Digitalisierung im Personalmanagement: Chancen für die HR der Zukunft

Die Digitalisierung im Personalmanagement ist heutzutage omnipräsent: Online-Gehaltsabrechnungen, Online-Verwaltung von Urlaubsanträgen und Telearbeit, elektronische Unterschriften von Arbeitsverträgen, digitale Personalakte, Online-Recruitment, Online-Schulungen, … Sie haben es verstanden, diese neuen Arbeitsmethoden hängen stark von digitalen Technologien ab.

Digitalisierung hat nicht nur unsere Arbeitsweisen revolutioniert, sondern auch die Funktion der Personalverwaltung und die HR-Prozesse. Aber was sind die Herausforderungen und Erwartungen rund um die Digitalisierung im HR?

Personalverantwortliche, hier finden Sie die Tools, die für das Unternehmen von morgen wichtig sind (darunter das HRMS). Sind Sie bereit, Ihre wiederkehrenden Aufgaben zu erleichtern und mehr Qualität in Ihre wertschöpfungsintensiven Aufgaben zu bringen?

Definition: Die Digitalisierung im Personalmanagement umfasst alle Verfahren zur Ent- oder Dematerialisierung von HR-Prozesse und Arbeitsmethoden mithilfe spezialisierter und digitaler Tools.

Sie entstand in Zeiten des digitalen Wandels von Unternehmen, die auch die HR-Abteilungen nicht verschont hat.

Parallel dazu hat sich die Arbeit des HR Bereichs diversifiziert und sind im Laufe der Jahre in den Mittelpunkt der Gesamtstrategie der Unternehmen getreten:

• Entwicklung der CSR-Politik und der Arbeitgebermarke,
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen,
• Kompetenz- und Karrieremanagement,
• Einführung von E-Learning-Programmen,
• Überwachung der HR-Leistungen mit HR Scorecards z. B., usw.

Die Automatisierung von Prozessen ist das Herzstück der digitalen Transformation in Unternehmen. Dabei spart die Abschaffung zeitraubender Aufgaben aus Ihrem Alltag enorm viel Zeit und schafft mehr Bandbreite für die Bearbeitung von grundlegenden Themen (z. B. Verbesserung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz), die aus Zeitmangel oft im Hintergrund gedrängt werden.

💡 Beispiel für die Digitalisierung des HR-Managements:

• Eine Möglichkeit, Hybrid Work zu fördern: Mit Softwarelösungen wie Pult können Ihre Mitarbeiter mit nur einem Klick ihren Arbeitsstandort angeben, an dem sie am produktivsten sind. Dies stärkt die Kommunikation und das Engagement Ihre Mitarbeiter.
• Die Kampagne für die Mitarbeitergespräche rückt näher: Sobald Ihr Tool eingerichtet ist, sendet es automatisch E-Mails zur Vorbereitung des Gesprächs an Mitarbeiter und Manager, und teilt ein Datum mit.
• Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag: Mit einem Klick validiert ihn sein Manager, die Personalabteilung wird danach benachrichtigt und der Urlaubssaldo wird automatisch aktualisiert.

E-Recruitment ermöglicht schnellere und gezieltere Kampagnen, da Stellenangebote mit wenigen Klicks auf einer Vielzahl von Plattformen wie z. B. Jobbörsen und professionellen sozialen Netzwerk mehrfach verbreitet werden können.

Andererseits werden die Methoden der Personalbeschaffung ständig erneuert: Mitarbeiter nehmen daran teil, indem sie ihre neuen Mitarbeiter bewerten (man spricht von kollaboratives Recruiting), und Vorstellungsgespräche können über Anwendungen mit zeitversetzten Videointerviews geführt werden.

Die Digitalisierung erleichtert auch die Nutzung von Daten, um Talentpools aufzubauen und eine Lebenslaufdatenbank mithilfe von Tags, also Stichwortetiketten, zu betreiben.

💡 Beispiel für die Digitalisierung im Personalwesen: Der HR-Manager verfolgt in Echtzeit den Status der Bewerbungen und versendet automatische, anpassbare E-Mails an erfolgreiche oder abgelehnte Kandidaten sowie Einladungen zu Online-Tests.

E-Learning entspricht auch den neuen Organisationsformen in Unternehmen, bei denen die Mitarbeitende von zu Hause oder von verschiedenen Standorten aus arbeiten. E-Learning kann verschiedene Formen annehmen:

• in Form eines MOOC (Massive Online Open Course), eine Online-Ausbildung für eine große Anzahl von Teilnehmern ;
• in Form eines SPOC (Small Private Online Course), ein MOOC in kleinen Gruppen für eine präzisere und schnellere Entwicklung von Kompetenzen ;
• in Form eines COOC (Corporate Online Open Course): Das Unternehmen stellt eine eigene Online-Schulung zusammen.

Die E-Learning-Plattformen für Unternehmen sind außerdem nicht zu vergessen: Sie dienen zum Wissensaustausch, was nämlich die kollektive Intelligenz großartig fördert.

💡 Beispiel für die Digitalisierung im Personalmanagement: Der Schulungsleiter greift online auf den Plan der Pflichtschulungen zu und verschickt die Einladungen mit wenigen Klicks.

Das Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist ein wesentliches Thema im Unternehmen. Zu diesem Zweck:

• wird die Meinung der Mitarbeiter eingeholt,
• wird das Klima mithilfe von Barometern und anonymen Online-Umfragen gemessen,
• werden die Mitarbeiter auch öffentlich gelobt, wenn sie ihre Ziele erreichen.

Die ganze Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) steht im Mittelpunkt, wobei es letztlich um ihre Bindung und ihr Engagement gegenüber dem Unternehmen geht.

Partizipatives Management und das Aufbrechen von Abteilungsgrenzen setzen auch eine horizontale Personalkommunikation voraus. Soziale Netzwerke in Unternehmen tragen dazu bei.

Chatbots sind nicht mehr nur den Besuchern einer E-Commerce-Website oder einer institutionellen Plattform reserviert!

Auch für die HR-Abteilung ist sie eine Chance und nutzt diese digitalen Services manchmal, um Mitarbeiter durch das HR-Portal zu führen.

Einfache Fragen werden vom Roboter beantwortet, und für noch offene Fragen wird automatisch ein Termin vorgeschlagen, der über eine Verbindung mit dem Kalender des HR-Teams zustande kommt.

Die Digitalisierung im HR ist schwer zusammenzufassen und entwickelt sich schnell. Aber unabhängig davon, ob sie die administrative Verwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder das Talentmanagement betrifft, erfordert sie den Einsatz professioneller Software.

Manchmal erfordert dies eine Begleitung bei der Implementierung und Umsetzung der neuen Werkzeuge und Prozesse.

• Zeitersparnis für HR-Manager und -Direktionen bei wiederkehrenden Aufgaben durch die Automatisierung von HR-Prozessen ;
  
  
• Nutzung der eingesparten Zeit für strategische Aufgaben wie Talent- oder Kompetenzmanagement ;
  
  
• erleichtertes Dokumentenmanagement durch weniger Papier und intuitive digitale Archivierung ;
  
  
• bessere Nachverfolgung jedes einzelnen Mitarbeiters durch:
  • Zentralisierung von Informationen,
  • Transparenz der HR KPIs, die in einem übersichtlichen und leicht auswertbaren Dashboard zusammengefasst sind ;
    
    
• verbesserte Kommunikation und Stärkung der Arbeitgebermarke, wodurch Talente angezogen, aber auch gehalten werden können ;
  
  
• Einhaltung der Vorschriften durch:
  • Integration der aktuellen Tarifverträge und gesetzlichen Verpflichtungen,
  • Fernübertragung von Erklärungen für eine lückenlose Verwaltung ohne Risiko von Strafen ;
    
    
• Sicherung vertraulicher HR-Daten, die in verschlüsselten digitalen Speicherplätzen in Deutschland aufbewahrt werden ;
  
  
• Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter durch eine vereinfachte Beantragung von Urlaub, Telearbeit, Erstattung von Reisekosten, usw. ;
  
  
• Anpassung an neue, mobile, papierlose und kollaborative Arbeitsweisen ;
  
  
• Analyse von HR-Daten mithilfe von personalisierten Berichten, damit die Personalabteilung besser arbeiten kann und die Mitarbeitererfahrung immer weiter verbessert wird.

Für jeden HR Bereich gibt es leistungsfähige Software:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für die Erstellung von Personalabrechnungen, Auszahlung von Löhnen und Gehältern, Verwaltung von Vergünstigungen und Prämien, Berücksichtigung von Abwesenheiten und Spesenabrechnungen ;
  
  
• Online-Urlaubsplaner, die den Urlaubssaldo, die Abwesenheitsanträge, ihren Genehmigungskreislauf usw. vereinfacht ;
  
  
• Software zur Zeiterfassung, um Excel bei der Verfolgung der Mitarbeiterzeiten zu ignorieren und so die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Rechnungsstellung an einen Dienstleister zu erleichtern ;
  
  
• Talentmanagement-Software für die Umsetzung einer Strategie zur Einstellung, aber auch zur internen Entwicklung von Kompetenzen von Profilen mit hohem Potenzial, insbesondere durch Schulungen, Bonus- und Karriereplanung ;
  
  
• Recruitment-Software und ATS (Applicant Tracking System), mit dem Sie Bewerbungen verwalten, Stellenangebote mehrfach verbreiten, Einstellungstests und Videointerviews durchführen können ;
  
  
• E-Learning-Plattformen, um Online-Schulungen einzurichten und zu verfolgen, Schulungspläne zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen usw. ;
  
  
• Plattform für die Anerkennung von Mitarbeitern, um Feedback in Form von Umfragen oder Erhebungen, Coaching von Managern, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und die Wertschätzung der Humanressourcen zu fördern ;
  
  
• Daneben gibt es auch HR-Software oder HRMS (Human Resources Management Systems), die alle oder einige dieser Module vereint und als Paket oder einzeln erhältlich sind.

Telearbeit, Coworking, Flex Office… Arbeitszeit und Arbeitsort sind nicht mehr dieselben wie früher und werden anders geregelt.

Für mehr Komfort, Transparenz, Reaktionsfähigkeit und Flexibilität, sei es auf Seiten der Personalleitung oder auf Seiten der Mitarbeiter, ist die Digitalisierung im HR Bereich unumgänglich.

Auf welche Hindernisse sind Sie bei Ihren neuen Praktiken gestoßen? Und wie konnten Sie diese umgehen?