6 Schritte zur erfolgreichen Implementierung einer HR Software

Welche Schritte sind bei der Implementierung einer HR Software oder HRMS (Human Resources Management System) zu beachten? Mit einer HR Software wird das Personalwesen von Unternehmen erleichtert, aber ihre Einrichtung erfordert eine rigorose Durchführung des HR Projekts.

Wenn Sie sich nicht mehr fragen, warum, sondern wie die HR Software Implementierung erfolgt und welche Schritte dabei zu beachten sind, dann ist dieser Artikel für Sie gemacht!

• Bleiben Sie hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen und der Gesetzgebung auf dem neuesten Stand: Vor der Auswahl Ihrer HR Software sollten Sie prüfen, ob das Tool regelmäßig und automatisch bei Änderungen der Gesetzgebung aktualisiert wird. So halten Sie die Gesetze ein und können beruhigt auf Ihr Personalmanagement zurückgreifen.
  
  
• Achten Sie bei der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse auf das Change Management: Die Betroffenen werden der Einführung eines neuen HRMS nur umso positiver gegenüberstehen.
  
  
• Verstehen Sie die Herausforderungen Ihres HR-Projekts für ein erfolgreiches Framing:
  • Warum soll sich etwas ändern?
  • Wann ist der richtige Zeitpunkt?
  • Welche Vorteile sind zu erwarten?
  • Was sind die Risiken?
    
    
• Denken Sie über einen Kommunikationsplan nach: Die Kommunikation über Ihr Projekt fördert den Empfang, das Verständnis und die Annahme Ihres zukünftigen HRMS.

Führen Sie zunächst ein Audit durch, um das Vorhandene zu überprüfen:

• HR-Prozesse,
• HR-Tools,
• die aktuellen Arbeitsweisen, usw.

Ziel dabei ist es, klarzumachen, was gut läuft und was nicht, was geändert werden muss oder was beibehalten werden sollte.

Stellen Sie sicher, dass die Einführung oder der Wechsel des HR Software von allen Projektteilnehmern gewünscht wird. Befragen Sie die Mitarbeiter, um ihre Erwartungen zu erfahren. Ist z. B. ein HRMS im SaaS-Modus denkbar, um die Vorteile der Cloud zu nutzen?

Eine HR Software dient zur globalen Personalverwaltung im Unternehmen und kann verschiedene Funktionen kombinieren:

• Urlaub- und Abwesenheitsmanagement,
• Recruitment,
• Spesenabrechnung,
• Zeiterfassung,
• Schichtplanung,
• Talentmanagement,
• Kompetenzmanagement,
• Mitarbeitergespräche,
• Weiterbildung, usw.

Benötigen Sie all diese Funktionen oder eher ein modulares Tool mit Funktionen "à la carte"? Brauchen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrer HR Software?

Brauchen Sie Berichte für eine relevante und maßgeschneiderte Überwachung der Personalentwicklung? Wie können Personaldaten analysiert werden, um Prozesse zu optimieren und ein ruhiges Personalmanagement für das gesamte Unternehmen zu gewährleisten?

Diese weniger offensichtlichen Funktionen bringen Sie jedoch einen Schritt weiter und ermöglichen Ihnen, Ihre HR-Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

💡 Damit keine Funktionen vergessen werden, nutzen Sie eine Checkliste oder erstellen Sie ein Lastenheft für Ihr HR Projekt.

Bei der Zusammenstellung des Projektteams muss man sorgfältig vorgehen. Das Projektteam wird von der HR Projektmanagerin oder von dem HR Projektleiter geleitet, die oder der den reibungslosen Ablauf des Projekts überwacht, für eine effiziente Kommunikation sorgt, die Rollen definiert und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Projektteilnehmern sicherstellt.

Das Projektteam besteht sehr oft aus:

• einem oder mehreren Mitgliedern der Personalabteilung,
• einem Mitglied der Unternehmensleitung (Vorstand), um die Entscheidungen zu bestätigen - und das Budget!

Vergessen Sie nicht, die IT-Leiterin oder den IT-Leiter einzubeziehen: Sie*er ist für den Einsatz der verschiedenen Tools im Informationssystem Ihres Unternehmens zuständig und verwaltet ganz allgemein Ihre IT-Abteilung und die IT-Lizenzen. Sie sollten sie in das Projekt einbeziehen, um Hindernisse auf der technischen Seite zu vermeiden.

“Projekt” bedeutet “Budget”: Schätzen Sie die Ressourcen, die Sie für die HR Software Implementierung benötigen, sei es:

• die Kosten für das Programm,
• die Kosten des Hostings,
• oder die Kosten der Personalressourcen, die für das Projekt eingesetzt werden.

Wichtig ist auch das Zeitbudget zu setzen. Dies ermöglicht Ihnen abzuschätzen, wie viel Zeit für die Durchführung der Aufgaben benötigt wird. Auf diese Weise schaffen Sie es, Ihre Planung mit mehr Übersichtlichkeit zu organisieren.

Dies ist neben den Ressourcen und dem Budget die letzte Vorzeigekomponente für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Das Setzen von Fristen ist für den Fortschritt des Projekts unerlässlich. So können Sie auch regelmäßig mit dem Projektteam Bilanz ziehen, um festzustellen, ob der geplante Fortschritt realistisch und effektiv ist oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.

💡 Denken Sie daran, auch die Kommunikationsmaßnahmen einzubeziehen, um alle Mitarbeiter regelmäßig über Ihr HR-Projekt zu informieren.

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Fahrplan und die beste HR Software des einen Unternehmens wird nicht die beste eines anderen Unternehmens sein.

Um Ihnen zu helfen und über die Funktionalitäten hinauszugehen, wurden hier einige wichtige Kriterien aufgelistet:

• Mobilität und Zugänglichkeit auf verschiedenen Geräten (Computer, Tablet, Smartphone),
• Voraussetzungen für die Implementierung der HR Software,
• Integration der Software in das Informationssystem,
• Erfahrung und Schulungsbedarf der Anwender,
• der vom Softwareanbieter angebotene Support,
• die Menge an Informationen, die anschließend intern weitergegeben werden müssen (Änderung von Prozessen, Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Genehmigungen zwischen Managern und Mitarbeitern, usw.).

• Die richtigen Fragen stellen: Fordern Sie alle Ihre Mitarbeiter auf: Jeder kann seinen Teil dazu beitragen, das HR-Projekt mitzugestalten.
  
  
• Kleine Änderungen vornehmen: Denken Sie nicht zu groß. Die Einrichtung einer HR Software sollte die Gewohnheiten der Anwender nicht völlig umkrempeln. Das Bessere ist der Feind des Guten!
  
  
• Den Support antizipieren: In welchem Umfang müssen Sie Schulungen für Ihr HR-Team, für alle Mitarbeiter vorsehen? Bietet der Anbieter eine Schulung für die digitale Lösung an?
  
  
• Die Kommunikation nicht vergessen: Um alle Beteiligten einzubeziehen und dafür zu sorgen, dass ihr Engagement während des gesamten Projekts konstant bleibt, gibt es nur eine Lösung: Kommunikation.
  
  
• Tools vernetzen: Denken Sie daran, die Interoperabilität des gewählten Systems mit anderen bestehenden Softwarelösungen zu überprüfen, um einen möglichst reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.
  
  
• HR-Unterlagen richtig verwalten: Achten Sie schließlich auf die Verwaltung Ihrer HR-Dokumente. Sie müssen auf sichere Weise gespeichert werden.

Sie haben nun alle Grundlagen für eine erfolgreiche Implementierung Ihrer HR Software. Beachten Sie, dass jedes HR-Projekt anders ist, da es auf den Kontext des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein muss. Befolgen Sie die Anweisungen Schritt für Schritt und passen Sie sie ggf. an Ihre Bedürfnisse an.

Um die passende Softwarelösung zu finden, profitieren Sie von den kostenlosen Testversionen, um sie unter realen Bedingungen zu testen und sich ein genaues Bild von den Funktionen jedes Tools zu machen.

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