches Einstellungs- und Onboarding-Erlebnis für alle Beteiligten schaffen und das Profil Ihrer Arbeitgebermarke schärfen.

Eine Bewerbungssoftware in Kombination mit bewährten Methoden kann also schnell Geld sparen und die Einstellung von spezialisierten Profilen erleichtern. Testen Sie die Tools im Kontext und entdecken Sie den Umfang der angebotenen Funktionen!