Alles, was Sie über Personalakten wissen müssen

Von Jérémy Hasenfratz
Am 15.12.21
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Was sind Personalakte und wozu dienen sie?

Im Rahmen der Personalverwaltung sind Personalakten eines der wichtigsten Dokumente, die eine Reihe von Pflichtangaben und Regeln einhalten müssen.

Was darf in die Personalakte stehen und welche Verpflichtungen hat der Arbeitnehmer? Die Antworten ⤵️

Was ist eine Personalakte? - Definition

Personalakten enthalten Dokumente und Aufzeichnungen, die sich auf die Person des Arbeitnehmers und das Arbeitsverhältnis beziehen. Die Akte wird vom Arbeitgeber für seine Angestellten geführt. Spiegelbildlich dazu soll sie ein möglichst komplettes, wahrheitsgemäßes und gepflegtes Bild des beruflichen Werdegangs des Mitarbeiters vermitteln.

Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es jedoch nur im öffentlichen Dienst. Nach § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz, gehören zu einer Personalakte "alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, (…), soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen".

Das Anlegen von Personalakten ist dennoch auch im privaten Bereich empfehlenswert, um Arbeitnehmerunterlagen geordnet und sicher aufzubewahren, die der Arbeitgeber nach arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen (Arbeitszeit-, Nachweis- oder Mutterschutzgesetz) oder den Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden vorlegen muss.

Die Form der Personalakte ist außerdem nicht gesetzlich geregelt. Die meisten Unternehmen haben sich von der Papierform verabschiedet und benutzen nun digitale Personalakten. Aber auch bei dieser neuen Form muss der Datenschutz der Mitarbeiter gewahrt bleiben.

Was kommt in die Personalakte? - Inhalt

Auch der Inhalt der Personalakte ist nicht gesetzlich festgeschrieben. In der Regel fügen Arbeitgeber folgende Unterlagen und Dokumente hinein:

Unterlagen zur Person

  • Name, Vorname
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Geschlecht
  • Nationalität
  • Foto
  • Führerschein
  • Erklärungen über Nebenbeschäftigungen
  • Arbeitserlaubnis
  • Arztbescheinigungen

Bewerbungsunterlagen

  • Ergebnisse von der Bewerbungsprüfung
  • Arbeitszeugnisse und Zeugnisse
  • Lebenslauf
  • Bewerbungsschreiben
  • Notizen aus dem Bewerbungsgespräch
  • Nachweise über Fortbildungen

Unterlagen zur Tätigkeit

  • Stellenbeschreibung
  • Arbeitsvertrag
  • Vertragsänderungen
  • Beförderungen
  • Abmahnungen
  • Beurteilungen
  • Ausbildungsmaßnahmen
  • Abmahnung

Unterlagen zum Urlaub und Abwesenheiten

  • Urlaubsanträge
  • Elternzeit
  • Mutterschutz

Unterlagen zur Vergütung

  • Bankverbindung des Mitarbeiters
  • Informationen über die Grundvergütung und die variablen Vergütungsanteile
  • Vorschüsse
  • Lohnpfändungen
  • Sozialversicherungsausweis

Was darf nicht in die Personalakte stehen?

Die vorherige Liste ist nur ein Beispiel, das Ihnen bei der Erstellung von Personalakten helfen soll. Sie können natürlich auch bestimmte Dokumente weglassen oder andere Informationen hinzufügen, die Sie für relevant halten.

Nur arbeitsrelevante Aufzeichnungen zur Person des Mitarbeiters gehören in eine Personalakte, d. h. dass private Gepflogenheiten der Arbeitnehmer unzulässig sind. Dementsprechend dürfen folgende Unterlagen nicht in Personalakten stehen:

  • Krankheitsgründen und -meldungen,
  • ärztliche Dokumente,
  • private Informationen über den Mitarbeiter, wie z. B. Social-Media-Profile,
  • Schichtpläne,
  • Leistungsvermerke durch den Arbeitgeber, usw.

Rechte und Pflichten

Grundlegend hat der Arbeitgeber keine Pflicht Personalakten zu führen. Generell legen Unternehmen jedoch eine Akte über ihre Mitarbeiter an, da dies im Interesse beider Seiten liegt. Dieser Umstand verlangt also eine Frage nach dem Datenschutz und der Aufbewahrung der Akten.

Aufbewahrung

Der Arbeitgeber muss im Rahmen der Fürsorgepflicht alle Akten sorgfältig aufbewahren. Nur der Arbeitgeber und befugte Personaler können mit Personalakten umgehen, bzw. verwalten. Eine Drittpartei kann dementsprechend die Akten eines Mitarbeiters nicht einsehen oder verwalten. Personalakten können außerdem nicht öffentlich gemacht werden.

Um alle Personalakten schnell verfügbar zu machen, kann der Arbeitgeber sie an einem Ort sammeln und aufbewahren. Dabei ist es wichtig, dass der Aufbewahrungsort sicher verschlossen werden kann, da diese persönlichen Aufzeichnungen gemäß den Datenschutzgesetzen vor der Einsichtnahme durch Dritte geschützt werden müssen.

Um die Aufbewahrung optimal zu gewährleisten, können Personalakten in digitaler Form mit einer spezialisierten Software, wie z. B. eine HR Software, sicher gespeichert werden. Solche Software bieten nämlich viele Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Speicherung: Es wird kein Speicherplatz benötigt, da die Speicherung in der Regel über die Cloud erfolgt.
  • Suche nach Stichwörtern: Einzelne Informationen können in kürzester Zeit gefunden werden.
  • Mobilität: Informationen (wenn sie zentral gespeichert sind) sind nicht nur auf einem Endgerät verfügbar, sondern auch von einem Smartphone oder Tablet aus.

Datenschutz

Personalakten beinhalten personenbezogene Informationen. Digitale Personalakten müssen daher besondere Anforderungen über die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung respektieren, die vom Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt werden. Dabei handelt es sich z. B. darum, dass der Arbeitgeber die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung seiner Daten einholen muss. Dies kann auch in Form einer Betriebsvereinbarung geschehen, die in Absprache mit dem Betriebsrat die Durchführung und Einführung einer elektronischen Personalakte für alle Beschäftigten vorsieht.

Die Datenverarbeitung muss zudem zweckgebunden erfolgen, um die Datenschutzgrundschätze einzuhalten. Nach § 26 Abs. 1 BDSG (neu) können Personalakten lediglich für bestimmte Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses bearbeitet werden, und zwar für:

  • die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses,
  • nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung,
  • die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses,
  • die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten,
  • die Straftat eines Beschäftigten.

Falls kein Speicherungszweck mehr vorhanden ist, müssen die Unterlagen gelöscht werden.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer müssen jedoch bestimmte Aufbewahrungsfristen beachtet werden, z. B. Buchungsbelege über Lohnzahlungen, Akten, die nach dem Arbeitszeitgesetz oder dem Mutterschutzgesetz angelegt wurden.

Wer darf Personalakte einsehen?

Laut Bundesverfassungsgesetz hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf die Einsicht in seine Personalakte, zu jeder Zeit und ohne bestimmter Grund. Daher ist es ratsam, dass Arbeitnehmer dieses Recht regelmäßig nutzen, um späteren Problemen vorzubeugen. Mitarbeiter können ihre Personalakte lesen, sich Notizen machen oder Fotokopien bestimmter Dokumente anfertigen.

Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, zum Inhalt seiner Personalakte Stellung zu nehmen. Er kann (schriftliche) Erklärungen verfassen, die der Personalakte an geeigneter Stelle beigefügt werden können. Er kann zudem verlangen, dass unrichtige Informationen aus seiner Personalakte entfernt werden. Dies betrifft z. B. faktische Behauptungen, die die Karriere des Arbeitnehmers beeinträchtigen können. Wenn der Arbeitgeber dem nicht oder nicht ausreichend nachkommt, kann der Arbeitnehmer sein Recht auf Änderung oder Entfernung auch gerichtlich durchsetzen.

Die Daten in einer Personalakte müssen sicher geschützt werden und können nur von einige Personen eingesehen werden. Eine Personalakte in Papierform kann aber durch verschiedene Hände gehen (Personalleiter, Arbeitgeber, Verantwortliche für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, usw.), was problematisch sein kann, da sie leicht auf personenbezogenen Daten zugreifen können. Digitale Personalakten, die an einem zentralen Ort gesammelt und gesichert werden, können dieses Problem leicht umgehen, da jede einzelne Mitarbeiterakte verschlüsselt wird.

Und Sie, benutzen Sie bereits eine HR Software, um Ihre Personalakten aufzubewahren? Lassen Sie es uns in der Kommentarbox wissen!

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