Das HR Dashboard für eine erfolgreiche Personalverwaltung

Von Jérémy Hasenfratz
Am 01.12.21
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Im Personalmanagement gehören HR Dashboards (oder Personal-Dashboards) zu den unverzichtbaren Instrumenten zur Analyse, Visualisierung von Daten und zur Entscheidungsfindung, die sich dank präziser HR-KPI positiv auf Ihre Struktur auswirken.

HR Dashboards unterstützen Personalleiter dabei, auf die neuen Herausforderungen des Personalmanagements in einem dynamischen Umfeld zu reagieren.

​​Zoom-in auf das Dashboard, seine Vorteile, Beispiele und Tools.

Was ist ein HR Dashboard?

Das HR Dashboard ist ein datengetriebenes Managementinstrument, mit dem alle Aktionen der HR-Abteilung gesteuert werden können, wie z. B. Rekrutierungsprozesse, Mitarbeiterbindung oder Kompetenzmanagement. Damit können die Aktivitäten, Aufgaben und Ergebnisse der Personalabteilung zusammenfassend dargestellt und visualisiert werden, wie z. B.:

  • Gesamtbelegschaft,
  • Personalfluktuation (Turnover),
  • Abwesenheitsrate.

Diese visuelle Darstellung in Form von Tabellen und Grafiken erfolgt mithilfe von HR Kennzahlen (siehe unten), die zuvor je nach Größe, Branche und Strategie des Unternehmens festgelegt wurden.

hr-dashboard-excel© Excel Tip

HR Dashboard: Vorteile

Die Anwendung eines HR-Dashboards bietet mehrere Vorteile, wie z. B.:

  • eine schnelle, synthetische und dynamische Darstellung:
    • der Wirksamkeit des Personalmanagements,
    • von soziale Probleme innerhalb der Organisation, die möglicherweise nicht vorhergesehen wurden und sich auf die Mitarbeiterbindung oder die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken ;

  • eine einfache Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und ihren Führungskräften und der Unternehmensführung ;

  • eine präzise Analyse dank der Verwendung von Daten und relevanten Kennzahlen ;

  • eine gute Grundlage für die Erstellung weiterer wichtiger Dashboards und Strategien.

Das HR Dashboard zeigt sich also als ein wertvolles Instrument zur Entscheidungsfindung. Dank des Überblicks, den sie über die Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt bietet, können bessere und realitätsnähere Maßnahmen ergriffen werden.

KPIs für HR Dashboards

Zahlreiche HR-KPIs existieren. Hier sind einige, die Sie beispielsweise in einem HR Dashboard verwenden können:

  • Kennzahlen für die Rekrutierung:
    • Einstellungsquote,
    • Qualität der Bewerbungskanäle (Job Board, Karriereseite, soziale Netzwerke, usw.)
    • Turnover-Rate ;

  • Kennzahlen für die Abwesenheit:
    • Abwesenheitsquote,
    • durchschnittliche Fehlzeit,
    • direkte Kosten der Abwesenheit ;

  • Kennzahlen für das soziale Klima:
    • Employee Net Promoter Score (eNPS),
    • durchschnittlicher Lohn,
    • Quote für den Karrieresprung.

HR Dashboard: Beispiele und KPIs

Beispiel Nr. 1 - Dashboard für Abwesenheiten

Um die Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, können Sie folgendes Dashboard benutzen. Diese Darstellung bietet eine klare und synthetische Visualisierung der Entwicklung des Absentismus.

Beispiel eines HR Dashboards zur Überwachung der Abwesenheiten:

abwesenheit-dashboard© Workday

Beispiel Nr. 2 - Dashboard für die Gleichberechtigung zwischen Frauen und Männern

Bei der Überwachung der Gleichberechtigung oder der Ungleichheiten zwischen Frauen und Männern, z. B. bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen oder bei der Bezahlung, kann man diese Indikatoren hervorheben:

  • Lohnunterschiede,
  • Unterschiede bei den Gehaltserhöhungen,
  • Unterschiede bei den Beförderungen,
  • Anzahl der Gehaltserhöhungen, usw.

Beispiel eines HR Dashboards für den Index der Gleichberechtigung von Frauen und Männern:

dashboard-gleichberechtigung-mann-frau© SlideTeam

Beispiel Nr. 3 - Recruitment Dashboard

Damit können Sie u. a. Folgendes überwachen:

  • Einstellungsquote,
  • die Kosten pro Einstellung,
  • die Verteilung nach Abteilungen, usw.

Beispiel eines HR Dashboards zur Überwachung von Einstellungen:

recruitment-dashboard© Datapine

Beispiel Nr. 4 - Turnover Dashboard

Dieses HR Dashboard liefert eine Vorstellung vom Ausmaß der Personalbewegungen im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft und vom Ungleichgewicht im Verhältnis zur Einstellungsquote, falls zutreffend. Dies kann auf ein Problem mit dem sozialen Klima im Unternehmen hinweisen.

Beispiel eines HR Dashboards zur Überwachung des Turnovers:

turnover-dashboard© ADNIA

Wie erstellt man ein HR Dashboard?

Schritt 1 - Bedarf bestimmen

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres HR Dashboard beginnen, sollten Sie zunächst festlegen, wofür das Dashboard nützlich sein sollte. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Warum wäre es wichtig, die HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen besser zu verwalten?
  • Welche Prozesse müssen Sie besonders besser kontrollieren?
  • Wie oft werden Sie die Daten aktualisieren?
  • Wer wird das HR Dashboard nutzen?

Schritt 2 - Support auswählen

Entscheiden Sie sich je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens für Excel oder eine spezielle Software für das Personalwesen.

Eine gute Software sollte Folgendes bieten:

  • eine einfach zu bedienende, benutzerfreundliche Schnittstelle,
  • Funktionalitäten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen (Personalanalysetools, Integration mit Ihrem CRM, usw.),
  • ansprechende Berichte oder sogar Vorlagen für das Dashboard.

Die Auswahl des richtigen Tools zur Erstellung Ihres Dashboards spart Ihnen Zeit und Geld und ermöglicht Ihnen, die besten datengestützten Entscheidungen zu treffen.

Schritt 3 - Datenquellen identifizieren

Woher können Sie relevante Daten erhalten? Und wie können Sie diese Daten in Ihr Dashboard importieren, um einen Einblick in Ihre Kennzahlen zu erhalten?

​​Die relevanten Daten für Ihre KPIs können von Ihren CRM, Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System gesammelt werden.

Um diese Daten für Ihr Dashboard zu verwenden, müssen Sie sie in das Tool Ihrer Wahl importieren.

👉 Für Excel müssen Sie eine Datei mit Ihren Daten importieren, nachdem Sie sie aus Ihrer Datenbank oder Software exportiert haben.

👉 Wenn Sie eine spezielle Software für die Personalverwaltung verwenden, können Sie eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Tool und den entsprechenden Datenbanken einrichten.

Schritt 4 - Dashboard erstellen

Jetzt müssen Sie nur noch das neue HR-Dashboard für Ihr Unternehmen erstellen! Als Erstes müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Daten organisieren wollen.

Sie können folgende Sortiermethoden verwenden:

  • Kategorien definieren. Sie können die Personaldaten z. B. nach Abteilung (Marketing, Vertrieb, usw.) sortieren.
  • Nach dem Detaillierungsgrad sortieren. Sie können sekundäre Metriken für Ihre Analyse verwenden: Sie könnten beispielsweise die Gehaltsabrechnungsdaten nach Dienstalter sortieren.
  • Nach Kausalität sortieren. Definieren Sie Variablen, die einen Einfluss auf Ihre Daten haben könnten. Könnte die Abwesenheitsquote saisonal bedingt sein? Erhöht Ihre Investition in eine bessere betriebliche Altersversorgung die Mitarbeiterbindung?

Sobald Sie Ihre Daten richtig sortiert haben, wählen Sie die beste visuelle Darstellung, um die meisten Informationen aus diesen Zahlen herauszuholen. Generell gilt:

  • Liniendiagramme, um einen sich entwickelnden Trend zu verfolgen ;
  • Kreisdiagramme, um einen Anteil Ihrer Mitarbeiter darzustellen ;
  • Balkendiagramme, um verschiedene Ebenen oder Verteilungen zu vergleichen.

HR Dashboard: Tools

HR Dashboard mit Excel

Es gibt zwar unzählige spezialisierte Software zur Erstellung eines HR Dashboards, aber Excel kann auch dafür verwendet werden. Excel ist nach wie vor ein weit verbreitetes Tool zur Erstellung von Dashboards und zur Präsentation von Daten, darunter auch Mitarbeiterdaten. Die Verwendung von Excel zu diesem Zweck hat mehrere Vorteile:

  • Excel ist kostengünstig: Ihr Unternehmen besitzt wahrscheinlich bereits über eine Lizenz, die Sie auch für andere Zwecke als die Erstellung von HR Dashboards benutzen.
  • Excel bleibt sehr anpassbar: Geschickte Nutzer verwenden die Software, um spezifische und erweiterte Dashboards zu erstellen.

Excel hat jedoch auch wichtige Nachteile, und zwar:

  • Seine schlechte Benutzererfahrung und die steile Lernkurve: Eine umfangreiche Schulung ist erforderlich, bevor man die fortgeschrittenen Funktionen optimal nutzen kann.
  • Der Zeitaufwand für die Datenbearbeitung: Daten aus anderen Programmen wie CRM- oder ERP-Systemen können nicht immer in Excel importiert werden.

HR Dashboard mit einer HR-Software

Mit spezieller HR-Software können Sie benutzerdefinierte Dashboards schneller und effizienter als mit Excel erstellen. Diese Tools bieten wichtige Vorteile für die Personalverwaltung, wie z. B.:

  • Eine einfache Möglichkeit, wichtige HR-Kennzahlen zu verfolgen: Die meisten mitarbeiterbezogenen Kennzahlen können aus anderen Systemen importiert werden, die bereits in Ihrem Unternehmen verwendet werden.
  • Effiziente Tools zur Erstellung von Dashboards und Berichten: Im Gegensatz zu Excel erfordert diese Software keine spezielle Schulung, um interaktive Dashboards zu erstellen. Diese Funktionen sind auf ergonomische Weise integriert (z. B. per Drag-and-drop), und häufig werden HR Dashboard Vorlagen zur Verfügung gestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Fazit

Seit einigen Jahren impliziert die Modernisierung und Digitalisierung der Human Resources den Einsatz immer leistungsfähigerer Tools, sei es für die Analyse, die Überwachung oder das Monitoring der KPIs.

Die frühzeitige Erkennung von Engpässen und Mängeln in Ihren Prozessen kann Ihnen helfen, flexibler zu sein und einen soliden Wettbewerbsvorteil aufzubauen.

Denken Sie also an die neuesten Technologien, um ein präzises HR Dashboard zu erstellen: Sparen Sie Zeit und Geld, fördern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter und gewinnen Sie Talente mit einer innovativen HR-Strategie!

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Personalakten enthalten Unterlagen, die sich auf die Person des Arbeitnehmers und das Arbeitsverhältnis beziehen. Was darf in die Personalakte und welche Verpflichtungen hat der Arbeitnehmer?